Kuinka toimistot voivat saada freelance-projektipäälliköistään eniten irti
Nykypäivän nopeatempoisessa ja jatkuvasti muuttuvassa digitaalisessa maailmassa toimistot luottavat yhä enemmän sopimusprojektipäälliköiden joustavuuteen ja asiantuntemukseen selviytyäkseen monimutkaisista projekteista tehokkaasti.
Galen Low’n vieraana on M. Taffer Consultingin perustaja Marissa Taffer. He syventyvät sopimusprojektipäälliköiden palkkaamisen ja heidän tuottamansa arvon maksimoimisen yksityiskohtiin.
Haastattelun kohokohdat
- Sopimusprojektipäälliköiden palkkaamisen hyödyt [01:40]
- Toimistot suhtautuvat varauksellisesti sopimusprojektipäälliköiden palkkaamiseen, koska ne pelkäävät skaalautuvuuden puutetta tai sitä, ettei henkilö vastaa niiden tarpeita.
- Sopimusprojektipäälliköiden hyödyt toimistoille:
- He voivat hoitaa ylimääräisen työn tai projektit, joissa on paljon potentiaalia mutta rajallisesti resursseja.
- He auttavat pienempiä toimistoja vapauttamaan omistajan aikaa kasvuun ja strategiaan ottamalla vastuulleen projektipäällikön tehtäviä.
- He auttavat muotoilemaan projektipäällikön roolia ja määrittelemään sen tarpeet ennen kokoaikaisen työntekijän palkkaamista.
Pienempien toimistojen omistajille yksi sopimusprojektipäällikön hienoista puolista on se, että hän voi auttaa teitä muotoilemaan roolin.
Marissa Taffer
- Marissan matka konsultiksi [05:15]
- Marissa siirtyi myynnistä projektinhallintaan työskenneltyään startup-yrityksessä.
- Yllättävä irtisanominen sai hänet arvioimaan urapolkunsa uudelleen.
- Mentorinsa kannustamana hän aloitti freelancerina ja keskittyi lopulta projektinhallinnan konsultointiin.
- Hänen kokemuksensa sekä projektinhallinnasta että sisällöntuotannosta auttaa häntä ymmärtämään luovien tiimien tarpeita paremmin.
- Marissa on eri mieltä freelancerien kuvaamisesta termillä “palkkasoturi”.
- Hän perustelee, että onnistunut freelancerisuhde on vastavuoroinen, eli molemmat osapuolet hyötyvät siitä.
- Hänen kokemuksensa saman toimiston asiakkuuden hoitamisesta viiden vuoden ajan havainnollistaa tätä näkökulmaa.
- Hänen tavoitteenaan on auttaa asiakkaitaan kasvamaan ja menestymään.
- Toimiston ja sopimuskumppanin terveen suhteen keskeiset piirteet [10:09]
- Marissan mielestä kiinnostava työ on toimiston ja sopimusprojektipäällikön välisen terveen suhteen tärkeimpiä piirteitä.
- Hän pitää asiakkaiden ja projektien laajasta vaihtelusta.
- Selkeästi määritellyt roolit ovat toinen tärkeä piirre. Hän suosii strategisia kumppanuuksia “palkkasoturin” roolien sijaan.
- Sekä toimiston että freelancerin on ymmärrettävä toistensa odotukset.
- Projektin selkeys, työn monipuolisuus ja odotukset ovat tärkeitä terveen freelancerin ja toimiston välisen suhteen kannalta.
- Näitä piirteitä voi olla tarpeen mukauttaa ajan mittaan pitkäkestoisessa suhteessa.
Freelancerit, tuntekaa itsenne ja se, mistä pidätte. Aamulla on paljon onnellisempi ja helpompi nousta töihin, kun sanotte kyllä asioille, jotka innostavat teitä.
Marissa Taffer
- Budjettia koskevat odotukset ja hinnoittelu [13:52]
- Toimistojen on otettava budjetti huomioon ja sovitettava se freelancerin kokemustasoon.
- Korkeammat hinnat vastaavat yleensä suurempaa kokemusta ja parempia taitoja.
- Hyvän freelancerin löytäminen ei ole pelkästään hinnasta kiinni. Upworkin kaltaiset alustat, joissa on ”lajittele hinnan mukaan” -toiminto, eivät välttämättä ole paras vaihtoehto laadun kannalta.
- Toimistot voivat arvioida potentiaalisia freelancereita seuraavasti:
- Pyytämällä suosituksia.
- Pyytämällä mahdollisuutta keskustella freelancerin aiempien asiakkaiden kanssa suosittelijoina.
- Tarkistamalla, että freelancer toimii avoimesti ja on valmis yhdistämään toimiston suosittelijoihin.
- Sekä freelancerin että toimiston tulisi varmistaa hyvä yhteensopivuus pelkkien pätevyyksien lisäksi. Pilottiprojekti voi auttaa arvioimaan yhteensopivuutta.
- Toimiston on tärkeää tietää, mitä se freelancerilta haluaa, jotta se osaa esittää oikeat kysymykset suosittelijoita tarkistaessaan.
- Vaikka suosituksista on hyötyä, ne on tarkistettava mahdollisen puolueellisuuden välttämiseksi (esimerkiksi jos suosittelija on ystävä tai perheenjäsen).
- Sopimuslausekkeet ja neuvottelut [19:04]
- Kaksi sopimuslauseketta, jotka freelancerit saattavat kokea ongelmallisiksi toimistojen kanssa tehdyissä sopimuksissa:
- Taattujen työtuntien määrä: Tämä lauseke voi olla joustamaton ja vaikeuttaa freelancereiden työmäärän ja tulojen hallintaa.
- Ei peruutusilmoitusta kokouksista: Tämä voi häiritä freelancerin aikataulua ja vaikeuttaa päivän suunnittelua.
- Marissa ehdottaa vaihtoehtoisia ratkaisuja:
- Viikoittaisten työtuntien ”katto” ja ”lattia”: Tämä tarjoaa enemmän joustavuutta ja varmistaa samalla, että molemmilla osapuolilla on yleinen käsitys ajankäytöstä.
- Projektin kokonaistuntimäärän arvioiminen ja sen jakaminen viikkojen määrällä: Tämä mahdollistaa vaihtelun mutta takaa freelancerille vähimmäiskorvauksen.
- Kokousten 48 tunnin peruutusehto: Tämä suojaa freelancerin aikaa ja tarjoaa samalla hieman joustoa hätätilanteita varten.
- Kaksi sopimuslauseketta, jotka freelancerit saattavat kokea ongelmallisiksi toimistojen kanssa tehdyissä sopimuksissa:
- Asiakkaan vastustuksen ymmärtäminen [25:37]
- Freelancerit saattavat kohdata vastustusta sopimuslausekkeisiin, koska joillakin toimistoilla ei ole riittävää ymmärrystä freelance-työn toimintatavoista.
- Esimerkkinä on toimisto, joka odottaa voivansa varata freelancerin aikataulusta tietyt työajat yksinomaan itselleen.
- Marissa pitää sopimuksia turvaverkkona, avioehtosopimuksen kaltaisena järjestelynä, joka on tarkoitettu pahimpien mahdollisten tilanteiden varalle eikä jokapäiväisiin tilanteisiin.
- Satunnainen aikataulun muuttaminen on normaalia, mutta jatkuvat ongelmat ovat aihe keskustelulle.
- Kilpailukieltolausekkeet ja luottamuksellisuus [28:23]
- Monimutkaiset sopimukset ja vieraat oikeudelliset termit voivat tuntua freelancereista pelottavilta.
- Hyvän asiakas–freelancer-suhteen tulisi perustua luottamukseen, selkeään viestintään ja tarpeettomien rajoitusten välttämiseen.
- Freelancerit saattavat epäröidä allekirjoittaa kilpailukieltolausekkeita, jotka rajoittavat heidän mahdollisuuksiaan työskennellä muiden asiakkaiden kanssa.
- Vahva salassapitosopimus (NDA) on luottamuksellisten tietojen suojaamisen kannalta arvokkaampi kuin kilpailukieltolauseke.
- Sopimusprojektipäällikön perehdyttäminen ja integrointi [34:01]
- Toimistojen keskeisiä tehtäviä ovat:
- Toimiston työkalujen ja prosessien esittely freelanceprojektipäällikölle.
- Lyhyen esittelyn tarjoaminen toimiston kyseisissä työkaluissa käyttämästä kokoonpanosta.
- Tiimin jäsenten vahvuuksien, heikkouksien tai erityistä huomiota vaativien alueiden esiin tuominen.
- Perehdytysprosessi voi olla kokonaan alihankkijoista koostuvissa tiimeissä perusteellisempi, jolloin toimiston on ehkä:
- Ymmärrettävä, miksi kukin freelancer on valittu.
- Arvioitava heidän kokemuksensa erityisesti toimistoympäristöissä.
- Freelanceprojektipäällikön tehtäviin kuuluu:
- Mahdollisten riskien tunnistaminen ja niistä ennakoivasti viestiminen toimistolle.
- Tarpeettoman kiireisen puuhastelun välttäminen perehdytyksen aikana ja keskittyminen olennaisiin projektitietoihin.
- Freelanceprojektipäällikön tulisi tietää, mitä toimisto on asiakkaalle ”myynyt”, ja pyrkiä täyttämään nämä odotukset.
- Vaikka painopiste on projektinhallinnassa, freelanceprojektipäällikkö saattaa tunnistaa toimistolle muita liiketoimintamahdollisuuksia ja viestiä niistä asiakkuuspäällikölle.
- Toimistojen keskeisiä tehtäviä ovat:
- Tehokas viestintä ja roolien selkeys [41:46]
- Toimistot käyttävät nimikkeitä, kuten ”seniorikehittäjä”, ilman selkeitä määritelmiä vastuista. Tämä aiheuttaa epäselvyyttä siitä, kuka tekee päätökset (projektipäällikkö vai kokeneet tiimin jäsenet).
- Kokeneet tiimin jäsenet, kuten kehittäjät, ottavat projektipäällikön (PM) mukaan päätöksiin, joita projektipäällikön ei pitäisi joutua tekemään (esimerkiksi siitä, mitä rautalankamallia käytetään).
- Projektipäällikkö ei ole varma roolistaan projektissa. Odotetaanko hänen olevan käytännönläheinen johtaja vai valvovan ylemmän tason suunnitelmaa?
- Projektipäälliköllä tulisi olla avointa viestintää toimiston kanssa, jotta hän ymmärtää odotukset ja välttää päällekkäisen työn.
- Projektipäällikön tulisi ottaa kokeneet tiimin jäsenet mukaan keskusteluihin, kun heidän asiantuntemustaan tarvitaan, mutta päätöksenteon tulisi noudattaa selkeitä rooleja.
- Projektipäälliköiden tulisi tuoda aktiivisesti esiin näkemyksiään ja osallistua keskusteluihin passiivisuuden sijaan.
- Avoin viestintä auttaa projektipäälliköitä tunnistamaan ongelmat ja parannusmahdollisuudet aiemmin.
- Tavoitteena on löytää ratkaisuja yhdessä, ei voittaa väittelyitä. Projektipäälliköt tuovat asiantuntemuksensa keskusteluun, mutta heidän tulisi suhtautua avoimesti vaihtoehtoisiin näkemyksiin.
- Sopimusprojektipäällikön löytäminen [45:06]
- Aloita verkostostasi: pyydä suosituksia alan kollegoilta tai ystäviltä.
- Etsi suosituksia: hyvä merkki on, jos freelancerilla on tyytyväisten asiakkaiden verkosto, joka suosittelee häntä muille.
- Hyödynnä verkkoalustoja: etsi freelancereita LinkedInistä tai muilta ammatillisilta alustoilta. Lue heidän profiilinsa ja selvitä, vastaako heidän lähestymistapansa omia tarpeitasi.
- Tarvekartoituspuhelut: varaa maksuton konsultointipuhelu keskustellaksesi tarpeistasi ja selvittääksesi, sopivatko osapuolet yhteen.
Tutustu vieraaseemme
Marissa Taffer, PMP, A-CSM on M. Taffer Consultingin perustaja ja toimitusjohtaja. Konsulttityössään hän auttaa organisaatioita projektinhallinnan prosessien ja työkalujen kanssa. Hän toimii myös osa-aikaisena projektipäällikkönä digitaalisten toimistojen, markkinointiosastojen ja muiden konsulttiyritysten tukena.
Et aina tarvitse huippuluokan asiantuntemusta; joskus tarvitset vain jonkun, joka saa työn tehtyä. Tarvitset jonkun, joka voi tulla mukaan ja tarjota projektikoordinaattorin kaltaista tukea, auttaa projektisuunnitelmien laatimisessa ja varmistaa, että kaikki etenee sujuvasti. Jos tarvitset tällaista apua, sinun kannattaa palkata siihen sopiva henkilö.
Marissa Taffer
Tämän jakson resurssit:
- Liity Digital Project Manager -yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcastimme
- Verkostoidu Marissan kanssa LinkedInissä
- Tutustu M. Taffer Consultingiin
Aiheeseen liittyvät artikkelit ja podcastit:
Lue litterointi:
Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.
