Projektinhallinnan tapaustutkimus: 2 viikon projektin hallinta
Äskettäin kohtasin haasteen, joka liittyi lyhyeen projektiin – ja tarkoitan todella lyhyttä: kahden viikon projektiin.
Sen dramaattinen uudelleenlavastus näyttäisi tältä:
Saan toimeksiannon. Uusi projekti on alkamassa, ja nimeni on kirjoitettu siihen kaikkialle. Olen saanut tehtävänannon ja olen valmis perehtymään kunnolla tähän SoW:hen ja valmistelemaan aloituskokousta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kasvoiltani näkyy keskittyminen ja innostus. Hassua… jonkun on täytynyt merkitä päivämäärät väärin; projekti alkaa huomenna ja kestää vain kaksi viikkoa. Eihän se voi pitää paikkaansa. Pitääkö se paikkansa? Nyt kasvoiltani näkyy hämmennys ja pelko. Viestejä lähetetään kaikilla tunnetuilla viestintämenetelmillä. Vahvistus. Se pitää paikkansa.
Projektin tiedot
Meidät oli palkattu luomaan toiminnallisia prototyyppejä käyttäjätestausta varten. Testaukselle oli määritetty tietty päivämäärä, joka lähestyi nopeasti. Prototyyppien oli huomioitava noin kuusi erilaista kulkua ja lukemattomia käyttötapauksia. Kuten toimituspäivä, myös budjetti oli kiinteä ja rajallinen; meidän oli tehtävä luovaa numeropeliä löytääksemme oikean tiimikokoonpanon ja varmistaaksemme projektin onnistumisen.
PIKATIEDOT
- Asiakasyrityksen toimiala: Kodinkoneet
- Projektin tyyppi: Prototyyppien laatiminen käyttäjätestausta varten
- Kustannukset tai kustannusväli: $20,000 – $50,000
- Aikataulu: 2-3 viikkoa
- Tiimin koko: 5
- Menetelmä: N/A
- Päätavoite: Prototyyppien toteuttaminen asiakkaan määritysten mukaisesti ennen käyttäjäpaneelin testauspäivää
- Suurin haaste: Asiakkaalta tarvittavien aineistojen saaminen, jotta prototyyppi voitiin toteuttaa ajoissa
Mitä sitten?
On päätettävä, mitkä osat tavallisesta projektin tarkistuslistasta säilytetään ja mitkä jätetään pois. Tiimi perehdytetään nopeasti, ja sisäiset odotukset muotoillaan nopean prototyyppiprojektin odottamattomien ja tinkimättömien vaatimusten mukaisesti.
Projektipäälliköt kohtaavat kaikenlaisia yllätyksiä, ja jokaisella niistä on aivan omanlaisensa erityispiirre. Niiden mausteina ovat ”Pysy laajuudessa ja budjetissa”, ”Tuota toimitettava kokonaisuus” ja ”Yhdistä tiimi”.
Normaalissa projektissa nämä asiat kuuluvat asiaan, ja meitä kaikkia on koulutettu hoitamaan ne karismaattisilla projektipäällikön taidoillamme. Mutta tämä ei ole normaali projekti. Koko seremonioiden ja prosessien täyden rytmin tiivistäminen kahden viikon ajanjaksoon ei yksinkertaisesti onnistu ilman taikasauvaa.
En ole nähnyt toimistollani yhtäkään sellaista, mutta jos sinulla on sellainen, käytä sitä ihmeessä.
Jos olet kuten minä ja työskentelet ilman maagisia resursseja, eteesi on asetettu todellinen ongelma, johon sinun on löydettävä ratkaisu – mielellään jo eilen. Hyödyllisintä on aloittaa peruskysymyslistasta, joka auttaa sinua löytämään parhaan tavan toteuttaa toimitettava kokonaisuus näin tiukassa aikataulussa.
Vinkkejä kahden viikon projektiin: Näin hallitset lyhyttä projektia
Tässä ovat viisi kysymystä, joista suosittelen aloittamaan (sekä vastaukset sellaisina kuin ne liittyivät omaan projektiini):
1. Keitä tiimiini kuuluu, ja onko heillä ainakin työn aloittamiseen tarvittavat työkalut ja aineistot?
Annettujen reunaehtojen perusteella tiimimme koostui toimitusjohtajasta, projektipäälliköstä, arkkitehdista ja kahdesta ulkomailta työskentelevästä kehittäjästä. Luotimme vahvasti siihen, että saisimme aineistot, joiden pohjalta suunnittelu tehtäisiin, ja tästä muodostui yhdessä vaiheessa jonkinlainen este. Tämän seurauksena tiimiin lisättiin toinen kehittäjä päiväksi tai kahdeksi.
2. Mitkä kokoukset ovat ratkaisevan tärkeitä (päivittäiset tilannepalaverit, esittelyt jne.) ja mitkä voidaan jättää väliin (retrot, grooming jne.)?
Päätimme, että päivittäiset tilannepalaverit asiakkaan kanssa ja esittelyt olivat kaksi välttämätöntä asiaa näin lyhyessä projektissa. Nimenomaan siksi, että tässä on tärkeintä pysyä samalla sivulla ja aikataulussa. Jos jompikumpi näistä epäonnistuisi, koko projektin onnistuminen vaarantuisi.
3. Onko tiimilläsi ja asiakkaallasi perusteellinen käsitys siitä, mitä kehitetään ja toimitetaan? Ovatko kaikki täysin samalla sivulla?
Mainittujen kokousten ansiosta jatkuva yhteydenpitomme varmistaa, että kaikki pysyvät samalla sivulla toimituksen ajan.
4. Millainen on tämän projektin koko aikataulu? Milloin ovat tarkistuspisteet, laadunvarmistus, korjaukset…?
Aikataulu laadittiin projektin alussa, mutta sen oli säilyttävä hyvin joustavana. Kehityksen aikana esiin nousseiden ongelmien ja virheiden selvittämiseksi järjestettiin melko paljon viime hetken ”hypätään puheluun” -kokouksia.
5. Johtaako tämä toiseen SOW:hen, joka laajentaa tätä osuutta?
Meidän tapauksessamme ei, mutta meille tullaan myöntämään tulevaisuudessa lisää samankaltaista työtä, koska näitä prototyyppejä tarvitaan.
Kun vastaat näihin kysymyksiin, kuten minä tein edellä, saat hyvän lähtökohdan seuraavien työviikkojen ohjaamiseen. Valitettavasti näin lyhyessä projektissa osa tyypillisistä selvitysvaiheen asioista, joita tutkisit aloituskokouksen aikana, paljastuu vasta työn edetessä ja kehityksen rinnalla.
HYÖDYLLISIÄ VINKKEJÄ
- Heti projektin alussa on sovittava reaaliaikaisesta viestintätavasta asiakkaan kanssa. Tällainen aikataulu edellyttää välitöntä vastaamista kysymyksiin, eikä tavanomainen kohtuullinen viive riitä. Slack, Hipchat tai Gchat ovat kaikki hyviä vaihtoehtoja viestintävälineeksi.
- On erittäin tärkeää antaa avainhenkilöille riittävästi aikaa työn tekemiseen. Heidän kuormittamisensa kokouksilla vaarantaa kykynne toimittaa työn ajoissa. Anna työntekijöiden tehdä työnsä ja välitä tarvittavat tiedot huolellisesti.
- PUHU TIIMILLESI! Pysy jatkuvasti selvillä siitä, mitä he tarvitsevat, miten työ sujuu ja mitkä kaikki mahdolliset esteet hidastavat etenemistä. Tämä koskee kaikkia projekteja, mutta on erityisen tärkeää näin lyhytkestoisessa projektissa.
Mitä haittoja tämäntyyppisellä projektilla on?
Haitta ei ehkä ole oikea sana, mutta sinulta jää varmasti puuttumaan tiettyjä projektien osa-alueita, joista useimmat digiprojektipäälliköt todella nauttivat.
- Sinulla ei ole aikaa rakentaa samanlaista luottamussuhdetta kuin ”tyypillisessä” projektissa (asiakkaasi kanssa tai uuden tiimin kanssa, jos tiimi on uusi).
- Et ehdi tutkia liittyviä ominaisuuksia tavalliseen tapaan etkä suunnitella parhaita käyttötapauksia.
- Et ehdi testata tuotetta täydellisesti, ja viimeisenä päivänä on edelleen virheitä.
- Roolien epäselvyys voi aiheuttaa ongelmia, koska kaikki työskentelevät täydellä teholla ja yrittävät vain päästä maaliin.
Mitä etuja tämäntyyppisellä projektilla on?
Usko tai älä, lyhytkestoinen projekti opettaa sinulle joitakin asioita.
- Opit priorisoimaan nopeasti ja virtaviivaistamaan prosessia parhaan mahdollisen lopputuloksen saavuttamiseksi.
- Opit luopumaan asioista, jotka olisi ”mukava olla”, ja keskittymään välttämättömiin ominaisuuksiin.
- Löydät tapoja nopeuttaa työsuhteiden kehittymistä. Ajattele sitä siirtymisenä esittelystä avioliittoon ja kaiken siltä väliltä olevan seurustelun ohittamisena.
Kaiken huomioon ottaen on tärkeää olla tarkastelematta tätä vain kahden viikon mittaisena projektina. Vaikka tietäisit varmasti, ettei projektin jälkeen ole enää tarjolla työtä, sinun on ajateltava sitä väliaikaisena tilanteena. Tässä asiakkuuden suunnittelu astuu kuvaan.
Jos perehdyt asiakkuuteen todella syvällisesti, näetkö, missä yrityksesi voisi olla ratkaisevassa roolissa asiakkaasi toiminnan kehittämisessä? Onko sinulla kontakteja, joita voisit esitellä organisaatiosi avainhenkilöille keskustelua varten ja joiden avulla voitaisiin edistää kasvua? Tällaisen asiakkuussuunnitelman laatiminen voi muuttaa kahden viikon projektin näennäisen turhaksi harjoitukseksi vaikuttavasta työstä pitkäaikaiseksi asiakassuhteeksi.
Loppujen lopuksi olet digitaalinen projektipäällikkö — olitpa vasta aloittanut tai hankkinut niin monta pätevyyttä, että olet alkanut luoda omia lyhenteitä nimesi perään — ja tehtäväsi on toimittaa asiakkaallesi onnistunut projekti. Onko projektille todella olemassa optimaalista pituutta? Vai onko meillä yksinkertaisesti eripituisia projekteja, joissa kaikissa tarvitaan taitojamme riskien hallitsemiseen ja sopimuksen mukaisen lopputuloksen toimittamiseen?
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa jakaaksesi resursseja ja parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä verkostoidu satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
