Projektipäälliköt paljastavat parhaat muistiinpanostrategiansa
Tarkkojen ja tiiviiden muistiinpanojen tekeminen kokouksissa ei ole mikään pieni saavutus. Kaiken arvokkaan tallentaminen on vaikeaa – ihmiset puhuvat nopeasti, joskus on vaikea tietää hetkessä, mikä on tärkeää, ja kokous saattaa hypellä eri aiheiden välillä.
Tätä käsiteltiin hiljattain Reddit-ketjussa r/projectmanagement-subredditissä. Muistiinpanojen tekeminen ja niiden jakaminen oikeille henkilöille jälkikäteen on usein merkittävä osa projektipäällikön tehtävää.
Vaikka projektipäälliköllä olisi apunaan koordinaattori, en ole koskaan tavannut projektipäällikköä, jolla ei olisi tähän tarvittavia organisointi-, priorisointi- ja päätöksentekotaitoja.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Käyn läpi joitakin ratkaisuja muistiinpanojen tekemisen helpottamiseksi projektipäälliköiden ketjussa esittämien näkemysten pohjalta.
Miksi tehokkaiden muistiinpanojen tekeminen on niin vaikeaa?
Muistiinpanojen tekeminen jää usein projektipäällikön vastuulle, vaikka siitä, pitäisikö näin olla, keskustellaan jonkin verran (palaan tähän myöhemmin). Ketjun alkuperäinen aloittaja tiivistää asian näin:
Miten teet muistiinpanoja kokouksissa?
käyttäjältäu/Tronracer yhteisössäprojectmanagement
Tämä on vielä vaikeampaa, jos johdat samalla kokousta – sinun on tasapainoiltava kokouksessa sanotun seuraamisen ja toimenpiteiden kirjaamisen välillä. On kuitenkin olemassa muutamia strategioita, jotka helpottavat muistiinpanojen tekemistä.
Ratkaisu 1: Käytä tekoälytyökalua
On paljon työkaluja, jotka hyödyntävät tekoälyä muistiinpanojen tekemisen tukena. Yhden tällaisen työkalun käyttäminen voi poistaa tämän tehtävän kokonaan omalta vastuultasi. Työkalut kehittyvät jatkuvasti, joten tämän prosessin automatisointi helpottuu koko ajan.
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojectmanagement
Otter.ai ei kuitenkaan ole ainoa vaihtoehto.
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojectmanagement
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojectmanagement
Tärkeää: Tarkista yrityksesi tekoälyä ja kokousten tallentamista koskevat käytännöt. Monia toimialoja koskevat yksityisyyden suojaan ja tietoturvaan liittyvät säädökset. Voit myös joutua vaikeuksiin, jos rikot salassapitosopimuksia tai muita sopimuksia.
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojectmanagement
Jos et voi käyttää tekoälyä, saatat silti pystyä tallentamaan kokoukset tai tekemään niistä automaattisen tekstityksen (tarkista jälleen organisaatiosi käytännöt), jotta voit täydentää muistiinpanojasi jälkikäteen tiedoilla, jotka ovat saattaneet jäädä sinulta huomaamatta.
Kaikista eniten kannattaa välttää kokouksen tekstittämistä tai tallentamista ja palata sen jälkeen tekemään muistiinpanoja tallenteen perusteella.
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojectmanagement
Ratkaisu 2: Microsoft OneNoten käyttäminen
Jos et voi käyttää tekoälyä, tämä on seuraavaksi paras vaihtoehto.
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojektinhallinta
On tärkeää laatia kokoukselle esityslista. Näin varmistat paitsi sen, että pysyt käsiteltävissä asioissa, myös sen, että muistiinpanojen tekeminen helpottuu. Lisää muistiinpanosi suoraan esityslistan asiaankuuluvaan kohtaan – näin pysyt helpommin mukana keskustelun kulussa.
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojektinhallinta
Voit integroida OneNoten helposti sähköpostiisi, jotta kokousmuistiinpanojen jakaminen olisi vielä helpompaa (kun olet siistinyt ne).
Ratkaisu 3: Esityslistaan perustuvat muistiinpanot
Tämä on samankaltainen menetelmä kuin edellä, mutta ilman OneNotea se on hieman hankalampi.
Perusprosessi on seuraava:
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojektinhallinta
Kannattaa myös jakaa kokouksen aikana näyttösi, jossa näkyvät esityslista ja muistiinpanosi, ellei näytettävänä ole jotain muuta (esimerkiksi palautetta odottavia toimitettavia tuotoksia). Näin sinun ei tarvitse palata myöhemmin vahvistamaan muistiinpanoja muiden osallistujien kanssa – he näkevät muistiinpanosi ja voivat täsmentää asioita heti.
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojektinhallinta
Muista kuitenkin, että muistiinpanoja on vielä siistittävä ennen niiden lähettämistä eteenpäin.
4 muuta hyödyllistä vinkkiä muistiinpanojen tekemiseen
Tässä on vielä muutamia keskusteluketjusta poimittuja vinkkejä ja niksejä, jotka voivat auttaa tehostamaan prosessiasi.
Aseta kokoukset tärkeysjärjestykseen
Älä suhtaudu kaikkiin kokouksiin samalla tarkkaavaisuudella – priorisoi ne asianmukaisesti.
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojektinhallinta
Tee yhteenveto ryhmälle
Ennen kokouksesta poistumista tai uuteen esityslistan kohtaan siirtymistä kerro ryhmälle oma käsityksesi yhteenvedon muodossa varmistaaksesi, että kaikki ovat samaa mieltä ja samalla sivulla.
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojektinhallinta
Älä toimi muistiinpanojen tekijänä
Jos mahdollista, nimeä joku muu tekemään muistiinpanot, jotta voit keskittyä kokouksen vetämiseen.
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojektinhallinta
Tässä muutamia ideoita siitä, kenen pitäisi tehdä muistiinpanot sen sijaan:
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojektinhallinta
Kokeile RAID-lokia
Vaikka tästä käydäänkin jonkin verran keskustelua, RAID-lokit voivat olla tehokas muistiinpanoväline. Varmista, että luot sellaisen erillään projektisi RAID-lokista (jota käytetään yleensä riskienhallintaan), ja pidä mielessä, että sinun on muotoiltava muistiinpanosi uudelleen ennen niiden lähettämistä tarvittaville vastaanottajille.
Kommentti
käyttäjältäu/Tronracer keskustelusta
yhteisössäprojektinhallinta
Liity mukaan saadaksesi lisää näkemyksiä projektinhallinnasta
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa jakaaksesi resursseja ja parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
