5 teknikker for å bygge sterke relasjoner i virtuelle team
Da jeg først ble ansatt i min nåværende stilling, fikk jeg i oppgave å lede et stort og komplekst gjenoppbyggingsprosjekt. Hele teamet vårt møtte kunden daglig i videosamtaler, og mye av resten av dagen min gikk med til kontinuerlig kommunikasjon med det eksterne teamet vårt og prosjektets interessenter via chat.
På grunn av prosjektets krevende natur og den komprimerte tidsplanen måtte vi samarbeide svært tett med kunden, prioritere funksjoner for lanseringen for å rekke fristen og holde oss innenfor prosjektbudsjettet.
Vi måtte ofte fortelle kundens interessenter at de ikke ville kunne få funksjoner som de hadde planlagt å ha klare ved lanseringen, eller at en feil i applikasjonen ville kreve mer tid og budsjett enn tidligere antatt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Disse samtalene var absolutt vanskelige, men de ble mye enklere på grunn av forholdet jeg hadde arbeidet med å bygge opp til kunden. De hyppige samtalene våre og kontakten ansikt til ansikt hadde gjort det mulig for meg å bli kjent med kundens interessenter og bygge opp et tillitsnivå som åpnet for åpen og ærlig kommunikasjon om prosjektet.
Som moderne prosjektledere har vi mange roller, og det å håndtere relasjoner er en av de viktigste. Stillingen vår gjør oss ansvarlige for prosjektets helse og gir oss en unik mulighet til å ivareta helsen til teamene våre og de pågående relasjonene til kundene. Når vi investerer i relasjonene til medlemmene av prosjektteamet vårt, bidrar vi til å bygge lagarbeid og samarbeid, forbedre kommunikasjonen, skape et kreativt og løsningsorientert prosjektmiljø og få interessentene til å investere i vårt felles mål – at prosjektet vårt skal lykkes. Relasjoner gir mening og betydning til arbeidet vi gjør som prosjektledere, utover de daglige oppgavene våre.
Som medlem av et digitalt byrå opplever jeg ofte at jeg arbeider med eksterne kolleger og kunder, og oftere enn ikke skjer relasjonsbyggingen vår via telefon, videosamtaler og nettbaserte chatteverktøy. De fleste foretrekker å tilbringe så mye tid som mulig ansikt til ansikt med medlemmene av prosjektteamene våre, men hvordan sørger vi for at kommunikasjonen vår forblir medfølende og empatisk selv når den foregår gjennom digitale medier?
Slik bygger du sterke relasjoner i virtuelle team
Her er fem enkle, men utrolig effektive teknikker for å bygge gode relasjoner med det eksterne teamet og kundene dine når kommunikasjonen foregår virtuelt. Du kan kalle det din virtuelle etikette.
Disse stegene hjelper folk med å se at du verdsetter dem, og på den måten kan du bygge viktige allierte i prosjektet blant de involverte interessentene.
1. Ikke anta
Noe av det viktigste å huske på når du bygger relasjoner (i enhver situasjon), er å aldri noensinne gjøre antakelser. Ikke anta noe om en persons identitet, prioriteringer og motivasjon eller hva slags person de er, for å nevne noe.
Still heller spørsmål om dem for å lære og forstå hvem de er. Bruk bevisst og inkluderende språk. Når du snakker med noen, bør du alltid formulere relasjonen deres som «vi», slik at det blir tydelig at dere er på samme lag og kan ses på som forlengelser av hverandre. Sørg deretter for at personen vet at de er trygge sammen med deg, ved å lytte aktivt, vise empati og respekt.
Da jeg spurte kollegaen min Jase Rodley – en eier av en livsstilsbedrift som arbeider med eksterne team – om farene ved å gjøre antakelser, forklarte han:
«Når man arbeider med et virtuelt, internasjonalt team, er det dagligdags å «gå seg vill i oversettelsen». Standardinnstillingen min er å tenke på kommentarer i timevis, og da kan jeg lett ende opp med mange feilaktige antakelser. For å motvirke dette minner jeg meg selv på at jeg er «den dummeste personen i rommet». Hvis jeg ikke forstår noe fullt ut, ber jeg om en avklaring.
Men når man arbeider med mennesker fra hele verden, er det også viktig å vurdere hvordan disse spørsmålene blir tolket. Ved å spørre «Kan du være så snill å hjelpe meg med å forstå?» eller «Kan du vise meg et eksempel slik at jeg kan forstå bedre?», flyttes fokuset bort fra det de sa (noe som noen ganger kan virke støtende) og over på meg selv, som de gjerne vil hjelpe med å forstå.»
2. Ikke begrens samtalen til profesjonelle temaer
Bygg tillit til andre ved å la dem se hvem du er utenfor jobben:
- Fortell dem at broren din nettopp har fullført college, og at du er så stolt av ham.
- Del en morsom historie om kjæledyret eller barnet ditt.
- Nevn at du elsker å restaurere antikke møbler.
Under dette vanskelige prosjektet prøvde jeg å ta kontakt med interessentene hos kunden individuelt hver uke og høre hvordan helgene deres hadde vært eller, mot slutten av uken, hvordan uken deres hadde gått. Jeg sendte rundt et bilde den helgen jeg adopterte en kattunge, og noen av dem delte til og med bilder av familiene sine tilbake. Det ga oss noe å knytte bånd over når prosjektet ble krevende, og gjorde det mulig for oss å bli bedre kjent med det dynamiske teamet vårt.
Ved å gi kundene og kollegene dine små innblikk i privatlivet ditt hjelper du dem med å få et bedre bilde av den flerdimensjonale personen du er, samtidig som du bygger tillit og trygghet mellom dere. Det skaper et mer nært forhold, gir dere et mulig felles utgangspunkt for å oppdage at dere deler interesser, og viser dem at de også trygt kan dele mer om seg selv!
3. Sett av tid til ansikt-til-ansikt-tid
Dette tipset er langt fra banebrytende, men det tåler å gjentas: når det er mulig, velg en videosamtale i stedet for en konferansesamtale! Du kan bruke ett av mange programmer for videokonferanser eller verktøy for videosamarbeid til dette.
Selv om de ikke kan eller velger å ikke slå på kameraet sitt, bør du la kollegaen eller kunden din se det vakre smilet ditt (og sørg for å vise det ofte)! La dem se hvor du jobber, at du alltid har en kopp kaffe i nærheten, eller at du liker å jobbe iført favorittluen din fra Steelers.
Dette er spesielt viktig for å bygge relasjoner med kollegene våre som jobber eksternt. Vi får ikke samhandle like mye med dem i løpet av uken eller tilbringe tid sammen under teambyggingsaktivitetene våre, så det å oppdage at en av utviklerne mine er en utrolig flink maler, eller at en annen har en katt som elsker å krølle seg sammen i fanget hennes mens hun jobber, gjør at jeg kan bli kjent med dem på en måte som konferansesamtaler ikke ville gjort mulig.
Selv om samtalen din bare varer noen få minutter, skaper det en dypere forbindelse og øker hvor godt likt man blir når man ser ansiktet og omgivelsene til noen, i stedet for bare å høre stemmen deres (se eksponeringseffekten). Det åpner døren for å avdekke særtrekk, ansiktsuttrykk og kroppsspråklige signaler i så stor grad som mulig på avstand, og bidrar til å bygge et mer nært forhold som vil fremme suksessen til både nåværende og fremtidige prosjekter dere gjennomfører sammen.
4. Anerkjenn folk når de gjør eller sier noe bra
Sørg for at folk vet at du hører dem, og at du setter pris på det de tilfører samtalen. Påpek når de har gjort noe bra, si deg enig i et forslag, eller ta deg bare et øyeblikk til å si «hm, godt poeng!» Det kan til og med være så enkelt (og litt tullete) som å legge igjen en emoji-reaksjon på noens melding i Slack!
Vi ønsker å gå bort fra å fokusere utelukkende på det neste konkrete steget eller på å legge våre egne meninger til samtalen. Ta heller først et øyeblikk til å reagere positivt på det noen har sagt, slik at de vet at du lytter, og at deres tilstedeværelse er viktig.
5. Følg opp/sjekk inn
Det vil alltid være medlemmer av det virtuelle teamet ditt som ikke får snakke like mye som andre, og det vil alltid være personer som trenger litt ekstra oppmerksomhet. Når det gjelder disse, er det spesielt viktig å sørge for at de føler at stemmen deres blir hørt (selv om de snakker mye mer enn de selv er klar over).
Prøv å spørre lagkameratene og prosjektets interessenter: «Har du noen tanker om dette temaet?» «Hva synes du om hvordan det møtet gikk?» «Hvordan går uken din?» «Er det noe jeg kan gjøre for å gjøre ting enklere for deg?» Som regel vil det å spørre noen om tankene og følelsene deres, selv om det viser seg at de ikke har så mye å si, få dem til å føle seg verdsatt og hørt, og styrke relasjonen du bygger med denne personen.
Hvorfor det er viktig å bygge relasjoner
Det er svært viktig å bygge relasjoner med medlemmene av de interne teamene dine og kundeteamene dine. Når du inngår allianser med prosjektets interessenter, sørger du for at arbeidet ditt som prosjektleder får større gjennomslagskraft, og eventuelle vanskelige samtaler du må ta senere, vil gå mye smidigere.
Ved å kommunisere bevisst og empatisk bygger du en relasjon mellom mennesker som har tanker, følelser og personlige interesser, ikke bare mellom to «ressurser» som spiller rollene som prosjektets interessenter. Når du arbeider med å bygge relasjoner, også gjennom digital kommunikasjon, vil prosjektene dine bli mer vellykkede, teamene dine bli mer fornøyde, og sannsynligheten for fremtidig suksess med disse virtuelle teamene øke.
Jeg har sett gang på gang at disse enkle handlingene utgjør en enorm forskjell i profesjonelle relasjoner. Det å bygge relasjoner gir kanskje ikke et konkret resultat, men det vil alltid ha en positiv effekt på prosjektets økonomiske resultat. Jeg er så takknemlig for relasjonene jeg klarte å bygge med interessentene i det vanskelige prosjektet, og da vi lanserte produktet, tok hver eneste av dem seg tid til å sende meg en personlig e-post med takk for arbeidet teamet mitt og jeg hadde lagt ned i prosjektet.
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
Hvis du vil ha flere tips om kommunikasjon, kan du lese artikkelen vår om å forbedre tonen i skriftlig kommunikasjon.
