Tehtävienhallintaohjelmisto vs. projektinhallintaohjelmisto
Ohjelmistoa valitessaan projektipäälliköillä on mielessään yksi asia: mikä on tehtävään parhaiten sopiva työkalu? Usein valinta tehdään tehtävienhallintaohjelmiston ja projektinhallintaohjelmiston välillä.
Mitä eroa näillä kahdella työkalutyypillä sitten oikeastaan on? Onko toinen toista parempi? Tarkastellaan asiaa lähemmin.
Projektit ja tehtävät: mitä eroa niillä on?
Aloitetaan erittelemällä kaksi projektinhallinnan maailman keskeistä elementtiä: projektit ja tehtävät. Näiden kahden ymmärtäminen auttaa selventämään tehtävienhallinta- ja projektinhallintaohjelmistojen eroja.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on projekti? Projektinhallinnan maailmassa projekti on ainutlaatuinen hanke. Se on vaiheittainen prosessi, jonka tavoitteena on tuottaa tietty lopputulos tai tuote, kuten uuden verkkosivuston suunnittelu. Projekti alkaa suunnittelun aloittamisesta ja päättyy, kun sivusto on julkaistu.
Projekti koostuu monista tehtävistä. Se on kuin palapeli — tehtävät ovat palasia, jotka kokoamalla syntyy lopullinen kuva. Yritystason projektinhallinnan käsite keskittyy projektien yhteensovittamiseen yrityksen strategisten tavoitteiden kanssa.
Mitä tehtävät ovat? Projektinhallinnan maailmassa tehtävät ovat pieniä vaiheita, jotka sinun on suoritettava projektin loppuun saattamiseksi. Ne ovat työtehtäviä, jotka sinun tai tiimisi on tehtävä matkan varrella. Verkkosivuston suunnitteluprojektissa tehtävä voi olla esimerkiksi luonnoksen laatiminen tai verkkosivuston tekstien kirjoittaminen.
On olemassa monenlaisia projektinhallintasovelluksia ja tehtävienhallintasovelluksia, jotka on suunniteltu vastaamaan erilaisiin projektitarpeisiin.
Projektinhallinta ja tehtävienhallinta
Tarkastellaan lähemmin projektinhallinnan ja tehtävienhallinnan välisiä eroja. Pohjimmiltaan sen, kumpaa näistä kahdesta sovelluksesta tarvitset, määrittää suurelta osin sen, minkä mittakaavan asiaa yrität saada aikaan.
Projektinhallinta on suunnattu laajamittaisten projektien koordinointiin. Tällaiset projektit koostuvat useista tehtävistä, tiimeistä ja resursseista. Tehtävienhallinta puolestaan sopii parhaiten pienimuotoisten, itsenäisten tehtävien hallintaan — ajattele sitä tehtävälistanasi. Tässä on joitakin muita eroja:
- Tavoitteesi koko ja laajuus: Projektinhallintaa käytetään suurempiin tavoitteisiin, joihin liittyy monia tehtäviä, kuten talon rakentamiseen. Tehtävienhallintastrategiat puolestaan toimivat parhaiten pienempien tavoitteiden kanssa, joihin liittyy vähemmän tehtäviä, kuten terassin laudan vaihtamiseen.
- Yksityiskohdat ja kokonaiskuva: Tehtävienhallinta on yksityiskohtiin keskittyvää, ja siinä keskitytään projektin yksittäisiin tehtäviin, usein tietyssä järjestyksessä. Projektinhallinta puolestaan valvoo koko projektia alusta loppuun ja tarjoaa kokonaiskuvan sekä kaikkien osa-alueiden koordinoinnin.
- Väliaikainen ja jatkuva: Tehtävienhallinta on jatkuvaa ja sopii ihanteellisesti työntekijöiden säännöllisesti hoitamien päivittäisten tehtävien hallintaan. Projektinhallinta on väliaikaista ja projektikohtaista, ja sitä käytetään kertaluonteisiin, laajempiin projekteihin sekä tiettyihin tuotoksiin, kuten uuden tuotteen julkaisemiseen.
Projektinhallinta ja työnkulun automaatio sekoitetaan myös usein toisiinsa — tässä artikkelissa Projektinhallinta ja työnkulun automaatio eritellään keskeiset erot.
Mitä on tehtävienhallintaohjelmisto?
Tehtävienhallintaohjelmisto on kuin edistynyt digitaalinen tehtävälista. Yksi tehtävienhallintaohjelmiston tärkeimmistä hyödyistä on se, että se on suunniteltu auttamaan yksittäisiä käyttäjiä tai tiimejä työtehtävien seuraamisessa ja hallinnassa.
Näiden työkalujen avulla voit luoda tehtäviä, määrittää niitä ja asettaa niille määräaikoja sekä seurata niiden edistymistä. Tehtävienhallintaohjelmisto sopii erinomaisesti yksinkertaisempien, itsenäisten tehtävien hallintaan, ja se auttaa priorisoimaan työtä, välttämään ylikuormitusta sekä varmistamaan, että päivittäiset tehtävät tulevat tehokkaasti hoidetuiksi.
Näissä tehtävienhallintatyökaluissa käytetään usein Kanban-tauluja ja muita tehtävien järjestämismalleja projektin tehtävien organisointiin. Lisäksi kolmansien osapuolten integraatiot, kuten työnkulunhallintaohjelmistot, voivat auttaa parantamaan työkalun ominaisuuksia. Lue lisää työnkulkuohjelmistojen ominaisuuksista täältä.
Tarjolla on myös runsaasti ilmaisia tehtävienhallintaohjelmistoja, jos organisaatiosi budjetti on rajallinen. Voit myös tutustua tarkemmin tehtävienhallintaohjelmistojen kustannuksiin sopivan budjetin määrittämiseksi.
Mitä projektinhallintaohjelmisto on?
Projektinhallintaohjelmistojen markkinoiden laajuus kasvaa nopeasti, kun yhä useammat yritykset ottavat käyttöön digitaalisia työkaluja.
Projektinhallintaohjelmisto on kuin orkesteria johtava kapellimestari. Se on työkalu monimutkaisten projektien hallintaan, kun niihin liittyy useita tehtäviä, resursseja ja tiimin jäseniä. Projektinhallintasovellusten tarkoituksena on parantaa tehokkuutta, vähentää virheitä ja varmistaa projektien onnistunut toteutus.
Tehtävien seurannan lisäksi kyse on kokonaisuuden hallinnasta. Tämä ohjelmisto tukee projektin suunnittelua, aikataulutusta, resurssien kohdentamista, viestintää, dokumentointia sekä riskien ja muutosten hallintaa.
Se auttaa tiimejä pysymään aikataulussa, saavuttamaan projektin välitavoitteet, noudattamaan budjetteja ja toteuttamaan projektit onnistuneesti ajallaan. Projektinhallintaohjelmisto sopii ihanteellisesti suuriin ja monimutkaisiin projekteihin, sillä se tarjoaa tarvittavan koordinoinnin, yhteistyön ja näkyvyyden.
Mitkä ovat näiden kahden tärkeimmät erot?
Näiden kahden ohjelmistotyypin ero liittyy suurelta osin mittakaavaan ja monimutkaisuuteen. Tehtävienhallintaohjelmisto saattaa riittää, jos käsittelet pääasiassa yksittäisiä tehtäviä. Jos hallinnoit useita projekteja, joissa on lukuisia tehtäviä, useita tiimejä ja tehtävien välisiä riippuvuuksia, saatat tarvita projektinhallintaohjelmiston.
Tehtävienhallintaohjelmiston ja projektinhallintaohjelmiston välisen eron ymmärtäminen – samoin kuin projektinhallintaohjelmistojen hyvien ja huonojen puolten vertaaminen tehtävienhallintaohjelmistoihin – voi vaikuttaa merkittävästi tiimisi tuottavuuteen ja projektiesi onnistumiseen. Tässä ovat näiden kahden kolme tärkeintä eroa.
1. Tärkeimmät ominaisuudet
Tehtävienhallintaohjelmisto keskittyy tehtäväkohtaisiin ominaisuuksiin, kuten tehtävien luomiseen, määrittämiseen, priorisointiin ja seurantaan. Siksi on tavallista, että tehtäviä voi merkitä tunnisteilla, värikoodata tai priorisoida työn järjestämiseksi muilla tavoin.
Tehtävienhallintaohjelmistolla voi myös määrittää toistuvia tehtäviä ja muistutushälytyksiä, jotta tehtävälistasi pysyy ajan tasalla. Asanan ja Todoistin kaltaisilla työkaluilla voit myös asettaa määräaikoja, lisätä tehtävien kuvauksia, delegoida tehtäviä sekä kommentoida tai tehdä yhteistyötä suoraan kunkin tehtävän parissa.
Projektinhallintaohjelmisto sisältää myös tehtäväkohtaisia ominaisuuksia, mutta tarjoaa paljon enemmän. Se sisältää esimerkiksi projektin suunnittelun, resurssi- ja kustannustenhallinnan, riskien arvioinnin ja ajanseurannan sekä raportointiominaisuudet.
Siinä on myös Gantt-kaavioita projektin aikajanan visualisointiin, koontinäyttöjä projektin reaaliaikaisten päivitysten seurantaan sekä viestintätyökaluja tiimityötä varten.
Näiden keskeisten ominaisuuksien tulisi sisältyä projektinhallintaohjelmiston vaatimusten tarkistuslistaan.
2. Laajuus
Näiden kahden ohjelmistotyypin laajuus on merkittävä erottava tekijä.
Tehtävienhallinta on pohjimmiltaan projektinhallinnan osa-alue. Siksi tehtävienhallinta keskittyy vain yksittäisiin tehtäviin. Sen avulla voit järjestää työtäsi henkilökohtaisista tehtävistä pieniin tiimin työnkulkuihin. Se käsittelee ensisijaisesti tehtävien "mitä"- ja "milloin"-kysymyksiä.
Projektinhallintaan kuuluu yhteiseen tavoitteeseen liittyvien tehtävien sarjan hallinta. Kyse ei ole vain siitä, "mitä" ja "milloin", vaan myös siitä, "kuka", "miten", "miksi" ja "mitä jos". Siinä otetaan huomioon projektin resurssit, riskit, muutokset ja viestintä sidosryhmien kanssa.
Kattavat projektinhallintasovellukset tarjoavat kokonaisvaltaisen ja laajan näkymän kaikkiin projektin osa-alueisiin. Niitä voi käyttää monimutkaisemmissa, tiimipohjaisissa ympäristöissä.
3. Käyttö
Voit käyttää tehtävienhallintaohjelmistoa henkilökohtaiseen käyttöön tai pienissä tiimeissä. Se sopii täydellisesti päivittäisten toimintojen seurantaan, ja voit mukauttaa sen yksilöllisiin työnkulkuihin, kuten muistutuksiin sähköpostiin vastaamisesta, asiakkaaseen yhteyden ottamisesta tai lasten hakemisesta koulusta.
Sen sijaan projektinhallintaohjelmistoa käytetään ammatillisessa, tiimikeskeisessä ympäristössä, jossa monet henkilöt työskentelevät yhdessä laajamittaisten projektien parissa. Se tarjoaa tarvittavan infrastruktuurin monimutkaisten tehtävien hoitamiseen, kuten tuotelanseerauksen koordinointiin tai rakennusprojektin hallintaan. Joissakin tapauksissa käytettävissä on jopa erikoistyökaluja, joihin voi keskittyä tarkemmin, kuten rakennusprojektien hallintatyökaluja.
Ohjelmistokehitystiimi voi esimerkiksi käyttää Jiraa sprintin etenemisen seurantaan, tai markkinointitiimi voi käyttää Basecampia tuotelanseerauskampanjan koordinointiin. Jira-tukea tarjoavan projektinhallinta-alustan avulla tiimit voivat myös pysyä ajan tasalla määräajoista.
Projektitiimi voi käyttää Asanan kaltaista ohjelmistoa kokonaisen projektin suunnitteluun projektin laajuuden perusteella ja määrittää määräpäivät, jotka voidaan esittää itse ohjelmistossa. Tämä parantaa näkyvyyttä ja resurssienhallintaa sekä luo projektin elinkaarelle läpinäkyvämmän ja ketterämmän työnkulun.
Mitä seuraavaksi?
Projektinhallintatuotteiden historia kuvastaa teknologian ja liiketoiminnan johtamiskäytäntöjen laajempia kehityssuuntia.
Etsitkö lisää vinkkejä projektiesi hallintaan? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
