Projektin laajuuslausunto: Näin kirjoitat sellaisen viidessä vaiheessa

Projektin laajuuslausunnon keskeiset osat

Projektin laajuuslausunto määrittelee projektin rajat, mukaan lukien sen, mitä tiimi toimittaa, miten työ tehdään ja mitä projektiin ei sisälly. Projektin laajuuslausunnon keskeiset osat ovat:

Osa	Mitä siihen sisällytetään
Projektin yleiskatsaus	Lyhyt yhteenveto, jossa kerrotaan, mistä projektissa on kyse, miksi projekti toteutetaan, mikä on liiketoiminnan tarve ja mikä on projektin yleinen tavoite
Projektiin kuuluva työ	Lopulliset tuotokset, aineistot, tuotteet tai palvelut, jotka projektitiimi tuottaa
Projektiin kuulumaton työ	Tuotokset, pyynnöt, ominaisuudet tai toiminnot, jotka on nimenomaisesti rajattu projektin ulkopuolelle laajuuden hallitsemattoman kasvun estämiseksi
Projektin tuotokset	Lopulliset tuotokset, aineistot, tuotteet tai palvelut, jotka projektitiimi tuottaa
Projektin toteutustapa ja vaiheet	Miten projekti toteutetaan, mukaan lukien työnkulut, menetelmät, vaiheet, tärkeimmät tehtävät tai toteutustapa
Aikataulu ja virstanpylväät	Projektin tärkeät määräajat, virstanpylväät, julkaisupäivät, hyväksynnät ja toimitusaikataulut
Budjetti ja maksuaikataulu	Projektin arviot, budjetit, maksuehdot, laskutusaikataulut tai taloudelliset oletukset
Oletukset ja riippuvuudet	Projektia koskevat oletukset, riippuvuudet, ehdot tai ulkoiset tekijät, jotka vaikuttavat projektin toimitukseen
Hallinto ja hyväksynnät	Sidosryhmät, hyväksyjät, päätöksentekijät, eskalointipolut ja hyväksyntöihin liittyvät vastuut
Tarkennukset ja rajaukset	Lisähuomiot, tarkennukset, määritelmät tai rajaukset, joita tarvitaan työtä koskevan laajuuden väärinkäsitysten välttämiseksi

Esimerkki projektin laajuuslausunnosta

Tässä on esimerkki verkkosivuston uudistamisprojektin yksinkertaistetusta projektin laajuuslausunnosta.

Osio	Kuvaus
Projektin yleiskatsaus	Toimisto tarjoaa asiakkaalle verkkosivustostrategia-, UX-suunnittelu-, visuaalisen suunnittelun, responsiivisen käyttöliittymäkehityksen ja verkkokaupan integroinnin palvelut osana yrityksen verkkokauppasivuston täydellistä uudistamista.
Työn sisältö	Verkkosivuston nykytilan kartoitus ja sidosryhmätyöpajat, UX-tutkimus ja rautalankamallien kehittäminen, responsiivinen visuaalinen suunnittelu, verkkokaupan integrointi, laadunvarmistustestaus ja julkaisun tukipalvelut
Työn ulkopuolinen sisältö	Verkkosivuston jatkuva ylläpito, hyväksyttyjen kierrosten ulkopuoliset suunnittelumuutokset, valokuva- tai videotuotanto, kolmansien osapuolten lisenssi- tai hosting-maksut, tekstintuotantopalvelut
Projektin toimitukset	Lopullisiin toimituksiin sisältyvät responsiiviset verkkosivustomallit, hyväksytyt suunnitteluluonnokset, verkkokauppatoimintojen integrointi, laadunvarmistustestauksen tuki ja verkkosivuston käyttöönoton avustaminen.
Projektin lähestymistapa ja vaiheet	Toimisto tarjoaa arvioitavaksi kaksi alustavaa suunnittelusuuntaa. Yksi hyväksytty suunta etenee kokonaisten sivujen suunnitteluun ja kehitykseen. Suunnittelumuutokset rajoittuvat kahteen kierrokseen kutakin hyväksymisvaihetta kohden, ellei virallisella muutospyynnöllä toisin sovita.
Projektin aikataulu ja virstanpylväät	Projekti toteutetaan nykytilan kartoituksen, suunnittelun, kehityksen, laadunvarmistuksen ja käyttöönoton vaiheissa arviolta 16 viikon aikana.
Budjetti ja maksuaikataulu	Projektin arvioitu budjetti on $75,000, ja maksut ajoittuvat projektin aloitukseen, suunnittelun hyväksyntään ja verkkosivuston lopulliseen julkaisuun liittyviin virstanpylväisiin.
Oletukset ja riippuvuudet	Kaikki asiakkaan palaute on koottava yhden yhteyshenkilön kautta ja toimitettava kirjallisesti kolmen työpäivän kuluessa kustakin tarkistuskierroksesta. Hyväksyntöjen viivästyminen tai sisällön puuttuvat aineistot voivat vaikuttaa lopulliseen toimitusaikatauluun.
Hallinto ja hyväksynnät	Asiakkaan markkinointijohtaja ja verkkokaupan vastuuhenkilö antavat lopulliset hyväksynnät ennen julkaisua.
Täsmennykset ja rajaukset	Asiakas vastaa kaiken verkkosivuston tekstisisällön, kuvien ja tuotetietojen toimittamisesta ennen kehitystyön aloittamista. Kaikki hyväksytyn laajuuden ulkopuoliset lisäominaisuudet, muutokset tai palvelut edellyttävät virallista muutospyyntöä ja voivat aiheuttaa lisäkustannuksia.

Projektin laajuuslausunnon laatiminen

Näin kirjoitat aukottoman projektin laajuusasiakirjan.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Aloita selkeällä projektin yleiskatsauksella

Tämä korkean tason laajuuslausunto määrittelee, mikä projekti on, miksi se toteutetaan ja mitä sillä saavutetaan. Aloita laajuuslausunto tiiviillä yhteenvedolla, jossa selitetään:

• Mikä projekti on
• Miksi projekti toteutetaan
• Liiketoiminnan tavoite tai päämäärä
• Arvo, jota projektin odotetaan tuottavan

Tämän osion tulisi antaa sidosryhmille riittävä konteksti projektin tarkoituksen ymmärtämiseen ennen yksityiskohtaisten toimitusten tai aikataulujen tarkastelua. Muista:

• Pidä se lyhyenä. Olet myynyt projektin – nyt pohjustamme vain yksityiskohdat.
• Lisää kaikki tässä sopimuksessa määritetyt vastuullasi olevat suorituskykymittarit.

Suosittelen, että tilivastaava tai myyjä kirjoittaa tämän osan, jos he osallistuvat projektiin.

2. Määrittele toimitukset ja virstanpylväät

Määrittele seuraavaksi selkeästi, mitä toimitetaan, milloin se toimitetaan ja missä muodossa. Määrittele tarkasti:

• Toimitukset
• Mukaan sisältyvät alustat tai laitteet
• Muutosten määrä
• Aikataulut ja virstanpylväät
• Riippuvuudet

Vältä epämääräistä kieltä aina kun mahdollista. Mitä yksityiskohtaisemmin toimitukset määritellään, sitä helpompi odotuksia on hallita ja välttää projektin laajuuden hallitsematon kasvu myöhemmin. Jos esimerkiksi toimitat rautalankamalleja, toimitatko ne koko työpöytä- ja mobiilikokemuksesta? Vain tabletille? Kuinka monta mallia? Kuinka monta näyttöä?

3. Kuvaa hyväksymisprosessi

Hyvä projektin laajuuslausunto selittää, miten tarkistukset, hyväksynnät ja palaute toimivat projektin koko elinkaaren ajan.

Määrittele:

• Kuka antaa palautetta
• Miten palaute tulee toimittaa
• Hyväksyntöjen aikataulut
• Sidosryhmien vastuut
• Tarkistusprosessit

Tämä luo vastuuvelvollisuutta ja ehkäisee hajanaisesta tai myöhästyneestä palautteesta aiheutuvia viivästyksiä. Yleensä sisällytän tämän tekstin ”Oletukset ja riippuvuudet” -osioon. Keskustelen sitten asiakkaan kanssa suullisesti, jotta odotetusta palaute- ja hyväksyntäprosessista päästään yhteisymmärrykseen.

4. Määrittele projektiin sisältyvät ja siitä rajatut asiat

Yksi projektin laajuusmäärittelyn tärkeimmistä osista on määritellä, mitä projektiin sisältyy ja mitä siitä rajataan pois. Tämä osio auttaa:

• Ehkäisemään projektin laajuuden hallitsematonta kasvua
• Vähentämään kiistoja
• Parantamaan budjetin hallintaa
• Asettamaan realistiset odotukset

5. Luo järjestelmä projektin laajuuden seurantaan

Suuremmissa tai monimutkaisemmissa projekteissa kannattaa luoda järjestelmä hyväksyntöjen, tuotosten, tarkistusten ja projektin laajuuden muutosten seurantaan koko projektin ajan.

Monet projektipäälliköt käyttävät:

• Laajuusmatriiseja
• Tarkistusten seurantataulukoita
• Hyväksyntälokeja
• Projektinhallintaohjelmistoa

Miksi projektin laajuusasiakirjat ovat tärkeitä?

Projektin laajuusasiakirjat auttavat yhteensovittamaan sidosryhmät, hallitsemaan odotuksia ja ehkäisemään projektin laajuuden hallitsematonta kasvua koko projektin elinkaaren ajan.

Tässä on kuusi syytä, miksi projektin laajuusasiakirjat ovat tärkeitä:

• Ehkäisevät projektin laajuuden hallitsematonta kasvua: Kun projektiin sisältyvät ja siitä rajatut asiat dokumentoidaan selkeästi, sinulla on vertailukohta uusien pyyntöjen ilmetessä. Voit tunnistaa projektin ulkopuolisen työn ennen kuin se vaikuttaa budjettiin tai aikatauluun.
• Yhdenmukaistavat sidosryhmien odotukset: Yhteinen laajuusasiakirja varmistaa, että asiakkaat, sponsorit ja tiimin jäsenet ovat yhtä mieltä projektin tavoitteista, tuotoksista ja rajoituksista. Tämä vähentää myöhempiä väärinkäsityksiä ja kiistoja.
• Parantavat projektin suunnittelua ja arvioita: Määritellyt vaatimukset ja tuotokset auttavat tiimiäsi arvioimaan kustannukset, resurssit ja aikataulut tarkemmin. Saat selkeämmän kuvan tarvittavasta työstä ennen sitoumusten tekemistä.
• Selkeyttävät vastuut: Laajuusasiakirjat selventävät, kuka vastaa tietyistä tuotoksista ja mitä kunkin osapuolen odotetaan tuottavan. Tämä auttaa ehkäisemään päällekkäistä työtä, huomiotta jääviä tehtäviä ja epäselvyyttä vastuuvelvollisuudesta.
• Tukevat muutostenhallintaa: Hyväksytty laajuuden perustaso antaa vertailukohdan ehdotettujen muutosten arviointiin. Voit arvioida vaikutukset, neuvotella kompromisseista ja dokumentoida hyväksynnät ennen lisäresursseihin sitoutumista.
• Asettavat mitattavat hyväksymiskriteerit: Dokumentoimalla, mitä valmiilla tuotoksella tarkoitetaan, tiimisi voi varmistaa, että vaatimukset on täytetty. Se antaa asiakkaille myös selkeän perustan valmiin työn tarkistamiseen ja hyväksymiseen.

5 vinkkiä ja neuvoa laajuusmäärittelyjen laatimiseen

Hyvin kirjoitetusta projektin laajuusmäärittelystä huolimatta epäselvät odotukset ja epämääräiset oletukset voivat edelleen aiheuttaa sekaannusta projektin myöhemmissä vaiheissa. Seuraavien vinkkien avulla voit laatia selkeämpiä ja toimivampia laajuusmäärittelyjä, joita sidosryhmien ja projektitiimien on helpompi noudattaa.

1. Vältä epäselvää kieltä

Epämääräinen kielenkäyttö aiheuttaa väärinkäsityksiä ja vaikeuttaa laajuuden muutosten hallintaa myöhemmin projektin aikana.

Sen sijaan että kirjoittaisit:

• ”Suunnittelutuki sisältyy”
• ”Verkkosivuston päivitykset tarpeen mukaan”
• ”Lisätarkistukset tarvittaessa”

Määrittele:

• Tarkat tuotokset
• Tarkistusten lukumäärä
• Tuetut alustat tai mallipohjat
• Tietyt projektin vaiheet tai vastuualueet

Mitä täsmällisempi laajuusmäärittelysi on, sitä helpompi odotuksia on hallita.

2. Määrittele, miltä ”valmis” näyttää

Selitä selkeästi, miten tuotokset tarkistetaan, hyväksytään ja viimeistellään.

Tämä auttaa välttämään tilanteita, joissa:

• Sidosryhmät pyytävät jatkuvasti uusia muutoksia
• Tiimit ovat eri mieltä valmistumiskriteereistä
• Toimitukset jäävät jumiin tarkastuskierroksille

Määrittele:

• Hyväksymisvaiheet
• Hyväksymiskriteerit
• Muutosten enimmäismäärät
• Lopullisen hyväksynnän vaatimukset

3. Dokumentoi oletukset ajoissa

Monet projektiongelmat syntyvät, koska tiimit olettavat jonkin kuuluvan projektiin ilman, että asia dokumentoidaan selkeästi.

Dokumentoi laajuusmäärittelyssä seuraaviin liittyvät oletukset:

• Sisällön toimitus
• Sidosryhmien saatavuus
• Kolmansien osapuolten työkalut
• Integraatiot
• Pääsy alustoille
• Hyväksymisen aikataulut

Jos projekti riippuu jostakin ulkoisesta tekijästä, kirjaa se kirjallisesti.

4. Suunnittele laajuuden muutokset

Hyvätkään laajuusmäärittelyt eivät voi estää kaikkia muutoskehotuksia. Projektit kehittyvät, prioriteetit muuttuvat ja sidosryhmät pyytävät usein lisätyötä aloituksen jälkeen.

Sen sijaan että yrittäisit välttää laajuuden muutoksia kokonaan, määrittele:

• Miten muutoskehotuksia käsitellään
• Kuka hyväksyy laajuuden muutokset
• Miten vaikutukset aikatauluun tai budjettiin arvioidaan
• Milloin tarvitaan lisäarvioita tai muutosmääräyksiä

Tämä luo jäsennellyn prosessin muutosten käsittelyyn ilman, että projektia häiritään tarpeettomasti.

5. Pidä laajuusmäärittely helposti silmäiltävänä

Laajuusmäärittelyn tulee olla yksityiskohtainen, mutta sidosryhmien on myös voitava tarkastella sitä nopeasti.

Käytä:

• Selkeitä otsikoita
• Luettelomerkkejä
• Taulukoita
• Lyhyitä kappaleita
• Selkeästi määriteltyjä osioita

Vältä liian juridista tai monimutkaista kieltä, ellei organisaatiosi tai sopimusrakenteesi sitä edellytä.

Projektin laajuusmäärittely vs. projektin peruskirja vs. työn kuvaus

Projektin peruskirjat, projektien laajuusmäärittelyt ja työn kuvaukset palvelevat projektinhallinnassa eri tarkoituksia, ja niiden sisällössä, ajoituksessa ja käytössä on keskeisiä eroja:

Näkökulma	Projektin peruskirja	Projektin laajuusmäärittely	Työn kuvaus
Ensisijainen tarkoitus	Antaa projektille virallinen hyväksyntä	Määrittelee projektin rajat ja toimitukset	Määrittelee kaupallisen ja projektia koskevan sopimuksen kokonaisuudessaan
Projektin vaihe	Laaditaan projektin käynnistysvaiheessa	Laaditaan projektin suunnitteluvaiheessa	Laaditaan yleensä ennen työn aloittamista sopimusneuvottelujen aikana
Pääpaino	Liiketoimintatavoitteet, sidosryhmät, budjetti ja projektin toimivalta	Laajuus, toimitukset, oletukset, rajaukset ja aikataulut	Laajuus, hinnoittelu, oikeudelliset ehdot, aikataulut ja vastuut
Yksityiskohtien taso	Ylätason yleiskatsaus	Yksityiskohtainen ja toteutukseen keskittyvä	Yksityiskohtainen, sisältää sopimukselliset ja kaupalliset vaatimukset
Kohderyhmä	Hankkeen omistajat, johtajat ja johtoon kuuluvat sidosryhmät	Projektitiimit, asiakkaat ja toimituksista vastaavat sidosryhmät	Asiakkaat, toimittajat, projektipäälliköt, hankinta- ja lakitiimit
Käyttö	Vahvistaa projektin hyväksynnän ja suunnan	Selkeyttää, mitä projektiin sisältyy ja mitä ei, hallitsee odotuksia ja auttaa estämään laajuuden hallitsematonta kasvua	Säätelee yhteistyösuhdetta ja määrittelee sopimukseen perustuvat velvoitteet
Muoto	Erillinen projektin hyväksyntäasiakirja	Erillinen asiakirja tai osa laajempaa projektisopimusta	Virallinen sopimus, joka sisältää usein projektin laajuusmäärittelyn
Hyväksyntä	Projektin omistaja tai valtuutettu johto hyväksyy	Asiaankuuluvat projektin sidosryhmät tarkastavat ja hyväksyvät	Valtuutetut asiakkaan ja palveluntarjoajan edustajat allekirjoittavat tai hyväksyvät virallisesti
Muutoshallinta	Suuret muutokset voivat edellyttää päivityksiä tai uutta hyväksyntää	Toimii perustana laajuuden muutosten arvioinnille ja hallinnalle	Määrittelee sopimukselliset menettelyt laajuuden, kustannusten tai aikataulujen muutosten hyväksymiseen

Project Scope Statements | What You Need To Know In Just 60 Secs!

Usein kysytyt kysymykset

Mitä eroa on projektin laajuuslausunnolla ja projektiehdotuksella?

Projektiehdotusta käytetään yleensä ennen projektin hyväksymistä, kun taas projektin laajuuslausuntoa käytetään projektin hyväksymisen jälkeen.

Näkökulma	Projektiehdotus	Projektin laajuuslausunto
Projektin vaihe	Laaditaan ennen projektin hyväksymistä	Laaditaan suunnittelun tai aloituksen aikana
Ensisijainen tarkoitus	Auttaa esittelemään tai voittamaan työn	Auttaa määrittelemään ja hallitsemaan työtä
Pääpaino	Ratkaisut, hinnoittelu ja liiketoiminta-arvo	Laajuus, tuotokset, aikataulut ja projektin rajat
Kohderyhmä	Päätöksentekijät, jotka arvioivat ehdotusta	Projektin toteutusta hallinnoivat tiimit ja sidosryhmät

Mitä eroa on laajuuslausunnolla ja laajuudenhallintasuunnitelmalla?

Laajuuslausunto määrittelee projektin varsinaisen laajuuden, kun taas laajuudenhallintasuunnitelmassa selitetään, miten projektin laajuutta hallitaan ja valvotaan koko projektin ajan.

Näkökulma	Laajuuslausunto	Laajuudenhallintasuunnitelma
Ensisijainen tarkoitus	Määrittelee projektin tuotokset ja laajuuden rajat	Määrittelee, miten laajuutta hallitaan ja valvotaan
Pääpaino	Mitä projektiin sisältyy ja mitä siitä jätetään pois	Miten laajuuden muutokset, hyväksynnät ja validointi käsitellään
Sisältö	Tuotokset, oletukset, rajaukset, aikataulut ja rajoitteet	Laajuudenhallintaprosessit, hyväksyntätyönkulut ja muutoksenhallintamenettelyt
Käyttö	Auttaa sidosryhmiä ymmärtämään projektin odotukset	Auttaa tiimejä hallitsemaan laajuutta projektin toteutuksen ajan
Projektin vaihe	Laaditaan projektin suunnittelun aikana	Laaditaan projektin suunnittelun ja hallintamallin käyttöönoton aikana
Tavoite	Estää projektin työtä koskevat väärinkäsitykset	Estää hallitsemattomat laajuuden muutokset ja laajuuden hallitsematon paisuminen

Mitä muita asiakirjoja käytetään yleensä projektin laajuuslausunnon rinnalla?

Projektitiimit käyttävät usein projektin koko elinkaaren aikana täydentäviä projekti- ja oikeudellisia asiakirjoja vastuiden määrittelemiseen, luottamuksellisten tietojen suojaamiseen ja palvelusopimusten hallintaan.

Yleisiä esimerkkejä ovat:

• NDA (salassapitosopimus): Suojaa osapuolten välillä ennen projektikeskusteluja tai niiden aikana jaetut luottamukselliset tiedot
• MSA (pääpalvelusopimus): Määrittelee asiakkaan ja palveluntarjoajan välisen pitkäaikaisen oikeudellisen ja kaupallisen suhteen sekä ohjaa yleensä tulevia projekteja ennen yksittäisten työn määrittelyjen laatimista
• ICA (itsenäisen urakoitsijan sopimus): Määrittelee freelancereiden, urakoitsijoiden tai ulkoisten palveluntarjoajien työsuhteen, vastuut ja oikeudelliset ehdot
• SLA (palvelutasosopimus): Määrittelee asiakkaan ja palveluntarjoajan väliset isännöintiä, ylläpitoa, tukea, käytettävyyttä tai palvelua koskevat sitoumukset
• Sopimukset: Määrittelevät osapuolten väliset oikeudelliset vastuut, maksuehdot, vastuut ja velvoitteet
• Projektiehdotukset: Esittelevät ehdotetun ratkaisun, hinnoittelun, lähestymistavan ja liiketoiminta-arvon ennen projektin hyväksymistä

Voidaanko projektin laajuuslausuntoa päivittää projektin aloittamisen jälkeen?

Kyllä. Laajuuslausuntoja päivitetään usein, kun projektin vaatimukset, aikataulut, tuotokset tai prioriteetit muuttuvat.

Kaikkien laajuuden muutosten tulisi kuitenkin noudattaa dokumentoitua muutoksenhallintaprosessia, jossa selitetään:

• Mitä muuttuu
• Miksi muutos on tarpeen
• Vaikutukset aikatauluun
• Vaikutukset budjettiin
• Tarvittavat hyväksynnät

Onko projektin laajuuslausunto oikeudellisesti sitova?

Projektin laajuuslausunto ei välttämättä ole yksinään oikeudellisesti sitova, ellei sitä ole sisällytetty allekirjoitettuun sopimukseen tai työn määrittelyyn.

Laajuuslausunnot ovat kuitenkin tärkeitä, koska niissä dokumentoidaan:

• Projektin odotukset
• Tuotokset
• Laajuuden rajat
• Hyväksyntäprosessit
• Vastuut

Monet tiimit sisällyttävät laajuuslausunnon oikeudellisesti sitoviin projektisopimuksiin.

Mitä seuraavaksi?

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa jakaaksesi resursseja ja hyviä käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.

HUOM.: Edellä mainitun ei ole tarkoitus toimia ammatillisena oikeudellisena neuvona, enkä ole pätevä antamaan minkäänlaista oikeudellista neuvontaa. Jos sinulla ei ole mallipohjia, jotka kattavat nämä muut kuin SoW-kohdat, suosittelen lämpimästi tutustumaan jäsenyysalueemme projektimallipohjiin ja muokkaamaan niitä tarpeidesi mukaan oikeudellisen neuvonantajan avustuksella.