Ota uusi projekti haltuun (Joanna Leigh Simonin kanssa)

Lue tekstitys:

Kokeilemme podcastiemme tekstittämistä ohjelmiston avulla. Anna anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, ja tämä on Digitaalisen projektipäällikön podcast. Tänään seurassani on upea Joanna Leigh Simon, joka on kuuluisa … itse asiassa maailmankuulu vuoden 2017 mahtavasta kynäarvonnasta. Pysy kuulolla. Toivottavasti Joannalla on tänään jotain arvottavaa. Hänellä on aina jotain kiinnostavaa jaettavanaan kanssamme. Tervetuloa, Joanna.

Joanna:

Hei Ben. Kiitos paljon, että kutsuit minut jälleen.

Ben Aston:

Hienoa. Tänään puhumme siitä, mitä tapahtuu, kun meidät heitetään uuden projektin pariin. Joskus uuden projektin saaminen on hyvä asia, mutta usein se voi olla melko hankalaa. Puhumme siis asioista, joita voimme tehdä saadaksemme kokonaiskuvan ja projektin järjestykseen, jotta voimme todella alkaa hallinnoida sitä.

Toisten ihmisten projektien ottaminen vastuulle, ja joskus jopa projektien aloittaminen, voi olla melko stressaavaa. Puhumme tavoista, joilla voimme järjestää asiat ja tehdä koko tilanteesta vähemmän stressaavan. Mutta ennen kuin sukellamme aiheeseen, Joanna, kerro hieman itsestäsi niille, jotka eivät ole vielä tavanneet sinua. Mitä teet ja mikä on taustasi?

Joanna:

Toki. Olen tuottaja ja projektipäällikkö, ja asun tällä hetkellä Philadelphiassa. Olen työskennellyt noin kahdeksan vuoden ajan pienissä toimistoissa. Aloitin kokonaisvaltaisissa viestintä- ja mainostoimistoissa, siirryin sitten videotuotantoon ja viimeksi työskentelin graafisen suunnittelun ja brändäyksen parissa. Jokaisessa työpaikassa on tietenkin ollut vahva digitaalinen ulottuvuus, koska elämme 2000-lukua. Tällä hetkellä selvitän, mikä seuraava tehtäväni voisi olla, ja harkitsen mahdollista muuttoa pois Philadelphiasta.

Ben Aston:

Jännittäviä aikoja. Jos sinulla on työpaikka Joannalle ja kuuntelet tätä ajatellen: ”Haluan palkata tuon tytön”, ota häneen yhteyttä. Joanna on vapaana töihin. Kerro meille, miten pidät itsesi kiireisenä vapaa-ajallasi.

Joanna:

Koska oli lomakausi ja kaikki olivat lomalla, olen ehdottomasti antanut itselleni paljon aikaa rentoutua. Se on ollut todella hienoa, ja suosittelen sitä lämpimästi kaikille, joilla on siihen mahdollisuus. Olen kuitenkin myös yllättäen pysynyt todella kiireisenä.

Olen tehnyt paljon freelance-töitä, mikä on ollut todella innostavaa. Enimmäkseen olen työskennellyt brändistrategian parissa, mistä pidän paljon. Olen työskennellyt paikallisten ihmisten sekä Kaliforniassa ja muualla sijaitsevien asiakkaiden kanssa. Olen myös yrittänyt hoitaa kaikkia niitä asioita, joita täysipäiväisen työn ohessa on vaikea tehdä: käydä lääkärissä, liikkua, hoitaa asioita ja korjata kotona rikkoutuneita tavaroita. On ollut todella mukavaa pystyä huolehtimaan kaikesta tästä arjen hallinnosta.

Ben Aston:

On se hassua, eikö olekin? Pelkästään elämästä huolehtiminen on kokopäivätyö.

Joanna:

Todellakin.

Ben Aston:

Hammaslääkärissä ja lääkärissä käyminen sekä seuraavaan suureen asiaan valmistautuminen vievät aikaa. Olen kuitenkin kiinnostunut siitä, että Slack-tiimissämme kysytään usein freelance- tai sopimusperusteiseen projektinhallintaan siirtymisestä. Miten työt löytyvät?

Joanna:

Rehellisesti sanottuna en varsinaisesti etsinyt näitä töitä, vaan ne löysivät minut. Pidän työn tekemisestä. Olen hyväksynyt tämän itsessäni viime vuosina.

Pidän mieluummin sanaa ura kuin sanaa ”työnarkomania”, mutta kutsu sitä miksi haluat. Nautin työstä. Kun keskustelin ystävien ja tuttavien kanssa ja kerroin etsiväni uutta kokopäivätyötä, ihmiset sanoivat usein: ”Tiedätkö, ystäväni perusti juuri oman yrityksen. Hän voisi todella tarvita apua järjestäytymiseen tai strategian laatimiseen.” Ja minä vastasin aina kyllä, koska pidän tällaista työtä kiinnostavana.

Otin myös yhteyttä ihmisiin, joiden tiesin voivan hyötyä tarjoamistani palveluista, ja kerroin, että minulla on aikaa ja haluaisin työskennellä heidän kanssaan. En välttämättä rahan takia, vaan siksi, että todella nautin tästä työstä ja kaipaan sitä, kun en tee sitä täysipäiväisesti.

Ben Aston:

Ydin on siis tuntea ihmisiä ja toivoa, että heillä on sinulle töitä. Yksilöllinen verkosto on todella tärkeä työn löytämisessä, eikä ole olemassa salaista varastoa sopimusperusteisia projektipäällikön töitä, jotka odottavat ottajaansa.

Joanna:

Ehdottomasti. Se on klisee, mutta totta. Tällaiset asiat tapahtuvat yleensä luonnostaan, usein silloin kun niitä ei edes aktiivisesti tavoittele. Kokopäiväisenä freelancerina toimiminen pelottaa minua, koska en pidä töiden etsimiseen liittyvästä jatkuvasta myynnistä. Olen siinä mielessä huono myymään itseäni, mutta olen huomannut, että kun ihmisille kertoo rehellisesti, mitä etsii ja mitä voi tarjota, asiat alkavat tapahtua luonnostaan.

Ben Aston:

Tänään puhumme muutamasta asiasta. Ensimmäinen liittyy juuri kirjoittamaasi artikkeliin, joka käsittelee uuden projektin alussa esitettävistä kysymyksistä. Jos et ole vielä tutustunut siihen ja olet aloittamassa uutta projektia hieman hämmentyneenä, tämä on sinulle.

Projektin aloittaminen voi olla todella pelottavaa, erityisesti kun kyseessä on uusi asiakas tai olet uusi toimistossa. Sinulle saatetaan vain sanoa, että tämä on nyt sinun projektisi ja olet vastuussa. Usein projektia luovuttava henkilö ei enää välitä siitä eikä pidä perehdytystä tarpeellisena. Mitä siis teet, kun muistiinpanoja tai luovutusta ei ole? Siitä puhumme tänään: mitä kysymyksiä kannattaa esittää uuden projektin alussa.

Joanna:

En usko, että minulla on ollut kauhutarinoita, mutta olen ollut tällaisessa tilanteessa monta kertaa. Kun aloitin viimeisimmässä työpaikassani, siellä ei ollut ollut projektipäällikköä pitkään aikaan. Luovat johtajat hallinnoivat noin kahtakymmentä projektia. Vaadin, että käymme jokaisen projektin läpi yksi kerrallaan ja esitämme kaikki artikkelissa mainitut kysymykset. Se oli työlästä, mutta samalla oli hienoa saada kaikki tiedot kerralla.

Jos todella pidät projektinhallinnasta, puolivälissä olevan projektin haltuun ottaminen voi olla kiinnostava haaste. Henkilökohtaisesti löydän siitä innostusta hyvin narsistisella tavalla.

Ben Aston:

Uuden projektin haltuunottoa varten on tärkeää olla suunnitelma. Artikkelissasi puhut neljästä alueesta: projektinhallintasuunnitelmasta, tiimistä, asiakkaasta ja työstä. Aluksi pitäisi ymmärtää työmääritys: mitä toimitamme ja erityisesti mitä emme toimita.

Joanna:

Projektipäälliköitä pidetään helposti luovuuden jarruina, mutta kysymys siitä, mitä emme toimita, on erittäin tärkeä. Se estää kaikkia hämmentymästä ja tuhlaamasta aikaa, energiaa ja rahaa. Asiakkaat, luovat työntekijät ja asiakkuuspäälliköt haluavat joskus tehdä kaiken. Projektipäällikön tehtävä on varmistaa, että ihmisiltä saadaan rehellinen vastaus siitä, mitä projektin ei kuulu toimittaa. Vaikka he eivät pitäisi kysymyksestä, he kiittävät myöhemmin.

Ben Aston:

Samalla kannattaa kysyä, mitkä ovat virstanpylväät ja onko projektilla määräaikaa. Muuten tiimi voi tehdä jotain upeaa, mutta työ kestää ikuisuuden ja maksaa liikaa.

Joanna:

En halua estää tiimiä tekemästä upeaa työtä. Kyse on odotusten hallinnasta. Voit kannustaa ihmisiä ylittämään odotukset, jos siitä on hyötyä, mutta myös sanoa, että kaikkea ei tarvitse toimittaa.

Ben Aston:

Yksi tärkeä kysymys on myös: olemmeko tehneet tämän ennen? Voimmeko hyödyntää aiempia ratkaisuja, oikoteitä tai uudelleenkäytettäviä materiaaleja?

Joanna:

Aiemman tarkastelu voi olla nopea väylä innovaatioon. Meidän ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen, vaan voimme käyttää säästyneen ajan todella innovatiiviseen ja omaperäiseen työhön.

Ben Aston:

Kannattaa myös kysyä, mikä voisi estää projektin onnistumisen. Jos projekti epäonnistuu, miksi se epäonnistuisi? Mitä suuria esteitä voimme kohdata?

Joanna:

Projektinhallintani perustuu rehellisyyteen. Kysymykset toimivat vain, jos tiimi, asiakkaat ja sidosryhmät vastaavat rehellisesti. Kun saat aidon vastauksen, voit tutkia ratkaisuja ennen ongelmien syntymistä ja ottaa ne käyttöön heti, kun ongelma ilmenee. Projektipäällikön tehtävänä on joskus tarkastella vielä syntymättömiä ongelmia ja pitää ratkaisuja omassa työkalupakissaan.

Ben Aston:

Siirrytään tiimiin. Kuka tekee työn? Onko resurssisuunnitelma olemassa ja sopiiko se tarkoitukseen? Miten tiedät, ovatko oikeat ihmiset oikeassa tehtävässä?

Joanna:

Tämän kysymyksen esittäminen tarkoittaa myös valmistautumista huonoihin uutisiin. Projektipäällikön vaistot ovat tärkeitä. Vaikka et voisi vaikuttaa henkilöstöön, voit tutustua tiimiin nopeasti, arvioida ihmisten vahvuudet ja heikkoudet ja ennakoida puutteita.

Ben Aston:

Kysy ihmisiltä, mitä he työstävät parhaillaan, milloin he saavat työnsä valmiiksi ja ovatko he tehneet vastaavaa aiemmin. Älä oleta, että peritty suunnitelma tai tiimi on oikea. Varhaiset kysymykset voivat estää vakavan budjetin kulumisen.

Joanna:

Hyvä projektipäällikkö tarvitsee paljon ihmistaitoja ja pehmeitä taitoja. Kyse ei ole vain aikatauluista, budjeteista ja määrityksistä, vaan myös persoonallisuuksien ja tarpeiden ymmärtämisestä.

Ben Aston:

Seuraavaksi asiakas. Kuka asiakas on? Kuka tekee päätökset? Kuka on yhteyshenkilö ja lopullinen hyväksyjä?

Joanna:

Paperilla asiakas voi olla yksi henkilö, mutta käytännössä päätöksentekijöitä voi olla ryhmä tai joku muu. Päivittäinen yhteyshenkilö ei välttämättä ole sama henkilö, joka lopulta hyväksyy työn. Asiakasta kannattaa kannustaa kertomaan tästä avoimesti, jotta voit valmistautua.

Ben Aston:

On tärkeää tietää, tarvitseeko joku muukin hyväksyä työn. Muuten budjettia voidaan käyttää tehtävään, joka lopulta hylätään.

Neljäntenä on työ. Miksi tätä tehdään? Onko tavoitteena tunnettuuden lisääminen, onnistunut julkaisu, uusien käyttäjien hankkiminen tai liikevaihdon kasvattaminen? Miten varmistamme, että työmme tukee strategisia tavoitteita?

Joanna:

Tämä kysymys on tärkeä, koska se auttaa ymmärtämään, miksi työtä tehdään. Se auttaa pitämään projektipäällikön ja tiimin keskittyneinä ja tarjoaa mahdollisuuden suunnata asiakas uudelleen. Kun asiakas kertoo omin sanoin, miksi hän käyttää rahaa työhön, voit käyttää vastausta koko prosessin ohjaamiseen ja motivointiin. Se yhdistää projektitiimin ja asiakkaan yhteisen tavoitteen ympärille.

Ben Aston:

On hyvä tilaisuus esittää kysymyksiä, joita aiemmin projektia johtanut henkilö ei ehkä voinut esittää. Miten tämä toteuttaa asiakkaan strategisia tavoitteita? Miten tämä todella toimii? Tällaiset kysymykset auttavat suuntaamaan tiimin uudelleen.

On normaalia tuntea epävarmuutta uutta projektia aloittaessa. Kaikkia vastauksia ei tarvitse tietää, mutta ne pitää selvittää nopeasti. Kysy tarpeeksi, jotta saat suunnitelman ja kokonaiskuvan. Älä myöskään lupaa liikaa ennen kuin tiedät, mitä projekti todella sisältää.

Joanna:

Älä teeskentele olevasi mukavammalla alueella kuin olet. On sallittua olla haavoittuvainen ja esittää kysymyksiä. Jos työskentelet hyvien ihmisten kanssa, he ymmärtävät ja auttavat. Kysy niin monta kertaa ja niin monelta ihmiseltä kuin tarvitset. Rehellisyys auttaa kaikkia.

Ben Aston:

Jos kukaan ei osaa vastata kysymyksiisi, se voi tarkoittaa, ettei vastauksia ole tai ettei suunnitelmaa ole. Projektipäällikkönä sinulla on oikeus tehdä uusi suunnitelma tiimin kanssa ja päättää, kuinka projekti toimitetaan ja strateginen tavoite saavutetaan. Luota vaistoosi, tee suunnitelma ja ota siitä omistajuus.

Joanna:

Olen täysin samaa mieltä.

Ben Aston:

Joanna, kiitos paljon osallistumisesta. On ollut hienoa saada sinut mukaan.

Joanna:

Kiitos paljon. Tämä oli hauskaa. Anteeksi, että kuulostan niin tukkoiselta.

Ben Aston:

Ennen kuin lopetamme, onko sinulla jotain arvottavaa tällä viikolla? Viimeksi kyse oli kynistä.

Joanna:

Valitettavasti kukaan ei tarttunut tarjoukseeni. Ehkä jos ette halua erikoiskyniäni, ette saa tällä kertaa mitään. Tosin katson parhaillani tuoretta Sudafed-pakkausta. Tällä kertaa arvon pseudoefedriinipakkauksen. Jos tarvitset sitä flunssakaudella, tiedät mistä minut löytää.

Ben Aston:

Se on melko hyvä tarjous. Jos haluat Sudafedia tai osallistua keskusteluun, kommentoi julkaisua ja siirry digitaalisen projektipäällikön yhteisöosioon liittyäksesi Slack-tiimiimme. Siellä käydään kaikenlaisia kiinnostavia keskusteluja. Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelusta.