Budjettipuristus: Samppanjan makumieltymykset Kool-Aid-budjetilla &
Tervetuloa Budjettipuristukseen. Tässä jatkuvassa sarjassa käsittelemme projektien budjetteja ja arvioita sekä niihin liittyviä haasteita. Jokaisen budjetin takana on tarina, olipa kyseessä suuri tai pieni budjetti, ja tuomme nämä tarinat teille auttaaksemme teitä ratkaisemaan omat budjettihaasteenne.
Tässä osassa kerrotaan, kuinka yhteisömme projektipäällikkö Christina Sookram selviytyi tilanteesta, jossa suuren ohjelmistoyrityksen projektiin oli käytettävissä (lähes) nolla varoja. Projektissa kannustettiin opiskelijakehittäjiä rakentamaan sovelluksia yrityksen alustalle.
Tässä on toimittajamme Christinan haastattelu: opi, kuinka hän sai projektin toteutettua budjetista huolimatta, ja tutustu hänen keskeisiin oppeihinsa sidosryhmien kanssa työskentelystä sekä realististen budjettiodotusten asettamisesta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä oli budjetti?
Suunniteltu 18,000 $, käytettävissä 4,000 $.
Mikä projekti oli kyseessä?
Korkeakoulu- ja yliopisto-opiskelijat ovat hyödyntämätön markkina rakentajille ja luoville tekijöille.
Johtamani projekti käsitti kampanjan suunnittelun ja toteutuksen, jonka tavoitteena oli lisätä mobiilisovelluksia kehittävien opiskelijakehittäjien määrää. Tämä oli hieno projekti, sillä ohjelmalla, johon kuuluin, oli kumppaneina useita korkeakouluja ja yliopistoja.
Yhteistyö näiden kumppaneiden kanssa sujui hyvin. Projekti tulisi kuitenkin olemaan haastava, sillä juuri opiskelijakehittäjien yhteisöön ei ollut oltu yhteydessä. Suhteiden rakentaminen oli avainasemassa. Oliko olemassa keinoa kannustaa useampia opiskelijoita kehittämään mobiilisovelluksia?
Organisaatio, johon tuolloin kuuluin, järjesti ohjelmistokehittäjille kilpailun, jossa heidän tuli rakentaa sovelluksia organisaation alustalle.
Organisaationi (ja erityisesti yksi organisaation johtavista henkilöistä) toimi projektin toimeksiantajana. Kilpailun voittajat oli tarkoitus julkistaa ohjelmistokehittäjille järjestettävässä vuotuisessa konferenssissa.
Koska kyseessä oli erinomainen koulutus- ja verkostoitumistapahtuma, toimeksiantajalle esitettiin idea tarjota alustalle sovelluksensa lähettäneille opiskelijoille ilmoittautumispassit, jotta he voisivat osallistua konferenssiin maksutta.
Konferenssissa opiskelijat olisivat oikeutettuja saamaan älypuhelimen ja tabletin osana kilpailupalkintoaan.
Mikä oli haaste?
Suurin haasteemme oli budjetti. Toisin sanoen suurin haasteemme oli se, että olimme suunnitelleet projektin tietyn budjetin pohjalta, mutta suunnittelun valmistuttua saimme tietää, että budjettia oli pienennettävä huomattavasti. Projektin toteuttamiseen oli käytettävissä vain vähän tai ei lainkaan varoja.
Mitä? Ei budjettia? Mitä tarkoitat – kuinka projekti voidaan toteuttaa ilman budjettia?
No, tässä asiat mutkistuvat. Organisaatio, johon kuuluin, kävi läpi erittäin vaikeaa (ja julkista) organisaation uudelleenjärjestelyohjelmaa. Rahoitusta salkuille, ohjelmille, projekteille ja hankkeille rajoitettiin (tai se poistettiin) kaikkialla organisaatiossa.
Kun laadimme budjetin, perustimme sen edellisen vuoden vastaavan projektin budjettiin. Tuolloin voimassa olleiden matkakustannusten ja joidenkin tarvikkeidemme kustannusten perusteella katsoimme, että budjetti oli riittävä ja realistinen meille annetun laajuuden kannalta.
Oletimme, että saisimme toteuttaa projektin suunnittelemallamme budjetilla. Alun perin projektin budjetti oli seuraava:
| Erä | Kustannus | Kommentti/huomautukset |
|---|---|---|
| Opiskelijakehittäjien konferenssin ilmoittautumispassit | 5 passia à 900 $ = 4,500 $ | Opiskelijoiden kannustamiseksi heille annettaisiin passit konferenssiin |
| Esittelyosasto kehittäjien konferenssissa | 2,000 $ | Sisältää osaston ja oheistuotteet |
| Tabletit ja älypuhelimet palkinnoiksi | 5,000 $ | Käytettävien laitteiden sisäiset kustannukset (ei ulkoiset vähittäishinnat) |
| Kahden työntekijän matka kehittäjien konferenssiin San Franciscoon | 6,000 $ | Sisältää lennot, hotellin ja maakuljetukset |
| Vararahasto odottamattomille kuluille | 500 $ | Koska budjetissa pitäisi aina olla pelivaraa |
| Yhteensä | 18,000 $ | Hinnat/kustannukset ovat noin vuodelta 2010, jolloin projekti käynnistettiin ja aikataulutettiin |
18,000 $ on paljon rahaa yritykselle, joka pyrkii vähentämään kustannuksia ja käy läpi uudelleenjärjestelyä. Meitä pyydettiin pienentämään tätä budjettia ja poistamaan kaikki epäolennaiset kulut.
Koska budjetti oli jo niukka (ja projektiryhmän näkemyksen mukaan realistinen), kerroin huoleni toimeksiantajallemme. He tunsivat myös paineen vähentää muiden laajempaan ohjelmaamme kuuluvien projektien operatiivisia kustannuksia. Vaikka he ymmärsivät huolemme, he kannustivat tiimiä etsimään innovatiivisia ratkaisuja.
Mikä oli ratkaisusi?
Epätoivoiset ajat vaativat epätoivoisia keinoja. Tässä tapauksessa päätimme ottaa käyttöön ”pyydä, lainaa tai varasta” -strategian nähdäksemme, saisimmeko toimeksiantajaltamme ja sidosryhmiltämme sisäistä apua.
Muistathan, että projektin sidosryhmiin projektisi vaikuttaa joko myönteisesti tai kielteisesti. He ovat kiinnostuneita näkemään projektin onnistuvan. Siksi projektipäälliköiden ei pitäisi pelätä viestiä sidosryhmiensä kanssa ja kysyä, voisivatko nämä auttaa.
Miten jouduit olemaan luova projektin suunnittelussa tai toteutuksessa?
”Anella, lainata ja varastaa” -strategia saattaa teoriassa kuulostaa hyvältä, mutta useimmat meistä todennäköisesti tunnistavat, ettei tämä luultavasti ole hyvä idea ammatillisessa työympäristössä.
Projektipäällikön tulisi näyttää esimerkkiä tiimilleen ja muille organisaation jäsenille toimimalla eettisesti. Samoin suhteita vahingoittavaa ja epäluottamusta synnyttävää käytöstä ja toimintaa tulisi todennäköisesti välttää.
Tässä tilanteessa projektipäällikön on turvauduttava diplomaattisiin neuvottelutaitoihinsa ja kykyynsä suostutella muita luopumaan jostakin hallussaan olevasta molemminpuolisen hyödyn saavuttamiseksi.
Tätä varten minun oli tunnistettava, mitä sidosryhmillä oli ja mitä tarvitsin heiltä sekä mitä voisin antaa heille vastineeksi heidän saamastaan hyödystä (samalla kun käyttäisin mahdollisimman vähän rahaa).
Budjettini perusteella laadin seuraavan matriisin valmistautuakseni tapaamisiin sidosryhmien kanssa:
| Mitä tarvitsen? | Kuka sen omistaa? (Mikä sidosryhmä tulisi ottaa mukaan?) | Mitä voin tarjota? | Miten sidosryhmä hyötyy? |
|---|---|---|---|
| Opiskelijoiden konferenssirekisteröitymiseen oikeuttavat passit | Tapahtumatiimi | Yrittää kannustaa professoreita/opettajia osallistumaan konferenssiin opiskelijoidensa kanssa täydellä rekisteröitymismaksulla | Tapahtumatiimi saa edelleen ihmisiä ilmoittautumaan tapahtumaan. Mahdollisuus saada muutama professori kouluista osallistumaan |
| Näyttelyosasto konferenssissa | Myynti- ja markkinointitiimi | Täyttä osastoa ei välttämättä tarvita (suuremmassa näyttelyosastossa oleva pöytä riittäisi ohjaamaan opiskelijat ja tiedekunnan jäsenet suuremmalle osastolle) | Päänäyttelyosaston kokonaiskävijämäärä kasvaa ja kustannuksia voidaan jakaa |
| Tabletit ja älypuhelimet | Kehittäjäkokemustiimi | Sitoutuneita kehittäjiä (opiskelijoita), jotka käyttävät laitteistoa mobiilisovellusten luomiseen alustalle | Alustalle saadaan enemmän mobiilisovelluksia ja näkyvyyttä uudessa ja hyödyntämättömässä kehittäjäyhteisössä |
| Henkilöstön matkakulut | Sponsori | Henkilöstön jäsenet voivat tarvittaessa auttaa muissa tehtävissä ja tukea tapahtumatiimiä | Ylimääräinen paikan päällä saatava apu konferenssissa vähentää paikallisen tilapäisen työvoiman palkkaamisen tarvetta |
| Vararahasto | Sponsori | Vastineeksi ei oikeastaan ole mitään tarjottavaa. Tätä erää tulisi käyttää tarvittaessa | Sponsori ei joudu osallistumaan muutospyynnön tarkistamiseen (säästää sponsorin aikaa) |
Tämän matriisin avulla järjestin tapaamiset kunkin sidosryhmäryhmän kanssa ja kysyin, voisivatko he toimittaa tarvitsemamme tuotteet meille maksutta (tai jakaa kustannukset kanssamme budjettimme pienentämiseksi).
Saitko projektin valmiiksi aikataulussa ja budjetin mukaisesti?
Vaikka en ollut Yhdistyneiden kansakuntien pääsihteeri, minun oli projektipäällikkönä käytettävä diplomaattisia vaikuttamistaitojani sidosryhmien kanssa pyytääkseni ja suostutellakseni heitä yrittämään antaa meille tarvitsemamme asiat ilmaiseksi.
Neuvottelutaitojeni lisäksi tämä edellytti myös muita projektipäälliköille tärkeitä taitoja – kuuntelemista ja empatiaa.
Tapaamalla kunkin sidosryhmätiimin erikseen pystyin oppimaan lisää heidän tavoitteistaan, ja yksi kaikkien yhteinen tavoite oli mobiilisovelluskehittäjien määrän kasvattaminen alustalla.
Tiimilläni oli pääsy hyödyntämättömille markkinoille (opiskelijat) ja vaikuttajien (korkeakoulujen/yliopistojen opettajat) luo. Neuvoteltuamme sidosryhmiemme kanssa pystyimme pienentämään budjettiamme seuraavasti:
| Erä | Alkuperäinen budjetti | Päivitetty budjetti | Kommentti/huomautukset |
|---|---|---|---|
| Opiskelijakehittäjien konferenssirekisteröitymiseen oikeuttavat passit | 5 passia @ $900 kappale = $4,500 | $0 | Tapahtumatiimi tarjosi 5 opiskelijan konferenssipassit |
| Kehittäjäkonferenssin näyttelyosasto | $2,000 | $500 | Myynti- ja markkinointitiimi pystyi antamaan meille tilaa päänäyttelyosastolta. $500 kattaa mainoslahjojen kustannukset. |
| Tabletit ja älypuhelimet palkinnoiksi | $5,000 | $0 | Kehittäjäkokemustiimi lahjoitti laitteiston ystävällisesti, koska he olivat samaa mieltä siitä, että opiskelijat tarvitsevat laitteistoa kehittämiseen ja testaamiseen. |
| 2 henkilöstön jäsenen matkakulut San Franciscossa järjestettävään kehittäjäkonferenssiin | $6,000 | $3,000 | Sponsori suostui tarjoamaan lisärahoitusta yhden henkilöstön jäsenen kustannusten kattamiseksi, mikä auttoi pienentämään matkustusbudjettia |
| Varauksen määrä odottamattomien kulujen varalle | $500 | $500 | Varauksen määrä odottamattomien kulujen varalle säilytettiin |
| Yhteensä | $18,000 | $4,000 | Säästöä kustannuksissa $14,000 (kustannukset pienenivät noin 78 %) |
Emme pystyneet pienentämään budjettiamme 0 dollariin, mutta 78 prosentin vähennys yksinkertaisesti sidosryhmiemme kanssa keskustelemalla auttoi varmasti.
Lisäksi yhteistyössä tapahtumatiimin kanssa pystyimme hankkimaan ilmoittautumisalennuksen, jos korkeakoulut ja yliopistot halusivat lähettää opiskelija- ja opettajaryhmän (mikä kannusti tiedekunnan jäseniä rohkaisemaan useampia opiskelijoita osallistumaan).
Pystyimme saattamaan projektin loppuun aikataulussa ja saavuttamaan hienoja tuloksia (konkreettisesti opiskelijoiden kehittäminä sovelluksina, mutta myös aineettomasti esimerkiksi tarjoamalla opiskelijoille verkostoitumismahdollisuuksia).
Oliko projektissa osia tai erityisiä haasteita, jotka pitivät sinut hereillä öisin?
Kyllä! Koko projekti! 😑
Tarkemmin sanottuna haasteena oli tällaisen projektin toteuttaminen (jonka perimmäisenä tavoitteena oli kasvattaa liiketoimintaa ja saavuttaa hyödyntämätön markkina) samalla, kun organisaatiossa toteutettiin merkittäviä henkilöstövähennyksiä.
Vaikka toimeksiantajamme pysyi sitoutuneena projektiin, tiesimme hyvin, että joku muu, organisaatiossa ylemmässä asemassa oleva henkilö olisi voinut helposti päättää, ettei tämä projekti ollut prioriteetti, ja peruuttaa sen.
Projektien hallinta rajallisilla budjeteilla ja resursseilla on todellisuutta, jonka monet projektipäälliköt kohtaavat jossain vaiheessa uraansa, mutta toteuttamisen yrittäminen mahdollisen peruuttamisen uhan alla on aivan eri asia.
Samoin pelkäsimme jatkuvasti, etteivät sidosryhmät näkisi projektimme hyötyjä eivätkä lopulta tarjoaisi tukeaan. Apua kannattaa aina pyytää, mutta ei ole mitään takeita siitä, että ihmiset tarjoavat sitä.
Kun katsot taaksepäin, tekisitkö jotain toisin (projektin rajoitteiden muuttamisen lisäksi)?
Jälkikäteen ajatellen olisin käynyt toimeksiantajamme kanssa vielä suorasukaisemman keskustelun siitä, kuinka paljon rahaa ja tukea meillä todellisuudessa oli projektiin. Jos meidän edellytettiin saattavan tämä projekti loppuun hyvin vähäisillä resursseilla, oliko projekti itse asiassa liiketoiminnan prioriteetti?
Kaduttaako sinua jokin siinä, miten projekti sujui?
Ei mikään. Teimme sen, mitä meidän täytyi tehdä erittäin vaikeissa olosuhteissa, ja onnistuimme saavuttamaan erinomaisia tuloksia.
On valitettavaa, että liiketoiminnassa oli meneillään uudelleenjärjestely, johon projektitiimini ja minä emme voineet vaikuttaa, mutta pystyimme silti saavuttamaan tavoitteemme.
Lisäksi koska meidän oli osallistettava sidosryhmämme, meidän oli myös rakennettava vahvoja suhteita, jotka kehittyivät lopulta ystävyyssuhteiksi. Tätä asiaa en todellakaan kadu tässä projektissa.
Mitkä menetelmät ja työkalut ovat tehokkaimpia tällaisen haasteen käsittelyssä?
Koska meidän oli osallistettava sidosryhmämme, sidosryhmien osallistamissuunnitelmamme (erityisesti sidosryhmärekisteri ja RACI-kaavio) osoittautui erittäin hyödylliseksi. Samoin ketterä ajattelutapa ja avoimuus muutoksille olivat avainasemassa tämän projektin onnistuneessa toteuttamisessa.
Lisäksi taustalla on merkittävä tekijä, nimittäin talousseurannan sisältävä projektinhallintaohjelmisto. Budjetin hallinta on pääasiassa sen jatkuvaa päivittämistä ja päätösten tekemistä siitä, miten edetään. Ohjelmiston tai sen erikoistuneen version, kuten QuickBooksiin integroituvan projektinhallintaohjelmiston, käyttö voi tehostaa talousseurantaa ja varmistaa reaaliaikaiset budjettimuutokset odottamattomien rajoitteiden yhteydessä.
Mitä neuvoja antaisit toiselle projektipäällikölle, joka kohtaisi saman ongelman?
Antaisin samanlaisessa tilanteessa oleville muille projektipäälliköille kaksi neuvoa:
1. Älä pelkää pyytää apua
Otimme riskin kysyessämme sidosryhmiltämme, voisivatko he auttaa meitä. He olisivat voineet helposti sanoa ei.
Kun käytät aikaa valmisteluun ja määrittelet tarkasti, mitä pyydät, sekä laadit hyvän vastauksen tilanteeseen, jossa joku kysyy: ”mitä hyötyä tästä on minulle”, autat suuresti saamaan projektillesi asioita, joita et ehkä muuten olisi pystynyt hankkimaan. Et voi tietää, ellet kysy.
2. Keskustele toimeksiantajasi kanssa rehellisesti budjettiin liittyvistä odotuksista
Et voi odottaa samppanjaa Kool-Aid-budjetilla. Samoin toimeksiantaja ja muut sidosryhmät eivät voi odottaa hankkeen toteutuvan ja saavuttavan tavoitteensa, jos riittäviä resursseja ei ole käytettävissä. Toimeksiantajasi saattaa pystyä tarjoamaan lisätukea (tai pyytämään muita auttamaan).
Pahimmassa tapauksessa toimeksiantajasi saattaa päättää, ettei hanketta voida toteuttaa käytettävissä olevilla resursseilla, ja peruuttaa sen ennen kuin se edes alkaa. Vaikka päätös saattaa vaikuttaa ankaralta, ainakin sinä ja hanketiimisi tiedätte, mitä resursseja teillä on käytettävissänne, millaista tukea voitte saada ja mikä hankkeenne prioriteetti on.
Haluatko jakaa oman hankalan budjettitilanteesi? Ota yhteyttä toimittajaan täällä.
Lue lisää hankkeiden budjeteista ja kustannusarvioista täältä.
