Tee sprintin retrospektiiveistä mahtavia – näin se onnistuu (Alexa Hustonin kanssa Cremasta)

Lue tekstitys:

Kokeilemme podcastiemme tekstittämistä ohjelmiston avulla. Anna anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, ja tämä on Digital Project Manager -podcast. Tänään seurassani on Alexa Huston, yksi Digital Project Managerin vakituisista DPM-asiantuntijoista. Alexa, kiitos paljon, että tulit jälleen ohjelmaan.

Alexa Huston:

Kiitos, että kutsuit minut takaisin.

Ben Aston:

Tuntuuko sinusta, että tiimisi tekee samoja virheitä yhä uudelleen? Eikä kyse luultavasti ole vain siitä, että sinusta tuntuu siltä. He todennäköisesti tekevät samoja virheitä, koska et auta heitä muuttamaan toimintaansa. DPM-työkalupakissamme on kuitenkin hyödyllinen työkalu, joka voi auttaa tässä: sprintin retrospektiivi. Oikein toteutettuina nämä ovat ketteriä tapaamisia, jotka voivat tuoda esiin muutostarpeita, synnyttää prosessiparannuksia ja auttaa tiimiä etenemään oikeaan suuntaan. Huonosti toteutettuina ne ovat kuitenkin kaikkien aikojen pahin syyttelypeli. Jatka siis kuuntelemista, niin saat selville, kuinka voit käyttää sprintin retrospektiiviä myönteisen muutoksen edistämiseen. Keskustelemme käytännön sovelluksista, joiden avulla sprintin retrospektiiveistä voi tehdä mahdollisimman tuottavia.

Jos olet sattumalta jättänyt edellisen Alexan kanssa tehdyn podcastin väliin, esittelen hänet lyhyesti. Alexa on mahtava. Hän siirtyi projektipäällikön tehtävistä uuden liiketoiminnan pariin ja työskentelee tällä hetkellä Cremassa. Sanoinko sen tällä kertaa oikein? Kansas Cityssä.

Alexa Huston:

Se on Crema, mutta ainakaan et kutsunut sitä Crema Labsiksi. Pahemminkin olisi voinut käydä.

Ben Aston:

Olet siis projektipäälliköstä liiketoiminnan kehittäjäksi siirtynyt henkilö. Voitko kertoa, miltä se näyttää käytännössä? Mitä projektipäälliköstä liiketoiminnan kehittäjäksi siirtynyt henkilö tekee liiketoiminnan kehityksessä?

Alexa Huston:

Hän näyttää tavalliselta ihmiseltä. Ei, ainakin minun kohdallani kyse oli melko luonnollisesta etenemisestä. Työskentelen pienessä toimistossa, jossa on nykyään hieman alle 25 työntekijää, jos muistan oikein. Olin työskennellyt DPM:nä viimeiset pari vuotta, ja kuten useimmat meistä tietävät, myynnin ja projektinhallinnan välillä on luonnollinen yhteys. Tuona aikana kiinnostuin yhä enemmän myynnin puolesta, ja keskusteltuani muutaman kerran liiketoiminnan kehityksen ja operatiivisen tiimimme kanssa siitä avautui luontevasti mahdollisuus viime vuoden lopulla. Käytin suurimman osan ensimmäisestä vuosineljänneksestä siirtäen projektini täällä työskenteleville mahtaville projektipäälliköille. Nyt keskityn täysin liiketoiminnan kehitykseen, mutta minulla on ainutlaatuinen kokemus monien projektien johtamisesta aiemmin. Koen siis ymmärtäväni hyvin projektien yksityiskohdat ja pystyväni keskustelemaan niistä uusien potentiaalisten asiakkaiden ja mahdollisuuksien kanssa.

Ben Aston:

Yksi projektipäälliköiden suurista kritiikin aiheista tai harmituksen kohteista on yleensä se, että myynti on tehnyt upeaa työtä uuden asiakkaan hankkimiseksi, mutta jostain syystä laatinut itse epärealistisen arvion, työn määrittelyn ja aikataulun. Muutatko liiketoiminnan kehityksen maailmaa sisältäpäin? Oletko nyt itse vastuussa näiden hullujen arvioiden ja aikataulujen antamisesta asiakkaille ja projektien luovuttamisesta eteenpäin?

Alexa Huston:

Tiedän, mitä tarkoitat. Onneksi meillä ei ole suurta kuilua, mutta jonkinlainen kuilu on silti olemassa. Kun tehtäviä siirretään osastolta toiselle, jotain voi kadota käännöksessä. Yritän parhaani mukaan tuoda esiin mahdolliset aukot ja täyttää ne operatiivisesta näkökulmasta. Yksi helppo esimerkki on se, ettemme tunnistaneet riittävän hyvin, mitkä resurssit oli varattu tuleviin projekteihin. Kuka oli alustavasti varattu? Teemme sopimuksia projektien kestosta ja hinnasta. Esimerkiksi maaliskuun lopussa yksi henkilö oli vapautumassa projektista, mutta ennustamisohjelmistossamme ei ollut asianmukaisesti merkitty, mihin hän siirtyisi seuraavaksi. Yritän vain löytää mahdollisuuksia paikata tällaisia aukkoja.

En tee sitä yksin. Meillä on todella vahva myynnin ja operatiivisen toiminnan tiimi, joka kokoontuu parin viikon välein tunnistamaan kehityskohteita. Toivon, etten pahenna mitään. Yritän parantaa toimintaa. Tiedän ehdottomasti, että projektipäällikkötaustastani on hyötyä, koska pystyn puhumaan tuotekehityksen kokemuksista ja minulla on paljon aiemmista projekteista opittuja asioita takataskussani.

Ben Aston:

Mitkä ovat uudessa roolissasi sellaisia ainutlaatuisia haasteita, joita kohtaat nyt? Projektipäällikkönä katsoit ehkä aina liiketoiminnan kehityksen suuntaan ja ajattelit: ”En ymmärrä, miksi he eivät saa tätä oikein.” Nyt olet itse siinä roolissa ja ajattelet: ”Nyt ymmärrän, miksi he tekivät tuon väärin.”

Alexa Huston:

Hyvä kysymys. Se on kiinnostavaa, koska jokaisella kohtaamallamme henkilöllä on ainutlaatuinen haaste. Yritämme keskittyä enemmän tuottamaamme arvoon kuin kyvykkyyksiimme, koska olemme yksi monista tuotekehitystoimistoista maassa. Ehkä voin vastata kysymykseesi aikataulujen avulla. Mainitsin aiemmin, että teemme sopimuksia kestosta ja hinnasta. Ennen siirtymistäni tähän uuteen rooliin olin kuullut myyntikeskusteluissa arvioitavan projektien kesto joskus liian lyhyeksi: ”Saamme vähimmäiskelpoisen tuotteen valmiiksi kahdessa kuukaudessa.” Nyt kyseenalaistaisin sen ja sanoisin, että tarvitsemme realistisesti kolme kuukautta tai enemmän. Kaikessa on kyse odotusten asettamisesta. Tämä on yksinkertainen esimerkki siitä, kuinka yritän päästä paremmin perille asioista ja tarjota esimerkkejä projekteista, joissa olen itse työskennellyt. Siitä on ollut paljon hyötyä.

Ben Aston:

Kuulostaa hyödylliseltä. Onko uudessa roolissasi osaamisessasi alueita, joita sinun täytyy kehittää? Missä haluat tulla paremmaksi nyt, kun olet siirtynyt enemmän liiketoiminnan kehityksen pariin?

Alexa Huston:

Aina on tilaa kehittyä. Tämän vuosineljänneksen tärkein painopisteeni, nyt kun olen päässyt kunnolla vauhtiin, on konsultatiivisempi myynti. Emme tarjoa valmista pakettia emmekä myy tavaroita. Pyrimme konsultoimaan potentiaalisia asiakkaitamme heidän ainutlaatuisten liiketoimintaongelmiensa ratkaisemisessa. Rehellisesti sanottuna joskus keskustelen ihmisten kanssa, joilla on alansa erittäin vahva asiantuntemus, ja heidän puheensa ymmärtäminen voi hieman jännittää. On kuitenkin yleisiä liiketoimintaan liittyviä kysymyksiä, joiden avulla voin päästä ongelman ytimeen: esimerkiksi kuinka aiot ansaita rahaa tällä tuotteella tai mikä liiketoimintamallisi on? Kuinka aiot kasvattaa liiketoimintaasi tai parantaa tuottavuuttasi teknologiaan investoimalla?

Lyhyesti sanottuna yritän kehittyä siinä, että olisin itsevarmempi ensimmäisissä keskusteluissa ja tunnistaisin asioita, joissa voimme auttaa, vaikka ne eivät olisi pinnalta katsoen ilmeisiä.

Ben Aston:

Ne ovat hyödyllisiä taitoja riippumatta siitä, työskenteletkö liiketoiminnan kehityksessä vai projektipäällikkönä. Kaikessa on mielestäni kyse itsevarmuudesta kysyä myös sellaisia kysymyksiä, jotka saattavat tuntua tyhmiltä.

Alexa Huston:

Ehdottomasti, eivätkä ne yleensä ole tyhmiä. Ihmiset haluavat tulla ymmärretyiksi, ja joskus kysymysten esittämistä vältellään, koska pelätään vaikuttavamme tyhmiltä. Uskallan kuitenkin väittää, että jokainen tarkentava kysymys kannattaa esittää, jos et ole täysin varma.

Toinen asia, johon olen keskittynyt, on nykyisten asiakkuuksiemme kasvattaminen. Meillä ei ole erillistä asiakkuuksien hallinnan kerrosta, kuten joillakin toimistoilla. Siksi tuotekehitystiimin tehtäväksi jää tunnistaa, missä voimme jatkaa eteenpäin. Yritän kuitenkin osallistua tähänkin rooliin: osoittaa arvostusta asiakkaille, huolehtia asiakassuhteista ja löytää uusia tapoja työskennellä niiden asiakkaiden kanssa, joiden kanssa todella pidämme työskentelystä. Tässäkin projektipäällikkötaustastani on ollut hyötyä. Olen saanut tänne järjestelmiä, jotka voidaan sisällyttää projekteihin, ja ne ovat osoittautuneet tehokkaiksi myös nyt, kun työskentelen liiketoiminnan kehityksen parissa.

Ben Aston:

Kuulostaa hyvältä. Tarkoittaako asiakassuhteista huolehtiminen sitä, että viet heidät lounaalle?

Alexa Huston:

Ehkä osittain. On hyvä löytää mahdollisuuksia olla asiakkaisiin yhteydessä viikoittaisten rutiinien ulkopuolella, joista yhdestä puhumme tässä podcastissa. Koska en enää työskentele päivittäin projektien parissa, en halua ilmestyä myöhemmin paikalle myyjänä ja kysyä, haluavatko he käyttää kanssamme lisää rahaa. Yritän rakentaa suhteita koko matkan ajan, myös sen jälkeen, kun olen siirtänyt projektin projektipäälliköille.

Ben Aston:

Se on erittäin tärkeä näkökulma. Myynnin ja asiakkuudenhallinnan tai asiakkuudenhallinnan ja projektinhallinnan välinen siirtymä ei saisi koskaan tarkoittaa: ”Olen tehnyt työni, näkemiin ja onnea matkaan.”

Alexa Huston:

Aivan. Joskus se voi tuntua juuri siltä. Lähetin eilen yhdelle asiakastiimille kuppikakkuja vain siksi, että he ovat mahtavia ja ajattelin heitä. Ehkä kyse ei ole vieraanvaraisuudesta vaan enemmänkin arvostuksesta, mutta haluan pitää tilanteen hallussa ja osoittaa, että ajattelemme heitä. Tällaiset pienet asiat merkitsevät.

Ben Aston:

Puhutaan artikkelistasi. Alexa on kirjoittanut erinomaisen artikkelin nimeltä ”Kuinka toteuttaa sprintin retrospektiivi, joka todella johtaa muutokseen.” Käy lukemassa se, jos et ole vielä lukenut. Jos sprintit ja Scrum ovat sinulle uusia, olet onnekas, sillä artikkeli alkaa selittämällä perusteet: mikä sprintti tai retrospektiivi on, miksi niitä pitäisi toteuttaa ja mikä ero on sprinttikatselmuksella ja sprintin retrospektiivillä. Käymme läpi nämä asiat, minkä jälkeen Alexa käsittelee joitakin haasteita ja tilanteita, joita saatat kohdata.

Jos et vielä toteuta retroja tai retrospektiivejä, auta meitä perustelemaan niiden käyttö. Ovatko ne todella hyödyllisiä?

Alexa Huston:

Kyllä ovat. Ymmärrän, että ne saattavat tuntua pitkiltä tai tehottomilta, mutta puhumme tavoista vaihdella toteutusta ja kannustaa osallistumaan aktiivisemmin. Uskon todella, että projektin aikana kannattaa pysähtyä hetkeksi tarkastelemaan tapahtunutta – jopa omassa elämässä. En tarkoita, että jokaisen pitäisi toteuttaa itselleen neljännesvuosittainen retrospektiivi, mutta tapahtuneen pohtimisesta ja tulevaisuuden parannusten suunnittelusta on aina hyötyä.

Olen niiden suuri kannattaja. Jos käytätte ketteriä prosesseja, käytte todennäköisesti jo tällaisia keskusteluja, mutta olen todellinen fani. Rakastan niitä.

Ben Aston:

Leikitään hetki paholaisen asianajajaa. Olen ollut pitkissä projekteissa tai tilanteissa, joissa ollaan jatkuvasti samassa tuotekehityksen vaiheessa. Joskus sprintin lopussa voi tuntua siltä, että kaikki on aivan kuten viimeksi. Mikä sujui hyvin? Seurasimme suunnitelmaa kohtuullisesti. Mikä ei sujunut hyvin? Olimme hieman hitaampia kuin ajattelimme. Mitä voisimme tehdä paremmin ensi kerralla? Meidän pitäisi yrittää olla nopeampia.

Minulle suuri ongelma on vallitsevaan tilanteeseen juuttuminen ja ihmisten saaminen mukaan. Puhutaan siitä, kuinka retrospektiiveistä voidaan tehdä tehokkaita. Ensimmäinen asia liittyy mielestäni artikkelisi mainitsemaan välinpitämättömyyden torjumiseen. Millä tavoin voimme estää aikataulutetun kokouksen muuttumisen pelkäksi rutiiniksi? Vastustan kokouksia, joita pidetään vain kokousten vuoksi.

Alexa Huston:

Ehdottomasti.

Ben Aston:

Jos emme ole varovaisia, retrospektiivi voi olla vain kalenteriin merkitty tapahtuma, jonka kaikki tietävät järjestettäväksi sprintin lopussa ennen seuraavan aloittamista. Kuinka torjut välinpitämättömyyttä?

Alexa Huston:

Erittäin hyvä näkökulma. Minäkään en pidä kokouksista, joita pidetään vain kokousten vuoksi. Sanoisin tähän pari asiaa. Valmistele ihmiset ja kannusta myönteiseen ajatteluun. Voit myös korostaa sitä arvoa, jota retrospektiivi voi tuottaa. Pidemmissä projekteissa asiat saattavat vain edetä omalla painollaan, ja keskusteltavaa voi olla vähän. Ehkä pitäisi vain saada vauhtia lisää. Kannustaisin ihmisiä keräämään ajatuksia koko sprintin ajan sen sijaan, että he yrittävät palauttaa kaiken mieleensä vasta retron aikana.

Itse kerään matkan varrella tiimiltä kuulemaani palautetta, valituksia ja onnistumisten juhlistuksia ja käytän niitä keskustelun avaajina. Silloin muistin varaan ei tarvitse jättää kysymystä siitä, mitä voisi parantaa. Hyvä aloitus on pyytää ihmisiä kirjaamaan ajatuksiaan koko sprintin ajan. Myöhemmin voitte perehtyä yksityiskohtiin. Vaihdelkaa myös toteutustapoja. Aina ei tarvitse esittää samoja kysymyksiä eikä varata kokoukseen 90 minuuttia, jos rutiininomaisessa projektissa riittää 15 tai 20 minuuttia. Ota huomioon projektin tyyppi ja aikataulu. Kaikkien ei tarvitse osallistua kaikkeen koko ajan.

Ben Aston:

Se on todella hyvää advicea. Ennakkoon valmistautuminen on erittäin hyödyllistä. Kaikissa kokouksissa kannattaa lähettää esityslista etukäteen ja kertoa ihmisille, mitä heiltä odotetaan. Sprintin retrosta ei ole hyötyä, elleivät ihmiset ole ajatelleet asioita valmiiksi. Joskus huomaan olevani retron ainoa osallistuja: kerron, mikä sujui hyvin, mikä huonosti ja mitä pitäisi muuttaa. Muut vain kuuntelevat. Haluaisin, että he haastaisivat minut ja kertoisivat jotain, mitä en jo tiedä. Siksi on tärkeää sanoa etukäteen, että kaikkien pitää tulla valmistautuneina.

Alexa Huston:

Aivan. Keskity myös siihen, mikä lopputuloksen pitäisi olla. DPM:t eivät yleensä osallistu varsinaisen tuotteen tekemiseen, vaan auttavat varmistamaan, että kaikki junat kulkevat ajallaan. Arvo ei siis ole välttämättä projektipäällikössä, vaan enemmänkin kehitystiimissä. Retron ehdotusten perusteella olen itse muuttanut prosesseja useita kertoja. Kyse on projektin kokonaiskuvasta DPM:stä koko projektiin osallistuvaan tiimiin. On tärkeää valmistautua ja varmistaa, että tiimin jäsenet ymmärtävät retron olevan myös heidän etunsa mukaista.

Ben Aston:

Artikkelissasi puhut muutamista tavoista saada ihmiset osallistumaan, jos he eivät puhu tai tuo mitään esiin. Mitä voisimme tehdä heidän auttamisekseen kokouksen aikana?

Alexa Huston:

Voit esittää erilaisia kysymyksiä tai kiertää vuorotellen jokaisen osallistujan luona ja pyytää kaikilta vastauksen. Älä vain heitä kysymystä ilmaan ja odota, että joku tarttuu siihen. Voitte aloittaa oikealla puolellani olevasta henkilöstä tai Johnista ja kiertää kaikki läpi. Näin jokainen osallistuu ennen kuin siirrytään seuraavaan henkilöön.

Ben Aston:

Yksi hyödyllinen tapa on antaa kaikille muistilappuja ja pyytää heitä kirjoittamaan kaksi tai kolme asiaa kaikista kolmesta kategoriasta. Heille annetaan pari minuuttia aikaa. Silloin kukaan ei voi olla sanomatta mitään.

Alexa Huston:

Se on hyvä esimerkki ja vähentää hieman painetta. Jos aihe on arkaluonteinen tai ehdotus riskialtis, kirjoittaminen voi saada henkilön tuntemaan olonsa turvallisemmaksi. Retron ei pitäisi koskaan olla syyttelypeli. Sen tulee olla rakentava ja tuoda esiin sekä toimivat asiat että kehityskohteet. Ajatusten kirjoittaminen paperille voi helpottaa osallistumista.

Ben Aston:

Yksi artikkelisi aiheista on retrospektiivien kehittäminen. Puhutaan siitä. Mainitset, että retrospektiiviin kannattaa tuoda uutuutta, mistä puhuimme jo hieman, kun ehdotit kaikkien kirjoittavan jotain ylös. Mitkä ovat suosikkipelejäsi tai -menetelmiäsi, joilla saat ihmiset ajattelemaan asioita niin, ettei toteutus muutu rutiiniksi?

Alexa Huston:

Yksi menetelmä on Lego-retrospektiivi. Olen toteuttanut sen vain kerran, mutta se todella muutti asioita. Hanki joukko Lego-palikoita ja anna ihmisten rakentaa sprintin aikana sovitussa ajassa muotoja, jotka kuvaavat juuri päättynyttä sprinttiä. Sen jälkeen heidän tulee rakentaa toinen muoto kuvaamaan tulevaa sprinttiä. He kertovat, mitä eroja muodoissa on ja miksi rakensivat ne juuri niin. Menetelmä on abstrakti ja vaatii mielikuvitusta, mutta se käynnistää keskustelun.

Ben Aston:

Kuinka monta palikkaa annat heille?

Alexa Huston:

Niin monta kuin sinulla on käsillä.

Ben Aston:

Kuinka pitkä aikarajasi oli? Viikko?

Alexa Huston:

He rakensivat Legolla upeita asioita. Aikaa oli mielestäni 45 minuuttia. Oli kiinnostavaa, että saimme aikaan ainutlaatuista keskustelua ja irtauduimme jälleen päivittäisestä tekemisestä. Kysymykset muuttuivat harjoitukseksi, jossa aivoja käytettiin luovasti. Kun asiaa ajattelee, koodi muistuttaa tavallaan Lego-palikkaa. Ehkä Legoilla rakentaminen auttaa ihmisiä ajattelemaan ehdotuksiaan eri tavalla. Se voi olla hieman kaukaa haettua, mutta mainitsinpahan.

Ben Aston:

Tärkeä pointti on päästä pois rutiinista. Heti kun tiimi kokee, että kyseessä on vain sprinttikatselmuksen jälkeen pidettävä kokous, johon ei ole mitään lisättävää, arvo katoaa. Yritämme muuttaa tätä ja tehdä retrospektiivistä aidosti hyödyllisen. Toinen artikkelisi pointti on toimintaan suuntautuminen. Kuinka muutamme tunteet ja ideat seuraaviksi askeliksi, jotta voimme tehdä asioille jotain?

Alexa Huston:

Se on tärkeää, koska keskustelu voi olla hyvin tuottava, vaikka kaikki eivät kokisi samaa kipukohtaa. Se on hyväksyttävää. Haluat kuitenkin varmistaa, että ihmisten ajatukset ja tunteet tunnistetaan. Kysyn usein, ovatko kaikki samaa mieltä juuri sanotusta. Jos vastaus on selkeä kyllä, siitä voidaan tehdä toimintatehtävä.

Yhdessä projektissa keskustelimme testitapausten kirjoittamisesta. Huomasimme, etteivät ne sopineet nykyiseen tapaan sisällyttää niitä tehtäväkortteihin. Laadunvarmistuksesta vastaava henkilö nosti asian esiin, mutta koko tiimi ymmärsi ongelman. Kaikki olivat samaa mieltä, joten lisäsimme työnkulkuun uuden vaiheen ja määritimme vastuuhenkilön. Jos jotain voidaan muuttaa, dokumentoi se ja nimeä vastuuhenkilö. Hänen tehtävänään voi olla kokeilla muutosta seuraavassa sprintissä, raportoida kuukauden kuluttua tai viedä asia johdolle. Olennaista on, että ihmiset tietävät, kuka vastaa toiminnasta.

Ben Aston:

Puhut myös ulkopuolisesta näkökulmasta. Kuinka ulkopuolinen sen pitäisi olla? Oletko käyttänyt toisen tiimin jäseniä vai kutsunut konsultin?

Alexa Huston:

Olen käyttänyt sisäisiä resursseja osallistumaan retrospektiiveihin silloin tällöin. Ketterien menetelmien mukaan retrospektiivin tulisi tapahtua ydintiimin sisällä. Mukaan ei tarvitse kutsua kaikkia asiakkaan sidosryhmiä tai muita sivuroolissa olevia henkilöitä. Olen pyytänyt esimerkiksi COO:tamme mukaan neutraalina kolmantena osapuolena, koska hän tuntee yrityksen ja projektien tilanteen hyvin. Hän osaa esittää hyviä kysymyksiä ja pureutua asiaan, jos huomaa jonkin aiheen jäävän pinnalliseksi.

Olen mukana Kansas Cityn Lean Coffee -ryhmässä. Joka kuukauden kolmantena torstaina joukko DPM:iä kokoontuu keskustelemaan projekteistaan ja kohtaamistaan haasteista. Jotkut ovat kertoneet kutsuneensa ulkopuolisia konsultteja, luultavasti muuhunkin kuin retrospektiiveihin. Myös ketterän kehityksen valmentajan voi kutsua mukaan kaikkiin sprintin seremonioihin, retro mukaan lukien, auttamaan kehityskohteiden tunnistamisessa. Neutraali kolmas osapuoli voi olla hyödyksi, koska hän ei tunne projektin kaikkia yksityiskohtia ja voi kysyä: ”Tuo oli kiinnostavaa. Voitko kertoa siitä tarkemmin?”

Ben Aston:

Mikä kaikista keskustelemistamme ja artikkelissasi mainitsemistasi asioista on vaikeinta tehdä oikein? Mitkä asiat ihmiset todennäköisesti kokevat hankalimmiksi?

Alexa Huston:

Rehellisesti sanottuna osallistumisen saaminen. On löydettävä tapoja, joilla tiimi ei ajattele: ”Taas tämä.” On pyrittävä arvokkaisiin lopputuloksiin. Scrum Masterina tai DPM:nä sinun tulee valmentaa tiimiä palvelevan johtamisen periaatteilla. Et voi pakottaa innostustasi muihin etkä vaatia heitä jakamaan omaa innostustasi. Voit kuitenkin avata keskustelun joka kerta eri tavalla, näyttää esimerkiksi pätkän The Office -sarjasta, tehdä tilanteesta hauskemman, tuoda keksejä tai muuta syötävää ja tehdä keskustelusta rennon mutta tuottavan.

Osallistuminen voi olla vaikein osa. Projektit saattavat jatkua pitkään, ja tuotteiden parissa voi työskennellä kuukausia tai vuosia. Silti matkan varrella voi tehdä pieniä parannuksia. Niistä puhutaan usein retroissa.

Ben Aston:

Jos kuuntelet ja ajattelet tarvitsevasi ideoita, Alexan artikkelissa on linkki suureen kokoelmaan pelejä. Niitä riittää vaikka kuinka paljon. Jos välinpitämättömyyden torjuminen ja kiinnostavuuden ylläpitäminen on vaikeaa, käy lukemassa artikkelin hyödyllinen linkki. Jos et ole koskaan toteuttanut retrospektiiviä ja mietit, mistä aloittaa, mikä olisi nopea, helppo ja tärkein tapa?

Alexa Huston:

Yksinkertaisimmat kysymykset ovat: mitä haluamme jatkaa, mitä haluamme lopettaa ja mitä haluamme kokeilla? Toinen tapa on kysyä: mikä sujui hyvin, mitä haluamme parantaa ja mitä haluamme jatkaa? Tärkeintä on tarjota ihmisille mahdollisuus pohtia juuri päättynyttä työtä ja ideoida parannusehdotuksia. Mikään projekti ei ole täydellinen, eikä retrospektiivi ole taikakeino, joka korjaa kaiken.

Parannettavaa ja opittavaa löytyy aina. Lisäksi tiimin vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella on asioita, jotka vaikuttavat tuotteeseen. Tiimin on saatava puhua niistä, mutta ohjaajan tulee parhaansa mukaan pitää keskustelu neutraalina. Ulkoiset tekijät voivat rajoittaa tiimin työtä, mutta ehkä tiimi voi silti auttaa muutoksen ohjaamisessa. Tärkeintä on, että tiimi tietää jokaisen sprintin lopussa olevan sille varattu aika ajatusten ja palautteen jakamiseen. Se on koko retron tavoite.

Ben Aston:

Positiivisuus on tässä tärkeää. Projekteissa on aina ulkoisia tekijöitä ja asioita, jotka tuntuvat ikäviltä. Joskus tiimi sanoo, että jokin pitäisi lopettaa, mutta emme voi tehdä sitä, koska se on nykyinen toimintatapa. On yritettävä muuttaa asia myönteiseksi tai löytää tapa kiertää ongelma. Painopisteen on oltava parantamisessa, ei suuressa valituskeskustelussa.

Alexa Huston:

Saatan olla optimisti, mutta olen myös realisti. Tiedän, että joskus tapahtuu kauheita asioita, joihin tiimi ei voi suoraan vaikuttaa. Retrospektiivin vetäjän on tärkeää antaa ihmisille turvallinen tila tuoda nämä asiat esiin, mutta sen jälkeen keskustelua pitää ohjata. Kaikkea ei voi vain kuitata toteamalla, että kaikki järjestyy. Se ei ole todellista eikä herätä luottamusta. On löydettävä oikea tasapaino keveyden ja vaikeisiin asioihin pureutumisen välillä sekä löydettävä keinoja viedä niitä organisaatiossa eteenpäin. Etsi organisaatiosta liittolaisia, olivatpa he tiimissä tai sen ulkopuolella, ja mieti, kuinka voitte yhdessä parantaa tilannetta.

Jos organisaatiolla tai toimistolla on ketterä tiimi tai se rakentaa digitaalisia tuotteita, se on todennäköisesti riittävän edistyksellinen ymmärtämään tiimin tuottaman arvon. Jos ongelmia ilmenee, niitä ei pidä sivuuttaa. Kirjaa ne ylös ja etsi organisaation sisältä yhteistyökumppaneita, joiden avulla voit viedä ne keskusteluun.

Ben Aston:

Viisaita neuvoja. Alexa, kiitos paljon, että liityit seuraamme. On ollut hienoa saada sinut jälleen vieraaksi.

Alexa Huston:

Kiitos, että kutsuit minut. Oli hienoa olla mukana.

Ben Aston:

Jos pidit Alexan viisaudesta, olet onnekas, sillä Alexa esiintyy myös tulevalla kurssillamme, digitaalisen projektinhallinnan hallinta. Jos et tiedä, mistä puhun, mutta tarvitset projektinhallinnan koulutusta, tutustu kurssiin. Se on seitsemän viikon intensiivikurssi, joka sisältää vuorovaikutteisia videoita, viikoittaisia webinaareja, tehtäviä, ryhmäkeskusteluja ja mahdollisuuden valmennussessioihin. Siirry osoitteeseen digitalprojectmanagerschool.com ja ilmoittaudu ennen kuin kurssi täyttyy, sillä paikkoja on enää muutama.

Jos haluat osallistua retrospektiivejä koskevaan keskusteluun, kommentoi artikkelia ja siirry DigitalProjectmanager.comin resurssiosioon liittyäksesi Slack-tiimiimme. Siellä on yli 1 000 muuta DPM:ää keskustelemassa näistä aiheista. Mukana on paljon kiinnostavia keskusteluja. Ennen seuraavaa kertaa kiitos kuuntelemisesta.