Mikä tekee hyvän projektipäällikön ja kuinka paljon teknistä tietämystä tarvitset

Lue tekstitys:

Kokeilemme podcastiemme tekstittämistä ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole oikeassa 100 % ajasta.

Michael Mordak: Hei, täällä on Michael The Digital Project Managerista, ja tervetuloa tämän päivän jäsenesittelyyn. Olemme onnistuneet kokoamaan yhteen suurimman ja mahtavimman joukon projektipäälliköitä, jotka luovat muutosta ja haastavat nykyiset projektien toimintamallit. Rakastan tässä yhteisössä sitä, että se on täynnä ihmisiä, jotka ovat todennäköisesti halunneet tehdä elämällään jotain aivan muuta.

Vaikka tulemmekin kaikki erilaisista taustoista, tehtävistä ja toimialoilta, löysimme kutsumuksemme projektien muodostaman kaaoksen järjestämisestä. Ainutlaatuisia tarinoitamme ovat muovanneet matkan varrella oppimamme asiat, kehittämämme taidot ja tapaamamme ihmiset. Jos haluat liittyä mukaan tai vain oppia lisää yhteisöstä, tutustu verkkosivustoomme osoitteessa thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tänään keskustelemme arvostetun yhteisön jäsenen ja projektinhallinnan apulaisjohtajan Christina Avinon kanssa. Christina aloitti työuransa markkinointitoimiston harjoittelijana. Sen jälkeen hän on tehnyt monenlaista, muun muassa rakentanut projektinhallintaosaston, joka on kasvanut 1,7 miljoonan dollarin osastoksi, jossa työskentelee 10 projektipäällikköä.

Kuulemme Christinan matkasta digitaalisena projektipäällikkönä, hyvän projektipäällikön ominaisuuksista, siitä, kuinka paljon teknistä tietämystä projektipäälliköllä tulisi olla, sekä tärkeimmästä taidosta, jota projektipäälliköt tarvitsevat.

Halusin aloittaa alusta. Jos voisit hieman kertoa, mitä ajattelit olevasi isona ja mihin uskoit elämäsi olevan menossa.

Christina Avino: Niin. Luulen, että haaveilin vain olevani suuri menestyvä liikenainen. Kyse oli vähemmän itse työstä ja enemmän siitä, että halusin käyttää korkokenkiä ja mennä joka päivä kiiltävään pilvenpiirtäjään. Se on nykyään erityisen ironista, koska työskentelen kotoa käsin melko mukavissa vaatteissa 90 prosenttia ajasta. Minulla ei kuitenkaan koskaan ollut konkreettista ajatusta siitä, mitä haluaisin liike-elämässä tehdä.

Sitten valitsin pääaineekseni markkinoinnin, koska ajattelin aina sen olevan liike-elämän hauska puoli, myönnettäköön, osittain siksi, että elokuva Mitä nainen haluaa sai sen vaikuttamaan niin siistiltä. Ikään kuin tekisit Nike-mainoksia koko päivän. Ensimmäisessä Drexelin harjoittelussani opin kuitenkin, ettei markkinoijan arki todellisuudessa ole sellaista ja että työ on paljon erikoistuneempaa. Silloin löysin oman paikkani projektinhallinnasta.

Michael Mordak: Mahtavaa. Millaista työtä siis teet Seerillä? Työskentelet tällä hetkellä Seerillä, eikö niin?

Christina Avino: Kyllä.

Michael Mordak: Ja millaista työtä he tekevät?

Christina Avino: Seer on digitaalisen markkinoinnin toimisto, joten ympärilläni on markkinoijia. Itse en kuitenkaan tee markkinointia. Näin on ollut ensimmäisestä päivästä lähtien.

Erikoisalueitamme ovat hakukoneoptimointi, maksettu mainonta ja analytiikka sekä luova työ ja konversio-optimointi. Luova työ oli itse asiassa se, jonka kautta pääsin taloon. Se oli väylä, jonka koin kiinnostavimmaksi. Työskentelin aluksi yksinomaan sen tiimin kanssa ja olen sen jälkeen laajentanut projektinhallinnan käytännöt koko yritykseen, eli myös suurempiin divisiooniin, jotka muodostavat suurimman osan Seerin työstä.

Michael Mordak: Vau, mahtavaa. Pystyt siis edelleen työskentelemään markkinoinnin parissa. Saat yhä hyödyntää sitä puolta itsestäsi, jota halusit aikanaan seurata, mutta olet kuitenkin ottanut jonkin verran etäisyyttä siihen, mitä nyt teet.

Christina Avino: Sataprosenttisesti.

Michael Mordak: Sanoit päässeesi taloon luovan työn kautta. Johtuiko se siitä, että sinulla oli tullessasi luova tausta?

Christina Avino: Ei. Olin aiemmin työskennellyt enemmän verkkokehitystoimistoissa ja yrityksessä, joka koostui yksinomaan kehittäjistä. Halusin lähteä toiseen suuntaan ja työskennellä yksinomaan suunnittelijoiden kanssa, ja sitä kautta löysin Seerin.

Päädyin projektipäälliköksi ja projektinhallintaan kuten useimmat ihmiset: opiskelin Drexelin yliopistossa, jossa on harjoitteluohjelma. Sain ensimmäisen harjoittelupaikkani Wilmingtonissa sijaitsevasta markkinointitoimistosta, joka oli itse asiassa verkkosuunnitteluun keskittyvä markkinointitoimisto. Tarkoitukseni oli kiertää kaikki eri osastot ja selvittää, mikä sopisi minulle parhaiten, mutta projektinhallinta oli ensimmäinen, ja se sopi luonnostaan vahvuuksiini. En ole sen jälkeen katsonut taaksepäin.

Michael Mordak: Mahtavaa. Siirryitkin suoraan seuraavaan kysymykseeni, mikä sopii täydellisesti. Ei se mitään. Seuraavaksi olisin kysynyt, miten sinusta tuli vahingossa digitaalinen projektipäällikkö, mutta saimme jo sisäpiirin tietoa.

Mutta se on täysin hyvä, sillä voimme siirtyä suoraan prosessin yksityiskohtiin. Oliko sinulla aiemmista kokemuksistasi taitoja tai käsitteitä, jotka auttoivat sinua erottumaan näissä tehtävissä ja kiinnittivät huomion sinuun?

Christina Avino: Kyllä. Kun katson asiaa nyt taaksepäin, en tarkoita tällä vähätellä projektipäälliköiltä vaadittavaa taitokokonaisuutta, mutta suuri osa siitä voi tulla luonnostaan.

On oltava hyvin järjestelmällinen, usein luonteeltaan tunnollinen ja suunnitelmallinen sekä ajateltava luonnostaan kaikki riippuvuudet läpi. Jos tarkastelet mitä tahansa elämässäsi tekemää asiaa, esimerkiksi matkan suunnittelua, olet suunnitellut projektia. Ihmiset tekevät tätä joka päivä elämässään. En kuitenkaan nähnyt tätä taitokokonaisuutta itsessäni ennen kuin sain kokemusta sen soveltamisesta harjoittelupaikassani. Aloitettuani työskentelyn kyseisessä toimistossa ja nähtyäni ammattilaisten rakentavan siitä uran ymmärsin, että minullakin oli tämä taito. Se oli mielestäni mahtavaa.

Siitä se lähti. Tietenkin tähän liittyy paljon muutakin, mutta mielestäni suuri osa ja yksi syy siihen, miksi voimme usein jäädä näkymättömiksi sankareiksi, on se, että vähättelemme tuottamaamme arvoa, koska se tulee niin monille projektipäälliköille luonnostaan.

Se ei kuitenkaan tule luonnostaan kaikille. Kaikkien asioiden järjestyksen ja riippuvuuksien jatkuvan huomioimisen ajatteleminen vaatii taitoa. On pystyttävä hallitsemaan monia liikkuvia osia ja ymmärrettävä lintuperspektiivistä lukuisia eri erityisaloja. Näen nyt omaa tiimiäni rakentaessani, että tämä tulee joillekin ihmisille todella luonnostaan, ja se on valtava voimavara.

Michael Mordak: Kun sanot tuon, alan miettiä, onko projektipäälliköissä, joita palkkaatte, joitakin tiettyjä ominaisuuksia tai asioita, joita etsitte? Sellaisia luonnollisia toimintatapoja tai käyttäytymismalleja, jotka osoittavat heidän sopivan tehtävään?

Christina Avino: Sanoisin, että itse asiassa 90 prosentilla palkkaamistamme projektipäälliköistä, joita tiimissämme on nyt 10, ei ollut aiemmin projektipäällikön titteliä. He kaikki ovat kuitenkin onnistuneet tässä tehtävässä uskomattoman hyvin.

Tämä tiimi on täynnä huippuosaajia. Joillakin on aiemmin ollut esimerkiksi tapahtumasuunnittelijan tehtävä. Mikä tahansa tehtävä startup-yrityksessä on yleensä todella hyvä merkki siitä, että henkilö voisi olla hyvä projektipäällikkö, koska hän hallinnoi luonnostaan monia asioita ja käyttää monia hattuja. Se on aina ollut keskeinen menestyksen merkki tässä tehtävässä.

Haastatteluprosessissamme on myös vaihe, jossa hakija analysoi esimerkinomaista kuluraporttia. En oikeastaan välitä sen toteutuksesta, vaan siitä, miten hän ajattelee. Haluamme nähdä, miten hän analysoisi antamaamme tekaistua dataa, miten hän lähestyisi ongelmaa ja millaisia oletuksia hän pystyisi tekemään tietämättä varsinaisesta projektista mitään. Tämä antaa hyvän käsityksen siitä, miten hän käsittelee asioita, vaikka se ei täysin vastaisi sitä, miten toimisimme todellisuudessa Seerillä.

Se kertoo, osaako henkilö pilkkoa ongelmia ja navigoida epäselvyyksissä. Projektinhallinnassa on aina epäselvyyksiä, riippumatta siitä, kuinka pitkälle uralla etenet, koska tarjoamamme palvelut ja alustat ovat uusia ja asiat muuttuvat jatkuvasti.

Tämä on erittäin tärkeää. On pystyttävä tuntemaan olonsa varmaksi tuntemattoman edessä ja silti suunniteltava suunta sekä toimittava johtajana. Tämä ei tietenkään ole tärkeää vain projektipäällikön tehtävässä.

Michael Mordak: Hyvä näkökulma. Mietin tätä kaikkea kuunnellessani, että projektipäälliköille on paljon hyödyllisiä taitoja ja käsitteitä.

Mikään mainitsemistasi asioista ei kuitenkaan ollut markkinoinnin tai ohjelmistokehityksen tekninen tuntemus. Työskentelet tietysti markkinointiyrityksessä, mutta kuinka paljon teknistä tietämystä tässä tehtävässä mielestäsi tarvitaan?

Täytyykö ymmärtää ohjelmallisen näyttömainonnan sisäistä toimintaa tai osata koodata tiettyjä asioita?

Christina Avino: Tehtävässäni ei todellakaan tarvitse osata koodata, ja palveluidemme tuntemus on aina hyödyksi. Jos minun pitäisi kuitenkin valita onnistumiseen tarvittavien vuorovaikutustaitojen ja toimialan tuntemuksen välillä, valitsisin ehdottomasti ensin mainitut, koska jälkimmäisen voi oppia työn ohessa.

Olen huomannut, että jokainen toimisto toimii hyvin eri tavalla. Kun tulet tehtävään aiemman tietämyksen kanssa, se ei aina siirry täysin siihen, miten me toimimme Seerillä tai missä tahansa muussa toimistossa, johon siirryt. Siksi asettaisin vuorovaikutustaidot etusijalle, vaikka toimialan tuntemus onkin tietenkin hyödyksi.

Muutama henkilö on myös siirtynyt Seerillä asiantuntijasta projektipäälliköksi. Heillä on valtava etulyöntiasema, koska he ymmärtävät täysin kaiken toimitettavaan tuotokseen liittyvän hienovaraisuudet. Se on suuri voimavara. En halua vähätellä sitä, mutta sen voi oppia.

Michael Mordak: Jos puhuisit siis henkilölle, joka etsii parhaillaan työpaikkaa, sanoisit, että kannattaa keskittyä vuorovaikutustaitoihin ja tekninen osaaminen tulee myöhemmin?

Christina Avino: Kyllä, koska vuorovaikutustaitoja en oikeastaan voi opettaa. On paljon vaikeampaa valmentaa ihmistä käyttämään monia hattuja ja navigoimaan epäselvyyksissä. Se, miten se tehdään, on todella vaikea opettaa.

Michael Mordak: Ole parempi ihmisten kanssa.

Christina Avino: Aivan. Voin opettaa sinulle eri työvirtojemme hienovaraisuuksia ja riippuvuuksia.

Michael Mordak: Tämä johdattaa hyvin siihen, mitä halusin tietää seuraavaksi. Mitkä olivat ne osa-alueet, joissa sinulta puuttui taitoja ja joissa tarvitsit lisäkoulutusta? Taustasi perusteella sinulla oli tähän tehtävään tullessasi paljon hyödyllistä päällekkäistä kokemusta ja taitoja, minkä ansiosta erotuit ja omaksuit tehtävän nopeasti.

Christina Avino: Kyse oli teknisestä osaamisesta. Kuten sanoin, aloitin verkkokehityksen parissa. Se oli vielä suurempi musta laatikko, kun taas markkinointi voi olla hieman intuitiivisempaa.

Kaikki etsivät asioita Googlesta, joten algoritmin ymmärtäminen pääpiirteissään on ainakin omille aivoilleni hieman helpompaa. Maksetun mainonnan ja vastaavien asioiden ymmärtäminen on helpompaa, mutta kehitys ja koodaus ovat täysin oman osaamisalueeni ulkopuolella. Kun työskentelin yksinomaan kehittäjien kanssa, se oli valtava oppimiskäyrä.

Koska opittavaa oli niin paljon, etenin projekti ja alusta kerrallaan tutkimalla ja opiskelemalla. Suuri osa asioista piti rehellisesti oppia työn ohessa, sillä voit tutkia asiaa loputtomasti, mutta et välttämättä silti löydä kaikkea.

Tasapainon löytäminen on tärkeää: tutkimusta on tehtävä riittävästi, jotta voit esittää asiantuntijatiimillesi järkeviä kysymyksiä, jotka eivät turhauta heitä, ja jotta olet seuraavalla kerralla viisaampi. Samalla on kuitenkin nojauduttava myös oman alasi asiantuntijoihin. Teen aina hieman kotiläksyjä osoittaakseni, että teen oman osuuteni enkä ole täysin tietämätön aiheesta X. Tiedän kuitenkin, että kanssani työskentelevät ihmiset ovat oman toimialansa asiantuntijoita, enkä pelkää tukeutua heihin.

Sanoisin, että tärkein taito, joka projektipäälliköllä on oltava, erityisesti toimialaa vaihdettaessa, on tietää, mitä kysyä, suhtautua luontevasti siihen, mitä ei tiedä, ja osata kääntyä oikeiden ihmisten puoleen, kun tarvitsee vastauksia. Loppujen lopuksi kaikkea ei voi koskaan tietää.

Siksi emme ole asiantuntijoita. Siksi minä en ole kehittäjä. He tietävät aina enemmän kuin me. Kysymysten osaaminen on tärkein tehtävämme.

Michael Mordak: Mainitsit, että omaksut teknistä tietämystä ja yrität oppia jotain uutta jokaisen projektin tai muun eteesi tulevan asian yhteydessä, jotta opit vähitellen enemmän teknisestä osaamisesta ja kehityt tällä alueella.

Onko koskaan käynyt niin, että olet oppinut jotain ja katsonut sitten aiempaa projektia ajatellen: olisinpa tiennyt tuon silloin, koska se olisi tehnyt elämästäni paljon helpompaa?

Christina Avino: Olen ehdottomasti oppinut nykyisissä projekteissa asioita, joiden kohdalla olen jälkikäteen ajatellut: voi hyvänen aika, tuollainen tieto olisi ollut hyödyllinen aiemmissa projekteissa. En pysty ajattelemaan mitään tiettyä esimerkkiä, mutta tiedän, että tämä on hyvin yleistä myös varsinaisen teknisen osaamisen ulkopuolella. Se tapahtuu jatkuvasti jopa asiakkuuksien ja laajuuden hallinnan perusteissa. Siksi teen jokaisesta projektista huolellisesti jälkiarvioinnin, jotta otamme opit mukaamme tulevaisuutta varten.

Yritän olla jäämättä liikaa kiinni menneeseen ja antaa menneiden olla menneitä. Katson mieluummin eteenpäin ja mietin, miten voimme toimia tulevaisuudessa paremmin.

Michael Mordak: On oikeastaan hyvä, ettet muista mitään tiettyä esimerkkiä, koska selvästi ne eivät olleet niin tärkeitä.

Christina Avino: Aivan. Kyse on aina siitä, että ajattelee: tuo olisi tehnyt elämästäni helpompaa tai tämä olisi sujunut huomattavasti paremmin, mutta tässä vaiheessa tapahtumalla ei enää ole merkitystä.

Michael Mordak: Hienoa. Haluan vaihtaa hieman aihetta ja tarkastella tulevaisuutta. Olet käynyt läpi kaikki nämä eri tehtävät, harjoittelun ja projektinhallintaan päätymisen. Haluaisin kuulla, onko sinulla suunnitelmia seuraavalle vaiheelle.

Mitä kohti työskentelet tällä hetkellä? Tavoitteletko esimerkiksi toista tehtävää tai asemaa, vai mitä näet tekeväsi projektinhallinnan jälkeen?

Christina Avino: En ole rehellisesti koskaan ajatellut projektinhallintaa pidemmälle, koska olen nyt Seerillä hyvin ainutlaatuisessa ja hienossa tilanteessa. Olen saanut rakentaa projektinhallintaosaston, mikä on ollut elämäni suurin saavutus ja palkitsevin kokemus.

Aloitin ensimmäisenä ja ainoana projektipäällikkönä aikana, jolloin eri divisioonien välillä ei ollut projektinhallintaa. Viimeisten kahdeksan vuoden aikana olen rakentanut siitä 1,7 miljoonan dollarin osaston, jossa työskentelee 10 projektipäällikköä. Suuri osa kasvusta on tapahtunut oikeastaan viimeisten kahden vuoden aikana. Olen nyt ratkaisevassa vaiheessa, jossa viimeisten kahdeksan vuoden työ alkaa kantaa hedelmää ja olemme vakiinnuttaneet asemamme Seerillä.

Tavoitteeni on jatkaa tämän rakentamista ja edistää tiimin uraa. He ovat auttaneet meitä pääsemään tähän, sillä en todellakaan ole tehnyt tätä yksin. Ne kymmenen ihmistä, joihin olen jatkuvasti viitannut, ovat suuri syy siihen, että projektinhallinnasta on tullut Seerillä menestys. Olen todella innostunut näkemään, mitä tulevaisuus tuo tullessaan.

Michael Mordak: Se on todella mahtavaa. On erittäin vaikuttavaa, että voit sanoa olleesi mukana rakentamassa tätä vuosien ajan. Enkä ihmettele, että haluat elää tässä hetkessä ja kokea sen, koska kaikki huipentuu nyt tähän.

Se on jo itsessään upeaa ja kaunista.

Christina Avino: Niin, tämä on ollut hauska matka.

Michael Mordak: Hienoa. Halusin tänään oikeastaan vain kuulla tarinasi ja jakaa sen kuulijoille. Olen ymmärtänyt, että jokaisen tarina on niin ainutlaatuinen, eikä lähtökohdalla tai aiemmin opituilla asioilla välttämättä ole merkitystä.

Me kaikki voimme tuoda tehtävään erilaisia asioita, jotka auttavat meitä, olivatpa ne sitten vuorovaikutustaitoja tai teknisiä taitoja, luonnollista suunnitelmallisuutta tai jotain aivan muuta. Jokaisella on aina jotakin annettavaa ja aina myös asioita, joissa voimme kehittyä. Se on tärkeää.

Mutta kiitos vielä kerran ajastasi tänä aamuna, Christina, ja onnea kaikkeen. Toivotan sinulle kaikkea hyvää ja toivon, että pääsemme keskustelemaan pian uudelleen.

Christina Avino: Kiitos paljon, että kutsuit minut. Tämä oli todella mukavaa.

Michael Mordak: Kiitos, että kuuntelit jäsenesittelyämme Christinan kanssa. Hänellä on vielä paljon tietoa ja näkemyksiä jaettavanaan, joten tule keskustelemaan kanssamme Slack-kanavalle yhdessä koko digitaalisten projektipäälliköiden yhteisömme kanssa. Lisätietoja jäsenyydestä löydät verkkosivustoltamme osoitteesta thedigitalprojectmanager.com/membership.

Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelusta.