Tuoreet löydöt: Uudet työkalut, joista projektinhallinnan asiantuntijat ovat juuri nyt innoissaan
Kaikki yhdessä -alustat: Uudet, tarkoitukseen rakennetut projektinhallintatyökalut tarjoavat toimistoille välittömän rakenteen ja poistavat pitkien käyttöönottoaikojen tarpeen.
Tekoälypohjaiset kokoustyökalut: Tekoälypohjaiset muistiinpanoratkaisut auttavat projektipäälliköitä pysymään läsnä kokouksissa ja tallentamaan samalla tärkeät tiedot vaivattomasti.
Räätälöidyt ratkaisut: Helppokäyttöiset tekoälykehitysalustat antavat projektipäälliköille mahdollisuuden luoda räätälöityjä työkaluja ja rakentaa omia ratkaisuja erityistarpeidensa täyttämiseksi.
Epätavalliset työkalut: Jotkin tehokkaat projektinhallintatyökalut tulevat alan ulkopuolelta ja tarjoavat innovatiivisia ratkaisuja koordinointi- ja työnkulkuongelmiin.
Ajattelutavan muutos: Projektipäälliköt kokeilevat ja mukauttavat yhä useammin työkaluja, jotka sopivat heidän ainutlaatuisiin työnkulkuihinsa ja vaatimuksiinsa.
Projektinhallintatyökalujen toimintakenttä muuttuu nopeasti. Tekoälypohjaisten avustajien, tiettyihin tarkoituksiin rakennettujen toimistoalustojen ja projektipäälliköiden, jotka yksinkertaisesti tarttuvat toimeen ja rakentavat itse omia koodattuja työkalujaan, välillä projektipäälliköiden työskentely näyttää nykyään hyvin erilaiselta kuin vielä muutama vuosi sitten. Pyysimme kokeneiden projektipäälliköiden ryhmää kertomaan työkaluista, jotka ovat todella muuttaneet heidän työskentelytapaansa — eivät tunnetuimmista nimistä, vaan niistä, jotka he ovat hiljattain löytäneet, testanneet ja ottaneet osaksi jokapäiväistä työtään. Tässä heidän vastauksensa.
Kaikki yhdessä -projektinhallinta-alustat
Projektipäälliköille, jotka ovat kyllästyneet käyttämään viikkoja työkalujen määrittämiseen ennen kuin voivat todella käyttää niitä, uusi tiettyihin tarkoituksiin rakennettujen alustojen aalto tarjoaa jotain erilaista: rakenne on valmiina heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Northernin projektipäällikkö Kayla Keizer löysi Productive.io:n ja huomasi sen ratkaisevan monille projektipäälliköille tutun turhautumisen. ”Se [Productive.io] on uskomaton. Se on suunniteltu erityisesti toimistoille ja toimistotyöhön”, hän sanoo ja kuvailee sitä näin: ”jos sinun ei tarvitsisi määrittää ClickUpia lainkaan, Productive olisi juuri sellainen.” Häneen teki vaikutuksen se, että ”heti käyttövalmiina saat perustan sille, miten asioita pitäisi tehdä ja miten kaiken pitäisi toimia. Sinulla on budjetit, joita voit seurata, ja projektit, joita voit seurata. Siinä on jo valmiina se, mitä tarvitset erityyppisiä sopimuksia varten.”
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Se [Productive.io] on uskomaton. Se on suunniteltu erityisesti toimistoille ja toimistotyöhön
CNS Project Consulting Inc:n perustaja Christina Sookram löysi työkalun, joka lähestyy rakenteen luomista eri tavalla. ”Yksi [parhaista uusista] työkaluista on nimeltään Proggio”, hän kertoo. ”Se on projektinhallintatyökalu, joka käyttää työvirtoja projektisuunnitelman järjestämiseen. Projektin luonteen ja laajuuden perusteella se ehdottaa sinulle työvirtoja, joiden avulla voit rakentaa työerittelyrakenteesi. Minusta se oli todella kiinnostavaa.”
Yksi [parhaista uusista] työkaluista on nimeltään Proggio. Se on projektinhallintatyökalu, joka käyttää työvirtoja projektisuunnitelman järjestämiseen.
Tekoälypohjaiset kokoustyökalut & muistiinpanotyökalut
Yksi projektipäälliköiden yleisimmistä haasteista liittyy kokouksiin — erityisesti läsnä olemisen ja kaiken kirjaamisen väliseen jännitteeseen. Uuden sukupolven tekoälypohjaiset muistiinpanotyökalut pyrkivät ratkaisemaan juuri tämän ongelman.
PM:lle ja operatiivisen toiminnan konsultille Megan Cottermanille vastaus on ollut Fathom. ”Yksi suosikkityökaluistani on Fathom tekoälyn avulla tapahtuvaan kokousmuistiinpanojen luomiseen”, hän kertoo ja nostaa esiin ”mahdollisuuden olla läsnä kokouksessa ilman huolta siitä, että minun pitäisi tehdä taukoamatta muistiinpanoja, yhdistettynä tekoälyominaisuuteen, jonka avulla sille voi esittää kysymyksiä jälkikäteen”. Hänelle yhdistelmä oli ratkaiseva: ”se oli viime vuonna todellinen mullistaja minulle.”
Yksi suosikkityökaluistani on Fathom tekoälyn avulla tapahtuvaan kokousmuistiinpanojen luomiseen. Pidän siitä, että voin olla läsnä kokouksessa ilman huolta siitä, että minun pitäisi tehdä taukoamatta muistiinpanoja.
Tekninen projektipäällikkö Ryan Gilbreath on löytänyt samanlaista hyötyä Read AI:sta ja kuvailee sitä vieläkin vahvemmin sanoin. ”Yksi työkalu, jonka vuoksi sanoisin, että ’tämä on pakko saada’, on Read AI, tekoälypohjainen muistiinpanotyökaluni”, hän sanoo. ”Siitä on todella tullut toinen aivoni, erityisesti kokouksissa.” Hänen näkökulmastaan sen erottaa muista kuitenkin muukin kuin muistiinpanojen tekeminen: ”siinä on myös valmennusominaisuus. Se voi seurata ääntäni, äänensävyäni ja artikulaatiotani ja arvioida yksinkertaisesti, että hei, miten suoriuduin aiemmasta puhelusta?”
Yksi työkalu, joka saisi minut sanomaan: ’Tämä on pakko saada’, on Read AI, tekoälypohjainen muistiinpanotyökaluni
Tekoälyavustajat & räätälöidyt työkalut
Jotkut projektipäälliköt eivät odota täydellisen työkalun valmistumista — he rakentavat sen itse. Helppokäyttöisten tekoälyn kehitysalustojen yleistymisen ansiosta räätälöityjen ratkaisujen luominen on nyt helpompaa kuin koskaan.
Ryan Gilbreath on omaksunut tämän lähestymistavan Google AI Studion avulla. ”Käytän Google AI Studiota… sen avulla voi luoda erilaisia ratkaisuja fiiliskoodauksen perusteella”, hän kertoo. ”Olen itse asiassa luonut Google AI Studiolla projektipäällikön avustajan, jossa on äänitila. Jos siis käyn jotain läpi ja minun tarvitsee vain tyhjentää ajatukseni, voin yksinkertaisesti ottaa äänitilan käyttöön.”
Gold Project Managementin perustaja Michael Gold päätyi samanlaiseen itse rakentamisen ratkaisuun, kun hänen CRM-järjestelmänsä kustannukset alkoivat tuntua kestämättömiltä. ”Rakensin oman CRM-järjestelmäni Replitillä, koska käytin Closea, mutta se maksoi minulle noin $100 kuukaudessa”, hän kertoo. ”Sen sijaan rakensin oman järjestelmäni ja maksan Replitistä vain $25 kuukaudessa.” Tämä muistuttaa siitä, että teknisesti uteliaille projektipäälliköille markkinoiden paras työkalu saattaa olla sellainen, jonka he tekevät itse.
Rakensin oman CRM-järjestelmäni Replitillä, koska käytin Closea, mutta se maksoi minulle noin $100 kuukaudessa.
Luovat ja epätavanomaiset projektinhallintatyökalut
Kaikkia projektipäällikön työkalupakkiin päätyviä työkaluja ei ole suunniteltu projektinhallintaan — ja joskus tehokkaimmat ratkaisut löytyvät yllättävistä paikoista.
JUMP! Foundationin henkilöstöpäällikkö Alexandria O'Bannon on rakentanut henkilöstötyönkulkuunsa työkalun, jota ei koskaan tarkoitettu siihen. ”Käyttämäni uusi työkalu ei ole projektinhallintatyökalu, mutta olen tehnyt siitä sellaisen, ja se toimii todella hyvin työprosessissani”, hän kertoo esitellen ”todella edullista WhenAvailable-nimistä tilausta”. Hän kuvailee sitä ”pohjimmiltaan ilmoittautumiskalenteriksi” ja selittää: ”Napsautan vain kaikkia alueita, joille haluan lähettää ihmisiä... se luo minulle luettelon siitä, ketkä ovat käytettävissä missäkin maissa ja minäkin päivinä, ja järjestän henkilöstön sen perusteella.” Se on yksinkertainen ratkaisu koordinointihaasteeseen, joka voisi muuten viedä tuntikausia.
Käyttämäni uusi työkalu ei ole projektinhallintatyökalu, mutta olen tehnyt siitä sellaisen, ja se toimii todella hyvin työprosessissani. Se on todella edullinen WhenAvailable-niminen tilaus, joka on pohjimmiltaan ilmoittautumiskalenteri.
Työkalujen nykytila
Kaikissa näissä suosituksissa ei erotu ainoastaan itse työkalut — vaan niiden taustalla oleva ajattelutapa. Nämä projektipäälliköt eivät odota yhtä täydellistä alustaa ratkaisemaan kaikkea. He kokeilevat, muokkaavat työkaluja uusiin käyttötarkoituksiin ja joissakin tapauksissa rakentavat juuri tarvitsemansa ratkaisut itse. Olipa kyseessä valmiiksi toimiva toimistoalusta, viestinnässä valmentava tekoäly tai henkilöstöratkaisuna sivutoimisesti toimiva aikataulutustyökalu, paras työkalu on viime kädessä se, joka sopii siihen, miten todella työskentelet.
