12 konfliktinratkaisumenetelmää, joita jokainen projektipäällikkö tarvitsee vuonna 2026
Konfliktien ratkaiseminen kuuluu projektipäälliköiden arkeen. Meidän tehtäväksemme annetaan usein konfliktien ratkaisutekniikoiden käyttäminen ja tunnetyön tekeminen, kielteisten vuorovaikutusdynamiikkojen purkaminen sekä parempien prosessien ja toimintakulttuurin luominen.
Konfliktit johtuvat usein viestinnän katkeamisesta. Odotuksia ei ehkä ole asetettu, asiayhteyttä ei ole ehkä välitetty eteenpäin tai tarkoitusperiä ja toimia on saatettu tulkita väärin.
Konfliktit eivät kuitenkaan ole lähtökohtaisesti huono asia. Ne voivat auttaa meitä havaitsemaan prosessiemme ja tiimiemme tehottomuuksia, ja niiden vastuullinen käsittely tarjoaa näkemyksiä siitä, mitä parannuksia prosesseihin, toimintakulttuuriin, tiimien vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön voidaan tehdä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
12 konfliktien ratkaisutekniikkaa työpaikan konfliktitilanteisiin
Projektipäällikköinä meidän on usein tartuttava härkää sarvista.
Oikean työkalupakin avulla voimme kuitenkin ratkaista konflikteja ilman latautunutta tunneilmapiiriä, luoda tiimeillemme turvallisen tilan ja parantaa viestintäyhteyksiä, jotta tiimimme ovat konfliktien väistämättä syntyessä valmistautuneita ja perehtyneitä konfliktien ratkaisemiseen.
Tässä on 12 tehokasta konfliktien ratkaisutekniikkaa, joita voimme käyttää pohtiessamme, miten konflikteja käsitellään.
1. Unohda voittaminen tai oikeassa oleminen
Ainoa voitto työpaikan konfliktien käsittelyssä on molemminpuolinen voitto, joka johtaa tilanteen rauhoittumiseen, uuden yhteisen pohjan löytymiseen ja konfliktin ratkaisemiseen.
Jos konfliktin toista osapuolta (tai tiimiä) pidetään vastustajana, kaikki osapuolet jäävät vastapuoliksi, mikä heikentää seuraavien konfliktien ratkaisutekniikoiden tehoa ja pienentää molempia osapuolia hyödyttävän lopputuloksen mahdollisuutta.
Tämä voi olla vaikeaa etenkin, jos olet aiemmin ottanut yhteen tietyn henkilön kanssa tai ollut hänen kanssaan eri mieltä (tai olet todella, todella varma olevasi oikeassa), mutta toistuvat konfliktit, olivatpa ne kuinka pieniä tahansa, tekevät tästä ajatuksesta entistä tärkeämmän.
Kun konfliktia lähestytään molemminpuolisen kunnioituksen ilmapiirissä, se voi auttaa ymmärtämään paremmin tiimisi tai asiakkaan odotuksia, viestintätaitoja ja -tyylejä. Näin saat parhaat mahdolliset tiedot löytääksesi ratkaisun, joka palvelee parhaiten asiakasta, tiimiä ja projektia.
2. Etsi perimmäinen syy, älä syyllistä
Projektipäällikköinä tiedämme hyvin, että ihmiset tekevät virheitä, sillä olemme usein se tiimin jäsen, joka huomaa ne. Yksittäisen henkilön virheeseen voi keskittyä syyllistämättä häntä menemällä tarkastelemaan prosessin kohtaa, jossa virhe tehtiin.
Oliko tällä henkilöllä oikeat tiedot työnsä tekemiseen oikein? Toimivatko prosessisi tarkistus- ja tasapainotusmekanismit yleensä odotetulla tavalla? Katkesiko asiayhteys jollakin tavalla tietojen siirtyessä henkilöltä toiselle?
Keskittyminen konfliktinratkaisuprosessiin sen sijaan, että joku haukutaan, auttaa ehkäisemään virheitä tulevaisuudessa ja voi antaa tiimillesi varmuuden siitä, että tuet heitä asioiden mennessä pieleen. Loppujen lopuksi kaikki tekevät virheitä, myös projektipäälliköt.
3. Tunnista tunteesi ennen tapaamista
Olemme ihmisiä: epätäydellisiä ja usein järjettömiä. Kun pysähdymme selvittämään, miltä meistä todella tuntuu, se on yksi parhaista asioista, joita voimme tehdä konfliktin käsittelyn alkuvaiheessa, ja se voi auttaa kehittämään yleistä tunneälyämme.
Tämä on yksi yksinkertaisimmista konfliktien ratkaisutekniikoista, sillä voit tehdä sen itsekin, vaikka tilanteen ulkopuolisen ystävän kanssa puhumisesta ei välttämättä olisi haittaa.
Tunteiden nimeäminen auttaa pääsemään konfliktin perimmäiseen syyhyn. Saatat olla vihainen, järkyttynyt tai jopa tuntea itsesi petetyksi, mutta mikä on näiden tunteiden ytimessä?
Saatat olla vihainen, koska päätöksen keskeisiä näkökohtia tai päätöksentekoprosessia ei viestitty sinulle tai tiimillesi tai niistä ei viestitty oikeaan aikaan. Siksi saatat tuntea pettymystä, koska sinut jätettiin ulkopuolelle.
Tämä antaa sinulle konkreettisen esimerkin ja samaistuttavan tunteen, jotka auttavat viestinnässäsi ja konfliktin perimmäisen syyn selvittämisessä.
4. Tee yhteistyötä toisen osapuolen kanssa
Monet työpaikan konfliktit syntyvät eri viestintätyylien aiheuttamista väärinkäsityksistä. Saatat sanoa jotakin, ja työkaveri saattaa tulkita sen eri tavalla kuin tarkoitit tai nähdä asian eri näkökulmasta.
Tämä on väistämätöntä, sillä digitaalinen maailma tarkoittaa, että viestimme jatkuvasti Slackissa ja työskentelemme etänä, emmekä välttämättä ole tavanneet monia tiimimme jäseniä henkilökohtaisesti.
Tämä voi kärjistää ihmisten välisten ja erityisesti tiimien konfliktien ratkaisemisen ongelmakohtia, sillä mukana on monenlaisia persoonallisuuksia ja viestintämieltymyksiä, mikä lisää viestinnän katkeamisen ja konfliktien mahdollisuuksia.
Toisen osapuolen kutsuminen yhteistyöhön tarjoaa hänelle sovinnon eleen ja osoittaa, että olet avoin hänen tarpeilleen, valmis kuuntelemaan ja ymmärrät, että työpaikan konfliktien käsittely on kaksisuuntaista.
Älkäämme myöskään unohtako, että he saattavat itse asiassa tarjota käyttökelpoisia näkemyksiä siitä, miten heidän kanssaan kannattaa parhaiten viestiä ja miten he yleensä lähestyvät tiimien konfliktien ratkaisemista.
5. Pidä keskustelu tavoitteellisena
Asioiden pitäminen tavoitteellisina on monille PM:ille luontaista, sillä se on olennainen osa työtämme. Valitettavasti tämä unohtuu usein, kun teknisesti painottunutta ja suoraan mitattavaa viitekehystä sovelletaan johonkin niinkin tunteikkaaseen ja sotkuiseen asiaan kuin työpaikan konfliktien käsittelyyn.
Me kaikki tiedämme, miksi konfliktien ratkaiseminen on hyvä asia, mutta mitä konkreettisia hyötyjä voit yhdistää tiettyyn konfliktiin? Kun arvioit, miten käsitellä konfliktia työtoverin kanssa, saatat huomata heidän olevan avoimempia keskustelulle, kun tuot tavoitteesi esiin.
Esimerkiksi: ”Haluan löytää yhteistyöhön perustuvia tapoja, joilla tiimimme voivat tuoda ongelmat esiin prosessin varhaisessa vaiheessa”, tai ”Haluan tarkastella prosessiamme, jotta voimme havaita tämän ensi kerralla”, tai empaattisempi ”Haluan tietää, mitä minä voin tehdä paremmin ensi kerralla” luovat kaikki pohjan kaksisuuntaiselle vuoropuhelulle.
Tämä on olennaista työpaikan konfliktien käsittelyssä, ja se tekee seuraavan vinkkimme (kasvokkain tapaamisen) toteutumisesta todennäköisempää ja onnistuneempaa.
6. Tapaa kasvokkain
Monet introvertit saattavat kauhistua tätä, ja ymmärrettävästi. Konfliktien käsittely kasvokkain voi olla melko hankalaa ja siihen liittyy muutamia varauksia, mutta se on silti uskomattoman tärkeää muiden konfliktienratkaisumenetelmien tukemiseksi.
Viestintätavat
Sähköposti, Slack ja puhelut tarjoavat kaikki enemmän mahdollisuuksia viestinnän katkeamiselle kuin kunnon vanhanaikainen kasvokkainen tapaaminen. Sähköposti on tehoton ja antaa aikaa kaunan ja kielteisten tunteiden kytemiselle, minkä lisäksi viestisi saatetaan helposti tulkita väärin, erityisesti silloin, kun jompikumpi osapuoli saattaa suhtautua puolustellen.
Slack ei välttämättä jätä aikaa harkitsevalle keskustelulle, ja puhelut vievät meiltä mahdollisuuden havaita toisen osapuolen kasvojen ilmeistä ja kehonkielestä välittyviä tärkeitä tunnetason vihjeitä.
Lyhyesti sanottuna monet konfliktienratkaisumenetelmät menettävät tehoaan, kun ne irrotetaan visuaalisista tunnetason vihjeistä. Tämä vaatii myös sinulta hieman haavoittuvuutta. Sinun on ehkä pystyttävä näyttämään tiettyjä tunteita samalla, kun pidät toiset hallinnassa.
Muutaman luettelokohdan kirjoittaminen muistiin tai puheenaiheiden kertaaminen puolueettoman henkilön kanssa voi olla hyödyllinen vaihe, jos pelkäät olevasi liian tunteellinen tilanteessa; muista kuitenkin, ettet halua yllättää työtovereitasi pitkällä käsikirjoituksella silloin, kun sinun pitäisi kutsua heidät avoimeen vuoropuheluun.
Pyynnön esittämisen kynnyksen ylittäminen
Myönnettäköön, että henkilökohtainen tapaaminen on helpommin sanottu kuin tehty. Kasvokkaisen tapaamisen pyytäminen voi tuntua hyvin pelottavalta kummastakin osapuolesta. He saattavat ajatella: ”Mitä tein sellaista, että meidän pitää oikeasti pitää kokous tästä?”
Tämä voidaan myös tulkita jokseenkin aggressiiviseksi, etenkin jos yrityksessäsi ei ole viestintäkanavia tai prosesseja, jotka helpottaisivat tällaisen pyynnön esittämistä tiimin jäsenille.
Konfliktienratkaisumenetelmien numeroihin 4 (”tee yhteistyötä toisen osapuolen kanssa”) ja 5 (”pidä keskustelu tavoitteellisena”) tukeutuminen voi kuitenkin vähentää tätä vaikutusta; kun kysyt heiltä, miten ja milloin he haluaisivat tavata, ja liität keskusteluun halutun tavoitteen, toinen osapuoli saattaa suhtautua keskusteluun avoimemmin.
Täydellinen ajoitus
Oikean ajankohdan löytäminen voi myös olla haastavaa; emme välttämättä halua tavata silloin, kun tunteet ovat vielä pinnassa, mutta emme myöskään halua antaa kielteisten tunteiden kyteä.
Emme myöskään halua pakottaa ihmisiä keskusteluun ennen kuin he ovat siihen valmiita (etenkään introvertimpia henkilöitä, jotka saattavat tarvita enemmän aikaa ajatustensa jäsentämiseen ja ilmaisemiseen), mutta emme halua odottaa niin kauan, että asia menettää tärkeytensä.
Tämä on jälleen tilaisuus hyödyntää kohtaa 5 (tee yhteistyötä toisen osapuolen kanssa) luomalla keskustelu siitä, milloin keskustelulle saattaisi olla paras ajankohta.
Sovittelevana esihenkilönä
Esihenkilönä, joka käsittelee muiden välistä konfliktia, ihmisten pakottaminen keskusteluun ennen kuin he ovat siihen valmiita voi olla huono ratkaisu; heistä saattaa tuntua, että heitä painostetaan ”suutelemaan ja sopimaan” ilman varsinaista keskustelua tai konfliktinratkaisua, etenkin jos esihenkilö osallistuu keskusteluun.
Riippuen arviostasi tiimin konfliktista (ja kyseisten työntekijöiden itsetuntemuksesta) voi olla parasta tavata kumpikin osapuoli erikseen. Anna kummallekin tilaisuus purkaa hieman tunteitaan, kokea, että häntä kuunnellaan, ja tarkastella omia tunteitaan.
Tämä auttaa sinua myös ymmärtämään paremmin, kannattaako näitä työntekijöitä kannustaa selvittämään asia keskenään (tarjoamalla hyödyllisiä vinkkejä ja ehkä jopa yrityksen viitekehys, jonka sinä annat), vai pitäisikö paikalla olla kolmas osapuoli auttamassa asioiden tulkitsemisessa ja tilanteen rauhoittamisessa.
7. Tunnusta heidän tunteensa ja heijasta ne takaisin heille
Kun arvioit, miten käsitellä konfliktia työtoverin kanssa, henkilön turhautumisen lähteen selvittäminen ja sen tunnustaminen hänelle ääneen vahvistaa hänen kokemustaan. Se osoittaa, että et ainoastaan ole valmis kuuntelemaan, vaan olet myös hyvä kuuntelija.
Koska tehokas viestintä on jokaisen onnistuneen konfliktinratkaisumenetelmän ytimessä, kuunteleminen ja erityisesti sen osoittaminen, että kuuntelet (eli aktiivinen kuuntelu) eivät ainoastaan auta käsillä olevan konfliktin ratkaisemisessa, vaan luovat myös avoimemman tilan tulevien konfliktien käsittelylle.
Toisen osapuolen ilmaisemien ajatusten ja tunteiden sanoittaminen on myös olennainen osa projektipäällikön työkalupakkia; kun sanoitat tunteen takaisin toiselle osapuolelle, vahvistat joko hänen käsitystään siitä, että ymmärrät hänen näkökulmansa, tai annat hänelle mahdollisuuden tuoda esiin mahdolliset ristiriidat käsillä olevan ongelman ymmärtämisessäsi.
8. Myönnä olleesi väärässä tai kerro, mitä olisit voinut tehdä paremmin
Vaikka se ei ole erityisen hauskaa, huomion kohdistaminen omaan tai oman tiimin toimintaan on yksi olennaisista konfliktinratkaisumenetelmistä, mutta onneksi se on monille projektipäälliköille luonteva toimintatapa.
Rakennamme prosesseja; prosesseja ohjaavina ihmisinä oman toimintamme arvioiminen on tarpeen, jotta voimme havaita viestinnän katkokset, pullonkaulat ja tilanteet, joissa odotukset olisi voitu asettaa paremmin. Myönnetään se: voimme aina tehdä jotakin paremmin tiimiemme tai asiakkaidemme hyväksi.
Esimerkin tarjoaminen siitä, mitä haluaisit tehdä tulevaisuudessa toisin, luo avoimen ilmapiirin, jossa muut voivat arvioida omaa toimintaansa. Mitä useammin teet niin, sitä vahvemmaksi tämä tiimisi kulttuurin osa-alue muodostuu.
Jos kaikista tuntuu turvalliselta tuoda esiin omat virheensä, kysymykset siitä, miten työpaikan konflikteja pitäisi käsitellä, jäävät toissijaisiksi, sillä asioita voidaan tarkastella konfliktittomassa ympäristössä.
9. Älä koskaan kerro toiselle, mitä hän sanoi, miltä hänestä tuntui tai mitä hän teki
Tämä perussääntö on peräisin dokumentoitujen konfliktinratkaisumenetelmien henkilöstöhallinnon oppaista, mutta valitettavasti monet konfliktinratkaisumenetelmät eivät vielä ohjaa tapaamme viestiä, kun käsittelemme työpaikan konflikteja.
Ihmisen muisti on erehtyväinen, erityisesti silloin, kun yritämme palauttaa mieleen, mitä ihmiset sanoivat tunnepitoisissa keskusteluissa tai miten he toimivat aiemmin. Ilmaisujen kuten ”minusta tuntui” käyttäminen ”sinä sanoit” -ilmauksen sijaan poistaa keskustelusta syyllistämisen ja estää arvailemasta toisen osapuolen tarkoitusperiä, jotka olet hyvinkin saattanut tulkita hetkessä väärin.
Sen sijaan että sanoisit esimerkiksi: ”Lopetit keskustelun, joten kehittäjät eivät voineet puhua projektiin liittyvistä ongelmistaan”, sinun tulisi sanoa: ”Kun keskustelu päättyi, tuntui siltä, ettei kehitystiimillä ollut mahdollisuutta tuoda esiin kohtaamiaan ongelmia, mikä tarkoittaa, että saatamme menettää mahdollisuuden hyödyntää oppeja ja tehostaa toimintaamme.”
Tämä liittyy myös hieman kohtaan #6: keskustelun pitäminen tavoitteellisena ja tulevan tehokkuuden parantaminen nykyisistä opeista.
10. Keskity toimintaan, älä persoonallisuuteen
Yksittäisen tiimin jäsenen persoonallisuuden piirteisiin keskittyminen hänen toimintansa sijaan voi nopeasti luoda myrkyllisen ilmapiirin ja heikentää muita käyttämiäsi onnistuneita konfliktinratkaisumenetelmiä.
Esimerkiksi esihenkilö saattaa kertoa tiiminvetäjälle, että tämä ”voi olla alentuva” puhuessaan muiden tiimin jäsenten kanssa. Kun esihenkilöltä pyydetään esimerkkiä, hän ei halua paljastaa muiden tiimin jäsenten nimiä välttääkseen kielteisen dynamiikan syntymisen ja suojellakseen avoimien ovien käytäntöä.
Sen sijaan että keskityttäisiin konkreettiseen toimintatapaan, kuten ”Yritä antaa tiimisi jäsenille enemmän aikaa esittää kysymyksiä ja pyri olemaan kärsivällinen vastatessasi”, keskittyminen persoonallisuuden piirteeseen (jota henkilö ei välttämättä edes usko omaavansa) ei tarjoa kummallekaan osapuolelle konkreettisia seuraavia toimia.
Persoonallisuuteen keskittyminen on konfliktinratkaisumalli, joka epäonnistuu usein. Lisäksi toimintaa koskevien esimerkkien puuttuminen luo oletuksen, että henkilö tiedostaa ongelmallisen toiminnan tapahtuessaan ja saattaa jopa toimia tarkoituksella niin, vaikka näin ei useinkaan ole.
11. Viesti tärkeimmät opit ja hyödynnä niitä seuraavalla kerralla
Mikä on kaikkien näiden haastavien keskustelujen tarkoitus, jos emme opi niistä mitään tiimimme dynamiikan, prosessien ja kulttuurin kehittämiseksi? Viestinnän katkosten ja niiden lähteiden dokumentointi voi auttaa purkamaan siiloja tiimien välillä, joiden tulisi tehdä yhteistyötä tiiviimmin.
Sen kertominen, mihin toimiin kukin osapuoli ryhtyy tulevaisuudessa keskustelun seurauksena, tarjoaa sekä työntekijöille että esihenkilöille konfliktinratkaisumenetelmiä (ja ehkä jopa ennaltaehkäiseviä menetelmiä!), jotka helpottavat tulevia keskusteluja huomattavasti.
Tämä osoittaa myös molempien osapuolten sitoutumista kehittymiseen. Mikään ei tunnu pahemmalta kuin käydä tiimin kanssa läpi vaikea ja konfliktintäyteinen keskustelu ja huomata, että kaikki oli turhaa. Se voi myös vähentää ihmisten halukkuutta ottaa ongelmia tai konflikteja esiin tulevaisuudessa.
12. Luo tilaa keskustelulle ja avaa kanavia konfliktien käsittelyä varten
Helpommin sanottu kuin tehty. Oikeanlainen kulttuuri, viestintäkanavat ja prosessit ennen konfliktin syntymistä auttavat kuitenkin kaikkia edellä mainittuja konfliktinratkaisumenetelmiä onnistumaan ja selkeyttävät tiimillesi, miten haastavia konfliktitilanteita käsitellään.
Selkeät kanavat vertaispalautteelle tai alhaalta ylöspäin suuntautuvalle palautteelle (kyllä, työntekijältä esihenkilölle) ovat ehdottoman tärkeitä yhtenäisen ja yhteen hioutuneen tiimin rakentamisessa. Jos työntekijällä ei ole valtuuksia tai, mikä vielä tärkeämpää, hän ei koe voivansa tuoda asioita esiin esihenkilöilleen tai kollegoilleen neutraalissa ympäristössä, näin tuskin koskaan tapahtuu ennen kuin tilanne kärjistyy tai, mikä vielä pahempaa, työntekijä irtisanoutuu.
Säännöllisten palauterakenteeseen perustuvien “kahdenkeskisten tapaamisten” järjestäminen tiimien sisällä ja niiden välillä voi toimia eräänlaisena paineenpurkuventtiilinä ja varmistaa, että ongelmallisiin vuorovaikutussuhteisiin voidaan puuttua ennen kuin ne haittaavat projektien etenemistä tai alkavat luoda myrkyllistä ilmapiiriä.
Jos haluat saada introverttimpien tiimijäsentesi näkemykset ja täyden panoksen esiin, sinulla ei ole varaa sivuuttaa palautekanavien tarvetta. Monet ihmiset eivät tunne oloaan mukavaksi pyytäessään mahdollisuutta antaa palautetta, mutta saattavat tarttua tilaisuuteen innokkaasti, jos mahdollisuus tarjotaan.
Kaikilla ei ole toimeen tarttuvaa asennetta konfliktien käsittelyyn, joten ratkaisupolun tarjoaminen sen sijaan, että työntekijöiden odotetaan löytävän oman tiensä, varmistaa säännöllisen ja terveen viestinnän.
Näiden konfliktinratkaisutekniikoiden soveltaminen käytäntöön
Tiimisi kasvaessa ja kehittyessä sen tarpeet muuttuvat. Siksi työympäristön luominen, jossa konflikteja lähestytään rauhallisesti ja selkein ajatuksin, on jatkuva projekti. Yrityskulttuurin ja yksilöiden tarpeiden seuraaminen on aina paras mittarisi, kun arvioit, miten työpaikan konflikteja tulisi käsitellä.
Muista, ettei kyse ole kilpailusta. Sinulla tulisi olla yhteistyöhön perustuva lähestymistapa ongelmanratkaisuun, jotta löydät ratkaisuja, joissa kaikki voittavat, tai muita mahdollisia ratkaisuja. Pidä keskustelu tavoitteellisena ja keskity ongelman ytimeen (kyse ei ole persoonallisuudesta).
Sinun tulisi luoda ympäristö, jossa kaikki kokevat tulevansa kuulluiksi, ja suosia viestin välittämistä kasvotusten. Noudattamalla näitä kahtatoista vinkkiä luot ilmapiirin, jossa kannustetaan paitsi kuuntelemaan myös puhumaan kunnioittavasti.
Mitä seuraavaksi?
Lue lisää tehokkaista konfliktinratkaisustrategioista täältä. Ne voivat myös auttaa sinua kehittämään konfliktinratkaisutaitojasi ja johtamistaitojasi.
Jos haluat tutustua tehokkaampiin viestintästrategioihin, lue artikkelimme aiheesta sävy kirjallisessa viestinnässä.
