Tekoäly projektinhallinnassa: Kuinka turvassa työsi on?
Tekoäly huolestuttaa nykyään monia projektipäälliköitä, eikä syyttä. Vastaamme polttaviin kysymyksiisi siitä, kuinka suuren osan projektipäällikön työstä tekoäly voi tehdä ja korvaako se projektipäälliköt kokonaan. Lisäksi kerromme, kuinka voit valmistautua tämän uuden teknologian aiheuttamiin muutoksiin.
Onko tekoäly (AI) tekemässä projektinhallinnan työpaikoista tarpeettomia? Vuonna 2019 asiantuntijat arvioivat, että tekoäly ottaa hoitaakseen yli 80 % projektinhallinnan tehtävistä vuoteen 2030 mennessä—ja tämä tapahtui ennen ChatGPT:tä.
Kuten opin raportoidessani tekoälyn vaikutuksesta yliopistojen tietojenkäsittelytieteen laitoksiin The Atlanticille, kun yritetään ennustaa, kenen työpaikat ovat turvassa uusilta teknologioilta, eilinen vallitseva käsitys ”tulevaisuudenkestävistä” taidoista on nykyään avoin kysymys.
Tosiasia on, että projektipäälliköt kuuluvat ihmisryhmään, johon tekoäly todennäköisimmin vaikuttaa: korkeakoulutettuihin ja hyvin palkattuihin työntekijöihin. Tämä on jyrkkä käänne verrattuna aiempiin ennusteisiin, joiden mukaan tietotyöntekijät olisivat vähemmän alttiita teknologian aiheuttamalle automatisoinnille.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Se ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki toivo olisi menetetty. Päinvastoin: haastattelemani teknologia-asiantuntijat olivat vakuuttuneita siitä, että tekoälytyökalut voivat parantaa monien ammattilaisten työelämää vähentämällä puurtamiseen kuluvaa aikaa ja raivaamalla tietä innovaatioille.
Projektipäälliköt, jotka omaksuvat nämä työkalut sen sijaan, että pelkäisivät niitä, ovat hyvin varustautuneita ohjaamaan uraansa—ja tiimejään—tulevien teknologisten mullistusten läpi tavoilla, jotka voivat mullistaa koko alan.
Tekoälyn käytön eturintamassa projektinhallinnassa olevat ihmiset jakavat keskenään samanlaisen näkemyksen: tekoäly korvaa tehtäviä, ei ihmisiä.
Vaikka näyttää todennäköiseltä, että generatiivinen tekoäly ottaa hoitaakseen monia tavallisen projektipäällikön hallinnollisia tehtäviä, kuten aikataulutuksen sekä budjettien ja riskilokien hallinnan, nämä tehtävät ovat toissijaisia projektipäällikön tärkeimpään tehtävään verrattuna: ihmisten johtamiseen. Tämä palapelin osa—inhimillinen osa—jää tekoälyn tiedonkäsittelykykyjen ulkopuolelle.
I’ll cover:
Tekoäly on vain niin hyvä kuin sitä käyttävä henkilö
“Jokainen Tony Starkin tunteva tietää, että hänellä oli tekoäly nimeltä J.A.R.V.I.S. … ja yksi asia, joka teki J.A.R.V.I.S.:n tuotoksista niin erinomaisia, oli se, kuinka hyviä Tony Starkin kehotteet olivat”, sanoo Joshua Ananaba, Lagosissa Nigeriassa toimiva yrittäjä ja digitaalisten ohjelmien projektipäällikkö. “Se, mitä Tony käski J.A.R.V.I.S.:n tehdä, oli aina hyvin yksityiskohtaista. Juuri se antoi J.A.R.V.I.S.:lle valmiudet luoda hienoja asioita.”
Ananaban näkemyksen mukaan J.A.R.V.I.S. tarjoaa enemmän kuin oivaltavan vertauskuvan tämän päivän tekoälyn kehitykselle. Kuvitteellinen tekoäly muistuttaa inhimillisen kosketuksen välttämättömyydestä tosielämän vuorovaikutuksessa uusien teknologioiden kanssa.
Toisin sanoen tekoälyä ei pitäisi nähdä eksistentiaalisena uhkana, vaan luotettavana apurina.
“Autamme heitä auttamaan meitä tekemään työmme paremmin”, sanoo Matthew Fox, Denverissä Coloradossa toimiva itsenäinen projektipäällikkö. “Eikä kyse ole siitä, että tekoälytyökalut korvaisivat jonkun meistä. Vaan siitä, että me, jotka käytämme tekoälytyökaluja, tulemme korvaamaan ne, jotka eivät käytä niitä.”
Ensimmäiset omaksujat sukeltavat mukaan
Siirtyminen tekoälyn aikakauteen alkaa uteliaisuudesta. Monet alan johtajat kokeilevat jo tekoälytyökalujen käyttöä työnkulkujen ja prosessien nopeuttamiseksi sekä haluttujen projektitulosten saavuttamisen helpottamiseksi. Jotkut näkevät jo nämä uudet teknologiat välttämättömänä lisänä projektipäällikön työkalupakkiin.
Annie MacLeod, Project Management GameBoardin perustajajäsen Kelownassa Brittiläisessä Kolumbiassa ja yli 30 vuoden kokemuksen omaava projektijohtamisen alan ammattilainen, kuuluu innokkaisiin varhaisiin omaksujiin. Hän näkee nykyisen tekoälyvallankumouksen paremman muutoksen vauhdittajana. ”Uskon, että se voi tuoda parhaat käytännöt monien projektipäälliköiden tilanteisiin”, hän sanoo.
Esimerkkinä MacLeod kertoo näkevänsä usein, kuinka hänen projektijohtamisen opiskelijansa tai valmennusasiakkaansa törmäävät projektijohtamisen esteeseen, jonka ratkaisua on vaikea löytää projektin monien liikkuvien osien sekamelskasta.
ChatGPT:n avulla toimivat generatiivisen tekoälyn ohjelmat sekä ChatGPT itsessään voivat olla hyödyllisiä, kun ideoidaan erilaisia lähestymistapoja ongelmien ratkaisemiseen. ”Jos minulla on projektiryhmä, joka ideoi ratkaisuja ongelmaan, voin kysyä tekoälyltä, mitä mahdollisia ratkaisuja on olemassa, ja pyytää sitten ryhmää rajaamaan vaihtoehtoja ja kehittelemään niitä eteenpäin”, MacLeod sanoo.
Jos minulla on projektiryhmä, joka ideoi ratkaisuja ongelmaan, voin kysyä tekoälyltä, mitä mahdollisia ratkaisuja on olemassa, ja pyytää sitten ryhmää rajaamaan vaihtoehtoja ja kehittelemään niitä eteenpäin.
MacLeod myös hyödyntää tekoälyä tunnistaakseen mahdollisia puutteita tiimin kyvyssä saada työt toimitetuiksi. Hän kysyy toisinaan chatbotilta, mitä taitoja hänen tiiminsä tarvitsee ongelmanratkaisun tueksi. Tämän jälkeen hän voi arvioida, onko hänen tiiminsä jäsenillä tarvittavat taidot käytettävissään, ja päättää, miten vastuut jaetaan.
Hän voi myös päättää, onko tiettyjen tehtävien ulkoistaminen toimeksisaajille järkevää. Tämä prosessi vaatii vahvaa inhimillistä ja ammatillista harkintaa—tekoälyn ehdotukset ovat melko yleisluontoisia—mutta harjoitus auttaa pääsemään yli projektin laajuuden määrittämisen ”tyhjän sivun” vaiheesta.
Tekoäly pakottaa strategiseen ajatteluun
Sen lisäksi tekoäly tarjoaa hyödyn, joka on vähemmän teknologian sivutuote ja enemmän teknologian mahdollistaman inhimillisen potentiaalin tulosta. Jotta tekoälyltä saadaan alun perin hyödyllisiä tuloksia, PM:ien on esitettävä oikeat kysymykset. Se tarkoittaa pysähtymistä pohtimaan, miten projektin kukin osa sopii kokonaisuuteen ja miten yksi komponentti voisi logistisesti syöttää tietoa seuraavalle.
Jotta tekoälyltä saadaan alun perin hyödyllisiä tuloksia, PM:ien on esitettävä oikeat kysymykset.
Toisin sanoen jo pelkkä tekoälyn hyödyntäminen edellyttää PM:iltä kokonaiskuvan strategisen ajattelun taitojen hiomista ja mahdollisten ongelmien ja ratkaisujen läpikäymistä sekä kunkin vaiheen välisten yhteyksien huomioimista.
“Projektit etenevät valtavan usein ongelmasta ratkaisuun niin, ettemme tee siinä välissä kotiläksyjä emmekä asianmukaista suunnittelua”, MacLeod sanoo – ilmiö, joka saattaa selittää, miksi suurta osaa projekteista ei saada onnistuneesti päätökseen. Tekoälyn nopeuttaessa projektien suunnitteluprosessia MacLeod arvelee, että jatkossa yhä useampi projekti saatetaan “tosiasiassa… toteuttaa suunnitelman mukaan”.
Thako Harris, Minneapolisissa toimivan luovan toimiston Skully Rebelsin operatiivinen johtaja, nostaa esiin vielä suoraviivaisemman tekoälyteknologian hyödyn: mahdollisuuden hyödyntää suuria määriä projektidataa projektien onnistumisasteen parantamiseksi.
Ei niin kaukaisessa tulevaisuudessa tekoälyohjelmat pystyvät tarjoamaan kattavan yleiskatsauksen aiemmista projekteista ja historiallisista tiedoista, mikä mahdollistaa tietoon perustuvammat päätökset budjeteista ja sidosryhmien työtunneista.
Tämä siirtymä vähentää arvailua ja tekee yrityksistä todennäköisesti kannattavampia – etenkin kun tekoälyä hyödyntävät projektinhallintatyökalut pystyvät vapauttamaan projektipäälliköt hallinnollisesta rutiinityöstä (ja ilmaiset tekoälyä hyödyntävät projektinhallintatyökalut poistavat kustannukset käyttöönoton esteenä). Joiltakin osin muutos muuttaa kuitenkin myös perustavanlaatuisesti PM:n työn luonnetta.
[PM:n] arvo tulee olemaan siinä, miten strategisesti yhdistät juuri sinun osaamisesi kaikkiin yrityksesi rakenteellisiin tekijöihin ja toimijoihin.
Tekoäly kykenee “yhdistämään ja syntetisoimaan tietoa raakavoimalla”, Harris selittää, mutta yksittäisen PM:n tehtävänä on “tulkita sitä strategisesti” ihmisten tasolla.
Hän ennakoi, että jokaisen PM:n on tulevaisuudessa välttämätöntä pystyä tarkastelemaan tiimiä ja selvittämään, miten kukin jäsen toimii – esimerkiksi pystyä sanomaan: “tämä henkilö on äreä, tämä henkilö on iloinen, nämä kaksi käyvät toistensa hermoille, koska heidän luonteensa eivät oikein sovi yhteen kello 9.00 aamulla”, Harris sanoo. “Jos pystyt työskentelemään tekoälyn kanssa ja [miettimään] tarkasti, miten kaikki työskentelevät yhdessä, uskon, että siinä on voittava yhdistelmä.”
Miten projektipäälliköt voivat auttaa tekoälyä auttamaan itseään
Tämä palauttaa meidät takaisin aloittamaamme kaksiteräiseen kysymykseen: ovatko generatiivisten tekoälyohjelmien kyvyt – ja rajoitukset – saavuttaneet sellaisen kehittyneisyyden tason, että ne uhkaavat tehdä projektipäälliköistä tarpeettomia työelämässä.
Puhtaasti teknologisesta näkökulmasta vastaus on ehdottomasti ei; generatiivinen tekoäly ei ole vielä riittävän ”älykäs” hallitakseen projekteja itsenäisesti. Aivan kuten projektinhallinta perustuu ihmisten väliseen vuorovaikutukseen, tekoälyjärjestelmien hyödyntäminen edellyttää huolellista ihmisen antamaa ohjausta.
Tekoäly oppii parhaillaan. Tästä hetkestä ehkä seuraavan vuosikymmenen ajan tekoäly tulee edelleen oppimaan. Ja yksi asia, jonka koen jokaisen ammattilaisen velvollisuudeksi, on oppia tekoälyn kanssa ja oppia luomaan kehotteita, jotka auttavat tekoälyä kehittymään ja suoriutumaan paremmin.
Tämä tarkoittaa ennakoivaa toimintaa tekoälytyökalujen käyttöönotossa aiemmin kuvattujen projektinhallintatehtävien tukena – ideoinnissa, suunnittelussa sekä aikataulujen ja budjettien kaltaisten hallinnollisten yksityiskohtien hallinnassa – ja niiden projektinhallintataitojen ja tehtävien vahvistamista, joita tekoäly ei pysty jäljittelemään.
Asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että projektinhallinnan ihmiset etusijalle asettavat ja strategiaan keskittyvät osa-alueet eivät ole ainoastaan taitoja, joita tekoäly ei pysty jäljentämään, vaan niistä tulee jatkossa koko alan keskeinen painopiste.
Näihin taitoihin kuuluvat ongelmanratkaisu ja kriittinen ajattelu, osallistava johtaminen, strateginen ajattelu, päätöksenteko paineen alla ja ennen kaikkea viestintä – ei vain muiden ihmistiimin jäsenten kanssa, vaan myös tekoälytyökalujen kanssa projektin toteutuksen eri vaiheissa.
Oikeiden kysymysten esittäminen hyödyllisten vastausten saamiseksi tekoälyalustoilta on ehkä hieman ironisesti pohjimmiltaan inhimillinen taito, jota jokaisen projektipäällikön on alettava kehittää.
Keskustele tekoälyn roolista projektinhallinnassa ja siitä, miten (tai käytätkö ylipäätään) sitä päivittäisessä työssäsi satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa – liity jäseneksi ja osallistu keskusteluun Slack-yhteisössämme!
