Miksi julkisesta puhumisesta on tulossa projektijohtajien uran moninkertaistaja
Julkista puhumista käsitellään usein esiintymistaitona – mutta projektijohtajille se on ennen kaikkea johtamistaito. Tässä jaksossa Galen Low keskustelee osa-aikaisen projektipäällikön, konsultin ja palkitun Toastmasterin Megan Cottermanin kanssa siitä, miten viestintä, yleisön tunteminen, aktiivinen kuunteleminen ja sopeutumiskyky näkyvät projektityön arjessa. Projektien aloituksista ja sidosryhmäpäivityksistä vaikeisiin keskusteluihin ja tiimin yhteisen suunnan löytämiseen he tarkastelevat, miksi vahva viestintä on yhä arvokkaampaa tekoälyyn perustuvassa maailmassa.
He perehtyvät myös käytännön keinoihin, joiden avulla introvertit ja ambivertit projektipäälliköt voivat kasvattaa itseluottamustaan, kehittää sinnikkyyttään ja vahvistaa kykyään ajatella nopeasti – ilman että heidän tarvitsee olla huoneen äänekkäin henkilö.
Mitä opit
- Miksi julkisessa puhumisessa on kyse johtamisesta – ei esiintymisestä
- Miten viestintätaidot vaikuttavat suoraan luottamukseen, yhteiseen suuntaan ja projektin etenemisvauhtiin
- Yleisön tuntemisen merkitys tehokkaassa projektijohtamisessa
- Miksi aktiivinen kuunteleminen on yhtä tärkeää kuin puhuminen
- Miten introvertit projektipäälliköt voivat kasvattaa itseluottamustaan ryhmätilanteissa
- Julkisen puhumisen, sinnikkyyden ja ammatillisen kasvun välinen yhteys
- Miten tekoäly saattaa kasvattaa – ei vähentää – inhimillisten viestintätaitojen arvoa
- Miksi tiiviistä ja tavoitteellisesta viestinnästä on tulossa kilpailuetu
Tärkeimmät opit
- Julkinen puhuminen ulottuu paljon esiintymislavaa pidemmälle. Jokainen projektin aloitus, sidosryhmäpäivitys, tiimikeskustelu tai vaikea keskustelu tarjoaa mahdollisuuden johtaa viestinnän avulla.
- Tiedä, milloin kokouksen pitäisi olla kokous. Hyvät viestijät ymmärtävät, milloin kirjallinen viestintä riittää – ja milloin tarvitaan reaaliaikaista keskustelua yhteisen suunnan löytämiseksi.
- Projektien aloituksissa on kyse sitoutumisesta, ei tiedon siirtämisestä. Tavoitteena ei ole vain suunnitelman jakaminen, vaan yhteisen ymmärryksen, luottamuksen ja etenemisvauhdin rakentaminen.
- Huonot uutiset vaativat selkeyttä ja empatiaa. Vaikeiden päivitysten luottamuksellinen ja avoin välittäminen auttaa säilyttämään luottamuksen, vaikka viesti ei olisikaan toivottu.
- Aktiivinen kuunteleminen johtaa parempiin lopputuloksiin. Kyky mukauttaa viestiä ihmisten reaktioiden perusteella on usein arvokkaampaa kuin täydellisen käsikirjoituksen esittäminen.
- Sinulla ei tarvitse olla kaikkia vastauksia. Joskus vahvin vastaus on: ”Anna minun pohtia asiaa ja palata siihen myöhemmin.”
- Itseluottamus syntyy toistojen kautta. Kuten mikä tahansa projektijohtamisen taito, viestintä kehittyy tarkoituksellisen harjoittelun ja käytännön kokemuksen avulla.
- Kasvu tapahtuu mukavuusalueen ulkopuolella. Julkinen puhuminen kehittää sinnikkyyttä – samaa sinnikkyyttä, jota tarvitaan epäselvyyden, muutoksen ja johtamisen haasteiden kohtaamiseen.
- Tekoäly nostaa inhimillisten taitojen rimaa. Kun tietoa on entistä helpompi tuottaa, kyky viestiä selkeästi, rakentaa luottamusta ja luoda yhteyttä muuttuu arvokkaammaksi.
- Perille mennyttä viestiä ei tarvitse toistaa. Tehokkaat viestijät tietävät, milloin asia on tullut ymmärretyksi ja milloin on aika siirtyä eteenpäin.
Jaksot
- 00:00 — Miksi julkisella puhumisella on merkitystä
- 04:09 — Esiintymislavaa pidemmälle
- 06:20 — Viestintä käytännössä
- 11:07 — Projektin aloituksen etu
- 15:38 — Vaikeat keskustelut sidosryhmien kanssa
- 18:31 — Nopeasti ajatteleminen
- 19:46 — Itseluottamuksen rakentaminen
- 22:05 — Vinkkejä valmistautumattomaan puhumiseen
- 24:10 — Sinulla ei tarvitse olla kaikkia vastauksia
- 25:39 — Myös introvertit voivat johtaa
- 28:36 — Johdatus Toastmasters-toimintaan
- 31:15 — Piilevät hyödyt
- 34:57 — Tekoäly ja inhimilliset taidot
- 39:23 — Puhuminen ajoissa
- 42:46 — Mistä löydät Meganin
Tutustu vieraaseemme
Megan Cotterman on Managed By Meganin pääkonsultti. Hän auttaa organisaatioita vahvistamaan projektien toteutusta, tehostamaan toimintoja ja rakentamaan huipputiimejä käytännönläheisten projektinhallinta- ja johtamisstrategioiden avulla. Sertifioituna projektinhallinnan ammattilaisena (PMP) Meganilla on laaja kokemus monialaisten hankkeiden johtamisesta, organisaation prosessien kehittämisestä ja yritysten auttamisesta monimutkaisten tavoitteiden muuttamisessa saavutettaviksi tuloksiksi. Yhteistyöhön ja ihmisiin keskittyvästä lähestymistavastaan tunnettu Megan haluaa antaa tiimeille työkalut, järjestelmät ja itsevarmuuden, joita ne tarvitsevat onnistuakseen toteutuksessa ja saavuttaakseen pysyviä tuloksia.
Tämän jakson resurssit:
- Liity Digital Project Manager -yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcastimme
- Verkostoidu Meganin kanssa LinkedInissä
- Vieraile Managed By Megan -sivustolla
Aiheeseen liittyvät artikkelit ja podcastit:
Galen Low: Nykyään on muodikasta sanoa, että projektipäälliköt ovat johtajia, joiden täytyy olla huoneen rohkeita ääniä, sanoa ääneen myös ne asiat, joista yleensä vaietaan, ja tarttua suoraan vaikeisiin keskusteluihin. Siksi julkisen puhumisen taidot vaikuttavat itsestään selvältä valinnalta, mutta todellisuudessa monet meistä ovat introvertteja.
Itse pelkäsin aikoinaan jopa puhelimeen vastaamista, saati sitten kokouksen vetämistä tai esityksen pitämistä. Rehellisesti sanottuna koko urani on kulunut tämän epämukavuuden voittamiseen. Kyse ei ole lavalla tai PowerPoint-esityksen edessä olemisen epämukavuudesta, vaan siitä, että pystyy reagoimaan ihmisryhmän kysymyksiin tai odotuksiin reaaliajassa.
Kyse on myös epämukavuudesta, joka liittyy siihen, että tietää, milloin päämäärättömästä sähköpostiketjusta pitäisi tehdä tiimikokous. Tai siitä, että yrittää löytää tavan saada viesti perille täsmällisesti ja empaattisesti, sekä siitä, että kohtaa pelottavan haasteen ja hyväksyy sen joka tapauksessa. Liittyvätkö kaikki nämä asiat julkisen puhumisen taitoihin?
Vieraallani on tähän selkeä vastaus: kyllä liittyvät. Olen kutsunut mukaan rakastetun jäsenen digitaalisen projektinhallinnan yhteisöstämme. Hän on myös palkittu puhuja ja toastmaster. Yhdessä puramme sitä, miten julkisen puhumisen taidot siirtyvät projektijohtajan rooliin, miten näitä taitoja voi kehittää silloin, kun ajatus julkisesta puhumisesta tuntuu täysin vastenmieliseltä, ja onko hyvänä julkisena puhujana olemisella merkitystä siinä vaiheessa, kun työskentelemme yhä tiiviimmin tekoälytiimikavereiden emmekä ihmisten kanssa.
Toivottavasti nautit jaksosta.
Tervetuloa Digital Project Manager -podcastiin – ohjelmaan, joka auttaa toimitusjohtajia ja projektien vetäjiä työskentelemään älykkäämmin, toimittamaan sujuvammin ja johtamaan tiimejään itsevarmasti tekoälyn aikakaudella. Olen Galen, ja joka viikko perehdymme tosielämän strategioihin, uusiin trendeihin, hyväksi havaittuihin viitekehyksiin ja toisinaan myös projektirintaman tositarinoihin. Johdatpa sitten valtavia muutoshankkeita, hallinnoit tekoälyn työnkulkuja tai yrität vain pitää kaaoksen hallinnassa, olet oikeassa paikassa. Aloitetaan.
Tänään puhumme siitä, kuinka julkisen puhumisen taidot voivat olla projektijohtajien strategisten uramahdollisuuksien avain. Käymme läpi joitakin vähemmän ilmeisiä projektitilanteita, joissa julkisen puhumisen taidot voivat olla ratkaiseva erottava tekijä. Tarkastelemme yksityiskohtaisesti sitä, miten tekoäly voi auttaa viestinnän kehittämisessä, ja pohdimme, voiko julkisella puhumisella olla syvempiä hyötyjä kuin pelkästään hyvänä puhujana oleminen.
Seurassani on tänään Megan Cotterman, osa-aikainen projektipäällikkö ja konsultti yrityksessä Managed By Megan. Megan työskentelee toteutuksen ja johtamisen rajapinnassa auttaakseen kasvavia yrityksiä tuomaan toimintaansa rakennetta, johtajuutta ja vauhtia osa-aikaisen projektinhallinnan, operatiivisen strategian ja tiimivalmennuksen avulla.
Hän on myös palkittu julkinen puhuja ja fasilitaattori, joka jakaa avoimesti asiantuntemustaan työnkulkujen optimoinnista, ihmiset etusijalle asettavasta projektijohtamisesta ja monimutkaisten muutosten läpiviennistä. Näin hän antaa johtajille työkalut, joita he tarvitsevat itsevarmojen päätösten tekemiseen.
Megan, kiitos kun liityit seuraani tänään.
Megan Cotterman: Kiitos kutsusta, Galen. On hienoa olla täällä.
Galen Low: Olen innokas sukeltamaan aiheeseen. Tämä on minulle läheinen aihe. Sanon niin useista jaksoista, mutta tämä on sitä erityisesti. Puhumme julkisesta puhumisesta, ja toivon, että päädymme kaikenlaisiin sivupolkuihin. Tiedän, että sinä ja minä pystymme siihen, ja uskon, että se kiinnostaa kuulijoitamme.
Mutta kaiken varalta tässä on suunnitelma, jonka olen laatinut meille. Ensimmäiseksi halusin pohjustaa keskustelua esittämällä sinulle suuren ja vaikean kysymyksen, johon kuulijani haluavat kuulla näkemyksesi. Sen jälkeen haluaisin purkaa aihetta ja keskustella kolmesta asiasta. Ensinnäkin haluan puhua siitä, miksi julkisesta puhumisesta on tulossa projektijohtajille yhä merkityksellisempää, sekä käydä läpi esimerkkejä ja projektitilanteita, joissa julkisen puhumisen taidoilla voi olla todellinen vaikutus.
Sen jälkeen haluaisin kuulla näkemyksesi siitä, miten introvertit ja ambivertit projektipäälliköt voivat kehittää julkisen puhumisen taitojaan, erityisesti silloin, kun he eivät ole koskaan ajatelleet olevansa hyviä siinä tai edes kiinnostuneita siitä. Lopuksi haluaisin kuulla näkemyksesi ihmisten välisen yhteistyön tulevaisuudesta ja siitä, millainen rooli julkisella puhumisella voi siinä olla.
Miltä tämä kuulostaa?
Megan Cotterman: Kuulostaa hyvältä. Odotan innolla.
Galen Low: Hyvä. Halusin aloittaa yhdellä suurella, rohkealla ja kunnianhimoisella kysymyksellä, joka on varmasti kuulijoideni mielessä, kun puhutaan julkisesta puhumisesta. Aloitan hieman taustoittamalla. Kun kaikki kirjoittavat kiireisesti kielimalleille, kuten Claudelle ja ChatGPT:lle, ja ehkä jopa välttelevät suoraa viestintää Slackin tai Outlookin kaltaisten viestien hyväksi, miksi julkinen puhuminen on edelleen tärkeää projektijohtajan roolissa?
Megan Cotterman: Uskon, että tekoälytyökalujen yleistyminen ja ihmisten siirtyminen yhä enemmän kirjalliseen viestintään tekevät julkisesta puhumisesta entistä tärkeämpää. Se voi auttaa sinua erottumaan projektijohtajana. Projektinhallinnan ulkopuolella olevat ihmiset saattavat ajatella, että luomme vain aikatauluja ja järjestämme kokouksia.
Meitä on kutsuttu ylläpitäjiksi. Todelliset projektipäälliköt kuitenkin tietävät, että projektinhallinnassa on ennen kaikkea kyse johtamisesta: vauhdin, yhteisen suunnan ja luottamuksen luomisesta projektin jokaisessa vaiheessa. Sitä on todella vaikea saavuttaa pelkän Slackin ja sähköpostin avulla. Kun kuulet puhuttavan julkisesta puhumisesta, saatat kuvitella seisovasi lavalla mikrofoni kädessä tai Tony Robbinsin pitämässä TED-puhetta.
Todellisuudessa kyse on yleisön ymmärtämisestä, viestin sovittamisesta yleisön mukaan sekä ajatusten selkeästä ja vaikuttavasta ilmaisemisesta. Projektijohtamisessa nämä taidot ovat ratkaisevan tärkeitä.
