5 enkle trinn for å håndtere vanskelige samtaler bedre
Som digitale prosjektledere handler mye av arbeidet vårt om vellykket kommunikasjon. Å håndtere vanskelige samtaler på en god måte kan sette en stopper for dårlig teamytelse, økonomiske misforståelser og rett og slett urealistiske kundeforventninger før de blir til problemer som setter prosjektet ditt i alvorlig fare. Men selv de mest erfarne prosjektlederne kan bli nervøse for å ta en vanskelig samtale.
Vanskelige samtaler er vanskelige av en grunn. De er ubehagelige, og det kan være vanskelig å vite hva man skal si og hvordan man skal si det.
Det er en hårfin balanse mellom å være profesjonelt vennlig og å være direkte nok til å få frem poenget. Å kunne håndtere en vanskelig samtale på en god måte kan ikke bare gjøre prosjektet ditt mer håndterbart, men også mer givende for alle. I denne artikkelen skal vi se på fem enkle trinn for å håndtere vanskelige samtaler på en god måte.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Slik tar du vanskelige samtaler
1. Begynn med sluttmålet ditt
Det høres kanskje selvmotsigende ut, men det beste stedet å begynne en vanskelig samtale er ved slutten. Spør deg selv: «Hvorfor har jeg denne samtalen?», «Hva ønsker jeg å få ut av den til slutt?», «Hvilke resultater ville løse situasjonen?» og så videre.
Ikke ta samtalen før det er helt klart for deg hvorfor du tar den, og hva du ønsker å få ut av den. Hvis du likevel går videre, kan det hende at det går bra der og da, men det er stor sjanse for at det ikke løser det faktiske problemet, og at du ender opp med å ta det opp igjen i en ny, ubehagelig samtale i ukene som kommer.
2. Velg riktig miljø
Et annet viktig element i en vellykket vanskelig samtale er å velge et miljø som legger til rette for åpen og ærlig diskusjon.
Tenk på hvordan det ville vært om noen skulle ta en vanskelig samtale med deg. Kanskje de skulle gi deg dårlige tilbakemeldinger på arbeidet ditt, eller fortelle deg at byrået ditt ligger an til å gå med et tap på $150k på et prosjekt. Hvor ville du helst hatt den samtalen? På arbeidsplassen, mens alle innenfor en radius på 10m lyttet? Sannsynligvis ikke. Det ville umiddelbart satt deg i forsvarsposisjon og føltes som et offentlig angrep.
Mer sannsynlig ville du ønsket å ha den på et privat, trygt og behagelig sted. Jeg anbefaler et privat møterom, eller til og med å gå til en kaffebar i nærheten hvis du virkelig ønsker litt avstand mellom samtalen og kontoret.
Når du velger et privat sted, bør du være oppmerksom på hva det signaliserer – HR-direktørens kontor vil sannsynligvis gi feil inntrykk, selv om du valgte det fordi det var det eneste ledige rommet!
3. Bestem hvem som bør ta samtalen
Som oftest er det du som må ta den vanskelige samtalen. Det er ganske enkelt slik det blir når man leder et prosjekt og et team. Før du braser inn, bør du stoppe opp og tenke over om det finnes noen som er bedre egnet til å ta denne samtalen for å oppnå ønsket resultat.
En gang ledet jeg et svært synlig, stort og krevende prosjekt for byrået mitt. Vi hadde et stort team på prosjektet, og jeg hadde en fantastisk ledende frontend-utvikler som var utrolig flott å jobbe med: proaktiv, ansvarlig, pålitelig, morsom, kunnskapsrik, lett å omgås og virkelig en topputøver.
Da vi begynte å nærme oss den første leveransen av utviklingsarbeidet, ble han irritabel, og deretter stadig mer irritabel, helt til oppførselen hans begynte å påvirke stemningen i prosjektet og de andre teammedlemmene. Dette lignet ham ikke i det hele tatt, og det måtte stoppe ganske raskt. Dermed sto jeg overfor en ubehagelig samtale med en person jeg virkelig trengte skulle prestere på et høyt nivå i prosjektet mitt. Det vanskelige var å finne ut hvordan jeg kunne ta denne samtalen uten å ta motet fra ham. Til slutt bestemte jeg meg for at jeg sannsynligvis ikke kunne gjøre det. Jeg var for tett på resten av teamet, kunden og arbeidsmengden, og med den sinnsstemningen han var i, ville alt jeg tok opp sannsynligvis blitt oppfattet som en irettesettelse. Jeg ba lederen hans ta en uformell prat med ham for å finne ut hva som foregikk, og hvordan han hadde det.
Dermed sto jeg overfor en ubehagelig samtale med en person jeg virkelig trengte skulle prestere på et høyt nivå i prosjektet mitt. Det vanskelige var å finne ut hvordan jeg kunne ta denne samtalen uten å ta motet fra ham. Til slutt bestemte jeg meg for at jeg sannsynligvis ikke kunne gjøre det. Jeg var for tett på resten av teamet, kunden og arbeidsmengden, og med den sinnsstemningen han var i, ville alt jeg tok opp sannsynligvis blitt oppfattet som en irettesettelse. Jeg ba lederen hans ta en uformell prat med ham for å finne ut hva som foregikk, og hvordan han hadde det.
Det viste seg at han var i ferd med å kjøpe en leilighet. Alle som noen gang har kjøpt bolig, vet hvor frustrerende og altoppslukende det kan være. Vi bestemte at frontend-lederen kunne jobbe hjemmefra halvparten av tiden for å redusere reiseveien og gi ham tid til alt boligrelatert han måtte være tilgjengelig for. Så lenge han var til stede på viktige møter og arbeidet ble fullført, var vi fornøyde. Denne ordningen fungerte fantastisk, og harmonien vendte tilbake til prosjektteamet. Seier.
Det viktigste å tenke på her er hva som gir samtalen størst sjanse for å lykkes. Når du vet det, bør du legge til rette for at det skjer, selv om det innebærer å hente inn noen som er bedre egnet enn deg til å lede samtalen.
4. Strukturer vanskelige samtaler godt
Å vite hvordan man strukturerer en vanskelig samtale, kan hjelpe deg med å føle deg tryggere under en krevende prat og hindre deg i å spore av i en retning som egentlig ikke er relevant.
Det finnes mange rammeverk du kan bruke, men jeg liker et enkelt observasjonsrammeverk der du:
- sier hva du har observert
- forklarer hvordan det påvirker teamet/budsjettet/prosjektet
- forklarer hvorfor du ønsker å snakke med denne personen spesifikt om det
- ber om innspill
- kommer frem til en konklusjon.
Det høres enkelt ut, og det bør det egentlig være. Det finnes ingen Jedi-triks for å strukturere en vanskelig samtale – jo enklere, desto bedre. Her er et eksempel som kan gi observasjonsrammeverket litt kontekst.
En enkel veiledning for å gjennomføre vanskelige samtaler på en vellykket måte
Scenario: Du må snakke med den tekniske direktøren din om en utviklingsfase som bruker opp budsjettet for raskt. Med denne hastigheten kommer byrået ditt til å gå med tap, og det er lite sannsynlig at kunden vil gjennomføre et nytt prosjekt med dere.
- Presenter observasjonen din:
- Jeg har lagt merke til at vi har brukt 65 % av utviklingsbudsjettet, men bare produsert 30 % av arbeidet
- Jeg har lagt merke til at vi har brukt 65 % av utviklingsbudsjettet, men bare produsert 30 % av arbeidet
- Forklar hvilken potensiell påvirkning dette har på teamet/budsjettet/prosjektet:
- Hvis vi fortsetter slik, kommer vi til å bruke opp hele budsjettet innen april, og vi ender opp med å måtte redusere omfanget, gå over budsjett eller redusere tiltakene våre for kvalitetssikring.
- Forklar hvorfor du ønsket at denne personen spesifikt skulle vite om det:
- Jeg ønsket å snakke med deg om dette fordi jeg vet at du har høye standarder for teamet ditt og forventer at arbeidet leveres i henhold til tidsplanen, budsjettet og kvalitetskravene.
- Inviter den andre personen til å komme med innspill:
- Hva mener du at vi kan gjøre for å endre den nåværende utviklingen?
- Hva mener du at vi kan gjøre for å endre den nåværende utviklingen?
- Få en forpliktelse og avslutt samtalen med de neste stegene:
- Det høres bra ut, så vi er enige om at du gjør x, og at jeg gjør y. Du informerer dette utviklingsteamet og sender dem en oppfølgings-e-post med kopi til meg.
En godt strukturert samtale er tydelig, konsis og en dialog mellom to parter.
5. Gjør vanskelige samtaler til din venn
Det kan noen ganger føles som om vi bruker mye tid på brannslukking når vi leder digitale prosjekter. Vi kjemper mot alt fra forsinkede leveranser, arbeid av dårlig kvalitet, prosjektøkonomi i fritt fall, et stadig voksende omfang, sene kvelder, et utbrent team eller ganske enkelt urealistiske forventninger til arbeidstempoet, servicenivået eller antallet feil under testingen – listen kan virke endeløs.
Vanskelige samtaler er en uunngåelig del av livet til en DPM, men ved å bli kjent med hvordan du gjennomfører dem, vil du være bedre forberedt på å håndtere dem på en vellykket måte og oppnå det resultatet prosjektet trenger.
Hva mener du?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
