Näin teet ajankäytön tarkastuksen, joka parantaa tiimin tuottavuutta
Ajankäytön tarkastus verrattuna ajanseurantaan: Ajankäytön tarkastus menee perusmuotoista ajanseurantaa syvemmälle. Sen avulla voit arvioida, vastaako ajankäyttösi prioriteettejasi – näin havaitset poikkeamat ja voit ryhtyä toimiin.
Tunnista ajanhukkaajat: Ajankäytön tarkastukset paljastavat piilevät tehottomuudet, kuten liian pitkät kokoukset tai hajanaiset prioriteetit, jotta voit korjata ne ja saada tiimisi toimimaan sujuvammin.
Milloin tarkastus kannattaa tehdä?: Paras aika tehdä ajankäytön tarkastus? Kun olet kuormittunut, aloittamassa jotain uutta tai selvittämässä viivästyneen aikataulun syitä. Käytä sitä nollauspainikkeena.
Toteutuksen vaiheet: Tehokkaassa ajankäytön tarkastuksessa on kolme vaihetta: seuraa, analysoi ja mukauta. Seurannan jälkeisten toimien laiminlyönti tarkoittaa, että todellinen vaikutus jää saavuttamatta.
Yleiset virheet: Vältä epämääräisiä merkintöjä, työajan ulkopuolisen työn sivuuttamista ja analyysin väliin jättämistä. Nämä virheet heikentävät tarkastuksen hyödyllisyyttä ja tuloksiasi.
Olemme kaikki kuulleet kuuluisan sanonnan, jonka mukaan ”aika on rahaa”. Ajanhallinta on olennainen osa projektinhallintaa, koska sen ymmärtäminen, miten tiimin jäsenet käyttävät aikaansa, auttaa myös ymmärtämään, kuinka paljon rahaa projektiin käytetään.
Ajankäytön tarkastuksen avulla projektipäälliköt saavat tietoa siitä, miten tiimin jäsenet käyttävät aikaansa ja mihin tehtäviin he keskittyvät sekä kuinka paljon aikaa heillä kuluu näiden tehtävien suorittamiseen. Ilman näitä tietoja voi olla haastavaa tunnistaa toiminnan tehottomuuksia tai heikon suorituskyvyn alueita, joiden korjaaminen voisi tuoda kustannussäästöjä.
Tässä artikkelissa annan vaiheittaisen ohjeen ajankäytön tarkastuksen tekemiseen, jotta voit kehittää ajanhallintatapojasi ja parantaa tuottavuuttasi. Kerron myös, milloin ajankäytön tarkastus kannattaa tehdä, ja jaan yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on ajankäytön tarkastus?
Ajankäytön tarkastuksessa kirjataan ylös, miten käytät tuntisi tietyn ajanjakson (yleensä päivien tai viikkojen) aikana, minkä jälkeen tietoja analysoidaan sen ymmärtämiseksi, mihin aikasi kuluu.
Ajankäytön tarkastuksen tekeminen eroaa ajan seurannasta, koska tarkoituksena on käyttää tuloksia ajanhallintataitojesi kehittämiseen. Ajankäytön tarkastuksen tavoitteena on selvittää, ovatko päivittäiset toimintasi linjassa tärkeimpien tehtäviesi kanssa. Lisäksi ajankäytön tarkastus auttaa tunnistamaan ja vähentämään aikaa hukkaavien toimintojen esiintyvyyttä.
Projektipäälliköille ajankäytön tarkastukset voivat paljastaa tehottomuuksia siinä, miten tiimin jäsenet käyttävät aikaansa. Näitä voivat olla esimerkiksi kokouksiin käytetty liiallinen aika, suunnittelemattomat keskeytykset, jotka häiritsevät keskittymistä vaativaa työskentelyä, väärin kohdistetut prioriteetit ja monet muut seikat. Menetelmän tehokkuutta tukevat ajanhallintatilastot.
Miksi ajankäytön tarkastus kannattaa tehdä?
Voit harkita ajankäytön tarkastuksen tekemistä keinona ottaa aikasi hallintaan ja laatia toimintasuunnitelman päivittäisen rutiinisi optimointia varten.
Ajankäytön tarkastukset ovat erityisen hyödyllisiä seuraavissa asioissa:
- Aikaa hukkaavien toimintojen tunnistaminen: Saatat yllättyä huomatessasi, että päivittäinen aikataulusi on täynnä häiriötekijöitä, kuten sosiaalista mediaa, jotka kerryttävät päivän aikana menetettyä aikaa. Ajankäytön tarkastus paljastaa tunnit, jotka käytät toissijaisiin tehtäviin, jotta voit käyttää niihin tulevaisuudessa vähemmän aikaa.
- Ajankäytön sovittaminen prioriteetteihin: Kun ymmärrät, miten käytät aikaasi, voit tarkastella päivittäisiä toimintojasi ja priorisoida ajankäyttösi uudelleen keskittyäksesi tärkeimpiin tehtäviisi.
- Tuottavuuden ja tehokkuuden parantaminen: Ajankäytön tarkastukset tarjoavat myös tietoa tarpeettomasta joutoajasta, jota voidaan vähentää sujuvoittamalla tai automatisoimalla nykyisiä työnkulkuja.
- Delegoinnin ja resurssien kohdentamisen tehostaminen: Ajankäytön tarkastukset antavat näkyvyyttä siihen, kuka tiimissäsi työskentelee minkäkin tehtävän parissa ja kuinka kauan. Jos huomaat, että jonkin tehtävän suorittaminen vie tiimin jäseneltä odotettua kauemmin tai että kokenut tiimin jäsen käyttää kohtuuttoman paljon aikaa rutiinitehtäviin, saat tarvittavat tiedot resurssien kohdentamisen optimoimiseksi osaamisen perusteella.
- Parempien aika-arvioiden ja ennusteiden tukeminen: Ajankäytön tarkastuksesta kerätty historiatieto voi toimia arvokkaana lähtötietona tulevien sprinttien aika-arvioiden laatimisessa. Se tukee myös tulevien projektien resurssiennustamista.
Milloin ajankäytön tarkastus kannattaa tehdä?
Sopivia ajankohtia ajankäytön tarkastuksen tekemiseen voivat olla esimerkiksi:
- Ylikuormituksen tai loppuunpalamisen aikana: Ajankäytön auditointia on helppo lykätä, koska se ei koskaan tule olemaan tehtävälistasi kiireellisin tehtävä. Vaikka se vaatii aikaa, se maksaa itsensä takaisin – erityisesti silloin, kun tarvitset herätyksen voidaksesi priorisoida uudelleen jo ennestään raskaan työtaakkasi ja lievittää työuupumusta.
- Kun projektien määräajat alkavat lipsua: Ajankäytön auditointi voi tuoda esiin tehottomista tiimien välisistä tehtävien siirroista johtuvia joutoajan hetkiä. Kun tiedät, missä riippuvuudet hidastavat työtäsi, voit tehostaa tulevia tehtävien siirtoja tai automatisoida nykyiset työnkulut.
- Uuden projektin tai roolin alussa: Ajankäytön auditointi voi auttaa aloittamaan projektin oikealla tavalla tuomalla näkyviin, miten käytät aikaasi, jotta voit varmistaa sen olevan linjassa projektin tavoitteiden kanssa.
- Uuden työkalun tai prosessin käyttöönoton jälkeen: Ajankäytön auditointi voi auttaa näkemään, säästääkö uusi prosessi tai työkalu aikaasi aiempaan työnkulkuun verrattuna, jolloin voit tarvittaessa korjata suuntaa tai mukauttaa investointiasi.
- Osana neljännesvuosittaista tai vuosittaista arviointia: Suoritusarvioinnit ovat otollinen hetki tarkastella, miten käytät työpäiväsi, etenkin jos yrität osoittaa työsi vaikutuksen liiketoimintaan.
Näin teet ajankäytön auditoinnin (vaiheittainen opas)
Jotta pääset alkuun, tässä on vaiheittainen opas ajankäytön auditoinnin tekemiseen:
1. Päätä auditoinnin kesto
Vaikka ajankäytön auditointi tuottaa merkityksellisiä tuloksia, sen tekeminen vie aikaa. Päätä etukäteen, kuinka pitkään aiot seurata ajankäyttöäsi, ja sitoudu kirjaamaan tuloksesi säännöllisin väliajoin, jotta voit tuottaa laadukasta tietoa.
Seurasin kerran ajankäyttöäni kokonaisen kuukauden ajan 30 minuutin tarkkuudella. Vaikka tuottamani tieto oli kiinnostavaa, olisin todennäköisesti voinut pitää ajankäyttömerkintöjä yllä vain viikon tai kaksi ja saada samat tiedot. Joskus vähemmän on enemmän – kunhan seuraat ajankäyttöäsi riittävän pitkään saadaksesi käsityksen päivittäisistä rutiineistasi valitsemallasi tarkastelujaksolla.
2. Valitse seurantamenetelmäsi
Kun olet sitoutunut seuraamaan ajankäyttöäsi tietyn ajanjakson ajan, päätä, miten haluat kirjata käyttämäsi ajan. Valitsemasi ajanseurantatyökalu voi olla analoginen (esimerkiksi työskentelyn aikana muistikirjaan tehdyt merkinnät), yksinkertainen taulukkolaskenta tai monipuolisempi ajanseurantasovellus.
Kun valitset ajanseurantamenetelmääsi, pohdi, kuinka helppoa ajankäyttömerkintöjen ylläpitäminen on (jotta saat yhdenmukaista tietoa) ja soveltuuko valitsemasi menetelmä helposti analysoitavaksi tietojen keräämisen jälkeen.
3. Kirjaa tehtävät ja niihin käytetty aika
Kun ajankäytön auditointisuunnitelmasi on valmis, käytä valitsemaasi ajanseurantamenetelmää kirjataksesi, kuinka monta tuntia käytät tiettyyn tehtävään. Käytä alussa määrittämiäsi aikavälejä, jotta tehtävä olisi helpommin hallittavissa etkä kuormittuisi yrittäessäsi seurata päivän jokaista minuuttia.
Ole rehellinen siitä, miten käytät aikaasi – et hyödy mitään siitä, että yrität saada näyttämään siltä, että teet enemmän (tai vähemmän) kuin todellisuudessa teet! Muista myös seurata työpäiväsi mahdollisia ”vapaa-ajan” hetkiä.
4. Luokittele ja ryhmittele tehtävät
Kun olet kerännyt raakadatan määritellyn ajanjakson aikana, on aika tarkastella sitä, luokitella se tehtävätyypin perusteella ja luoda ylätason luokkia, jotka auttavat sinua tulevassa analyysissä.
Esimerkiksi tehdessäni 30 päivän ajankäytön auditointia halusin ymmärtää ajankäyttöni jakautumisen analyyttisten, luovien ja rutiinitehtävien välillä sekä sen, mihin aikaan päivästä työskentelin kunkin tehtävätyypin parissa. Näin saatoin nähdä, vastasiko ajankohta sitä, milloin tiesin tekeväni parhainta työtäni.
5. Analysoi ajankäyttöä koskevat tietosi
Kun tietosi on puhdistettu, on aika analysoida! Tarkastele tietojasi ymmärtääksesi, kuinka paljon aikaa käytät tunnistamiisi luokkiin. Millaisia suuntauksia havaitset? Löydätkö kaavoja, jotka yllättävät sinut?
Esimerkiksi tehdessäni ajankäytön auditointia yllätyin iloisesti huomatessani, että käytin luoviin tehtäviin enemmän aikaa kuin olin odottanut.
6. Tunnista kehityskohteet
Seuraava vaihe tietojesi analysoinnin jälkeen on kehityskohteiden tunnistaminen. Ajankäytön auditoinnista ei ole hyötyä, ellet käytä keräämiäsi tietoja toimien perustana.
Omalla kohdallani käytin luovaan työhön odotettua enemmän aikaa, mutta tajusin, että voisin käyttää tuon ajan paljon tehokkaammin, jos tekisin luovaa työtä myöhäisaamulla tai varhain iltapäivällä. Tuohon aikaan päivästä olin oikeanlaisessa mielentilassa (en liian keskittynyt mutta en myöskään liian väsynyt) ajatellakseni ratkaistavia ongelmia eri tavalla.
7. Toteuta muutokset ja seuraa niiden vaikutuksia
Kun olet tunnistanut kehityskohteet, toteuta muutokset niiden korjaamiseksi ja seuraa edistymistä nähdäksesi, saavutatko haluamasi tulokset.
Esimerkiksi huomasin, että luova tuotokseni lisääntyi entisestään, kun muutin luovalle työskentelylle varattujen ajanjaksojen määrää.
On myös mahdollista, että kokeilet ratkaisua, joka osoittautuu epäonnistuneeksi. Ole valmis kokeilemaan, kunnes löydät toimivan ratkaisun. Aluksi varasin esimerkiksi työpäiväni viimeiset 30 minuuttia edistymisen tarkasteluun ja seuraavan päivän suunnitteluun, mutta asiakastapaamisia varattiin jatkuvasti tuolle ajalle. Lopulta siirsin päivittäisen tarkasteluni heti aamuun, jolloin keskeytysten riski oli pienempi.
Työkalut ajankäytön tarkastukseen
Ajanseurantaohjelmisto tekee ajankäytön tarkastuksesta helppoa. Voit esimerkiksi käyttää seurantatyökaluja ajankäytön tarkastusmallin luomiseen, tehtäväkohtaisten tuntien kirjaamiseen ja tulosten nopeaan analysointiin.
Tutustu täällä parhaiden ajanseurantaohjelmistojen luetteloomme:
10 Parhaat ajanseurantaohjelmistot
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Yleiset vältettävät virheet (ja niiden korjaaminen)
Seuraavassa on joitakin yleisiä virheitä, joita tulee välttää ajankäytön tarkastuksessa, sekä ohjeita niiden käsittelemiseen, jos niitä ilmenee:
- Toimintojen liian epätarkka kirjaaminen: On todella turhauttavaa palata muistiinpanoihisi mutta olla kykenemätön selvittämään, mitä teit kyseisenä aikana. Muista merkitä muistiin projekti, jonka parissa työskentelit, sekä suorittamasi tehtävän yksityiskohdat, jotta luokittelu on myöhemmin helpompaa.
- Reaaliaikaisen seurannan unohtaminen: On myönnettävästi vaikeaa tottua kirjaamaan ajankäyttösi säännöllisin väliajoin, etenkin jos et ole tehnyt sitä aiemmin. Pidä valitsemasi ajanseurantamenetelmä näkyvillä ja lisää päivään runsaasti muistutuksia itsellesi (esimerkiksi kalenteriin tai Post-it-lapulle), kunnes tuntien kirjaamisesta tulee tapa.
- Keskittyminen vain tavanomaisiin työaikoihin: Saatat ajatella, että ajankäytön tarkastus on merkityksellinen vain tavanomaisina työaikoina (esim. perinteisen työajan 9–17 aikana). Jos kuitenkin avaat kannettavan tietokoneesi myöhemmin illalla tai työskentelet 30 minuuttia viikonloppuaamuna, myös tämä aika “lasketaan mukaan” ajankäytön tarkastukseen. Ole rehellinen työskentelemiesi tuntien suhteen, jotta saat kokonaiskuvan.
- Tulosten tarkastelematta tai hyödyntämättä jättäminen: Vaikka useimmat tähän mennessä korostamani virheet liittyvät tietojen keräämiseen, ajankäytön seuraaminen on hyödytöntä, jos et analysoi tuloksia ja mikä tärkeintä, toimi niiden perusteella. Sitoudu varaamaan aikataulustasi aikaa muutosten toteuttamiseen ja tulosten seurantaan ennen ajankäytön tarkastuksen aloittamista.
Liity mukaan saadaksesi lisää projektinhallinnan näkemyksiä
Haluatko oppia lisää projektinhallinnasta ja projektinhallintaohjelmistoista? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallia, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
