4 strategier for å håndtere urealistiske tidsfrister for prosjekter
De kan starte med et løfte fra salgsavdelingen eller snike seg inn gradvis i prosjektene dine, men jeg tror vi alle kan være enige om at urealistiske prosjektfrister blir stadig mer – tør jeg si det – forventet i de hektiske bransjene vi arbeider i.
Prosjektledere havner i situasjoner som til syvende og sist legger opp til at vi mislykkes, ved å tvinge team til å jobbe for mye for å nå en frist som i mange tilfeller ikke engang har en tydelig begrunnelse.
Jeg har mye erfaring med å arbeide med strategier for å få alle gjennom urealistiske prosjektfrister med så liten påvirkning som mulig.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg har støttet teamledelsen og samtidig stått fremst i krevende samtaler med prosjektets interessenter. Slike samtaler sørger for at alle har det de trenger for å oppnå det forventede kvalitetsnivået (selv med den urealistiske prosjektfristen) og levere et vellykket prosjekt.
Slik ser du om en prosjektfrist er realistisk
Prosjektfrister handler om meninger og perspektiver, og det kan være mye som spiller inn når kunden presser på for en bestemt dato.
I deres øyne kan en frist virke realistisk fordi de kanskje ikke forstår alt som må skje i prosessen for å få produktet frem til den endelige datoen.
Start med disse trinnene:
- Gå gjennom arbeidet baklengs. Identifiser hvert trinn som må fullføres i omvendt rekkefølge for først å avgjøre om tidsplanen er realistisk, og om det finnes tidsbegrensninger.
- Forstå motivasjonen bak fristen. Hva er de viktigste faktorene eller milepælene i dette initiativet, slik at du bedre kan vurdere hvordan du kan levere innenfor den? Det kan finnes et viktig forretningsbehov som ikke har blitt kommunisert. Dette hjelper deg med å avgjøre hva som eventuelt kan kuttes fra omfanget for å levere innenfor den fastsatte tidsrammen.
- Fastslå hvilke ressurser du trenger til hver eneste oppgave. Dette lar deg avgjøre om du trenger å legge til flere ressurser, men også se om det opprinnelige teamet faktisk kan fullføre arbeidet, og om utbrenthet kan unngås.
- Få et ekstra par øyne på gjennomgangen av arbeidet baklengs, ressursplanen og prosjektplanen. En som for eksempel arbeider med design eller utvikling, kan kanskje bedre avgjøre om dere kan hoppe over trinn, fjerne avhengigheter, korte ned tiden det tar å fullføre, eller overlappe bestemte faser eller smidige funksjonssett.
4 strategier for å håndtere urealistiske frister
La oss se på noen strategier for å styrke viljen din til å si imot og stå på ditt, samtidig som du viser empati for kundens og prosjektteamets behov.
1. Dokumenter prosessen og forventningene
Vi vil sørge for at alle forstår hvordan vi skal komme frem til sluttpunktet, slik at vi ikke kaster bort tid på å finne ut av alt underveis. Det kan hende du ikke føler at du har kontroll over hendelsene eller omstendighetene som fastsetter fristen, men det du har kontroll over, er prosessen du forsøker å følge for å levere innen den datoen.
Dette bør du gjøre:
- Definer tydelig alles rolle og hva som forventes av dem i oppstarten – både det interne teamet ditt og alle på kundens side. De spiller også en viktig rolle i hvordan vi overholder fristen. En RACI er et godt sted å starte med dette.
- Lag et prosesskart som beskriver hvordan teamet skal bevege seg gjennom hver fase.
- Lag en godkjenningsflyt med datoer og ansvar for interessentene. Dette holder kunden ansvarlig, slik at alt ikke hviler på deg og teamet ditt. De må være strenge på sin side når det gjelder tilbakemeldinger, godkjenninger og andre ressurser som kan være nødvendige for å nå denne urealistiske prosjektfristen.
- Du kan til og med gå så langt som til å lage en kommunikasjonsplan, slik at alle vet hvor de skal kommunisere hvilken informasjon, og hvem de skal henvende seg til med hva.
2. Øk ressursene eller reduser prosjektomfanget.
Én eller to ekstra personer på teamet kan være akkurat det du trenger for å nå fristen. Samarbeid med ressurslederen din for å finne ut hvem andre som kan være med på prosjektet gjennom hele tidslinjen eller i bestemte faser. Sammen får vi det til 😁
Jobb også sammen med salgsrepresentanten din og kunden for å redusere omfanget. Dette kan være en MVP-versjon av SOW eller et krav om at kunden reduserer antallet funksjoner med lavere prioritet som ikke er nødvendige for lanseringsdatoen. Husk at dette vil medføre enten en kostnadsøkning eller -reduksjon (i henhold til trekanten for prosjektstyring), avhengig av hva som besluttes, så du må håndtere denne samtalen med kunden.
3. Aggressiv styring av arbeidsplanen
For å overholde stramme tidsfrister må du ha full kontroll på alt og sørge for at alle i teamet, inkludert kunden, også har det. Urealistiske tidsfrister kan håndteres ved å implementere solide strategier for å håndtere flere prosjekter slik at arbeidsmengden balanseres effektivt.
Hvis du gjør følgende flere ganger i uken, vil det hjelpe deg med å holde tidsplanen:
- Daglige standup-møter: Disse kan inkludere kunden, slik at du får tilbakemeldinger i sanntid og ofte. Det betyr færre hindringer som teamet kan støte på, eller som du må fjerne.
- Gjennomgang av tidsplanen: Gjør den til bakgrunn på laptopen hvis du må! Det er svært viktig at du hele tiden bruker tidsplanen som referanse og ser fremover, slik at du kan redusere risiko og være proaktiv med å fjerne potensielle hindringer som vil hindre teamet i å fullføre oppgavene innen den nødvendige tiden.
- Prosesskontroller: Sjekk inn minst ukentlig for å høre hvordan teamet beveger seg gjennom prosjektprosessen. Dette gjør det også mulig for deg å fjerne hindringer før de blir for vanskelige å løse eller unngå på kort tid.
- Estimer selv de mest trivielle oppgavene: Dette gir deg et detaljert og realistisk bilde av selv den minste tingen som kan føre tidsplanen din inn i faresonen. Verktøy for prosjektstyring kan være nyttige for denne estimeringen og oppfølgingen.
4. Kommuniser, kommuniser, kommuniser!
Dette er svært viktig. Hvis du føler at du maser på teammedlemmene og kundene, gjør du det riktig. Press deg selv inn i en ukomfortabel situasjon ved å kommunisere for mye.
Det er den eneste måten å sikre at alle:
- Har det de trenger for å jobbe effektivt
- Holder oversikt over risikoer og hindringer
- Tar ansvar for det de er ansvarlige for. Dette inkluderer kunden. De kan ikke forsinke arbeidet eller endre omfanget og forvente at teamet ditt og du fortsatt skal forplikte dere til leveransene dere ble enige om i begynnelsen av prosjektplanen.
- Kontinuerlig snakker om tidsplanen, årsaken til at planen er lagt opp slik den er, og risikoene ved å forkorte den. Jo mer du snakker om det, desto større er sannsynligheten for at det fester seg, blir forstått og blir en prioritet for kunden og prosjektteamet.
Hva du bør gjøre hvis en prosjektfrist er helt umulig
Du har stilt spørsmålene, og du har omarbeidet prosessen og tidsplanene, men du klarer fortsatt ikke å få de avtalte leveransene levert innen fristen. Du er en ekspert på tidsstyring, men det eneste som gjenstår, er virkelig å ha en vanskelig samtale med kunden om hvorfor det er umulig, og hva du har gjort for å komme frem til denne konklusjonen.
Bare si nei.
Ja, jeg sa nettopp det. Vi tror at vi ikke har lov til å si nei, men det kan faktisk spare alle for mye tid, penger og stress hvis vi bare kan støtte oss på verdien av å levere et produkt av høy kvalitet. Men for å gjøre det trenger vi tid til å gjennomføre arbeidet.
Urealistiske forventninger og urealistiske tidsplaner fører til langt flere problemer som fører til at prosjekter mislykkes (lær hvordan du kan unngå å mislykkes her) sammenlignet med å bare si nei. Jeg sier ikke at dette bør være førstevalget ditt, men det er noe du bør ha i bakhodet når du jobber deg gjennom de andre strategiene for urealistiske prosjektfrister.
Trekanten for prosjektstyring
Den gylne trekanten for prosjektledelse sier at tid, omfang og kostnad må balanseres i et prosjekt for å levere en kvalitetsleveranse. Kanskje kunden ikke passer for organisasjonen din hvis de ikke verdsetter ekspertisen din når det gjelder kravene som må oppfylles for å levere den kvaliteten de forventer.
Eller du kan bruke jerntriangelet (med søylene god, rask og billig) for å få frem poenget ditt.
Hvis du vil ha et godt produkt raskt, blir det ikke billig. Hvis du vil ha et billig produkt raskt, blir det ikke av god kvalitet.
Jeg forstår at det finnes forbehold ved denne strategien på grunn av hvor mye myndighet du kanskje har, men stå opp for teamet ditt og presenter ledelsen for grunner til at det ikke er greit å fortsette å ta på seg prosjekter med disse urealistiske tidsfristene.
Du er halvveis
Ingen liker å være i denne situasjonen, selvsagt, men vi har alle vært der eller kommer til å være der på et tidspunkt i karrieren. Vi lærer av erfaringen, og den gjør oss til bedre prosjektledere. Vi blir flinkere til å ha vanskelige samtaler med kundene våre om urealistiske datoer for prosjektavslutning og annen motstand vi måtte møte. Var det noen som sa omfangsutglidning?
Alt i denne artikkelen handler bare om å videreutvikle ferdighetene du allerede har, så du er halvveis!
Hvis du opplever at prosjekter blir solgt med urealistiske tidsplaner, eller at du kontinuerlig opplever tapte tidsfrister på jobben, bør du kanskje ta det opp som en bekymring og undersøke hvordan det kan unngås.
Be om å få være en del av salgsprosessen. Dette gjør det mulig for en ekspert på tidsplaner å vurdere leveringsdatoene (og omfangsstyringen) på en proaktiv måte, slik at det blir mindre stress når prosjektet er vunnet og satt i gang, og dere alle kan utføre rollene deres uten problemer.
Du finner flere strategier for prosjektledelse her, og ikke glem å abonnere på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager for flere veiledninger som går i dybden på prosjektledelse.
