3 samarbeidsroller for effektive møter i 2026
Da Harvard Business Review spurte 182 toppledere, sa 71 % at møter er uproduktive. Da Miro spurte 2 000 kunnskapsarbeidere, svarte de at tett samarbeid med kolleger og ledere i et prosjekt er den viktigste måten å bygge relasjoner på arbeidsplassen på – noe som i stor grad øker sannsynligheten for at de blir værende i sin nåværende stilling.
Disse to tingene forteller oss at vi må bli bedre i møtene våre. Hvis vi gjør dem om til arbeidsøkter, kan vi gjøre dem mer effektive og engasjerende, og virkelig utnytte kraften i samarbeid i prosjektene våre.
Jeg heter Annie MacLeod og er en engasjert og erfaren prosjektleder og coach som trives med å skape samarbeidsopplevelser for fjernteam og prosjektene deres. Disse opplevelsene omfatter hele prosjektets livssyklus, fra å innhente innspill fra prosjektkunder, opprette samarbeidsverksteder for å løse problemer, få tatt endelige beslutninger og forbedre teamkulturen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En viktig del av å gjøre møter og arbeidsøkter mer effektive, særlig i en distribuert arbeidshverdag, er å forstå de nye rollene til tilretteleggeren, bidragsyteren og utformeren. Når dere møtes, gjennomfører arbeidsøkter og skaper samarbeidsopplevelser i en distribuert arbeidshverdag, krever det planlegging for å sikre at disse samlingene blir så effektive som mulig.
De viktigste målene for å gjøre møter og arbeidsøkter effektive er:
- Respekter folks tid: møter må starte og avsluttes i tide og struktureres slik at de blir så effektive som mulig
- Innhent innspill: møter bør ikke handle om å kringkaste informasjon – vi må engasjere deltakerne slik at de føler seg verdsatt og involvert
- Utnytt kunnskapen i det samarbeidende teamet: møter er kostbare – alle som deltar, bør bidra med verdi, og for å få denne verdien må vi ha arbeidsøkter som fører til handling
Ved å fokusere på disse målene, bruke tilretteleggere og utformere effektivt og forstå hvordan dere best kan engasjere bidragsyterne deres, vil prosjektmøtene deres løftes til et helt nytt nivå!
Hva er de viktigste samarbeidsrollene?
Jeg har erfart at det, særlig innen digitalt samarbeid, finnes tre nye teamroller som bidrar til å gjøre møteopplevelsene så effektive, smidige og engasjerende som mulig. Samarbeidsroller har eksistert en stund, men rollene jeg beskriver, er nye på grunn av den store overgangen til distribuerte team og behovet for effektivt samarbeid.
Rollene er:
- Utformer: personen som lager møteområdet eller opplevelsene i arbeidsøkten
- Tilrettelegger: personen eller personene som gjennomfører selve møtet eller arbeidsøkten
- Bidragsyter: personene internt og eksternt som tilfører ekspertise og kunnskap til møtet
La oss ta utgangspunkt i et typisk møte i digital prosjektledelse for å illustrere de ulike rollene. Byrået deres kan ha et designmøte med kunden for å avklare viktige designelementer, hvordan de ser ut og oppleves, hvilket innhold som kreves, hvem som har dette innholdet og andre detaljer.
Disse møtene vil ofte være standard praksis for byrået deres, så det vil være fornuftig å investere i å gjennomføre dem i et standardisert format og ha noen merkevaretilpassede aktiviteter i møtet. Disse kan deretter gjøres om til maler, slik at flere kan bruke disse ressursene i kundemøter.
I dette tilfellet vil dere ha en utformer som bygger den digitale tavlen eller et annet samarbeidsverktøy for team (som PM Gameboard!) for å sikre at det følger merkevarestandardene deres og har et utseende og en følelse som samsvarer med byråets merkevareuttrykk, skrifttyper og andre designelementer. En utformer kan også bidra til å sikre at de viktigste samarbeidsaktivitetene i møtet er visuelt tiltalende og enkle å følge.
Tilretteleggeren vil samarbeide med utformeren om møtets forløp og gjennomføre møtet. Alt dette gjøres med bidragsyterne i tankene – i dette tilfellet de interne deltakerne og kunderepresentantene som skal delta i møtet. Det er viktig å sørge for at møteområdet inneholder aktiviteter som passer for bidragsytergruppen deres.
Jeg opplever at når du har med personer på C-nivå å gjøre, bør du komme raskt til saken, sjelden bruke isbrytere og holde deg til fakta. Hvis du jobber med kolleger og samarbeidspartnere, er det viktig å legge til aktiviteter som isbrytere og ha et uttrykk som er morsomt og engasjerende for å bygge disse relasjonene!
Se flere beste praksiser for samarbeid her.
Hvorfor er disse rollene viktige?
I våre digitale prosjekter har vi alle slags møter! På hvert stadium eller ved hver milepæl i et prosjekt har vi møter, og det er spesielt viktig å sørge for at møtene våre er så effektive som mulig, slik at folk kan komme tilbake til å levere verdi i prosjektet.
Nå som vi gjennomfører så mange møter digitalt for eksterne eller hybride team, kreves det mye omtanke for å gjøre møtene effektive.
Heldigvis dukker det opp stadig flere løsninger som gjør disse møtene mer teknisk interaktive. Zoom har lagt til en digital tavle, Apple har lansert en ny app, ClickUp har integrert tavlefunksjoner, Miro-tavler kan legges til i MS Teams-områder, og alle begynner å forstå at møter må være et sted for interaksjon, ikke bare ansikter som flyter rundt i et digitalt rom.
Det vi må gjøre, er å gjøre møtene våre om til arbeidsverksteder. Jeg liker dette sitatet for å beskrive det:
Kort sagt er møter stedet der ting blir diskutert.
Arbeidsverksteder er stedet der ting blir gjort.
| Møter | Arbeidsverksteder |
|---|---|
| Formålet er noen ganger uklart | Handlingsorienterte |
| Den mest senior personen får mest oppmerksomhet | Formålsrettede |
| Den mest høylytte personen får mest taletid | Alle deltar |
| Har en tendens til å formidle informasjon – begrenset interaksjon | Engasjerende og samarbeidsorienterte |
| Varigheten kan være et problem, de starter eller slutter ikke i tide | Planlagt varighet og struktur |
I de digitale prosjektene våre har vi mange møter som kan gjøres om til arbeidsverksteder, enten det er et planleggingsmøte, idédugnad for å løse et problem eller utforme en løsning, eller retrospektiver for å reflektere over arbeidet vårt.
Jeg liker å fortelle kundene mine at det faktisk bare finnes fire grunner til å ha et møte:
- Løse et problem
- Ta en beslutning
- Skape noe sammen
- Bygge relasjoner
Alle disse møtetypene kan gjøres om til arbeidsverksteder, i stedet for et møte som bare handler om diskusjon. Når vi gjør møter om til arbeidsverksteder, finnes det viktige teknikker og spesifikke roller som sørger for at vi får ting gjort:
| Mål | Teknikk | Utformerrolle | Tilretteleggerrolle |
|---|---|---|---|
| Respektere folks tid | Agenda | Utforme tidseffektive og inkluderende aktiviteter for å oppnå resultatet | Teknikker for å holde gruppen fokusert, skape klarhet og oppnå resultater |
| Innhente innspill | Aktiviteter for å innhente informasjon, kunnskap og tilbakemeldinger. For eksempel idédugnad, individuell idéutvikling eller samarbeidende beslutningstaking | Utforme aktiviteter som engasjerer møtedeltakerne på en effektiv måte | Kjenne til teknikker som sikrer at alle deltakerne i arbeidsverkstedet er aktivt engasjert og får mulighet til å komme med innspill |
| Utnytte teamets kunnskap | Grupperom der små grupper løser problemer, kommer med anbefalinger, utvikler løsninger og presenterer dem for den større gruppen | Utforme aktiviteter som utnytter deltakernes kreativitet, slik at gruppen kan deles opp og komme tilbake for å presentere arbeidet sitt | Følge opp enkeltpersoner og grupper på en effektiv måte for å sikre at alle går fremover og kan fullføre den tildelte oppgaven innen den avsatte tiden |
5 teknikker for å gjøre møtene dine om til arbeidsverksteder
La oss nå se nærmere på et par teknikker samt utformer- og tilretteleggerrollene, slik at vi forstår hvordan de vil sikre at møtene og arbeidsverkstedene våre når målene våre:
- Respektere folks tid
- Innhente innspill fra teamet
- Utnytte teamets kunnskap
1. Møteagenda
Møter uten agenda respekterer ikke folks tid eller verdsetter innspillene deres. Som et minimum må det finnes et ønsket resultat for møtet, og dette må sendes ut sammen med møteinnkallingen – ellers vet ikke deltakerne hvorfor de deltar, eller hva som forventes av dem.
I agendaen bør du også skissere aktivitetene som skal gjennomføres for å nå resultatet – ved å gå gjennom dette når du utarbeider agendaen, viser du omtanke for folks tid, samtidig som det blir tydelig hvordan teamet skal bidra til resultatet.
2. Aktiviteter
Disse er avgjørende for å gå fra et møte til en workshop – med andre ord, for å gå fra diskusjon til faktisk å få ting gjort. Disse aktivitetene er basert på eller strukturert etter typen resultat du prøver å oppnå.
Noen viktige eksempler er:
- Idémyldring: for problemløsning, avgrensning, utvikling av alternativer og retrospektiver
- Bli-kjent-øvelser: for å bygge relasjoner og gi gruppene ny energi til å ta fatt på møteinnholdet
- Gi innspill eller tilbakemeldinger: planlegging, estimering, utvikling av alternativer, prioritering, kartlegging av arbeidsflytprosesser, utvikling av brukerhistorier
- Sammenstille informasjon: gjennomgang av forskningsdata, analyse av rotårsaker
Alle disse kan omgjøres til aktiviteter der gruppen samarbeider om å fullføre aktiviteten, noe som gir fordelene ved teamsamarbeid – innhenting av ulike meninger og fagområder.
3. Utformer
Når vi gjør møtene våre om til workshoper eller tar i bruk en ny samling av verktøy for prosjektsamarbeid, må noen ha ansvar for å klargjøre det digitale området for workshopen og aktivitetene (prisplanen for samarbeidsprogramvaren du velger, kan begrense alternativene dine i slike tilfeller).
Denne personen kan være prosjektlederen vår, oppgaven kan utføres ved å bruke maler for aktivitetene som er tilgjengelige på nettet eller i MiroVerse, eller, hvis workshopen er tilstrekkelig stor, kompleks og betydningsfull, kan det til og med være aktuelt å la en profesjonell utformer lage workshopområdet.
Utformere tilfører spesifikke ferdigheter og metoder for å gjøre workshopen visuelt tiltalende, enkel å følge, logisk og effektiv. Ved å samarbeide med tilretteleggeren kan de berike samarbeidsaktivitetene dine og gjøre dem morsomme og engasjerende.
Vurderinger av om du bør bruke en profesjonell utformer, kan se slik ut:
| Element | Vurdering |
|---|---|
| Workshopens størrelse | Hvis det skal være mer enn 10 til 12 personer, har størrelsen betydning. Området må gjøre det mulig for deltakerne å komme sømløst til arbeidsområdet sitt og effektivt gi innspill med minst mulig teknologiske hindringer. |
| Kompleksitet | Hvis det skal gjennomføres flere aktiviteter i workshopen, flere grupper i grupperom, eller hvis det finnes flere kategorier av forskning eller annet materiale og data som er tilgjengelig for workshopdeltakerne, kan en utformer organisere dette slik at alt materialet er lett tilgjengelig. |
| Profil | Hvis workshopen skal involvere kunder, eksterne eksperter eller rådgivere, må opplevelsen ha et profesjonelt utseende og preg. |
4. Tilrettelegger
I likhet med utformerrollen må vi avgjøre hvem som skal være tilrettelegger for workshopen. Dette er personen som skal lede workshopen. Rollen ligner i stor grad på en dirigent for et symfoniorkester – personen får mest mulig ut av opplevelsen og alle deltakerne!
Gode fasilitatorer har gode ferdigheter i aktiv lytting og tidsstyring, stiller oppklarende spørsmål, er objektive og tilbyr et nøytralt perspektiv, og kan bidra til et psykologisk trygt miljø for deltakerne i workshopen. Mange samarbeidsverktøy basert på kunstig intelligens tilbyr funksjoner som kan ta seg av noen av de manuelle delene av fasiliteringen for deg.
Fasilitatorer har også teknikker for å gripe inn. For eksempel å avslutte upassende samtaler og håndheve møtenormer, eller sørge for at det bare foregår én samtale om gangen.
I likhet med designerrollen i prosjektet vårt kan denne fasilitatoren faktisk være prosjektlederen eller teamlederen, men det kan finnes en rekke prosjektsituasjoner der det er mest hensiktsmessig å bruke en ekstern fasilitator.
Tenk på følgende:
- Det oppstår et prosjektproblem der prosjektlederen har et unikt eller betydelig synspunkt på hvordan problemet skal løses, men likevel ønsker å sikre at resten av teamet blir hørt. En fasilitator kan sørge for at alle stemmer blir hørt.
- Det gjennomføres en retrospektiv gjennomgang der prosjektlederen har vært i konflikt med teamet. I dette tilfellet vil det sannsynligvis være upassende at prosjektlederen fasiliterer gjennomgangen, ettersom vedkommende kan ha bidratt til konflikten.
- Prosjektlederen har kanskje ikke ferdighetene eller erfaringen som kreves for å fasilitere en bestemt aktivitet eller en gruppe av større størrelse. En profesjonell fasilitator kan ikke bare gjennomføre workshopen, men kan også være i stand til å veilede prosjektlederen i å gjennomføre aktiviteten i fremtiden eller håndtere større grupper.
5. Bidragsyter
Her er noen ting du bør tenke på for å få mest mulig ut av bidragsyterne i workshopen. Dette kan være fageksperter, prosjektmedlemmer, sponsorer og interessenter.
Jeg har erfart at det i en distribuert og fjernbasert arbeidshverdag finnes noen unike hensyn å ta for å sikre at du minimerer friksjonen teknologien skaper for workshopopplevelsen.
Her er noen eksempler:
- Bidragsyternes ferdigheter er avgjørende for at workshopen skal bli vellykket. Ofte vil teknologiferdighetene deres være omvendt proporsjonale med utdanningsnivået deres. Personer med doktorgrad og jurister – yrkesgrupper som er avhengige av muntlig formuleringsevne – kan ha utfordringer med ferdigheter i tastaturbruk. I slike tilfeller bør du ha flere måter de kan komme med innspill på, enten ved å ha noen som kan transkribere chatnotater til tavler, eller ved å la noen samarbeide med dem for å fange opp innspillene deres.
- Du bør ha materiell tilgjengelig før workshopen, slik at bidragsyterne kan øve på viktige ferdigheter som skal brukes i workshopen. En annen teknikk kan være å inkludere ferdighetene som kreves, i en isbryter i begynnelsen av økten, slik at de kan øve i et «trygt» rom før de går videre til mer komplekse aktiviteter.
- Du bør ha regler for samhandling eller teamnormer for workshopen. Her er noen gode ressurser fra Indeed som kan hjelpe deg i gang.
- Vær oppmerksom på at noen av deltakerne dine kanskje ikke kjenner til enkelte teknikker eller aktiviteter som du har utformet. Disse deltakerne må instrueres og kanskje veiledes gjennom aktivitetene – ta høyde for dette i utformingen din, og gjør fasilitatoren oppmerksom på slike situasjoner.
Kom deg bort fra møtekaoset!
Gjør så mange møter som mulig om til workshoper! Når du gjør denne omleggingen, bør du se etter muligheter til å ivareta de individuelle rollene som designer og fasilitator, men også huske å få en tydelig forståelse av målgruppen din.
Du kan benytte anledningen til å introdusere bidragsyterne for nye teknikker eller dra nytte av kunnskapen og erfaringen deres i kreative idédugnader, for eksempel stille idédugnad.
Glem heller ikke å se på ressurser på nettet og MiroVerse-maler for å komme i gang. De kan være både inspirasjonen din og designeren din i én og samme pakke.
Jeg har også skrevet om fem ekspertteknikker for idédugnad som er verdt å lese. Kommenter nedenfor – jeg vil gjerne høre hva du har prøvd, hva som har fungert, og hva du ønsker å høre mer om når det gjelder samarbeid!
Husk å abonnere på nyhetsbrevet fra The Digital Project Manager for mer om prosjektsamarbeid.
