Miksi projektinhallinta on pohjimmiltaan yrittäjämäinen rooli
DPM:n toimittajana minulla on ilo keskustella toimitusjohtajien ja projektipäälliköiden kanssa heidän kokemuksistaan ja alan tulevaisuutta koskevista ennusteistaan. Näissä keskusteluissa nousee jatkuvasti esiin yksi ajatus: projektipäällikkö yrittäjänä — tai, kuten eräs asiantuntija asian ilmaisi, ”mini-CEO:na”.
Tätä näkökulmaa on vaikea sivuuttaa. Kun tekoäly vie projektipäälliköitä taktisesta strategiseen ja teknologian kuluttajista rakentajiksi, yrittäjämäinen projektipäällikkö alkaa näyttää vähemmän kielikuvalta ja enemmän tehtävänkuvaukselta.
Niinpä päätin selvittää asiaa — keskustelemalla useiden alan johtajien kanssa siitä, mitä käytännössä tarkoittaa, että projektipäälliköt johtavat projekteja samalla tavalla kuin perustajat ja toimitusjohtajat johtavat organisaatioita.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
”Mini-CEO:n” nousu
Project Revolutionin johtajuus- ja projektipäällikkökouluttaja Jeremiah Hammon on työskennellyt alalla yli 20 vuotta — ja hänellä on rohkea ennuste tehtävän tulevaisuudesta. ”Tehtävä tulee muistuttamaan enemmän mini-CEO:n tehtävää”, hän sanoo ja väittää, että ammattikunta on jo pitkään vähätellyt itseään.
Hänen mukaansa projektipäälliköt sijoitetaan liian usein kapeisiin toteutusrooleihin, vaikka heidän todellinen laajuutensa on paljon suurempi: ”Monet meistä työnnetään pieneen nurkkaan, ja meille sanotaan, että meidän pitää vain toteuttaa asioita — vaikka todellisuudessa olemme strategisia johtajia.”
Monet meistä työnnetään pieneen nurkkaan, ja meille sanotaan, että meidän pitää vain toteuttaa asioita — vaikka todellisuudessa olemme strategisia johtajia.
Tämä uudelleenmäärittely ei ole vain motivoivaa puhetta. Hammonille sillä on suoria vaikutuksia siihen, miten projektipäälliköt toimivat liiketoiminnan kanssa: ”Meidän on ymmärrettävä taloudelliset tavoitteet. Kun ymmärrämme ne, voimme tehdä päätöksiä, jotka tuottavat arvoa organisaatiolle, yritykselle ja myös asiakkaille.”
Vision luominen, sitoutumisen saavuttaminen ja johtaminen ilman täyttä omistajuutta
Jos projektinhallinta on yrittäjämäinen toimintatapa, tehtävänkuvaus muistuttaa paljon toimitusjohtajan tai perustajan tehtävänkuvausta: vision luominen, sitoutumisen saavuttaminen ja tulosten aikaansaaminen ilman täyttä omistajuutta — nämä ovat keskeisiä osaamisalueita, joihin Hammon palaa yhä uudelleen.
”Kun meille annetaan projekti, meidän on luotava tiimin jäsenille visio, jotta he sitoutuvat siihen”, hän sanoo. ”Meidän on oltava todella hyviä johtamisessa, viestinnässä ja vision luomisessa sekä kerrottava tiimin jäsenille paitsi se, mitä meidän on saavutettava, myös se, millaisiksi meidän on tultava saavuttaaksemme sen.”
Ja kuten millä tahansa yrittäjällä, projektipäälliköllä on harvoin ohjia käsissään kaiken suhteen. ”Emme hallitse mitään”, Hammon sanoo suoraan. ”Meidän on pystyttävä vaikuttamaan siihen.”
Emme hallitse mitään. Meidän on pystyttävä vaikuttamaan siihen.
Liiketoiminnan ymmärtäminen — ei vain projektin
Tässä mini-CEO-vertauksesta tulee kiinnostavimmillaan. Toimitusjohtaja ei ainoastaan johda toteutusta — hän vastaa tuloksista ja tekee päätöksiä sen perusteella, mikä on liiketoiminnalle hyväksi. Parhaat projektipäälliköt toimivat samoin. Ongelma on, etteivät monet toimi.
UW Medicinen Enterprise PMO -yksikön johtaja Bill Dow ilmaisee asian suoraan: ”Meillä on paljon projektipäälliköitä, jotka vain rastittavat ruutuja. Mutta arvo on strategiassa. Arvo on päätöksenteossa. Tiedätkö todella, mitä projektia johdat? Et vain mitkä riskit ovat ja mikä aikataulu on — tiedätkö liiketoimintatuloksen, sijoitetun pääoman tuoton?”
Kyseessä on terävä kysymys, ja vastauksella on merkitystä. Kun projektipäällikkö ymmärtää projektin taustalla olevan liiketoimintatuloksen, se muuttaa tapaa, jolla hän tekee jokaisen päätöksen projektin aikana. Mantegoran perustaja ja toimitusjohtaja Bruno Morgante kuvaa tätä näkökulman puutteena ja kehottaa projektipäälliköitä: ”Lopettakaa projektien tarkasteleminen ainoana asiananne. Projektisi on aina pieni pala suuresta palapelistä. Alkakaa tarkastella kokonaisuutta.”
Älä pidä projekteja ainoana asianasi. Projektisi on aina pieni pala suuresta palapelistä. Ala tarkastella kokonaiskuvaa.
Emmanuels Magaya, Project Managers African perustaja, ilmaisee asian mahdollisimman yksinkertaisesti: "Viime kädessä autat yritystä ansaitsemaan rahaa. Sinun täytyy ajatella projektisuunnitelmaa laajemmin, sidosryhmien perässä juoksemista laajemmin ja pohtia, miten työsi todella auttaa yritystä hankkimaan lisää asiakkaita ja palvelemaan asiakkaita paremmin." Rutiininomaisesti toimiva PM ei koskaan pääse tähän asti. Yrittäjähenkinen PM ei koskaan unohda sitä.
Yrittäjyys on sisäänrakennettu moniin PM-menetelmiin
Hammonin mukaan PM-työn ja yrittäjäajattelun yhteys ei ole uusi — se on sisäänrakennettu menetelmään. "Projektinhallinta sopii täydellisesti yrittäjyyteen", hän sanoo.
Projektinhallinta sopii täydellisesti yrittäjyyteen.
Hän viittaa Scrumiin todisteena: "Maailman menestynein ja suorituskykyisin moottori on Scrum-viitekehys. Ja kun ihmiset ryhtyvät yrittäjiksi, he näkevät ennen kaikkea sen, mikä vie yritystä eteenpäin — menestyneimmät ihmiset käyttävät Scrumia." Ei ole sattumaa, että Scrumiin ja muihin ketteriin menetelmiin viitataan usein suosituissa yrittäjyyskirjoissa, kuten teoksessa Lean Startup – koska ne nopeuttavat yrittäjyyspolkua.
Tekoälyn aikakaudella kaksi asiaa on kuitenkin muuttunut ketteryydessä: iteraatioiden nopeus ja se, kuka iteraatioita tekee. Tekoäly ei ole ainoastaan lyhentänyt idean ja ratkaisun julkaisemisen välistä etäisyyttä, vaan se on myös mahdollistanut teknologiaratkaisujen julkaisemisen muillekin kuin kehittäjille.
Miten tekoäly vauhdittaa yrittäjähenkistä PM:ää
Äskettäin keskustelin PM:ien kanssa vibekoodauksesta — työkalujen rakentamisesta tekoälyn avulla — ja havaitsin käytännössä, että yrittäjävaisto näkyy tässä kaikkein selvimmin: tunnista puute, rakenna ratkaisu ja saa ihmiset ottamaan se käyttöön.
Aniket Ghonge, Amazonin vanhempi toimitusketjupäällikkö, huomasi, että hänen CRM-järjestelmästään puuttuivat hänen tiiminsä tarvitsemat erikoisominaisuudet ja että tämä aiheutti hänelle tuntikausien manuaalisen työn joka viikko. Hänen reaktionsa oli klassisen yrittäjähenkinen: hän tunnisti ongelmakohdan, vahvisti idean toimivuuden, rakensi ratkaisun ja sai kollegansa ottamaan sen käyttöön. "Siinä vaiheessa rakensin älykkään perehdytyksen hallintapaneelin", hän selittää, "mikä vähensi tuhansien tilien parissa tekemäni 18 tunnin työmäärän alle tuntiin."
Dixie Willard, Poised & Plumbin perustaja ja projektien päästrategi, lähestyi asiaa samalla tavalla, mutta eri näkökulmasta. Työskenneltyään vuosia sisustussuunnittelun parissa hän törmäsi jatkuvasti työnkulun puutteisiin, joita valmiit ohjelmistot eivät pystyneet täyttämään. "Suunnittelijat voisivat hyödyntää monia asioita, joita ei yksinkertaisesti ole olemassa", hän sanoo. Niinpä hän rakensi ne itse — omat työkalut, jotka hänen tiiminsä on sittemmin ottanut käyttöön.
Mitä tämä tarkoittaa PM-osaamista kehittäville johtajille?
Jos PM-rooli on pohjimmiltaan yrittäjähenkinen, nuorempien PM:ien kehittäminen tarkoittaa muutakin kuin työkalujen ja prosessien opettamista — se tarkoittaa sellaisen ajattelutavan rakentamista, joka pystyy toimimaan ilman valmista toimintamallia.
Kaikki alkaa siitä, mille johtajat altistavat PM:nsä. ZeroGPT:n toimitusjohtaja Rawad Baroud kuvailee harkittua muutosta tavassa, jolla hän kehitti omaa tiimiään: "Lopetin strategisen kehityksen pitämisen asiana, joka tapahtuu projektin hyväksymisen jälkeen. Sen sijaan aloin ottaa projektipäälliköt mukaan keskusteluihin jo ennen projektien olemassaoloa — vaiheessa, jossa johtajat vielä pohtivat prioriteetteja, kompromisseja ja liiketoimintavaikutuksia." Yrittäjähenkinen PM ei odota, että projekti putoaa hänen syliinsä. Hän on jo siinä huoneessa, jossa päätös tehdään.
Aloin ottaa projektipäälliköt mukaan keskusteluihin ennen kuin projekteja oli edes olemassa – silloin kun johtajat vielä keskustelivat prioriteeteista, kompromisseista ja liiketoimintavaikutuksista.
Se tarkoittaa myös tietämistä, milloin astua taakse. Travis Rieken, Easy Icen markkinoinnin vanhempi johtaja, ilmaisee selkeästi, mitä se edellyttää: "Tavoitteena ei ole projektipäällikkö, joka toteuttaa ajattelusi todella hyvin. Tavoitteena on projektipäällikkö, joka ajattelee hyvin ilman sinua huoneessa." Tällainen itsenäisyys ei kehity valvontaa lisäämällä — se kehittyy sitä vähentämällä.
Brincin APAC-alueen osakasjohtaja Guillermo Ginesta huomasi, että yksi tehokkaimmista tavoista nopeuttaa tätä kehitystä oli muuttaa sitä, mitä hän pyysi projektipäälliköiltään tuomaan hänelle: "Älä tuo minulle ensin ongelmaa. Tuo minulle päätös, joka asiakkaan on tehtävä, odottamisen seuraus ja suosittelemasi seuraava askel."
Mitä seuraavaksi
Rastiruutuprojektipäällikkö on aina ollut arvokas. Mutta rastiruutuprojektipäällikkö on myös helpoimmin korvattavissa — paremman prosessin, älykkäämmän työkalun tai yhä useammin tekoälyn avulla. Vaikeammin korvattavaa on harkintakyky. Strateginen ajattelu. Kyky astua huoneeseen, ymmärtää, mitä liiketoiminta todella tarvitsee, ja johtaa ihmisiä kohti lopputulosta, jota varten kukaan ei antanut sinulle valmista suunnitelmaa.
Se ei ole projektinhallinnan taitokokonaisuus. Se on yrittäjämäinen taitokokonaisuus.
Haluatko lisää tällaisia näkemyksiä? Luo ilmainen DPM-tili kuullaksesi lisää tällaisten asiantuntijoiden ajatuksia.
