Täydellinen opas Kanban-projektinhallintaan: mitä on tiedettävä
Projektien järjestyksen ja aikataulussa pysymisen varmistaminen voi olla haastavaa – mutta oikean järjestelmän avulla se voi olla suhteellisen helppoa. Kanban-menetelmä on tehokas ja toimiva tapa hallita toimintoja ja projekteja, ja se on yleistymässä kaikkialla pienyrityksistä Fortune 500 -yrityksiin (jopa suurilla ja rakastamillasi nimillä, kuten Disneyllä, Netflixillä ja Hululla).
Olitpa sitten startup-yrityksessä tai vakiintunut ammattilainen, Kanban-menetelmän omaksuminen voi auttaa sinua järjestämään työkuormasi tavalla, joka säästää aikaa ja vähentää stressiä. Tässä blogikirjoituksessa käsittelemme Kanbanin käytön perusteita projektinhallinnassa ja tutustumme joihinkin Kanbania tukeviin ohjelmistoihin – joten aloitetaan!
Mikä on Kanban-lähestymistapa projektinhallintaan?
Projektinhallinta on onnistuneen liiketoiminnan kannalta keskeinen osa. Yksi suosittu menetelmä sekä toimintojen että projektien hallintaan on Kanban-projektinhallintamenetelmä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kanban-prosessi sai alkunsa Toyotan tuotantoprosessista, ja siinä käytetään kortteja, tauluja ja visuaalisia merkkejä tiimien prosessien järjestämiseen ja edistymisen seuraamiseen.
Kanban on ketterä projektien visualisointitekniikka, jonka avulla tiimit voivat visualisoida työnkulun helposti reaaliajassa, tunnistaa edistymisen yhdellä silmäyksellä ja viedä iteraatiot sujuvasti ja läpinäkyvästi päätökseen.
Tämä tehdään Kanban-taulun avulla. Se on projektien visualisointityökalu, jota käytettiin aiemmin pääasiassa valmistusteollisuudessa, mutta joka yleistyy jatkuvasti myös teknologia- ja startup-yrityksissä.
Kanbanin suunnitteli itse asiassa 1940-luvulla japanilainen insinööri Taiichi Ohno. Sen käyttö valmistusteollisuudessa – jossa tuotteet suunnitellaan usein lyhyissä, lineaarisissa vaiheissa ja käyttöönotot etenevät samalla tavalla – oli ilmeisen hyödyllistä, ja tehtaat sekä tuotesuunnittelijat omaksuivat sen laajasti.
Valmistusteollisuus on käyttänyt Kanbania vuosikymmenten ajan, mutta valmistusteollisuuden ulkopuolisten alojen ketterän projektinhallinnan melko äskettäisen yleistymisen ja suosion myötä Kanban on kokenut eräänlaisen uuden tulemisen, erityisesti ohjelmistokehityksessä ja toiminnoissa.
Kanbanin ytimessä on Kanban-taulu, joka visualisoi tiimin edistymisen. Se näyttää, mitä tiettyjä tehtäviä tehdään tai on tehtävä eri sarakkeissa, joita kutsutaan tehtäväkorteiksi.
Kanban-taulu voi koostua niinkin vähästä kuin kolmesta kortista. Tehtäväkorteissa näytetään usein myös se, kenelle kukin tehtävä on osoitettu, mikä auttaa lisäämään tiimin läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta.
On tärkeää ymmärtää, ettei Kanban-taulu korvaa Gantt-kaaviota. Sen tarkoitus on hieman erilainen. Kanban-taulu on paljon yksityiskohtaisempi kuin Gantt-kaavio, sillä se näyttää konkreettiset toimet, joita tiimin jäsenet tekevät tehtävän suorittamiseksi.
Gantt-kaavio antaa kokonaisvaltaisemman yleiskuvan projektista määräaikojen tai aikataulujen havainnollistamiseksi, kun taas Kanban-taulut perustuvat projektien sisäisiin tiettyihin iteraatioihin tai sprintteihin.
Tiimit voivat nopeasti tunnistaa, jos joku hidastaa prosessia. Tällöin kaikki voivat selvittää, kuka tiimin jäsenistä saattaa tarvita apua tai lisäkannustusta. Tämä lisää epäsuorasti vastuullisuutta ja auttaa usein pitämään tuottavuuden korkealla sekä työn jatkuvasti sujuvana.
Riippumatta siitä, kuinka monta tehtäväkorttia Kanban-taululla on, kaikki Kanban-taulut rajoittavat keskeneräisen työn määrää. Kanbanin ydin on keskeneräisen työn rajoittaminen, tiimin kannustaminen “parveilemaan ratkaisun löytämiseksi” sekä työn siirtäminen keskeneräisestä valmiiksi, jolloin valmiiden töiden läpimeno maksimoidaan.
Kanbanin periaatteet ja käytännöt
Kanban perustuu useisiin keskeisiin periaatteisiin, kuten projektin työnkulun visualisointiin, keskeneräisen työn (WIP) rajoittamiseen, asteittaisiin ja jatkuviin parannuksiin sekä palautesilmukoihin. Visualisoimalla työnkulut tiimit voivat tunnistaa prosessin pullonkaulat ja varmistaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla.
WIP:n rajoittaminen auttaa tiimejä keskittymään kerrallaan vain muutamaan yksittäiseen tehtävään ja mahdollistaa niiden tehokkaamman suorittamisen. Asteittaisia parannuksia kannustetaan tekemään, jotta projekteja voidaan mukauttaa ajan myötä suorituskyvyn tehostamiseksi (käyttämiesi suorituskykymittareiden mukaisesti).
Lopuksi palautesilmukat auttavat tiimejä mukauttamaan prosessejaan järjestelmän jatkuvaa parantamista varten.
Mikä on Kanban-taulu?
Kanban-taulu on ”kyltti” tai visuaalinen työkalu, joka tarjoaa yleiskuvan projektinhallintaprosessista. Se koostuu yleensä luetteloista eli ”sarakkeista”, jotka kuvaavat etenemistä alusta loppuun.
Sarakkeisiin kuuluvat usein luokat, kuten Tehtävä, Työn alla ja Valmis. Kortit edustavat tehtäviä, ja niitä voidaan siirtää sarakkeesta toiseen niiden edetessä työjonossa. Seuraamalla kortteja ja niiden liikkeitä taululla tiimit näkevät nopeasti, missä vaiheessa tehtävät ovat projektinhallinnan työnkulussa.
Kanban-taulu oli ennen kirjaimellisesti korkkitaulu tai joskus toimiston seinä, joka sijoitettiin paikkaan, jossa kuka tahansa projektiryhmän jäsen saattoi nähdä sen tai päivittää sitä.
Vaikka näin toimitaan edelleen joillakin toimialoilla, nykyään Kanban-taulut ovat usein virtuaalisia, pilvipohjaisia ohjelmistoalustoja. Kanban-taulun tarkistaminen tai päivittäminen onnistuu yksinkertaisesti kirjautumalla sisään mistä päin maailmaa tahansa.
Kanbanin suosion kasvaessa projektipäälliköiden käytettävissä olevien projektinhallintaohjelmistojen ja Kanban-työkalujen määrä on kasvanut räjähdysmäisesti viime vuosina. Tämä on puolestaan tehnyt Kanban-projektimenetelmän käyttöönotosta helppoa.
Henkilökohtaisesti käytän Kanban-taulua visualisoimaan koulutyössäni ja ammatillisissa tehtävissäni tekemää työtä. Käytän Trellon tai Jiran kaltaista työkalua (tai muistilappuja, jos käytän paperia) merkitsemään, mitä olen tekemässä, ja seuraan jokaisen työtehtävän etenemistä prosessini läpi, kunnes jokainen tehtävä on valmis eli ”Valmis”. Projektinhallintaan tarkoitetun Trellon kaltaisen työkalun käyttäminen voi tehostaa prosesseja sekä helpottaa edistymisen seuraamista ja tehtävien hallintaa.
Yhdistän Kanban-taulutyökaluni kalenteriini, jotta pysyn aina selvillä määräajoista ja jokaisen vastuullani olevan työtehtävän tilasta – tähän mennessä se on toiminut loistavasti!
Voinko edelleen käyttää Scrumin kaltaisia sprinttejä?
Kanban-järjestelmä on jo ketterissä ympäristöissä työskentelemään tottuneille kehitysryhmille hyvin intuitiivinen, sillä Kanban-taulu voidaan järjestää sprinteiksi tai iteraatioiksi. Ketterän projektinhallinnan osalta Kanban on nousemassa todelliseksi johtajaksi yksinkertaisuutensa ja helppokäyttöisyytensä ansiosta. Kanban-taulujen käyttöön Scrumissa viitataan joskus nimellä Scrumban.
Kanban-projektinhallinnan hyödyt
Kanban-projektinhallinnan hyötyjä ovat muun muassa:
- kokonaisedistymisen parempi näkyvyys
- ryhmän parempi moraali tehtävien onnistuneen suorittamisen ansiosta
- parempi viestintä ja yhteistyö ryhmien välillä
- tehtävien ja projektien lyhyemmät läpimenoajat
- ongelmien tai pullonkaulojen nopeampi tunnistaminen ja ratkaiseminen
- joustavampi lähestymistapa, joka mahdollistaa nopeat muutokset kehitystyön aikana
Kanban-taulun avulla koko ryhmä näkee työnkulun ja edistymisen yhdellä silmäyksellä. Tämä tarkoittaa, että ryhmät voivat myös tunnistaa esteet nopeasti. Tehtävien valmistumisen ja valmistumista kohti etenemisen näkeminen antaa Kanban-ryhmälle sisäänrakennetun moraaliboostin.
Koska ryhmät näkevät kaiken ryhmässään tapahtuvan, Kanban-taulut auttavat edistämään ryhmien välistä viestintää ja yhteistyötä. Kaikki näkevät, mitä tapahtuu, ja voivat toivottavasti auttaa, jos heillä on tietoa tai vuorovaikutusta jonkin taululla parhaillaan olevan projektin muun osan kanssa.
Tämä johtaa toiseen Kanbanin luontaiseen etuun, joka on ”keskeneräisen työn” rajoitukset. Tämä rajoittaa kunkin ryhmän kerrallaan keskeneräisten tehtävien tiettyyn määrään, jotta työ ei hautaudu työntekijän mielessä taka-alalle.
Ryhmän vastuulla on saattaa kaikki aloittamansa työ valmiiksi ennen uusiin projekteihin tai tehtäviin siirtymistä. Tällä tavoin laatu ja tuottavuus usein paranevat, kun Kanban-taulu otetaan käyttöön.
Yleinen sääntö ryhmän WIP-rajalle on: osallistujien määrä + 1. Tämä ei sisällä ainoastaan johtamiseen osallistuvaa henkilöstöä. Tämä tarkoittaa, että Kesken-tilassa voi olla milloin tahansa vain n+1 Kanban-korttia.
Jos joku on jumissa ja haluaa tuoda jotain uutta Kesken-tilaan, hänen täytyy ensin auttaa toista ryhmän jäsentä siirtämään jo keskeneräinen työ valmiiksi – ratkaiskaa ongelma yhdessä.
Kun ryhmät etenevät arvon tuottamisessa, kehitystyön aikana tarvittavat nopeat muutokset voidaan tehdä lennossa yhdessä ryhmän kanssa, ja niiden vaikutus näkyy välittömästi Kanban-taululla. Tämä selkeys auttaa pitämään ihmiset ajan tasalla ja ryhmät etenemässä.
Kanban-projektinhallinta on luonnollisesti toteutettava asianmukaisesti, jotta se olisi tehokasta. Tämä tarkoittaa oikean Kanban-työkalun valitsemista. Useimmat tiimit käyttävät nykyään virtuaalista Kanban-taulua, ja niitä on saatavilla verkossa paljon. Joissakin on jopa valmiita malleja, jotka helpottavat käyttöönottoa huomattavasti.
Kaikista eduistaan huolimatta Kanban-taululla on kuitenkin myös rajoituksia. Se ei sovellu ihanteellisesti määräaikojen tarkkaan arviointiin ja voi tehdä aikatauluttamisesta hieman liian joustavaa. Siksi Kanban-tauluja käytetään usein yhdessä Gantt-kaavion kanssa, eivätkä ne todennäköisesti korvaa Gantt-kaavioita lähiaikoina.
Kanbanin käyttö projektinhallinnassa
Kanbania voidaan käyttää projektin hallintaan tunnistamalla tehtävät, jotka on suoritettava projektin tavoitteiden saavuttamiseksi, priorisoimalla nämä tehtävät järjestetyssä projekti- tai tuotteen tehtäväjonossa, visualisoimalla tehtävät ja rajoittamalla keskeneräistä työtä tehtävien edetessä projektin toimitus- tai tehtävien suoritusprosessissa.
Taululla olevat tehtävät osoitetaan yleensä yksittäisille tiimin jäsenille niiden siirtyessä tilasta toiseen. Tavoitteena on, että ketterä tiimi saa lyhyessä ajassa tehtyä mahdollisimman paljon työtä mahdollisimman laadukkaasti. Esimerkkejä tilanteista, joissa Kanban toimii parhaiten, ovat ohjelmistokehitys, tuotekehitys ja verkkokehitys.
10 parasta työkalua Kanban-projektinhallintaan
Kanban-projektinhallinnan käyttöönotto on melko yksinkertaista, etenkin kun tiimissä vallitsee ketterä ajattelutapa, mutta se ei tarkoita, että se olisi vaivatonta. Kanban-projektinhallinta on paljon muutakin kuin Kanban-taulun luomista, ja taitava projektipäällikkö valitsee käyttämänsä Kanban-ohjelmiston huolellisesti.
Yleisenä sääntönä voidaan pitää, että parhailla Kanban-ohjelmistoilla on useita yhteisiä ominaisuuksia. Kanban-tauluja voi todennäköisesti käyttää myös laajempien projektinhallintatyökalujen toiminnallisuutena.
Ensimmäinen ominaisuus on tehtäväkorttien mukauttamismahdollisuus ja projektin monimutkaisuuden helppo muuttaminen. Hyvin yksinkertaisella Kanban-taululla on kolme tehtäväkorttia: Tehtävät, Työn alla ja Valmis. Monimutkaisemmassa projektissa kortteja voivat olla esimerkiksi Tehtävät, Suunnittelu ja toteutus, Testaus, Lähetä tarkistettavaksi ja Valmis.
Toiseksi hyvä käyttöliittymä ja lyhyt oppimiskäyrä ovat tärkeitä, koska haluat tiimisi työskentelevän projektin parissa eikä opettelevan Kanban-ohjelmiston käyttöä.
Lopuksi hyvä Kanban-ohjelmisto on enemmän kuin pelkkä Kanban-taulu. Siihen kuuluu integraatioita muiden projektin kokonaisuutta tukevien ohjelmistojen kanssa, kuten ajanseurannan, budjetointityökalujen tai aikataulutusohjelmistojen kanssa.
Kun kyse on tietystä projektistasi tai tiimistäsi, pohdi, mikä Kanban-projektinhallinnan osa on sinulle tärkein.
Kuinka helposti tiimisi omaksuu Kanban-prosessin? Olisiko mobiililaitteille tarkoitetulla sovelluksella varustetusta ohjelmistosta hyötyä? Onko prosessissasi osia, jotka sinun on automatisoitava? Kuinka monimutkainen tai yksinkertainen projektisi on?
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Tehdään työ näkyväksi!
Kanban-projektinhallinta on tehokas menetelmä, jonka avulla tiimit voivat pysyä aikataulussa ja säilyttää samalla joustavuutensa ja ketteryytensä. Edistymisen visuaalisen esityksen ansiosta tiimit voivat tunnistaa työnkulussaan olevat ongelmat nopeasti ja löytää yhdessä ratkaisuja.
Se kannustaa tiimityöhön ja viestintään sekä parantaa projektien yleistä laatua. Lisäksi sen tehokkuus ja toimivuus tekevät siitä houkuttelevan vaihtoehdon moniin projekteihin.
Kanban-projektinhallinta tarjoaa tiimeille tehokkaan tavan hallita tehtäviä, mikä johtaa tavoitteiden ja päämäärien onnistuneeseen saavuttamiseen.
Yleiset ketterät menetelmät jo tunteville tiimeille Kanban voi olla hyvin intuitiivinen. Jos Kanbanin käyttö on kuitenkin osa yleistä siirtymää perinteisestä projektinhallinnasta ketterään projektinhallintaan, voi olla hyödyllisempää aloittaa yksinkertaisemmalla Kanban-taululla.
Jos tämä artikkeli on saanut sinut luottamaan siihen, että Kanban-menetelmän käyttöönotto onnistuu organisaatiossasi, tutustu myös The Digital Project Managerin muuhun sisältöön ja tilaa The Digital Project Managerin uutiskirje, jotta pysyt ajan tasalla DPM-aiheista.
