10 parasta ajan ja kulujen seurantaohjelmistoa vuodelle 2026

Factorial on tekoälypohjainen HR- ja taloushallintoalusta, joka käsittelee työajan seurantaa, kulujen hallintaa ja projektien valvontaa sekä laajempia toimintoja, kuten työvuorosuunnittelua, raportointia ja työntekijöiden käytäntöjä koskevia kysymyksiä ja vastauksia.

Kenelle Factorial sopii parhaiten?

Factorial sopii kasvavien yritysten HR- ja operatiivisille tiimeille, jotka haluavat tekoälyavusteisia työkaluja työvuorosuunnitteluun, raportointiin ja työntekijöiden käytäntöjä koskeviin kysymyksiin työajan ja kulujen seurannan ohella.

Miksi valitsin Factorialin

Otin Factorialin mukaan kärkivalintoihini, koska se tuo tekoälyn suoraan niihin päivittäisiin toimintoihin, jotka hidastavat HR- ja taloushallinnon tiimejä eniten. Sen One-tekoälyavustaja voi vastata työntekijöiden yrityksen käytäntöjä koskeviin kysymyksiin ja koota kuluraportteja pyynnöstä, mikä vähentää huomattavasti edestakaista viestintää. Pidän myös siitä, että tekoäly käsittelee kuittien skannauksen tekstintunnistuksen avulla, joten kulun kirjaaminen mobiililaitteella otetusta valokuvasta vie sekunteja manuaalisen tietojen syöttämisen sijaan.

Factorialin tärkeimmät ominaisuudet

• Työvuorosuunnittelu: Esihenkilöt voivat määrittää tiimeilleen automaattisia, joukko- ja kiertäviä työvuorolistoja.
• Geopaikannuksen seuranta: Työaikamerkinnät tallentavat, missä työntekijät työskentelevät kirjautuessaan sisään tai ulos.
• Kulukäytäntöjen hallinta: Automaattiset säännöt voivat estää kuluilmoitukset, jotka eivät noudata yrityksen määrittämiä kulukäytäntöjä.
• Factorial-kortit: Yritykset voivat myöntää fyysisiä ja virtuaalisia kortteja mukautettavilla rajoilla ja kululuokilla, ja tapahtumat näkyvät reaaliajassa.

Factorialin integraatiot

Factorial ilmoittaa markkinapaikkaintegraatioiksi Microsoft Business Centralin, SAP Business Onen, Sage 100:n, Microsoft Power BI:n, Slackin, Google Workspacen ja Zapierin. Sen API tukee API-avaimia, OAuth 2.0:aa, webhookeja ja SDK:ita mukautettuja integraatioita varten.

TimeTrex on työvoimanhallinta-alusta, joka yhdistää työajan ja läsnäolon seurannan, työntekijöiden työvuorosuunnittelun, kulujen hallinnan ja palkanlaskennan yhteen järjestelmään.

Kenelle TimeTrex sopii parhaiten?

TimeTrex sopii hyvin keskisuurille ja suuryrityksille, joiden työntekijät työskentelevät tuntipalkalla ja jotka toimivat useissa toimipaikoissa ja joilla on monimutkaisia palkanlaskenta- tai vaatimustenmukaisuusvaatimuksia.

Miksi valitsin TimeTrexin

Valitsin TimeTrexin yhdeksi parhaista edistyneeseen palkanlaskennan integraatioon, koska työajan seuranta ja palkanlaskenta ovat samassa järjestelmässä. Kun tiimisi kirjautuu työvuoroon ja ulos, tiedot siirtyvät suoraan palkanlaskentaan ilman manuaalisia vientitoimintoja tai tiedostonsiirtoja. Pidän myös siitä, että TimeTrex käsittelee useasta lähteestä tehtäviä suorituksia, joten voit veloittaa useilta pankkitileiltä ja ohjata maksut useille työntekijöiden tileille yhdellä ajolla. Lisäksi sisäänrakennettu palkanlaskennan veromoottori laskee automaattisesti liittovaltion, osavaltioiden ja provinssien verot sekä luo vaatimustenmukaisuuslomakkeita, kuten W-2-, 940-, T4- ja ROE-lomakkeita.

TimeTrexin tärkeimmät ominaisuudet

• Kulujen seuranta: Kirjaa kulut kuittien valokuvausta hyödyntäen, käytä kululuokkia ja ohjaa lähetykset muokattavan hyväksyntätyönkulun kautta.
• Työkustannuslaskenta: Kohdista työvoimakustannuksia useille kustannuspaikoille, osastoille, toimipisteille ja projekteille yhden aikakirjauksen sisällä.
• Ylityö- ja lisäpalkkasäännöt: Määritä mukautettuja ylityö-, loma- ja vuorolisäpalkkasääntöjä, jotka lasketaan automaattisesti palkanlaskennan yhteydessä.
• Työntekijöiden itsepalveluportaali: Anna työntekijöiden tarkastella palkkalaskelmia, tarkistaa kertyneiden etuuksien saldot ja päivittää suoratilityksen tiedot ilman HR:n osallistumista.

TimeTrexin integraatiot

TimeTrex tarjoaa integraatioita palkanlaskenta- ja kirjanpitoalustoihin, kuten ADP:hen, QuickBooksiin, Sageen, Paychexiin, SurePayhin ja Ceridianiin, sekä työvoiman ja HR:n työkaluihin, kuten Meditechiin, Insynciin, CompuPayhin, Tyler Technologiesiin, Vensure Employer Servicesiin, Acceroon ja Chris21:een. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.

Clockify tarjoaa kaikenkokoisille tiimeille tavan seurata aikaa ja kuluja ilman huolta käyttäjärajoituksista tai piilokustannuksista. Se on erityisen hyödyllinen toimistoille, konsulttiyrityksille ja hajautetuille tiimeille, joiden on hallittava useita projekteja ja asiakkaita tiukalla budjetilla. Jos haluat työkalun, joka skaalautuu tiimisi mukana ja tarjoaa rajattomasti käyttäjiä ilmaisella tilauksellaan, Clockify on suunniteltu juuri tähän tarpeeseen.

Miksi valitsin Clockifyn

Valitsin Clockifyn, koska sen avulla digitaaliset projektipäälliköt voivat verrata tehtävien toteutuneita kustannuksia projektin lähtötilanteen arvioihin reaaliajassa. Projektipäälliköt voivat määrittää yksittäisille tiimin jäsenille tai tehtäville mukautetut laskutus- ja kustannushinnat bruttomarginaalien seuraamiseksi ja budjetin ylitysten havaitsemiseksi ennen toimitusta. Tämä tekee siitä ihanteellisen projektipäälliköille, joiden on sovitettava projektin resurssit tiukkoihin budjettirajoihin ja samalla vältettävä kalliita alustakustannuksia.

Clockifyn tärkeimmät ominaisuudet

Muita Clockifyn ominaisuuksia, joista voi olla hyötyä aikaa ja kuluja hallinnoiville tiimeille, ovat:

• Laskutushinnat: Määritä käyttäjille, projekteille tai tehtäville mukautetut tuntihinnat tarkkaa asiakaslaskutusta varten.
• Kulujen seuranta: Kirjaa ja luokittele kulut seurattujen työtuntien rinnalle kunkin projektin osalta.
• Tuntilomakkeiden hyväksynnät: Määritä työnkulut, joiden avulla esihenkilöt voivat tarkistaa ja hyväksyä lähetetyt tuntilomakkeet.
• Yksityiskohtainen raportointi: Luo vietäviä raportteja ajankäytöstä, kuluista ja projektin etenemisestä.

Clockifyn integraatiot

Integraatioihin kuuluvat QuickBooks, Jira, Google Calendar, Outlook, Asana, Trello, GitHub, GitLab, Salesforce ja monday.com.

My Hours on suunniteltu tiimeille ja freelancereille, jotka tarvitsevat joustavaa tehtävätason hallintaa ajanseurantaansa. Alustan avulla voit järjestää työn projektien ja tehtävien mukaan, määrittää laskutettavat hinnat ja seurata kunkin työtehtävän ajankäyttöä yksityiskohtaisesti. Jos työsi sisältää useiden asiakkaiden kanssa työskentelyä tai muuttuvien prioriteettien hallintaa, My Hours tarjoaa yksityiskohtaisen seurannan, jonka avulla kaikki pysyy järjestyksessä ja laskutettavana.

Miksi valitsin My Hoursin

My Hours erottuu keskittymällä joustavaan tehtäväpohjaiseen seurantaan, joka mukautuu erilaisiin työskentelytapoihin. Voit jakaa projektit yksittäisiin tehtäviin, määrittää mukautetut laskutettavat hinnat ja seurata kunkin työtehtävän ajankäyttöä erikseen. Valitsin My Hoursin, koska sen avulla voit lisätä yksityiskohtaisia muistiinpanoja jokaiseen aikamerkintään, mikä helpottaa laskutettavien tuntien perustelemista ja asiakastyön dokumentointia. Tiimeille tai freelancereille, joiden on hallittava muuttuvia prioriteetteja ja useita asiakkaita, tämä tehtävätason hallinta sopii erinomaisesti.

My Hoursin keskeiset ominaisuudet

Muita tiimeille ja freelancereille hyödyllisiä ominaisuuksia ovat:

• Automaattiset aikaraportit: Luo yksityiskohtaisia raportteja projektin, asiakkaan tai tiimin jäsenen mukaan tarkastelua ja vientiä varten.
• Kulujen seuranta: Kirjaa ja luokittele kulut aikamerkintöjen yhteydessä yhtenäistä projektikirjanpitoa varten.
• Hyväksyntätyönkulut: Lähetä työaikakirjaukset esimiehen hyväksyttäväksi ennen laskutettavien tuntien viimeistelyä.
• Mobiilisovellus: Seuraa aikaa ja hallitse tehtäviä iOS- ja Android-laitteilla.

My Hoursin integraatiot

Integraatioihin kuuluvat Atlassian Jira, Microsoft Teams, Microsoft Power BI, Asana, Basecamp, monday.com, ClickUp, Microsoft Project, QuickBooks ja Xero.

TimeCamp erottuu edukseen tiimeille ja esihenkilöille, jotka haluavat perehtyä tarkasti siihen, miten työtunnit jakautuvat projektien ja tehtävien välillä. Sen automaattinen ajanseuranta ja yksityiskohtainen tuottavuusanalytiikka auttavat digitaalisia toimistoja, konsulttitoimistoja ja etätiimejä selvittämään, mihin aika kuluu, sekä tunnistamaan työnkulkujen pullonkaulat. Jos tarvitset yksityiskohtaista raportointia laskutuksen, palkanlaskennan tai suoritusarviointien tueksi, TimeCampin analytiikkaan perustuva lähestymistapa tarjoaa selkeän edun.

Miksi valitsin TimeCampin

Kun sinun on ymmärrettävä tarkasti, miten tiimisi käyttää aikansa, TimeCampin yksityiskohtainen tuottavuusanalytiikka erottaa sen muista ajanseurantatyökaluista. Alusta seuraa automaattisesti sovelluksiin, verkkosivustoille ja tehtäviin käytettyä aikaa ja kokoaa nämä tiedot visuaalisiksi raporteiksi, jotka tuovat esiin trendit ja tehottomuudet. Valitsin TimeCampin, koska sen raportointiominaisuuksien avulla voit eritellä ajankäyttöä projektin, asiakkaan tai tiimin jäsenen mukaan, mikä helpottaa pullonkaulojen havaitsemista ja työnkulkujen optimointia. Tiimeille, jotka haluavat saada ajanseurantatiedoistaan käyttökelpoisia oivalluksia, TimeCampin analytiikkaan perustuva lähestymistapa sopii erinomaisesti.

TimeCampin tärkeimmät ominaisuudet

Muita hyödyllisiä ominaisuuksia tiimeille, jotka hallinnoivat aikaa ja kuluja, ovat esimerkiksi:

• Automaattinen läsnäoloseuranta: Seuraa työntekijöiden läsnäoloa ja poissaoloja suoraan alustalla.
• Laskutettavien tuntien laskenta: Merkitse seurattu aika laskutettavaksi tai ei-laskutettavaksi tarkkaa asiakaslaskutusta varten.
• Kulujen seurantamoduuli: Kirjaa ja luokittele kulut seurattujen tuntien rinnalla yhtenäistä raportointia varten.
• Mobiilisovellus: Seuraa aikaa ja hallinnoi tehtäviä iOS- ja Android-laitteilla.

TimeCampin integraatiot

Integraatioita ovat Asana, Trello, monday.com, ClickUp, Jira, GitHub, Xero, QuickBooks, Google Calendar ja Slack.

Harvest erottuu edukseen tiimeille, joiden on seurattava projektibudjetteja tarkasti selkeiden ja visuaalisten tietojen avulla. Se sopii erityisen hyvin toimistoille, konsultointiyrityksille ja projektipohjaisille yrityksille, jotka haluavat seurata aikaa, kuluja ja budjetin etenemistä yhdessä paikassa. Jos etsit työkalua, jonka avulla budjettiriskit on helppo havaita ennen kuin niistä tulee ongelmia, Harvest on suunniteltu juuri tähän tarpeeseen.

Miksi valitsin Harvestin

Harvest kiinnitti huomioni, koska se keskittyy vahvasti visuaaliseen projektibudjettien seurantaan, joka on tärkeä tarve monille projektivetoisille tiimeille. Työkalu näyttää budjetin etenemisen reaaliajassa selkeiden visuaalisten ilmaisimien avulla, joten näet nopeasti, onko projektilla riski ylittää budjetti. Pidän siitä, että budjettirajat voi määrittää tuntien tai palkkioiden perusteella ja että niitä voi seurata tiimin kirjatessa aikaa ja kuluja. Kaikille, joiden on pidettävä budjetin tila jatkuvasti näkyvillä, Harvestin visuaalinen lähestymistapa tekee projektin talouden hallinnasta helppoa.

Harvestin tärkeimmät ominaisuudet

Muita Harvestin ominaisuuksia, joista voi olla hyötyä aikaa ja kuluja hallinnoiville tiimeille, ovat muun muassa:

• Kulukuittien lataaminen: Liitä digitaaliset kuitit suoraan kulukirjauksiin tarkan kirjanpidon varmistamiseksi.
• Automaattiset muistutukset: Lähetä tiimin jäsenille automaattisia muistutuksia työaikakirjausten palauttamisesta aikataulussa.
• Laskutustyökalut: Luo ja lähetä asiakkaille laskuja seurattuun aikaan ja kuluihin perustuen.
• Mobiiliajan seuranta: Seuraa aikaa ja kirjaa kuluja iOS- ja Android-laitteilla.

Harvestin integraatiot

Integraatioihin kuuluvat Asana, Jira, Slack, Google Calendar, GitHub, Stripe, Trello, QuickBooks Online, Xero ja Basecamp.

Jos tiimisi käyttää liikaa aikaa kuittien manuaaliseen syöttämiseen, Expensify tarjoaa tavan automatisoida prosessin edistyneen kuittien skannausteknologiansa avulla. Se sopii hyvin kaikenkokoisille yrityksille, jotka haluavat tallentaa, luokitella ja raportoida kulut mahdollisimman vähäisellä manuaalisella työllä. Expensifyn SmartScan-ominaisuus muuttaa paperikuitit nopeasti digitaalisiksi kulumerkinnöiksi ja auttaa taloustiimejä sekä paljon matkustavia pysymään järjestyksessä ja valmiina tarkastuksiin.

Miksi valitsin Expensifyn

Expensifyn kuittien skannauksen automatisointi on merkittävä etu tiimeille, jotka käsittelevät suuria määriä kuluja. SmartScan-ominaisuus lukee ja poimii tiedot kuiteista, yhdistää ne automaattisesti luottokorttitapahtumiin ja luokittelee kulut. Arvostan sitä, että Expensify voi myös luoda kuluraportteja automaattisesti skannatuista kuiteista, mikä vähentää manuaalista syöttämistä ja virheitä. Yrityksille, jotka haluavat nopeuttaa kulukorvausten käsittelyä ja parantaa tarkkuutta, Expensifyn automatisointityökalut ovat erinomainen valinta.

Expensifyn tärkeimmät ominaisuudet

Muita kuluja hallinnoiville tiimeille hyödyllisiä ominaisuuksia ovat:

• Yrityskorttien hallinta: Myönnä ja hallinnoi Expensify-kortteja työntekijöille sekä seuraa tapahtumia reaaliajassa.
• Monitasoiset hyväksyntätyönkulut: Määritä kuluraporteille mukautetut hyväksyntäketjut organisaatiosi käytäntöjen perusteella.
• Kilometriseuranta: Kirjaa ja korvaa työmatkojen kilometrit suoraan sovelluksessa.
• Käytäntöjen valvontasäännöt: Merkitse automaattisesti kulut, jotka rikkovat yrityksen kulukäytäntöjä.

Expensifyn integraatiot

Integraatioihin kuuluvat QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Gusto, Workday, ADP, Uber, Lyft ja Oracle.

Houzz Pro on suunniteltu arkkitehtuuri- ja suunnitteluyrityksille, joiden on seurattava projektitunteja ja -kuluja sekä hallittava asiakasviestintää ja tarjouksia. Se on erityisen hyödyllinen ammattilaisille, jotka hallinnoivat useita projekteja, budjetteja ja asiakkaiden hyväksyntöjä yhdessä paikassa. Jos tiimisi tasapainoilee suunnittelutyön, laskutuksen ja ajanseurannan välillä, Houzz Pro kokoaa nämä toiminnot yhteen alustaan.

Miksi valitsin Houzz Pron

Houzz Pro erottuu edukseen arkkitehtuuri- ja suunnitteluyrityksille, jotka tarvitsevat ajan ja kulujen hallintaa projektipohjaisen työn yhteydessä. Alustan avulla voit kirjata laskutettavat tunnit suoraan tiettyihin projekteihin ja liittää kulut asiakkaiden laskuihin, mikä on erityisen hyödyllistä useita asiakkaita ja projektivaiheita käsitteleville yrityksille. Pidän siitä, että seuratuista ajoista ja kuluista voi luoda brändättyjä tarjouksia ja laskuja, jolloin kaikki asiakkaille näkyvä materiaali pysyy ammattimaisena. Tiimeille, joiden on pidettävä projektien talousasiat ja asiakasviestintä tiiviisti yhteydessä toisiinsa, Houzz Pro tarjoaa kohdennetun ratkaisun.

Houzz Pron keskeiset ominaisuudet

Muita arkkitehtuuri- ja suunnittelutiimeille hyödyllisiä ominaisuuksia ovat:

• Mobiiliajan seuranta: Seuraa tunteja ja kuluja mistä tahansa mobiilisovelluksen avulla.
• Mukautettavat projektimallit: Määritä toistettavia projektirakenteita erityyppisiä töitä varten.
• Asiakasportaali: Anna asiakkaille pääsy projektin edistymisen, laskujen ja jaettujen asiakirjojen tarkasteluun.
• Tehtävien määritys: Määritä tehtäviä tiimin jäsenille ja seuraa niiden valmistumista kunkin projektin sisällä.

Houzz Pron integraatiot

Integraatioihin kuuluvat QuickBooks Online, Google Calendar, iCloud, Office 365, Exchange, Outlook, Gmail ja Google Drive.

DATABASICS on suunniteltu organisaatioille, joiden on täytettävä tiukat vaatimustenmukaisuus- ja auditointivaatimukset työajan ja kulujen seurannassa. Se soveltuu erityisesti valtionhallinnon toimeksisaajille, voittoa tavoittelemattomille organisaatioille ja yrityksille, joilla on monimutkaisia sääntelyvaatimuksia. Jos tiimisi kohtaa haasteita käytäntöjen valvonnassa, auditointijäljissä tai monitasoisissa hyväksynnöissä, DATABASICS on suunniteltu vastaamaan näihin tarpeisiin.

Miksi valitsin DATABASICSin

DATABASICSin erottaa muista sen keskittyminen vaatimustenmukaisuutta painottaviin organisaatioihin, joiden on täytettävä tiukat sääntely- ja auditointistandardit. Alusta tarjoaa mukautettavan käytäntöjen valvonnan, joten voit määrittää organisaatiosi vaatimuksia vastaavat säännöt ja varmistaa jokaisen kirjauksen vaatimustenmukaisuuden. Arvostan sitä, että DATABASICS tarjoaa yksityiskohtaiset auditointijäljet ja monitasoiset hyväksyntätyönkulut, jotka ovat olennaisia tiimeille, joiden on dokumentoitava jokainen vaihe auditointeja tai sisäisiä tarkastuksia varten. Jos yrityksesi toimii tarkasti säännellyssä ympäristössä, nämä ominaisuudet tekevät DATABASICSista erinomaisen vaihtoehdon työajan ja kulujen seurantaan.

DATABASICSin keskeiset ominaisuudet

Muita DATABASICSin ominaisuuksia, joista voi olla hyötyä vaatimustenmukaisuuteen keskittyville tiimeille, ovat esimerkiksi:

• Päivärahojen hallinta: Määritä ja hallinnoi matkakulujen päivärahoja sijainnin ja käytäntöjen perusteella.
• Monivaluuttatuki: Seuraa ja muunna kuluja useissa valuutoissa kansainvälisiä tiimejä varten.
• Kirjaaminen mobiilisovelluksella: Lähetä työaika- ja kulukirjauksia suoraan iOS- ja Android-laitteista.
• Projektikohtainen seuranta: Kohdista työaika ja kulut tiettyihin projekteihin tai avustuksiin yksityiskohtaista raportointia varten.

DATABASICSin integraatiot

Integraatioihin kuuluvat Sage Intacct, Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, SAP, ADP, Paychex, QuickBooks, Ceridian, UKG ja American Express.

Certify erottuu edukseen tiimeille, jotka haluavat automatisoida kuluraporttien laatimisen ja hyväksyntätyönkulut. Se on erityisen hyödyllinen taloustiimeille ja organisaatioille, joissa työntekijät matkustavat usein tai joille kertyy toistuvia kuluja. Kuittien skannauksen ja käytäntöjen valvonnan kaltaisten ominaisuuksien avulla Certify vähentää manuaalista tietojen syöttämistä ja pitää kulujenhallinnan yhdenmukaisena.

Miksi valitsin Certifyn

Kuluraporttien laatimisen automatisointi on alue, jolla Certify todella loistaa taloustiimien ja usein matkustavien käyttäjien kohdalla. Alusta hyödyntää kuittien skannausta ja automaattista tietojen poimintaa kuluraporttien laatimiseen mahdollisimman vähäisellä manuaalisella syötöllä. Pidän siitä, että Certify tarkistaa raportin laatimisen yhteydessä myös yrityksen käytäntöjen noudattamisen, mikä auttaa tiimejä välttämään vaatimustenmukaisuusongelmat jo ennen lähettämistä. Jos haluat vähentää kuluihin liittyvään paperityöhön käytettyä aikaa ja parantaa tarkkuutta, Certifyn automaatio-ominaisuudet sopivat hyvin tarpeisiisi.

Certifyn keskeiset ominaisuudet

Muita taloustiimeille hyödyllisiä ominaisuuksia ovat esimerkiksi:

• Automaattinen kulukorvausten käsittely: Certify voi käynnistää kulukorvaukset automaattisesti heti kuluraportin hyväksymisen jälkeen.
• Luottokorttitapahtumien tuonti: Synkronoi yrityskorttien tapahtumat kulujen nopeampaa kohdistamista ja täsmäytystä varten.
• Monitasoinen hyväksyntäreititys: Tukee organisaatiosi rakenteeseen perustuvia mukautettuja hyväksyntäketjuja.
• Mobiilisovellus kulujen lähettämiseen: Käyttäjät voivat tallentaa ja lähettää kulut älypuhelimillaan.

Certifyn integraatiot

Integraatioita ovat Sage Intacct, Amazon Business, Amtrav, Atriis, AWS, CTM, CWT, Direct Travel, Emburse Book ja Egencia.