Sprintin suunnittelukokous: yksinkertainen ohje ja malli
Nosta kätesi, jos tämä kuulostaa tutulta – istut loputtomalta tuntuvassa sprintin suunnittelukokouksessa, lähdet kokouksesta epävarmana siitä, mitä saitte aikaan, ja unohdat sen nopeasti siihen asti, kunnes kokous ilmestyy seuraavan kerran kalenteriisi? Sen ei tarvitse olla tällaista.
Tässä artikkelissa jaan hyödyllisiä vinkkejä, joiden avulla seuraavasta ketterän sprintin suunnittelukokouksestasi tulee tehokkaampi ja vaikuttavampi sekä koko tiimille vähemmän raskas.
Mikä on sprintin suunnittelukokous?
Sprintin suunnittelukokous on kokous, jossa Scrum-tiimi päättää, mitä työtä tulevan sprintin aikana voidaan toimittaa ja miten työ toteutetaan. Se on yksi viidestä Scrum-seremoniasta, jotka kuuluvat Scrum-viitekehykseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sprintti on termi, jolla tarkoitetaan ajanjaksoa, jonka aikana työ alkaa ja päättyy. Sprintin kesto voi vaihdella yhdestä viikosta useisiin viikkoihin, mutta kahden viikon sprintit ovat yleisimpiä. Sprintin suunnitteluprosessin tulisi tarjota rakenne, asettaa odotukset ja määrittää tulevan sprintin työlista.
Milloin sprintin suunnittelukokous tulisi järjestää?
On parasta järjestää sprintin suunnittelutilaisuus päivää tai kahta ennen seuraavan sprintin alkua. Tässä syy:
- Liian lähellä sprintin alkua järjestettynä hukkaatte suunnitteluun arvokkaan työpäivän.
- Liian kaukana sprintin alusta järjestettynä tiimilläsi ei ole tehokkaaseen suunnitteluun tarvittavia tietoja. He eivät esimerkiksi välttämättä tiedä edellisen sprintin tuloksia ja/tai tiimin käytettävyyttä seuraavan sprintin aikana.
Miten sprintin suunnittelukokous järjestetään?
Tässä on visuaalinen apuväline, joka havainnollistaa, miten sprintin suunnittelukokouksen tulisi edetä:
- Sprintin suunnittelukokoukseen valmistautuminen
- Sprintin suunnittelukokouksen aikana
- Sprintin suunnittelukokouksen jälkeen
- Näin järjestät projektin suunnittelukokouksen
Sprintin suunnittelukokoukseen valmistautuminen
Voidaan perustellusti sanoa, että sprintin suunnittelukokouksen tärkein osa on valmistautuminen ennen kokouksen alkua.
Työstä työlista (eli tarkenna työlistaa)
Ennen sprintin suunnittelua tuotteen omistaja varmistaa, että kaikki työlistan kohteet, joita voidaan harkita sprinttiin (ominaisuudet, toiminnallisuudet, virheet, palaute jne.) täyttävät tiimin valmiin määritelmän.
Tuotteen omistaja käy työlistan kohteet läpi tunnistaakseen tai poistaakseen riippuvuudet, kirjoittaakseen testitapaukset, luetellakseen hyväksymiskriteerit ja määrittääkseen kuvaukset, jotta tiimi ymmärtää kunkin kohteen asiayhteyden.
Tämä työlista sijaitsee yleensä ketterän projektinhallinnan ohjelmistossa tai Scrum-ohjelmistossa.
Mittaa käyttäjätarinat
Tuotteen omistajan on yhdessä tiimin kanssa myös varmistettava, että jokainen käyttäjätarina on sopivan kokoinen – ei liian suuri eikä liian pieni. Tiimillä on tästä parempi käsitys, mitä pidempään he työskentelevät yhdessä.
Arvioi tiimin sitoutuminen
Katso kalenteria ja arvioi tiimin käytettävyyttä. Onko lähiaikoina tulossa lomia? Onko pääkehittäjäsi lomalla? Tule kokoukseen ymmärtäen, kuinka paljon aikaa ihmisillä on käytettävissään seuraavan sprintin aikana.
Määritä nopeus tai se, miten mittaat sitä
Tämä on yksilöllistä jokaiselle tiimille. Jos teillä on kussakin sprintissä yleensä valmistuvien töiden keskimääräinen määrä, käyttäkää sitä mittatikkuna arvioidessanne, kuinka paljon sprintin aikana voidaan saada tehtyä.
Jos pyritte määrittämään tätä vasta perustetulle tiimille, seuratkaa tarkasti, kuinka monta tarinapistettä valmistuu ja hyväksytään sprintistä toiseen.
Arvioi kapasiteettinne
Tämä on toinen mittari, joka liittyy tiimin käytettävyyteen. Jos tiiminne ei työskentele täysin omistautuneena yhdelle tuotteelle – tai sen jäseniä saatetaan pyytää työskentelemään muiden asioiden parissa – ottakaa tämä huomioon sprinttiä suunnitellessanne. Voitte myös käyttää resurssienhallinta-, projektisuunnittelu- tai projektiaikataulutustyökalua määrittääksenne, kuinka paljon aikaa kullakin tiimin jäsenellä realistisesti on käytettävissään sprintin aikana.
Luo sprintin suunnittelukokouksen esityslista
Laadi esityslista ja jaa se tiimillesi (lisätietoja tästä alempana). Älä unohda ottaa huomioon sprinttikatselmuksessanne ja/tai sprintin retrospektiivissä käytyjä keskusteluja ja annettua palautetta.
Varmista esityslistaa valmistellessasi myös, että olet huolehtinut tarvittavista kokousjärjestelyistä, kuten:
- Kokoushuoneiden varaamisesta
- Tarvittavien välineiden järjestämisestä
- Tiimin ilmoittamisesta etukäteen kokouksen järjestämisestä
- Videoneuvottelun ja muiden yhteystietojen tarkistamisesta.
Kokouksen aikaraja riippuu tiimin sprinttien pituudesta. Jos käytätte kahden viikon sprinttejä, sprintin suunnitteluun ei pitäisi kulua yli kahta–neljää tuntia (vaikka kokemukseni mukaan 60–90 minuutin kokous riittää.)
Sprintin suunnittelukokouksen aikana
Olemme laatineet loistavan sprintin suunnittelukokouksen esityslistan sprintin suunnitteluprosessia varten. Käyn esityslistan pian hieman yksityiskohtaisemmin läpi näyttääkseni, miltä vaiheet näyttävät:
Tarkista tilanne tiimin kanssa
Älä aliarvioi epämuodollisen keskustelun merkitystä tunnelman keventämisessä ja tiimin aktivoimisessa – erityisesti etäympäristöissä. Voisit jopa harkita aloittamista tavallisella jäänmurtajakysymyksellä, joka auttaa luovaa ajattelua pääsemään vauhtiin.
Käy läpi tulevat prioriteetit
Kun tiimi on rentoutunut ja valmis aloittamaan, avaa tuotteen työlista ja käy tulevat tehtävät läpi yksi kerrallaan. Kun käytte työlistan jokaisen kohdan läpi, tiimin on keskusteltava ja esitettävä kysymyksiä. Tuotteen omistaja vastaa työlistan jokaisen kohdan taustalla olevien yksityiskohtien selventämisestä.
Arvioi prioriteetit
Jos kohtia ei ole vielä arvioitu, arvioikaa ne saadaksenne käsityksen siitä, kuinka monta niistä voidaan valita sprinttiin. Voisitte käyttää suunnittelupokeria tämän prosessin sujuvoittamiseen.
Käy läpi eteneminen tiekartalla
On hyvin mahdollista, että Scrum-mestari, tuotteen omistaja tai joku muu tiimin jäsen on saanut ulkoisilta sidosryhmiltä päivityksiä sen jälkeen, kun tiimi viimeksi suunnitteli sprintin. On tärkeää käydä läpi kaikki uudet näkemykset, jotka vaikuttavat tiekarttaan, jotta tulevan sprintin sisällölle voidaan luoda asianmukainen konteksti.
Käy läpi ennustettu suorituskyky
Ottakaa huomioon lomat, juhlapyhät ja kilpailevat projektit – tämä on tärkeä vaihe, joka varmistaa, ettei tiimi yliarvioi käytettävissään olevaa aikaa. Varmista sitten, että tiimi on tietoinen omasta suorituskyvystään, kun se valitsee käyttäjätarinoita seuraavan sprintin toteutettaviksi. On aina helpompaa työskennellä kohti suorituskykymittaria kuin luottaa mututuntumaan.
Valitse sprintin työlistan tehtävät
Aloittakaa työlistan yläpäästä ja valitkaa yhteistyössä tehtävät, joita käsitellään tässä sprintissä. Antakaa tiimin käydä jokainen kohta läpi ja päättää, kuka vastaa mistäkin.
Tavoitteena on lähteä kokouksesta niin, että kaikilla on tarkka käsitys siitä, mitä kukin henkilö työskentelee, miten hän aikoo saada työn tehtyä ja mikä valmiin määritelmä kullekin kohdalle on (eli miten tiedätte tehtävän olevan valmis).
Määrittele sprintin tavoite
Kun olette valinneet sprintin tehtävät, varmistakaa, että nämä tehtävät vastaavat sprintille asetettua tavoitetta. Tehkää tarvittavat muutokset sprintin työlistaan.
Varmista yhteinen linja
Scrum-mestari arvioi ehdotettua suunnitelmaa tiimin työskentelynopeuden ja kapasiteetin perusteella sekä sen yhteensopivuuden tuotevision kanssa. Kaikkein tärkeintä on, että Scrum-mestari varmistaa tiimin olevan samaa mieltä suunnitelmasta. Tämä tarkoittaa jokaiselta henkilöltä kysymistä, ovatko he tyytyväisiä siihen.
Toivottavasti kaikki ovat samalla kannalla ja luottavat siihen, että he pystyvät toimittamaan tämän työmäärän sen perusteella, mitä he tänään tietävät. Asiat muuttuvat väistämättä, mutta jos tiimi luottaa pystyvänsä saavuttamaan sprintin tavoitteen, työsi on tältä osin tehty (toistaiseksi).
Sprintin suunnittelukokouksen jälkeen
Anna tiimin työskennellä! Sprintin suunnittelun jälkeen jokaisella pitäisi olla runsaasti tekemistä. Tiimi saattaa haluta perehtyä yksityiskohtiin tai aloittaa yhteistyön joidenkin käyttäjätarinoiden parissa. Voit tarkistaa tilanteen tiimin kanssa huomisessa päivittäisessä tilannepalaverissa (eli päivittäisessä Scrum-kokouksessa).
Ketkä osallistuvat sprintin suunnittelukokoukseen?
Scrum-mestari, tuoteomistaja ja kehitystiimi osallistuvat sprintin suunnittelukokouksiin.
Scrum-mestari
Scrum-mestari fasilitoi sprintin suunnittelukokouksen ja huolehtii esimerkiksi siitä, että kokoustilat on varattu, tarvittavat välineet ovat saatavilla ja osallistujat ovat valmistautuneet.
Scrum-mestarin tulee rajata kokouksen kesto sprintin pituuden perusteella. Jos tiimi esimerkiksi työskentelee kahden viikon sprinteissä, sprintin suunnittelukokous ei saisi kestää yli 2–4 tuntia (vaikka lyhyempi kesto onkin mahdollisuuksien mukaan suositeltava!)
Scrum-mestarin on hallittava ajankäyttö asianmukaisesti, jotta tiimi pääsee yhteisymmärrykseen sprintin tavoitteesta ennen kokouksen päättymistä.
Tuoteomistaja
Tuoteomistaja vastaa kehitysjonon valmistelemisesta ennen sprintin suunnittelukokousta. Hänen on selvennettävä jokaisen tuotekehitysjonon kohteen yksityiskohdat ja pystyttävä vastaamaan käyttötapauksia ja/tai hyväksymiskriteerejä koskeviin kysymyksiin.
Kehitystiimi
Suunnittelijoiden, kehittäjien, testausinsinöörien ja kaikkien muiden, jotka osallistuvat tuotoksen tekemiseen, on osallistuttava aktiivisesti. Sprintin suunnittelukokouksen jälkeen heillä pitäisi olla selkeä käsitys siitä, mitä heiltä odotetaan ja minkä parissa työskentely on seuraavan sprintin aikana ensisijaista.
Pidä mielessä, että tiimit kehittyvät sprintin suunnittelussa ajan myötä. Jos tiimi on vasta muodostettu (tai sprinttityöskentely ja ketterä projektinhallinta ovat sille uusia), sillä on vähemmän varmuutta siitä, kuinka paljon se pystyy realistisesti saamaan aikaan kunkin sprintin aikana. Kun tiimi jatkaa työskentelyä yhdessä ja saa enemmän kokemusta ketteristä menetelmistä, ennusteet paranevat.
Miksi sprintin suunnittelukokous kannattaa järjestää?
Sprintin suunnittelukokoukset kannattaa järjestää, jotta tiimit ymmärtävät, mitä niiden tulisi tehdä ja ennen kaikkea miksi.
Koko tiimin osallistaminen näihin kokouksiin edistää yhteistyötä – tiimi työskentelee yhdessä tehokkaammin ja luottaa enemmän siihen, mitä sen odotetaan toimittavan.
Seuraavaksi käsittelen muutamia sprintin suunnittelukokousten suurimmista hyödyistä.
- Määrittele tavoitteesi paremmin
- Edistä tiimin yhteisymmärrystä ja sitoutumista
- Tarjoa vertailukohta työskentelynopeuden mittaamiseen
1. Määrittele tavoitteesi paremmin
Jos olet kehitystyötä toimittavan ja ketteriä menetelmiä käyttävän tiimin Scrum-mestari, sinun tulisi järjestää sprintin suunnittelukokous.
Onnistuneet sprintin suunnittelukokoukset auttavat tiimiäsi onnistumaan, koska niiden ansiosta kaikki ymmärtävät tarkalleen, mikä kunkin työskentelysprintin tavoite on.
Sprintin suunnittelun aikana määritellään kaksi keskeistä asiaa: sprintin tavoite ja sprintin kehitysjono.
Sprintin tavoite
Sprintin tavoite on lyhyt (yhdestä kahteen virkettä) kuvaus siitä, mitä tiimi aikoo saada valmiiksi sprintin aikana. Tiimi kirjoittaa sen yhdessä ja julkaisee sen, jotta siihen voidaan palata milloin tahansa.
Sprintin tavoite on nopea ja helppolukuinen tapa kertoa sidosryhmille, mitä tiimi työstää, ilman että heidän tarvitsee perehtyä työlistan yksityiskohtiin.
Esimerkki sprintin tavoitteesta voisi olla: Ominaisuuden X rakentaminen samaan aikaan juhlapyhäjulkaisun kanssa (mikä osoittaa, että ominaisuuden toimittaminen tiettyyn virstanpylvääseen mennessä on sprintin päätavoite).
Sprintin työlista
Sprintin työlista on luettelo tuotetyölistan kohteista, jotka tiimi valitsee ja joiden parissa se sitoutuu työskentelemään sprintin aikana. Se sisältää myös työn toimittamiseen tarvittavat tehtävät sekä arvion siitä, kuinka kauan kunkin tehtävän suorittamisen pitäisi kestää.
2. Edistä tiimin yhteensovittamista ja sitoutumista
Sprintin suunnittelukokoukset edellyttävät yhteistyöhön perustuvaa tiimityötä, jotta vaaditut tulokset voidaan saavuttaa. Tiimi, ei hallitseva tuotteen omistaja tai ulkopuolinen sidosryhmä, päättää, kuinka paljon sprintin aikana saadaan tehtyä.
Tiimin jäsenet saavat myös voimaantumisen tunteen ottamalla vastuulleen työnkulkunsa. He hyötyvät paremmasta yhteensovittamisesta muiden kanssa, koska heillä on aikaa keskustella siitä, miten heidän työnsä sopii yhteen uuden sprintin aikana.
3. Tarjoa vertailukohta etenemisnopeuden mittaamiseen
Sprintin etenemisnopeus on mittari, joka kertoo, kuinka paljon työtä tiimi pystyy tekemään yhden sprintin aikana. Kun tiimi on työskennellyt yhdessä jonkin aikaa, keskimääräinen etenemisnopeus voidaan laskea laskemalla yhteen kunkin sprintin lopussa valmistuneiden käyttäjätarinoiden pistearviot.
Jos tiimi esimerkiksi sai sprintissä 1 valmiiksi 25 tarinapistettä, sprintissä 2 35 pistettä ja sprintissä 3 30 pistettä, tiimin etenemisnopeus olisi 30.
25 + 35 + 30 = 90/3 = 30
Jatkossa koko Scrum-tiimi tietäisi, että se saa keskimäärin valmiiksi 30 tarinapistettä sprintissä, ja voisi käyttää tätä ohjenuorana käydessään tuotetyölistan kohteita läpi sprintin suunnittelussa.
Etenemisnopeus vaihtelee ajan mittaan, mutta kypsän ketterän tiimin etenemisnopeus alkaa yleensä kasvaa, kun tiimi tottuu yhä paremmin työskentelemään yhdessä ja tuntee tuotteen paremmin. Tuotteen omistajan tulisi pitää etenemisnopeus mielessä määrittäessään, kuinka monta sprinttiä tuotteen seuraavan version julkaisemiseen tarvitaan.
Sprintin suunnittelukokouksen asialista [Lataa]
Hanki mallipohja täältä (sinun on oltava jäsen) ja täytä se tämän artikkelin sisältämien näkemysten avulla. Näin saat tarkistuslistan valmiiksi seuraavaa sprintin suunnittelukokoustasi varten.
Saat myös kätevän sprintin suunnittelun tarkistuslistan, joka auttaa sinua valmistautumaan kokoukseen (roolistasi riippumatta), sekä sähköpostimallin, jonka voit lähettää sidosryhmille ja muille kutsutuille.
Mitä seuraavaksi?
Etsitkö lisää vinkkejä sprintin suunnittelukokouksen järjestämiseen? Onko sinulla omia vinkkejä, jotka haluat jakaa? Liity keskusteluun Slackissa yhdessä yli sadan muun digitaalisten projektien päällikön kanssa DPM-jäsenyydessä!
