Che cos’è uno Sponsor di Progetto? Ruolo e Responsabilità

Cos’è uno Sponsor di Progetto?

Uno sponsor di progetto è un importante stakeholder che sostiene il tuo progetto, assicura la fattibilità del business case, garantisce le risorse finanziarie e di altro tipo e si assicura che il progetto sia allineato agli obiettivi aziendali.

Anche se non finanziano personalmente i progetti, sono uno stakeholder chiave che funge da collegamento tra i membri del team di progetto e la leadership esecutiva, e le loro responsabilità vanno oltre la semplice supervisione. 

Sponsor di Progetto vs Executive Sponsor vs Project Manager

Gli sponsor di progetto vengono spesso confusi con i project manager o con gli executive sponsor. Il ruolo dello sponsor di progetto è diverso da quello del project manager o dell’executive sponsor, anche se in alcuni casi possono esserci delle sovrapposizioni rispetto alla tutela degli interessi degli stakeholder.

Perché hai bisogno di uno sponsor del progetto

Gli sponsor di progetto forniscono autorità, direzione e supporto organizzativo in tre modi chiave per aiutare i progetti a evitare ritardi e malintesi, soprattutto quando si gestiscono stakeholder difficili.

1. Navigare nella complessità organizzativa

Gli sponsor possono aiutare i project manager a orientarsi meglio nella complessità organizzativa, specialmente con progetti più ampi che spesso coinvolgono diversi dipartimenti, risorse e approvazioni da molti stakeholder, o anche trovando modi diplomatici per dire ‘no’ agli stakeholder. Eliminano la burocrazia e superano le lungaggini per facilitare un’esecuzione più fluida del progetto.

2. Ottenere accesso a budget, approvazioni e supporto

Gli sponsor aiutano i project manager ad accedere a budget adeguati, approvazioni e supporto interdipartimentale per restare all’interno del perimetro del progetto. Utilizzano la propria influenza per assicurare i finanziamenti e le risorse necessarie e possono ottenere maggiore supporto per una collaborazione più forte, riducendo la resistenza delle varie unità aziendali.

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3. Prendere decisioni strategiche

Lo sponsor può prendere decisioni a livello strategico in modo tempestivo per prevenire ritardi e mantenere il progetto in movimento. Senza uno sponsor, spesso i project manager si trovano ad affrontare queste sfide da soli, il che può portare a scadenze mancate, sforamenti di budget e persino al fallimento del progetto.

Chi può essere uno sponsor di progetto?

Tipicamente, uno sponsor di progetto è un dirigente senior o un responsabile di dipartimento con potere decisionale e influenza. Deve essere in grado di garantire risorse, prendere decisioni di alto livello e fornire guida strategica al team di progetto.

È inoltre essenziale che abbia un interesse diretto sui risultati del progetto e si impegni a fornire il supporto necessario affinché abbia successo.

Il ruolo dello sponsor di progetto si è evoluto nel tempo, soprattutto nelle organizzazioni agili e ibride. Oggi, in questi contesti, gli sponsor sono più coinvolti attivamente, lavorando a stretto contatto con i team di progetto per garantire un supporto e una guida continui con una crescente enfasi sulla collaborazione e la flessibilità per aiutare i team ad adattarsi ai cambiamenti e generare valore.

Esempi di sponsor di progetto

Questi scenari reali possono aiutarti a comprendere meglio cosa significa essere sponsor nella pratica.  

VP of engineering in una società tecnologica in rapida evoluzione

Obiettivo: Il Vicepresidente dell’Engineering ha assunto il ruolo di sponsor del progetto per implementare una nuova piattaforma di sviluppo che ottimizzasse i processi, aumentasse la produttività e favorisse l’innovazione. Il ruolo del VP non era solo cerimoniale: ha partecipato attivamente, offrendo supervisione al progetto e aiutando a superare sfide tecniche complesse per mantenerlo in linea con gli obiettivi. 

L’intervento del VP ha permesso al project manager di ottenere quanto segue:

• Assicurare le risorse necessarie e il coinvolgimento dei vari dipartimenti.
• Consentire al project manager di prendere rapidamente decisioni informate e affrontare i problemi prima che si aggravassero o compromettessero il progresso del progetto.
• Promuovere una cultura di collaborazione e innovazione, nonché senso di appartenenza e responsabilità tra i team. 
• Contribuire a mantenere alto il morale e la motivazione. 

Risultati: L’implementazione della nuova piattaforma di sviluppo ha centrato gli obiettivi prefissati, rappresentando un nuovo punto di riferimento per i progetti futuri.

Direttore dei programmi nel settore non profit

Obiettivo: In un'organizzazione non profit dedicata allo sviluppo della comunità, un direttore di programma ha assunto il ruolo di sponsor di progetto per una nuova iniziativa comunitaria volta a migliorare l'istruzione locale, coinvolgendo molteplici stakeholder come scuole locali, leader della comunità e volontari.

Il coinvolgimento dello sponsor ha aiutato il project manager a ottenere i seguenti risultati:

• Ha ottenuto finanziamenti e risorse e si è impegnato attivamente con la comunità per costruire fiducia e supporto a favore dell'iniziativa. 
• Ha unito gruppi eterogenei e creato un ambiente collaborativo. 
• Ha aiutato il project manager a gestire varie sfide e ad allineare il progetto alle esigenze e aspettative della comunità. 
• Ha contribuito a mantenere un dialogo aperto con tutti gli stakeholder per affrontare le preoccupazioni e apportare le necessarie modifiche al piano di progetto. 

Risultati: Questo approccio proattivo alla gestione dei progetti nel non profit ha mantenuto il progetto in carreggiata e ne ha migliorato l'impatto complessivo, permettendo di raggiungere gli obiettivi immediati e rafforzando la reputazione e la credibilità dell'organizzazione.

Vantaggi di avere uno sponsor di progetto

Avere uno sponsor di progetto offre numerosi vantaggi preziosi, tra cui:

• Garantire che il tuo progetto sia allineato con gli obiettivi strategici e fornisca il supporto necessario al loro raggiungimento. Secondo Harvard Business, HR e IT manager affermano che il 67% dei progetti fallisce per mancanza di allineamento con gli obiettivi strategici dell'organizzazione. 
• Assicura il sostegno degli stakeholder e aiuta il tuo progetto a fornire valore agli stessi. 
• Agevola l'escalation rapida dei problemi e migliora il processo decisionale.  
• Fornisce approvazione e convalida sulle risorse necessarie per il successo del progetto. Le organizzazioni con sponsor di progetto attivi hanno il 40% di probabilità in più di completare i progetti nei tempi previsti e rispettando il budget.
• La loro autorevolezza permette di prendere decisioni ad alto livello in tempi rapidi, prevenendo ritardi e mantenendo il progetto sulla giusta rotta.

Svantaggi o sfide nell'avere uno sponsor di progetto

Sebbene il coinvolgimento di uno sponsor possa offrire vantaggi significativi, esistono alcuni potenziali svantaggi e sfide:

• Sponsor poco coinvolti possono causare ritardi: Se uno sponsor è poco presente, questo può creare confusione per te, il tuo team e gli stakeholder, portando a ritardi e mancanza di supporto. Chiarisci il ruolo che intende ricoprire all'inizio del progetto per garantire che possa e voglia fornire il giusto supporto a te e al progetto, e mantieni comunicazioni e incontri regolari per confermarne il coinvolgimento e il supporto nel tempo.
• Priorità in contrasto tra sponsor e team: Supponiamo che lo sponsor dia priorità al risparmio mentre il team di progetto si concentra sulla qualità dei risultati; ciò rischia quasi sicuramente di causare disallineamenti, incomprensioni e potenziali conflitti. Stabilite una comunicazione chiara e un allineamento attraverso riunioni regolari, report di stato e discussioni aperte su priorità e obiettivi.
• Un coinvolgimento eccessivo può portare al micromanagement da parte dello sponsor. Questo rischia di generare micromanagement. Sebbene il coinvolgimento dello sponsor sia fondamentale, un'interferenza eccessiva può influenzare come deleghi i compiti o la capacità del team di svolgere efficacemente i propri incarichi e traguardi. Per ridurre questo rischio, stabilisci ruoli e responsabilità chiari e delimita i confini dell'intervento dello sponsor. Un riscontro reciproco e regolare aiuta anche a garantire il supporto evitando ingerenze eccessive.

Come iniziare con la sponsorship di progetto

Il processo per ottenere il sostegno di uno sponsor di progetto inizia con questi passi.

1. Identifica uno sponsor potenziale

Trova un dirigente senior o responsabile di reparto che abbia l'autorità e l'influenza necessarie per sostenere il tuo progetto. Dovrebbe avere interesse per il successo del progetto e comprendere chiaramente gli obiettivi organizzativi che si intendono raggiungere. 

2. Ottieni il loro impegno

Dimostra il valore del progetto e il suo allineamento con gli obiettivi strategici per ottenere il loro sostegno e impegno. Utilizza presentazioni formali, proposte dettagliate o incontri individuali che evidenzino i benefici e il potenziale ritorno sull'investimento.

3. Fissa le aspettative e definisci il loro ruolo

Definisci le loro responsabilità, come la fornitura di risorse, l'offerta di orientamento strategico e il prendere decisioni di alto livello. Stabilisci questi parametri fin dall'inizio per evitare confusione o disallineamento con l'avanzare del progetto. 

4. Comunica regolarmente

Programma incontri regolari, che siano settimanali o bisettimanali, per assicurarti che lo sponsor sia sempre aggiornato sugli sviluppi del progetto e possa fornire feedback tempestivi quando necessario, così da mantenere il progetto sulla giusta strada e nei tempi previsti.

5. Supporta il tuo progetto con gli strumenti, i modelli o le checklist giusti 

Con gli strumenti e le risorse appropriate, puoi semplificare la comunicazione, condurre una mappatura delle dipendenze, monitorare i progressi e garantire che il tuo team di progetto e lo sponsor siano allineati. Ti suggerisco questi:

• Software di project management per gestire la gestione degli stakeholder, la comunicazione, la collaborazione e la gestione delle risorse, al fine di evitare colli di bottiglia, mantenere tutto fluido e aumentare produttività e visibilità.
• Modelli per report di avanzamento, agende delle riunioni e registri delle decisioni. Questi possono aiutare a documentare i flussi di approvazione e mantenere un flusso di comunicazione strutturato ed efficiente. 
• Checklist per assicurarsi che tutti gli aspetti critici della sponsorizzazione del progetto siano coperti, dall'impegno iniziale alla chiusura del progetto. Seguendo questi passi pratici, i project manager possono assicurarsi uno sponsor efficace e collaborare con lui, gettando le basi per il successo del progetto.

Best practice per la sponsorizzazione dei progetti

Ci sono diverse best practice che puoi seguire per lavorare con successo con uno sponsor di progetto. 

Scegli qualcuno nella tua organizzazione con reale influenza

Seleziona uno sponsor che abbia l’influenza necessaria per fornire al tuo progetto il supporto di cui ha bisogno per raggiungere un risultato di successo, come assicurare risorse, gestione degli stakeholder, prendere decisioni di alto livello e fornire una guida strategica. 

Effettua controlli continui e frequenti

Programma controlli regolari e continui, siano essi incontri formali o aggiornamenti informali, per mantenere il tuo sponsor di progetto coinvolto e informato.

Sii trasparente

Uno sponsor può aiutarti solo se sei completamente trasparente e tempestivo. Evita di nascondere cattive notizie o di non ammettere errori. Questo peggiora solo la situazione e porta a una perdita di fiducia. Sii responsabile.  

Offri formazione sulle metodologie agili o di project management (se necessario)

Se lo sponsor non conosce queste metodologie, offri formazione o coaching su agile o project management per assicurarti che comprenda il proprio ruolo e possa offrire un supporto efficace.

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