3 praktiske måter å organisere og automatisere e-postoppgavene dine i Outlook

Håndtering av e-poster: Ting du bør vurdere

E-post har ofte blitt en sekundær kontaktmetode for personlig kommunikasjon, særlig med tanke på direktemeldinger og tekstmeldinger. Men i næringslivet er e-post den viktigste kommunikasjonsformen for mange organisasjoner. Årsakene varierer, men juridiske og arkiveringsmessige hensyn står øverst på listen.

Hvis du ser på innboksen din akkurat nå, ser du mer enn et dusin eller så uleste e-poster? Er alle e-postene dine ganske enkelt lagret i hovedinnboksen? Har du opprettet mapper som sluttet å bli brukt etter noen uker, eller til og med dager? Denne artikkelen viser deg noen måter å få kontroll på disse e-postene, kategorisere dem og gjøre dem enkle å finne.

De tre viktigste områdene for å få dette til er sortering, identifisering og automatisering.

Trinn 1: Sortering

Det finnes to måter å sortere e-post på:

• Flagg: brukes til å opprette en visuell indikator på at en e-post må følges opp. Disse har også tilknyttede påminnelser.
• Kategorier: brukes til å plassere e-poster i logiske grupper og strukturere innboksen tematisk.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Flagg

Slik angir du et grunnleggende oppfølgingsflagg:

1. Finn e-posten du vil flagge, og klikk på det grå flagget. Dette knytter den til oppgavelisten i Outlook, men angir ikke en påminnelse.

2. Hvis du vil angi en påminnelse, høyreklikker du på flagget og velger ønsket tidsramme fra listen.

3. Flagget får fargen som er angitt for flagget, og en oppfølgingsmelding vises i toppteksten i e-postmeldingen.

Slik ser du en liste over utestående oppfølgings-e-poster:

1. Velg Vis >Oppgavelinje >Oppgaver.

2. Oppgaveruten i oppgavelinjen vises med alle flaggene i kronologisk rekkefølge.

Slik markerer du et flagg som fullført eller fjerner det:

1. Høyreklikk på e-postmeldingen.
2. Velg Oppfølging > Merk som fullført eller Fjern flagg.

Hvis du markerer et flagg som fullført, kan du gå gjennom tidligere oppgaver ved å klikke på Fullført-ikonet i oppgavelisten. Dette vises automatisk når oppgaveruten vises, eller du kan velge Hjem > Gjeldende visning og deretter klikke på det grønne hakemerket.

Slik angir du en påminnelse:

1. Høyreklikk på e-postmeldingen du vil angi påminnelsen for.
2. Velg Legg til påminnelse.

3. Velg ett av alternativene for Flagges til under Egendefinert, og angi en startdato og forfallsdato.
4. Merk av for Påminnelse, angi dato og klokkeslett, og velg deretter OK.
5. Et påminnelsesikon med en alarmklokke vises i meldingen.
6. Hvis du vil endre påminnelsen, høyreklikker du på meldingen, velger Legg til påminnelse og endrer den.

Når flaggene er angitt, kan du sortere etter flaggede e-poster, motta påminnelsene dine og til og med bruke regler (omtalt senere i artikkelen).

Kategorier

Som standard er kategorier fargekodet. Du kan redigere dem slik at de representerer ulike behov, for eksempel kritisk, personlig, angi møte, oppgave, til orientering, fil og så videre.

Slik endrer du kategorinavn:

1. Gjør kategoriene enkle å identifisere ved å legge til navn og farger. Velg Hjem > Koder > Kategoriser > Alle kategorier.
2. Hvis du vil endre en kategorifarge, velger du kategorien og deretter en farge fra rullegardinlisten på høyre side. 
3. Hvis du vil gi den nytt navn, velger du en kategori og klikker deretter Gi nytt navn. Skriv inn ønsket navn i navnefeltet, velg en farge og en hurtigtast, og trykk på Enter.
4. Hvis du vil opprette en ny fargekategori, velger du Ny, skriver inn et navn, velger en farge og velger OK.
   1. Merk: Du kan bruke farger på nytt, men du kan ikke bruke navn på nytt.

5. Når du er ferdig med å legge til navn og farge, velger du OK.

Slik tilordner du kategorien:

1. Høyreklikk på en e-postmelding.
2. Velg Kategoriser, og velg deretter en passende fargekategori for meldingen.

Nå som du har kategorisert e-postene dine, kan du bruke regler til å sortere dem logisk. Ved hjelp av regler (omtalt senere i denne artikkelen) kan du for eksempel opprette en regel som sorterer alle e-poster som er kategorisert som en oppgave, i en mappe med samme navn. Dette gjør det mulig å håndtere disse e-postene ved å opprette oppgavene og merke dem som fullført etter hvert som du krysser av elementer på gjøremålslisten.

Trinn 2: Identifisering

Søkemapper

En av de enkleste måtene å komme i gang med å automatisere innboksen på er å bruke søkemapper. Søkemapper er virtuelle plasseringer som samler en liste over e-poster som oppfyller de angitte kriteriene.

Du kan for eksempel ha en mappe som inneholder alle e-postene fra en bestemt avsender eller med et bestemt flagg. Den samler e-postene slik at du raskt kan navigere gjennom e-postene i mappen.

Slik oppretter og bruker du forhåndsdefinerte søkemapper:

1. Velg Mappe-menyen.
2. Velg Ny søkemappe i gruppen Ny.
3. Klikk på søkemappen du vil legge til, i listen Velg en søkemappe.
4. Hvis den forhåndsdefinerte søkemappen har tilpasningsalternativer, vises alternativene under Tilpass søkemappe. Hvis du velger E-post med bestemte ord, angir du ordene som skal brukes, under Tilpass søkemappe.

Slik oppretter du en tilpasset søkemappe:

1. Velg Mappe-menyen.
2. Velg Ny søkemappe i gruppen Ny.
3. Bla ned til bunnen av listen Velg en søkemappe, og klikk deretter på Opprett en egendefinert søkemappe.

4. Under Tilpass søkemappe klikker du Velg.
5. Skriv inn et navn på den tilpassede søkemappen.

6. Klikk Kriterier, og velg deretter alternativene du ønsker.

7. Bruk fanene til å gjøre endringer:
   1. Fanen Melding inneholder kriterier for meldingsinnholdet eller meldingsegenskapene, for eksempel avsender, nøkkelord eller mottakere.
   2. Fanen Flere valg inneholder kriterier for andre meldingsbetingelser, for eksempel viktighet, flagg, vedlegg eller kategorisering.
   3. Fanen Avansert gjør det mulig å opprette detaljerte kriterier. Under Definer flere kriterier klikker du Felt, klikker typen kriterium du ønsker, og klikker deretter det spesifikke kriteriet fra listen. I boksene Betingelse og Verdi klikker du alternativene du ønsker, og klikker deretter Legg til i listen. 
   4. Gjenta for hvert kriterium du vil legge til i denne søkemappen, og klikk deretter OK.
8. Klikk Bla gjennom, og velg deretter mappene det skal søkes i.
9. Klikk OK for å lukke hver åpne dialogboks.

Trinn 3: Automatisering

Betinget formatering: også kjent som sjefsregelen

Mange kjenner til betinget formatering i Excel. Når en bestemt betingelse oppstår, brukes formateringen automatisk. Visste du at du kan gjøre det samme i Outlook? Den beste måten å demonstrere dette på er med det jeg kaller sjefsregelen.

1. Først må vi gå inn i Outlook. Velg Vis > Gjeldende visning > Visningsinnstillinger.

2. Velg nå knappen Betinget formatering. 

3. Skriv inn et navn på regelen (for eksempel Sjef), og velg deretter Betingelse.

4. Skriv inn navnet på sjefen til høyre for Fra-feltet, og klikk deretter OK. Merk: Du må kanskje bruke en katalogtjeneste for å finne e-postadressen. I så fall klikker du Fra og angir søkekriteriene som om du skulle adressere en e-post. 

5. Tilbake i dialogboksen Betinget formatering klikker du Skrift-knappen.

6. Her kan du velge skrifttype, stil, størrelse og eventuelle effekter. Hvis du får mange e-poster, bør du ikke overdrive. Jeg valgte bare standardskriften, gjorde den litt større og gjorde den grønn. Klikk deretter på OK.

7. Tilbake i dialogboksen for betinget formatering ser du formateringen i boksen, som angitt med pilen nedenfor: 

8. Klikk på OK, så ser du nå innboksen med den betingede formateringen.

Nå vil e-poster fra sjefen din bli uthevet, slik at de er enkle å identifisere. 

Makroer

I Outlook brukes makroer som skriptbaserte automatiseringer for å erstatte repetitive eller tidkrevende oppgaver for brukerne. Makroer lagres i moduler, som i praksis er «kodebøtter». Vi bruker moduler til å sortere og lagre makroene for å skille funksjonene fra hverandre. 

Du kan ha flere moduler for å sortere automatiseringene dine i grupper som formatering, e-postbehandling, kalenderbehandling osv. Det er litt som en filbehandler for koden din.

Slik oppretter du en ny makro:

1. Gå til Utvikler > Visual Basic. Vinduet for Visual Basic-prosjektet åpnes.
   1. Hvis fanen Utvikler ikke vises, klikker du på Fil > Alternativer > Tilpass båndet. 
   2. Merk av i boksen ved siden av Utvikler under Hovedfaner i dialogboksen.
   3. Fanen Utvikler vises nå i hovedvinduet
2. Som standard kan makroer limes inn i modulen Microsoft Outlook-objekter, men du kan legge til moduler ved å gå til menyen Sett inn og velge Sett inn modul.
3. Dobbeltklikk på modulen du vil bruke til å lagre koden, i prosjektvinduet.
4. Klikk på Prosedyre på menyen Sett inn.
5. Skriv inn et navn på makroen i feltet Navn. Dette navnet kan ikke inneholde mellomrom, så vanligvis brukes en understrek.
6. Klikk på OK. Delen i prosjektvinduet opprettes og er klar for at du skal opprette eller lime inn koden din:

7. Skriv inn koden du vil kjøre, i kroppen til subrutinen.

Det finnes mange grunner til å bruke makroer i programmet. Mange er rettet mot én enkelt oppgave, for eksempel arkivering av e-poster, mens andre brukes bredere, for eksempel automatisk svar på e-poster. En av mine første kilder til ideer og nyttige verktøy er GitHub. På grunn av den omfattende plassen makroskript krever, finner du her en lenke til mange gode eksempler.

Hurtigtrinn

Outlook har en malbasert aktivitetsfunksjon som mange overser, men den er en av de beste funksjonene for å automatisere dagen din. Denne funksjonen er innebygd og kan tilpasses. La oss først se på de innebygde funksjonene:

Du vil se én av to ting på startskjermen, avhengig av vindusstørrelsen (Merk: Hurtigtrinnene som vises nedenfor, kan være annerledes på skjermen din. Se skjermbildet nedenfor).

I skjermbildet ovenfor kan du se flere eksempler. Hurtigtrinnet Legg til i kalenderen legger for eksempel e-poster til i kalenderen din og oppretter påminnelser, mens hurtigtrinnet Gruppe-e-post raskt oppretter en e-post til en distribusjonsliste du har konfigurert. Hvis du bruker Opprett ny, blir du ledet gjennom trinnene som beskrevet nedenfor. 

Slik oppretter du et hurtigtrinn:

1. Velg fanen Hjem > gruppen Hurtigtrinn > Opprett nytt hurtigtrinn.
2. Skriv inn et kort navn på det nye hurtigtrinnet i Navn-boksen. Kortere navn vises bedre i gruppen.
3. Velg lynikonknappen ved siden av Navn-boksen, velg et ikon og velg OK.
4. Velg en handling som hurtigtrinnet skal utføre, under Handlinger. Hvis du velger Legg til handling, kan du legge til flere trinn etter behov. Et hurtigtrinn med flere trinn kan for eksempel være: merk som fullført og flytt deretter til en bestemt mappe.

5. Hvis du vil opprette en hurtigtast, velger du hurtigtasten du vil tilordne, i boksen Hurtigtast.

Noen gode eksempler på hurtigtrinn er følgende:

• Automatiser e-poster: Hvis du oppretter en ukentlig rapport, kan du ha et hurtigtrinn som åpner en tom e-post, fyller inn en distribusjonsliste, legger til et emne og eventuell brødtekst. Deretter kan du legge til vedlegg eller annen egendefinert tekst og sende e-posten.
• Kategoriser e-poster: En måte å administrere innboksen bedre på er å bruke kategorier. Jeg har flere, men for meg er de viktigste i dag, denne uken og neste uke. Jeg har tre hurtigtrinn som gjør dette, og jeg legger e-postene i en samsvarende søkemappe, slik at alt jeg trenger å gjøre, er å gå gjennom dem etter denne planen.
• Flytt til bestemte mapper: Du kan sortere innboksen, velge noen e-poster og deretter velge dette hurtigtrinnet for å flytte e-postene til en angitt mappe, for eksempel Lagre til senere eller Ikke arkiver.
• Angi ulike flagg og statuser: Handlinger som å angi flagg, fjerne flagg eller merke e-poster som ufullstendige kan utføres på flere e-poster samtidig. Dette er nyttig når du rydder opp i dagens oppgaveliste. Sorter etter forfall i dag, og merk e-postene etter hvert som du fullfører dem.

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Slik prioriterer du oppgaver på en smart måte
• Tips for å bygge Slack-profilen din
• Slik mestrer du ressursstyring i prosjektledelse

Regler

Det finnes to måter å bruke regler med Outlook på:

• Power Automate: Med Power Automate kan du opprette avanserte regler som ikke krever at du er logget på for å fungere. Du kan sende e-post, planlegge møter, legge til kontakter og utføre mange andre funksjoner, men det krever litt bruk av operasjoner med lite eller ingen kode, samt at systemadministratoren din har gjort funksjonen tilgjengelig.
• Klient: Regler på klientsiden lar deg flytte, flagge og svare på e-postmeldinger automatisk, i tillegg til å utføre enkelte andre operasjoner på klientsiden (lokalt), men begrensningen er at du må være logget på.

Siden ikke alle som leser denne artikkelen, vil ha tilgang til og kunne bruke Power Automate (se priser for Microsoft Power Automate her), fokuserer vi på klientbaserte regler.

Slik oppretter du en grunnleggende regel:

1. Du kan begynne med å høyreklikke på den aktuelle e-posten du vil at regelen skal gjelde for, velge Regler og deretter Opprett regel:

a. Alternativt kan du velge Flytt-gruppen fra fanen Hjem, deretter rullegardinmenyen Regler og så Opprett regel.

2. Velg kriteriene i dialogboksen Opprett regel, og velg deretter handlingen som skal utføres.

3. Det finnes mange flere alternativer for å bruke på e-posten under Avanserte alternativer:

4. Når du har angitt alle nødvendige kriterier, klikker du på Neste.

5. Velg handlingene som skal brukes på e-posten, og klikk på Neste eller Fullfør. Fullfør lagrer regelen og lukker veiviseren for regler. Neste lar deg angi noen unntak.

6. Velg unntakene som skal brukes på regelen, og klikk på Neste eller Fullfør. Fullfør lagrer regelen og lukker veiviseren for regler. Hvis du klikker på Neste igjen, kan du gjøre noen siste justeringer og forhåndsvise regelen. 

7. Her kan du gi regelen et navn, endre noen regelalternativer og velge Fullfør.

Regeltypene er:

• Organisatoriske: flytte, slette, arkivere, svare og så videre.
• Varsler: Disse varsler deg når du mottar en melding som samsvarer med regelkriteriene.
• Tilpassede: Med et bredt utvalg av alternativer bruker disse ulike typer kriterier og unntak til å utføre en rekke handlinger automatisk for deg.

Få orden i innboksen!

Med disse tipsene kan du få orden i nesten hvilken som helst innboks. Bare husk det grunnleggende: sorter, identifiser og automatiser. Disse verktøyene er ment å brukes i kombinasjon med hverandre: kategoriser og sorter, identifiser og arkiver, automatiser og kategoriser.

Hvis du vil ha flere tips om automatisering av innboksen og hvordan du kan øke produktiviteten, abonner på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager.