Slik får du innhold til nettsiden fra kunder (med James Rose fra Content Snare)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkripsjon av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Venter du fortsatt på at webprosjektet ditt skal publiseres? La meg gjette: Du venter på innholdet, eller kanskje kunden har sendt deg innholdet, men nå venter du på at de skal sende innholdet som passer til nettstedet. Dette er en utfordring for alle som jobber med webutvikling. Byråer kjenner seg altfor godt igjen i dette problemet, men det finnes en løsning. Ja, det finnes en bedre måte å gjøre dette på, så fortsett å lytte til denne podkasten for å forstå hvordan du kan bli kvitt endeløse e-posttråder, enorme vedlegg og rotete Google Dokumenter, samle innhold og filer på ett sted og bruke automatiske påminnelser om innhold med et verktøyet vi skal snakke om i dag.

Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston og er grunnlegger av Digital Project Manager. Velkommen til DPM-podkasten. Enten du er en erfaren prosjektleder, en digital produsent eller noe helt annet – kanskje du bare på en eller annen måte har endt opp med ansvaret for å lede prosjekter – skal du vite at du i dag har tusenvis av andre på samme sted i ørene dine. De prøver så godt de kan å starte, planlegge og levere bedre prosjekter. Vi i DigitalProjectManager.com er her for å hjelpe deg med å bli en mer selvsikker og dyktig prosjektleder. Vi er også her for å knytte deg sammen med andre som leder og håndterer prosjekter.

Hvis du virkelig ønsker å ta et nivå opp og forbedre deg som prosjektleder, kan du se nærmere på DPM-skolen vår og melde deg inn i proffmedlemskapet vårt for å få tilgang til alle de håndplukkede ressursene våre. Til slutt: Mens du lytter til programmet, kan du abonnere og melde deg på e-postlisten vår på DigitalProjectManager.com for å holde deg oppdatert på alt som skjer.

I dag har jeg med meg James Rose. James er medgrunnlegger av Content Snare, som vi skal snakke om, og i tillegg av Jira Technology. Han var tidligere webdesigner og prøver nå å hjelpe designere og utviklere med å få tilbake livet sitt, jobbe mindre og få bedre kunder. Hei, James.

James Rose:

Ben, det er fantastisk å være her. Bortsett fra at jeg for øyeblikket blir angrepet av patogener jeg fikk fra en Uber-sjåfør her om dagen.

Ben Aston:

Hyggelig at du kunne komme. Fortell oss hva du gjør nå. Du driver ditt eget FaaS-produkt, og du driver også et utviklingsbyrå. Kan du fortelle litt om disse?

James Rose:

Ja, vi har jobbet med programvare i veldig lang tid nå. Jeg tror vi startet virksomheten vår i 2010. Vi utviklet programvareproduktet vårt den gangen, og endte deretter med å utvikle programvare for andre – som et typisk byrå. Det er utviklingsbyrået vårt, Aktura Technology. Vi bygger spesialtilpassede løsninger for folk.

I denne prosessen pleide vi også å bygge mange nettsteder, og som introduksjonen din antyder, er innhold et stort problem for mange. Det var det også for oss. Jeg nettverkte mye med webdesignere, og det virket som om dette var et stort problem for alle. På den tiden prøvde vi å finne et nytt problem å løse, fordi programvare er det vi brenner for. Da gikk det opp for meg: Vi må bygge noe som hjelper oss med vår egen prosess for innsamling av innhold, og alle disse andre webdesignerne og byråene trenger også hjelp. Det var slik Content Snare startet. Nå har vi en SaaS-plattform som hjelper folk med å samle innhold fra kunder i tide og uten alle forsinkelsene, de rotete vedleggene og alt annet som vanligvis følger med denne prosessen.

Ben Aston:

Kult. La oss snakke om Content Snare om et øyeblikk. Først vil jeg gå tilbake til hvordan du kom dit du er nå, hvor du bygger et SaaS-verktøy for å hjelpe byråer. Hva er bakgrunnen din fra byråverdenen?

James Rose:

Det handler egentlig bare om vår egen erfaring. I motsetning til deg startet jeg ikke i et stort byrå. Jeg var ingeniør og jobbet med kontrollsystemer eller automatisering. På et tidspunkt skrev vi kode for industrielle prosesser. Deretter gikk det over til å lage programvareprodukter. Content Snare er faktisk vårt tredje produkt. De tidligere produktene har blitt solgt eller avviklet. Det var der vi startet.

Nettstedene kom egentlig bare fordi alle antar at du kan alt om datamaskiner hvis du jobber med programvare. Du sier at du jobber med programvare, og de spør: «Kan du lage et nettsted til meg? Og kan du gjenopprette data fra harddisken min og lage en Uber-klone for valper til 2 000 dollar?»

Slik kom vi inn i nettstedbransjen. Mange spurte oss om det. Vi hadde tidligere laget våre egne nettsteder, på den tiden da man laget nettsteder for å få dem rangert på Google og tjene penger på annonser. Vi hadde litt erfaring og tenkte at vi kunne lage gode nettsteder for folk, siden mange ikke hadde gode forhold til webutviklerne sine. Hvis vi gjorde en god jobb, burde vi kunne bygge et greit byrå. Det var omtrent det som skjedde. Vi startet med nettsteder, begynte deretter med Facebook-annonser og Google-annonser, og gikk inn i digital markedsføring før vi gikk tilbake til kun nettsteder fordi vi ville fokusere på å bli gode på én ting. Slik startet byrået vårt.

Ben Aston:

Flott. Dere er altså et byrå uten kontor?

James Rose:

Mm-hmm (bekreftende).

Ben Aston:

Hvordan får dere fjernarbeid til å fungere? Mange som lytter, forsøker å lede eksterne team og utviklere som ofte er vanskelige å få tak i. Hva gjør dere, særlig når utviklere ikke svarer?

James Rose:

Det er definitivt en pågående utfordring, og vi er ikke ferdige med den ennå. Men det er et par ting. Jeg opplever at mange av problemene med utviklere som forsvinner eller ikke svarer, skyldes at man ansetter oppdragstakere. Jeg husker ikke hvem som fortalte meg dette, kanskje James Schramko, men han ansatte bare på heltid. Da vi gikk over til den modellen – selv om vi ikke følger den helt konsekvent – var mange av utviklerne våre i praksis heltidsansatte. De møter opp når arbeidsdagen deres starter og går hjem når den slutter. Vi er fleksible, men forventer en hel arbeidsdag hver dag, med mindre de sier fra om noe annet.

At de forventes å jobbe for oss hver dag, gjør en enorm forskjell. Vi har nesten ikke lenger problemer med at folk bare forsvinner.

Ben Aston:

Så heldige dere er.

James Rose:

Vi har absolutt hatt heltidsansatte som forsvant. Jeg husker én person som forsvant i fire dager midt i et stort prosjekt. Da jeg spurte hvor han hadde vært, svarte han at han hadde dratt opp i fjellene og fortsatt jobbet med prosjektet, men ikke hadde tilgang til Slack. Jeg sa at det ikke var greit, og at han i det minste måtte gi beskjed, slik at vi kunne planlegge rundt det. Han jobber ikke hos oss lenger.

Det er egentlig svaret mitt til folk som trenger tilgang til medarbeidere og vil at de skal være tilgjengelige hver dag: Hvis de ikke er det, må du gå videre raskt.

Ben Aston:

Du nevnte Slack som kommunikasjonskanal for deg og det eksterne teamet ditt. Hvilke andre verktøy bruker dere til å lede prosjekter internt?

James Rose:

I disse dager bruker vi stort sett bare Jira. Da vi laget nettsteder, brukte vi Teamwork Projects. Vi har faktisk lagt ned nettsteddelen av virksomheten fordi vi gjorde for mye. Programvarebyrået og Content Snare er mer enn nok. Teamwork Projects var et veldig godt system for mindre prosjekter. Jeg vet ikke hvordan det fungerer på store prosjekter, fordi vi kjører alt det store gjennom Jira, med et klassisk Kanban-brett. Du kan sette opp sprinter, tildele personer og ha gjennomgang med interessenter.

Når vi flytter funksjoner gjennom prosessen, kan det være et fagfellevurderingstrinn. En annen utvikler må gjennomgå arbeidet før det går videre. Det er innebygd forretningslogikk, slik at hvis koden ikke blir kontrollert, kan den ikke gå videre til interessentgjennomgang. Kunden må deretter trykke på en knapp for å godkjenne den, og først da kan den rulles ut til testserveren. Etter testing kan den gå til produksjonsserveren. Det er en ganske grundig prosess for programvare, og Jira er et av få verktøy som lar deg bygge inn alle disse reglene.

Ben Aston:

Ja.

James Rose:

Akkurat.

Ben Aston:

Det kan være irriterende.

James Rose:

Jeg satte det ikke opp selv. Jira er et helt forferdelig verktøy. Jeg sier ikke at det er fantastisk.

Ben Aston:

Nei, jeg vet det, men du har likevel rett.

James Rose:

Når det først er satt opp—

Ben Aston:

Du har rett. Det fascinerende med Jira er at folk bestemmer seg for at de skal bite tennene sammen og skaffe Jira. Så får de det, og spør hvem som kan sette det opp. Det samme skjer når man oppretter nye tavler eller prosjekter. Vanligvis er det én person som vet hvordan det gjøres, og så er vedkommende borte. Da stopper prosjektstarten opp.

Det beste og verste med Jira er arbeidsflytene. Du kan definere regler, og verktøyet lar deg ikke gjøre ting som bryter med arbeidsflyten. Du kan ikke flytte et kort forbi et trinn hvis du ikke har fulgt arbeidsflyten. Det er utrolig frustrerende som prosjektleder, men når det gjelder å sikre at alle trinnene blir utført, kan det være svært kraftig.

James Rose:

Ja. Det er frustrerende i noen sammenhenger, men det kan også hjelpe deg med å styre prosessen. Vi snakket om å lede eksterne utviklere tidligere, og det er en konstant balansegang.

Ben Aston:

En ting jeg vet at du er svært opptatt av, er produktivitetstips. Du har nevnt Zapier-statistikken din. Du har automatisert 9 000 oppgaver eller noe sånt denne måneden. Hvilke av automatiseringene dine kan prosjektledere kopiere? Hvilke er favorittene dine, og hva automatiserer du for å øke produktiviteten?

James Rose:

Det er et flott spørsmål.

Ben Aston:

Du vet det kanskje ikke engang, fordi alt er automatisert og du har glemt at det finnes.

James Rose:

På en måte har du rett. Jeg har nylig gått gjennom alt fordi jeg får dette spørsmålet noen ganger. Jeg holder også på å lage et kurs om hvordan jeg bruker Zapier. Vanligvis fungerer det motsatt for meg: Du må vite hvordan du bruker Zapier, vite hva som er mulig, se på verktøyene du allerede bruker og finne ut hvilke arbeidsflyter du kan utløse, eller hvilke handlinger du kan utføre i disse verktøyene. Med den kunnskapen kan du bygge automatiseringer: Når dette skjer, skal noe annet skje.

I Jira hadde jeg for eksempel en automatisering som overvåket hver gang noen flyttet en funksjon eller feilretting fra én kolonne eller fase til en annen. Når den ble rullet ut til forhåndsproduksjonsserveren, samlet den alle funksjonene i en liste, omtrent som et sammendrag i Zapier, og la listen inn i Trello. Jeg bruker Trello til min egen personlige oppgaveliste og til å organisere livet.

Det opprettes et lite kort med alle funksjonene som ble rullet ut den siste uken. Jeg kan raskt se gjennom dem og lage en video om funksjonene. Det sparer meg for mye tid, fordi jeg ikke engang trenger å logge inn i Jira. Jeg ser bare hva som er rullet ut og kan lage en video som forklarer de nye funksjonene.

Ben Aston:

Det er fantastisk.

James Rose:

Det samme gjelder oppretting av dokumenter. Du har for eksempel nettopp blitt intervjuet i podkasten min. Da du bestilte intervjuet, svarte du på spørsmål om deg selv og temaer vi kunne snakke om. Zapier kan brukes til å opprette malbaserte dokumenter.

Jeg har en arbeidsflyt som dupliserer dokumentet og fyller ut informasjon som navnet ditt, opplysninger om nettstedet ditt og andre detaljer. Alt legges i et dokument som jeg kan bruke som hurtigreferanse under podkasten. Det er en stor tidsbesparelse. Det handler om mange små ting som dette.

Ben Aston:

Når du oppdager at du kopierer og limer inn informasjon, bør du sannsynligvis ikke gjøre det manuelt. Det finnes trolig en måte å få informasjonen inn uten at du gjør noe selv.

James Rose:

Dobbeltregistrering er et tydelig bruksområde. Hvis du legger inn den samme informasjonen i flere verktøy, bør det automatiseres. Det samme gjelder når du endrer noe basert på det som har skjedd i et annet verktøy. Hvis du for eksempel sender en e-post til noen, kan du måtte gå inn i CRM-systemet og flytte personen til stadiet «tilbud sendt». Slike ting kan enkelt automatiseres med verktøy som Zapier.

Ben Aston:

For oss gjelder det masterprogrammet i digital prosjektledelse. Alt er koblet til Pipedrive og Google Sheets, slik at ulike hendelser oppdaterer alt overalt. Vi slipper å kopiere og lime inn eller endre status flere steder når folk registrerer seg og betaler.

James Rose:

En god bruk av prosjektledelse er oversikter og instrumentpaneler. Mange velger prosjektstyringsverktøy basert på rapporteringen. Men du kan ofte lage dine egne instrumentpaneler ved å sende all aktivitet til et Google-regneark eller noe tilsvarende. Deretter kan du lage egne oversikter og rapporter som forteller deg nøyaktig det du trenger å vite hver dag.

Ben Aston:

Det er en god bruk av det. Sjekk ut Zapier – eller Zapier, som James sier.

James Rose:

Administrerende direktør kaller det Zapier, så jeg går for det.

Ben Aston:

Greit, du vinner. La oss snakke om Content Snare. Utfordringen for webutviklingsbyråer er å få innhold fra kunder, få riktig innhold, få det i tide og i riktig format. Det er et mareritt fordi kunder ofte ikke har tekstforfattere internt, eller fordi de har en million andre ting å gjøre, slik at dette havner nederst på prioriteringslisten. Fortell oss om Content Snare. Det er et arbeidsflytverktøy for innhold, men hva betyr det egentlig?

James Rose:

Det startet veldig enkelt. Den opprinnelige ideen var å fjerne e-posttrådene. Du ber kunden sende innholdet til hjemmesiden, og de sender en tredjedel eller halvparten. De sender et bilde som er altfor lite og en logo på 16 piksler. Alt kommer som vedlegg, så du må laste ned alt, legge det i kundemappen, be om nye bilder og forklare hvorfor innholdet ikke kan brukes. Deretter sender kunden noe annet med rød markering og en beskjed om å lenke et ord til en bestemt side. Vi har alle vært gjennom det.

Vi ender opp med enorme e-posttråder. Jeg har hatt flere som har vært så store at de låste Gmail. Når trådene blir over hundre e-poster lange, begynner Gmail å gå svært sakte og fryser på datamaskinen min. Det var ingen løsning, så jeg lette etter en. Alt jeg ønsket, var å ha alt på ett sted, vite hva som var ferdig, hva som trengte endringer, og kunne avvise innhold som ikke passet. Hvis vi ba om en overskrift og den var for kort eller for lang, kunne vi si at den måtte endres og sette en grense på for eksempel 100 tegn.

Det var dette vi bygget inn i produktet. Den første versjonen var i praksis et skjema. Kunden får tilgang via den samme lenken, kan komme tilbake når som helst og fortsette der han eller hun slapp. Det er ikke nødvendig å lagre noe; alt lagres automatisk mens kunden skriver. Kunden kan lukke nettleseren og komme tilbake senere, akkurat der han eller hun slapp.

Den viktigste delen var automatiske oppfølgingsmeldinger på e-post. Tidligere måtte jeg sette av tid hver uke til å se hvem vi ventet på, og sende meldinger som «Jeg ser at du har gjort denne delen, men ikke den andre. Kan du sende resten?» Content Snare sender disse oppfølgingsmeldingene for deg. På et grunnleggende nivå var det dette verktøyet gjorde.

Ben Aston:

Påminnelsesfunksjonen er svært kraftig, særlig når den kommer fra et verktøy. Som prosjektledere kan vi mase og mase på folk uten å få innholdet. Når systemet sender en e-post og sier at fristen er i morgen, blir det en nyttig påminnelse.

James Rose:

Da kan kundene på en måte skylde på verktøyet.

Ben Aston:

Ja.

James Rose:

Folk havner i to leire. Noen vil fortsatt sende e-post manuelt og slår av påminnelsene fordi de vil bruke sin egen personlige formulering. Andre synes det er bra for kunderelasjonen fordi de kan skylde på verktøyet. Kunden har ikke gjort jobben, men verktøyet sender automatisk en e-post. Sånn er det bare.

Ben Aston:

Hva står på veikartet for verktøyet? Hvordan ser du for deg at det skal utvikle seg?

James Rose:

Det er så mye. Jeg har sannsynligvis fem års utvikling på veikartet. Vi ser at de større byråene og virksomhetene som kommer til, trenger mer støtte for arbeidsflyter. Vi har nylig fått noen svært store selskaper som kunder, inkludert kjente merkenavn. Det var utrolig å se hva de brukte verktøyet til.

Vi lærer at folk trenger flere arbeidsflytfunksjoner, for eksempel flere samarbeidspartnere. Det kan være flere personer i en organisasjon som har ansvar for ulike deler av innholdet, enten ulike sider eller ulike seksjoner på hver side. Vi må tenke mye på hvordan dette kan gjøres på en enkel måte, fordi det alltid har vært viktig for oss at verktøyet skal være ekstremt enkelt for kundene.

Den neste store utgivelsen endrer måten kundene legger inn innhold på. Vi vil fokusere på én ting om gangen. Hvis bare ett innholdselement vises på skjermen om gangen, i stedet for et tradisjonelt skjema, blir det mindre overveldende. Den nye versjonen handler om å gjøre alt enklere. Deretter kommer funksjoner for arbeidsflyt og kommentarer, omtrent som i Google Dokumenter, der du kan merke personer i bestemte deler av innholdet.

Det handler om samarbeid, arbeidsflyt og å involvere flere personer. Det blir en stor oppgave, men vi skal få det til.

Ben Aston:

Når dere jobber med større selskaper, blir det en større utfordring. Du samarbeider kanskje med et markedsføringsteam, men de må jobbe internt med interessenter. Da oppstår spørsmålet om hvor de håndterer godkjenningsprosessen for innholdet før det kommer inn i verktøyet.

James Rose:

Godkjenning er en annen ting som ofte kommer opp. Akkurat nå er innholdet enten godkjent eller ikke godkjent. I fremtiden må vi legge til arbeidsflyter med flere trinn, der en leder kanskje må godkjenne innholdet, deretter administrerende direktør og så en markedsføringsansvarlig.

Ben Aston:

Det er morsomt. Som prosjektleder kan dette være noe av det mest frustrerende. Du tenker at du gjør jobben din, og at alt er klart på din side. Nettstedet er fylt med plassholdertekst og ser flott ut. Så venter du bare på kundene og ber dem gi deg det du trenger. Noen ganger er det tekst, andre ganger bilder eller video. Men uten innhold er prosjektet ikke ferdig.

Når det gjelder arbeidsflyt, innholdsstrategi og hvordan dette passer inn i innholdsarkitekturen, hvordan hjelper verktøyet byråer og kunder med å vurdere hvilket innhold de trenger på hvilke sider og hvordan innholdshierarkiet skal se ut?

James Rose:

Akkurat nå er det ganske enkelt. Strategien utarbeides et annet sted. Jeg vil ikke kalle det et komplett planleggingsverktøy ennå. Det handler egentlig bare om å definere sidene og hva som skal være på hver side.

Ben Aston:

Riktig.

James Rose:

En tidsbesparende funksjon er muligheten til å lagre deler som maler. Du kan lagre en hel side, deler av sider eller hele innholdsforespørselen du sender til noen. Et klassisk eksempel er et innledende spørreskjema eller et briefskjema. Noen bruker faktisk Content Snare til brief fordi briefene kan være ganske omfattende. De setter det opp som en mal og sender den til kunden, som kan fylle den ut over flere økter i stedet for å måtte gjøre alt på én gang.

Noen setter seg også ned med kunden mens Content Snare er åpent, bygger opp de ulike delene og sender det til kunden med én gang. Kunden kan deretter komme tilbake de neste ukene og fylle ut resten. Planlegging er noe jeg har tenkt mye på. Jeg tror vi kommer til å bygge et verktøy for nettstedskart der du kan planlegge et hierarki av sider. Når det gjelder hvor detaljert dette skal være, lager noen også trådskisser på dette tidspunktet. Jeg tror ikke vi skal være et trådskisseverktøy, siden det finnes mange gode verktøy for dette. Derfor ser vi på integrasjoner med andre verktøy for trådskisser.

Ben Aston:

Content Snare fyller et tomrom i prosessen. Du trenger innhold fra kunden for å få noe publisert, og hvis du vil unngå frem-og-tilbake-kommunikasjon på e-post eller en million Google Dokumenter der ting forsvinner, kan du prøve contentsnare.com og se hvordan det fungerer i prosjektene dine. James, tusen takk for at du ble med oss i dag.

James Rose:

Ben, det har vært fantastisk. Tusen takk.

Ben Aston:

Jeg lurer på hva du bruker til å håndtere innhold. Hvis du bruker et verktøy eller har en utrolig prosess, vil jeg gjerne høre om den. Kommenter på innlegget nedenfor og fortell oss hva du bruker og hvordan du håndterer det. Gå også til thedigitalprojectmanager.com og bli medlem. Der finner du 3 000 personer i Slack-teamet vårt som har interessante samtaler om innhold, utvikling og prosjektledelse med ulike verktøy.

Bli med på laget. Hvis du likte det du hørte i dag, kan du abonnere og bruke et par minutter på å legge igjen en anmeldelse. Vi vil gjerne vite hva folk synes. Takk for at du lyttet, så høres vi neste gang.