Tuottavuusniksit, joista Beyoncé olisi ylpeä (Tucker Sauer-Pivonkan kanssa Cremasta)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Pahoittelemme mahdollisia kirjoitusvirheitä, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, ja tämä on ”Digitaalisen projektinhallinnan podcast”. Tänään seurassani on Tucker Sauer-Pivonka. Tucker, kiitos paljon, että tulit ohjelmaan.

Tucker Sauer-Pivonka:

Kiitos kutsusta.

Ben Aston:

Tuntuu siltä, että Beyoncé vastaa kahtakymmentä ihmistä. Hän näyttää olevan kaikkialla kaiken aikaa ja saavan taikuutta aikaan. Se johtuu luultavasti siitä, että hänellä on valtava henkilöstötiimi, mutta tänään puhumme ajanhallintanikeistä, joiden avulla voimme olla yhtä tuottavia kuin Beyoncé.
Puhumme todella käytännönläheisesti asioista, joiden avulla voimme saada päiväämme lisää aikaa. Nämä yksinkertaiset niksit säästävät valtavasti aikaa ja auttavat sinua hallitsemaan projektipäällikön työsi.
Mutta ensin esittelen Tuckerin kunnolla. Tucker on projektipäällikkö Cremassa. He työskentelevät monien erilaisten asiakkaiden, rahoitettujen startup-yritysten ja suuryritysasiakkaiden kanssa sekä tekevät paljon mobiili- ja verkkosovellusten prototypointia ja testausta. Tucker, kerro hieman itsestäsi toimiston ulkopuolella. Mitä tykkäät tehdä?

Tucker Sauer-Pivonka:

Toki. Yleensä pidän lomailusta. Tykkään vaeltaa. Ostin juuri uuden talon. Vietän vapaa-aikani näiden asioiden parissa. Palasin itse asiassa juuri Bahamalta.

Ben Aston:

Vau, hienoa.

Tucker Sauer-Pivonka:

Viime torstaina, eli olen juuri palannut lomalta.

Ben Aston:

Oliko Bahama hyvä lomakohde projektipäällikölle?

Tucker Sauer-Pivonka:

Se oli ihana loma. Emme oikeastaan tehneet koko aikana juuri mitään, vaan makasimme rannalla ja nautimme auringosta. Mitä muuta lomalta voi pyytää?

Ben Aston:

Mukavaa. Sanoit tekeväsi remontteja. Oletko remontin projektipäällikkö?

Tucker Sauer-Pivonka:

Kyllä, mieheni harmiksi. Johdan ehdottomasti talomme projektia kuin ammattilainen. Ostimme talon elokuussa. Emme ole vielä tehneet mitään suurta, mutta nyt kevään alettua valmistelemme muutamaa projektia, jotta voimme ryhtyä ulkotöihin.

Ben Aston:

Puhutko kotona ammattimaisella äänellä ja otatko projektipäällikön roolin, kun yrität saada projektin järjestykseen miehesi harmiksi?

Tucker Sauer-Pivonka:

Kyllä, ehdottomasti. Joudun aina välillä palauttamaan itseni ruotuun ja muistuttamaan, ettei hän ole asiakas vaan kyse on henkilökohtaisesta elämästäni. Minun täytyy antaa miehelleni hieman armoa tässä asiassa. En tarvitse hänen kirjallista hyväksyntäänsä kaikkeen. Se on vain hauskaa projektityötä.

Ben Aston:

”Allekirjoita vain työn kuvaus. Allekirjoita työn kuvaus”, niin. Kerro tarinasi. Miten päädyit digitaaliseen projektinhallintaan? Tarkistin nopeasti LinkedIn-profiilisi, ja näyttää siltä, että aloitit kauan sitten stylistina.
Miten stylistista tulee digitaalinen projektipäällikkö?

Tucker Sauer-Pivonka:

Stylistin työ oli työ, jota tein opiskeluaikana. Työskentelin pienessä putiikissa. Nautin siitä, että autoin asiakkaitani tuntemaan olonsa hyväksi pukemalla heidät vaatteisiin, joissa he tunsivat olonsa hyväksi. Siinä on oikeastaan yhtäläisyyksiä projektipäällikön työhön: saamme asiakkaan näyttämään hyvältä esimiehensä ja tämän esimiehen silmissä. Yhtäläisyys siirtyi luontevasti projektinhallintaan.
Valmistuttuani aloitin asiakaskoordinaattorina perinteisessä mainostoimistossa Kansas Cityssä. Se oli perinteinen ympäristö, eikä työ ollut varsinaisesti digitaalista. Tein paljon painotuotteita, myymälämateriaaleja ja muuta vastaavaa.
Pian aloitettuani johto kuitenkin huomasi digitaaliset taitoni. Seuraavaksi kehitin mainostoimistossa paikallisen markkinointitiedon alustan. Siitä digitaalinen urani alkoi.

Ben Aston:

Hienoa. Mistä digitaaliset taitosi sitten tulivat? Olen aina utelias. Matkani vaikuttaa samankaltaiselta, mutta missä kehittelit salaa digitaalisia taitojasi taustalla?

Tucker Sauer-Pivonka:

Lapsesta asti olen ollut kiinnostunut tietokoneista ja niiden toiminnasta. Kun olin pieni, ehkä viisivuotias saadessani ensimmäisen tietokoneeni, purin sen osiin ja kokosin uudelleen, jotta ymmärtäisin yleisellä tasolla, miten se toimii.
Sen jälkeen kyse oli erilaisten ohjelmistojen kokeilemisesta ja siitä, etten pystynyt painamaan tiettyjä painikkeita tai antamaan tiettyjä komentoja. Siitä kiinnostus vain kasvoi.
Lukiossa taitoni kehittyivät edelleen. Yliopistossa jouduin päättämään, mitä halusin tehdä ammatikseni. Valitsin viestinnän, koska se oli yleisluontoisempi ala enkä tiennyt tarkalleen, mitä halusin tehdä.
Pidin digitaalisia taitoja yllä sivu- ja osa-aikatöissä opiskelun aikana. Tiesin aina haluavani digitaaliseen suuntaan, mutta minun täytyi selvittää, mitä välietappeja minun pitäisi saavuttaa päästäkseni sinne.
Onneksi kaikki tapahtui luontevasti ensimmäisessä työpaikassani mainostoimistossa.

Ben Aston:

Mukavaa. Olen aina kiinnostunut ihmisistä, jotka ovat olleet kiinnostuneita digitaalisista asioista koko ikänsä. Kerroit pienistä sivuprojekteista opiskeluaikana. Työskenteletkö nyt omien digitaalisten sivuprojektiesi parissa?

Tucker Sauer-Pivonka:

En tällä hetkellä.

Ben Aston:

Onko sinulla oma verkkosivusto?

Tucker Sauer-Pivonka:

Minulla on ollut verkkosivusto aiemmin.

Ben Aston:

Onhan sinulla, eikö?

Tucker Sauer-Pivonka:

Minulla ei juuri nyt ole mitään, johon keskittyisin. Viime vuosi oli henkilökohtaisessa elämässäni valtava: sain uuden kodin, menin naimisiin ja aloitin uuden työn. Kaikkiin näihin liittyy oma totuttelunsa ja uuden rytmin löytäminen. Minulla ei siis juuri nyt ole sivuprojekteja, mutta olen varma, että niitä tulee lähitulevaisuudessa.

Ben Aston:

Mukavaa. Kerro sitten, mitä teet Cremassa. Onko se Crema vai Crema?

Tucker Sauer-Pivonka:

Crema.

Ben Aston:

Crema.

Tucker Sauer-Pivonka:

Kyllä. En halunnut aiemmin korjata sinua, mutta kyllä, se on Crema.

Ben Aston:

Olin keskellä puhetta ja ajattelin: ”En tiedä, miten tämä sana lausutaan.” Olen pahoillani, jos lausuin sukunimesi väärin.

Tucker Sauer-Pivonka:

Ei se mitään.

Ben Aston:

Lausuinko sen oikein vai väärin?

Tucker Sauer-Pivonka:

Lausuit sen täysin oikein, Tucker Sauer-Pivonkavonka. Kyllä, Crema. Aiemmin olimme nimeltämme Crema Lab, mutta ihmiset sekoittivat meidät Criminal Labiin, joten lyhensimme nimen Cremaksi.
Olen täällä Cremassa projektipäällikkö, mutta koska olemme tuotekeskeinen toimisto, tittelin edessä ei varsinaisesti ole sanaa digitaalinen. Se on muutenkin toimintamme ydin, joten se on itsestään selvää.
Projektipäällikkönä toimin yleensä Scrum Masterina ja joskus myös tuotteen omistajana toimeksiannosta ja asiakkaan tarpeiden tasosta riippuen. Näiden vastuiden lisäksi varmistan aina, että tiimilläni on kaikki tarvittava edistyäkseen, että saavutamme tavoitteemme ja vastaamme asiakkaidemme tarpeisiin sekä etsin jatkuvasti tapoja optimoida prosesseja. Yleistä digitaalisen projektipäällikön työtä.

Ben Aston:

Hienoa. Voitko kertoa kiinnostavista projekteista, joiden parissa työskentelet parhaillasi ja joista voit puhua?

Tucker Sauer-Pivonka:

En voi puhua kaikista luottamuksellisuuden vuoksi, mutta työskentelen todella kiinnostavien ja monimutkaisten projektien parissa. Monimutkaiset projektit ovat suosikkejani. Siksi halusin digitaaliseen maailmaan: usein meillä on todella monimutkainen idea, mutta se on tehtävä loppukäyttäjälle yksinkertaiseksi.
Työskentelen juuri nyt muutaman projektin parissa, jotka ovat täsmälleen tällaisia. Niiden parissa on todella hauska työskennellä.

Ben Aston:

Hienoa. Puhutaan kirjoittamastasi artikkelista. Se on menestynyt tilastojen perusteella todella hyvin. Puhuimme siitä juuri ennen lähetyksen alkamista. Ehkä auttaa, että aiheena on Beyoncé. Ehkä siksi, että Beyoncé sai juuri pureman.

Tucker Sauer-Pivonka:

Hyvä ajoitus.

Ben Aston:

Ihmiset ovat juuri nyt hyvin innostuneita Beyoncélta. Jos et ole tutustunut artikkeliin, käy lukemassa se nopeasti. Teimme myös pienen infografiikan kaikkien jaettavaksi, joten jaathan sen. Erityisesti jos ajattelet: ”Tämä on ollut hienoa, mutta minulla ei oikeastaan ole aikaa kuunnella, kun nämä kaksi höpöttävät tänään”, tämä podcast on juuri sinulle.
Tänään puhumme tuottavuuden lisäämisestä tekemällä töitä fiksummin, emme vain tekemällä enemmän. Kyse ei ole kiireisenä olemisesta, vaan kyvystä keskittyä oikeisiin tehtäviin ilman häiriöitä.
Artikkelissasi puhut viidestä tekniikasta: kalenterin aikablokkauksesta, häiriötekijöiden vähentämisestä, energianhallinnasta, priorisoinnista ja tavoitteiden asettamisesta. Lisäksi puhut asioiden hoitamisesta kokouksissa. Jos et ole vielä lukenut artikkelia, käy tutustumassa siihen.
Voitko selittää nyt kuunteleville kalenterin aikablokkauksen? Miten se toimii?

Tucker Sauer-Pivonka:

Toki. Tämä on yksi suosikkiasioistani erilaisissa ajankäytön strategioissa. Pohjimmiltaan kyse on melko yksinkertaisesta ajatuksesta. Ihmiset ajattelevat usein, etteivät voi tehdä sitä, koska he sammuttavat jatkuvasti tulipaloja. Olen itsekin ollut siinä maailmassa ja tiedän, kuinka haastavaa se voi olla, mutta kannustan heitä kokeilemaan tätä strategiaa päästäkseen jatkuvasta tulipalojen sammuttamisesta.
Kalenterin aikablokkauksen suurin hyöty on odotusten asettaminen sekä itselle että muille: tarvitset aikaa työsi tekemiseen etkä voi tehdä työtäsi, jos sinua vedetään jatkuvasti miljoonaan eri suuntaan.
Tätä tapahtuu usein. Päivän lopussa olet ollut koko päivän kokouksissa tai sinua on vedetty joka suuntaan, etkä ole ehtinyt tehdä varsinaista työtäsi. Kun varaat kalenterista aikaa omalle työlle, asioiden hoitamiselle tai GTD-ajalle, huomaat käytännössä varaavasi itsellesi kokouksia oman työsi tekemistä varten. Se on mielestäni erittäin tärkeää.

Ben Aston:

Mitä GTD tarkoittaa, Tucker?

Tucker Sauer-Pivonka:

Get Things Done eli asioiden hoitamista.

Ben Aston:

Asioiden hoitamista. En tunne tuota termiä. En siis tuntenut sitä. Ajattelin vain ”GTD, GTD”, kunnes tajusin sen. Olenko ainoa, joka ei käytä lyhennettä GTD?

Tucker Sauer-Pivonka:

En usko. Aiemmin käytin eri tapoja kutsua samaa asiaa, mutta Cremassa monet käyttävät tätä kieltä, joten siirryin käyttämään sitä itsekin.

Ben Aston:

Kuinka paljon varaat GTD-ajalle?

Tucker Sauer-Pivonka:

Valitsemani ajankohdat ja ajan määrä vaihtelevat viikoittain. Ne riippuvat usein työmäärästäni ja kalenterissani jo olevista kokouksista. Joskus minulla on vain muutama noin parin tunnin tai jopa 30 minuutin mittainen aika. Kaikki riippuu siitä, mitä kalenterissani on.
Olen usein huomannut, että jos varaan suuren ajanjakson, esimerkiksi kaksi tai kolme tuntia, saan kaiken tarvittavan tehtyä puolessa ajassa tai jopa kolmessa neljäsosassa siitä, jos pystyn todella keskittymään. Sen jälkeen minulle jää vapaa-aikaa, koska voin siirtyä syvään keskittymiseen antaessani itselleni siihen aikaa.

Ben Aston:

On hämmästyttävää, kuinka lyhyessä ajassa asioita saa tehtyä, kun keskittyy vain yhteen asiaan.

Tucker Sauer-Pivonka:

Niinpä.

Ben Aston:

Erityisesti me projektipäälliköt menestymme ympäristössä, jossa toimimme lennonjohtajina ja ohjaamme koneita laskeutumaan ja toisia nousemaan. Pyörimme tuolissamme ja teemme kymmentä asiaa yhtä aikaa.
Luulemme tilanneraportin tekemiseen kuluvan tunteja, koska emme keskity siihen. Voisimme saada sen valmiiksi kymmenessä minuutissa, jos istuisimme alas ja keskittyisimme. Keskittyminen on mielestäni erittäin tärkeä osa tätä.

Tucker Sauer-Pivonka:

Ehdottomasti. Jos et pysty istumaan alas ja keskittymään tehtävään, käytät aikasi tehottomasti. Haastan moniajoa rakastavat ihmiset kaventamaan tekemisensä yhteen asiaan kerrallaan juuri tästä syystä.

Ben Aston:

Tämä liittyy myös priorisointiin ja tavoitteiden asettamiseen, jotka ovat toinen artikkelisi aihe. Kerro prosessistasi niiden suhteen. Miten päätät, mitkä asiat ovat tärkeitä ja mitkä voivat odottaa?
Miten päätät, mitkä tulipalot kannattaa sammuttaa ja minkä voi antaa kyteä taustalla?

Tucker Sauer-Pivonka:

Olen tehnyt sen monella tavalla, mutta parhaiten olen onnistunut sitomalla tietyn tehtävän tai tehtäväkokonaisuuden arvoon hyvin päättäväisesti.
Arvolla tarkoitan sitä, kuinka paljon arvoa tehtävä tuottaa minulle, tiimilleni tai asiakkailleni. Kun tarkastelen tehtäviäni tästä näkökulmasta, saan nopeasti selville, mitä pitää tehdä ja missä järjestyksessä. Usein huomaan ajatelleeni, että jokin asia täytyy tehdä, vaikka todellisuudessa sen tekeminen ei ollut yhtä arvokasta kuin tehtävä X, asiakkaan tarpeen täyttäminen tai jokin vastaava.
Tämä auttaa minua. Lisäksi tarkastelen joka aamu tehtävälistaani ja alan priorisoida tehtäviä tämän menetelmän avulla.
Ajattelen päivääni minisprinttinä. Aamulla pidän minisprintin suunnittelutuokion ja aloitan päivän. Koko päivä on sprinttini. Yleensä sprinttini ei keskeydy liikaa, jos suunnittelen sen kunnolla.

Ben Aston:

Yksi hyödyllinen asia on ajatella arvokkaita tehtäviä. Mitkä ovat arvokkaimpia asioita, joita voin tehdä?
Toiseksi, mitä voin tehdä vain minä ja mikä saa aikaan todellisen eron? Joskus voimme ja meidän pitäisi delegoida.
Kolmanneksi, mikä on aikani arvokkain käyttötapa juuri nyt? Minun on selvitettävä, että ympärilläni voi olla kiireellisiä asioita ja tulipaloja, mutta ne eivät välttämättä ole tärkeitä. On oltava selkeä siitä, mikä on tärkeää ja mikä kiireellistä. Ne eivät suinkaan aina ole sama asia.
Kiireelliset asiat tuntuvat aina tärkeiltä, mutta usein ne eivät sitä ole.

Tucker Sauer-Pivonka:

Aivan. Täydellinen esimerkki on se, että projektipäällikkönä sinulla on päivittäisiä prosessin kannalta tärkeitä tehtäviä. Kiireellistä on kuitenkin esimerkiksi se, että päivittäisessä tilannepalaverissa kehittäjillä on etenemistä estäviä ongelmia.
Se olisi mielestäni erittäin kiireellinen asia, joka pitää poistaa heti. Siitä on oltava tietoinen ja päivää on mukautettava sen käsittelemiseksi.

Ben Aston:

Artikkelisi kattaa koko joukon ideoita. Yksi niistä on häiriötekijöiden vähentäminen. Tämä liittyy keskittymiseen.
Puhut hyvin käytännönläheisesti ilmoitusten siivoamisesta. Sähköposti-ilmoituksia tulee, Slack-viestejä saapuu, käytämme luultavasti paria muuta viestisovellusta ja lisäksi puhelimemme hälyttävät.
Puhut ilmoitusten siivoamisesta puhelimessa, mutta mikä sai sinut ajattelemaan: ”Hetkinen, tälle täytyy tehdä jotain”? Mistä tietää, milloin puhelimen ilmoitukset on aika siivota?

Tucker Sauer-Pivonka:

Huomasin, etten pystynyt pysymään keskittyneenä mihinkään yksittäiseen tehtävään. Näin ilmoituksen, avasin sen, ja se vei minut yhdelle tai kolmelle sivupolulle. Seuraavaksi olin täysin unohtanut, mitä olin alun perin tekemässä.
Vaihtamisesta aiheutuva kustannus alkaa kasvaa ajan mittaan. Huomasin tehtävieni kasaantuvan ja tutkin syytä. Tajusin, että ilmoitukset vetivät minua eri suuntiin, koska juuri niin ne on suunniteltu tekemään.
Ilmoitukset vetävät huomiosi siihen, mistä ne tulevat. Ne kilpailevat huomiostasi. Tutkin tarkasti saamiani ilmoituksia ja tunnistin, mitkä olivat minulle tarpeellisia ja arvokkaita ja mitkä saattoivat odottaa.
Siitä tiesin, että ilmoituksista oli tulossa ongelma.

Ben Aston:

Aloin käyttää RescueTime-nimistä työkalua. Oletko kuullut siitä?
Se on hieman karmiva työkalu. Asennat sen tietokoneellesi, ja se analysoi kaiken, mitä teet: verkkosivut, sovellukset, kirjoittamiseen käyttämäsi ajan sekä ajan, jonka vietät hiirtä liikutellen ja hukkaan heittäen.
Minulle paljastavaa oli tarkistaa viikon käytön jälkeen, kuinka monta tuntia olin käyttänyt Facebookissa. Ajattelin: ”Mitä? Käytän kuusi tuntia viikostani Facebookiin.” Se oli kamala tapa käyttää aikaani.
Hetkessä ei tunnu siltä, että ”minulla on tällä viikolla kuusi tuntia käytettävänä Facebookissa”, joten kukaan ei tietenkään tarkoituksella aio käyttää siihen niin paljon aikaa. On kuitenkin hyödyllistä tietää, mihin aika kuluu: sähköpostien kirjoittamiseen, Exceliin, Projectiin tai Wordiin.
Työkalu pystyi myös ryhmittelemään tietoja asiakkaiden mukaan avainsanojen perusteella. Jos ajattelet, ettei sinulla ole ajanhukkausongelmaa, haastan sinut asentamaan RescueTimen.
Ajankäyttöä voi arvioida myös työaikakirjauksilla. Vaikka sinun ei tarvitse tehdä niitä, kokeile. Huomaat yhtäkkiä, kuinka paljon aikaa käytät eri asioihin. Pidän erityisesti Togglista. Siinä käynnistät ajastimen, valitset projektin ja aloitat.
Kun näet kellon tikittävän ja ajattelet työskenteleväsi tämän tehtävän parissa, se voi todella auttaa.

Tucker Sauer-Pivonka:

Cremassa käytämme Harvestia kaiken ajan seurantaan ja Harvest Forecastia ajan ennustamiseen. Arvioin usein, mihin aikani kuluu. Jos tunnen oloni esimerkiksi ylikuormittuneeksi, katson Forecastista, mihin minun pitäisi sopimuksen mukaan käyttää aikaani. Se auttaa pysähtymään, tarkistamaan tilanteen ja arvioimaan päivän ajankäyttöä uudelleen.
Harjoituksen jälkeen oloni on aina parempi.

Ben Aston:

Puhutaan lopuksi asioiden tekemisestä kokousten aikana. Tämä on mielenkiintoinen tapa saada enemmän aikaa. Miten teet sen käytännössä?
Olet kokouksessa ja huomaat, että puhumme jostakin. Sitten ajattelet: ”Voin hoitaa tuon heti. Odottakaa, niin teen tämän.” Miten sen voi tehdä niin, ettei kokouksen kulku häiriinny eikä kaikkien tarvitse odottaa, että saat tehtävän tai sähköpostin valmiiksi?
Miten saat sen toimimaan?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ensinnäkin kaikella on aikansa ja paikkansa. Tietyissä kokouksissa tätä ei tietenkään pidä tehdä. Jos kyse on esimerkiksi sisäisestä sprintin päättävästä kokouksesta ja muutama kysymys tarvitsee vastauksen, voin lähettää kysymyksen viidessä sekunnissa ja saada yleensä vastauksen ennen kokouksen päättymistä. Se vaikuttaa merkittävästi suuntaan, johon olemme menossa.
Viestin kirjoittamiseen kuluva viisi sekuntia maksaa itsensä takaisin. On ymmärrettävä, mitä voi tehdä ja mitä ei. En tietenkään kirjoita pitkää sähköpostia tai pyydä palautetta suunnitelmista kokouksen aikana. Kaikki riippuu tehtävän tyypistä.
Jos aiot saada asioita tehdyksi kokouksessa, sinun ei pidä menettää keskittymistäsi kokoukseen. Kaikkien huoneessa olevien aika on arvokasta, ja sitä pitää kunnioittaa. Oman asian tekeminen muiden aikaa tuhlaamalla ei ole kunnioittavaa.
Minulle kyse on yleensä Slack-viestistä tai jostain muusta hyvin nopeasta asiasta. Siihen voi kulua kokouksessa viisi sekuntia, mutta myöhemmin kolme minuuttia, koska joutuisin vaihtamaan asiayhteyttä ja muistamaan, mitä piti kysyä. Se vaatisi aikaa ajatteluun.
Näin saan asioita tehdyksi kokouksen aikana häiritsemättä kokouksen kulkua.

Ben Aston:

Projektipäällikköinä emme saa aliarvioida liikkeen voimaa. Kokouksessa keskustelu voi pysähtyä, koska emme tiedä vastausta kysymykseen. Pahinta on keskeyttää kokous, kunnes tieto on selvitetty, ja järjestää sen jälkeen uusi kokous vastauksen kertomiseksi.
Kannattaa tehdä kaikkensa vauhdin säilyttämiseksi. Kokouksissa on usein esteitä, kun joku sanoo: ”En voi arvioida tuota, koska en tiedä tätä.” Esteet kannattaa poistaa reaaliajassa niin pitkälle kuin mahdollista, jotta projektit ja kokoukset etenevät ja ihmiset ryhtyvät toimiin sen sijaan, että he vain lähtisivät etsimään lisätietoja.

Tucker Sauer-Pivonka:

Ehdottomasti.

Ben Aston:

Puhuimme kahdesta tai kolmesta työkalusta, Harvestista ja Forecastista. Onko sinulla muita aikaan liittyviä työkaluja? Mitä projektipäällikön työkalupakkiisi kuuluu?

Tucker Sauer-Pivonka:

Aikataulujen, kokousten ja vastaavien suhteen olen viime aikoina käyttänyt tiimini jäsenten kanssa Meetingbird-nimistä työkalua. Se auttaa välttämään kaiken ajan käyttämisen kokousten koordinointiin. Voit määrittää vapaat ajat, ja työkalu tarkistaa kalenterisi sekä osallistujien kalenterit ja löytää kaikille sopivan ajan.
Harvestin ja Harvest Forecastin lisäksi käytän Asanaa paljon projektinhallintatyössä. Kehitysprojekteissa käytämme ZenHubia sekä tietysti Slackia ja Dropbox Paperia. Tarvittaessa käytämme asiakaskohtaisia työkaluja, kuten Jiraa. Jotkut asiakkaat haluavat meidät omaan ympäristöönsä, joten toimimme sen mukaan. Sähköposti on tietenkin vakiotyökalu.
Näihin työkaluihin kirjaudun luultavasti ainakin muutaman kerran päivässä.

Ben Aston:

Olen utelias Dropbox Paperista. Näen sen Dropboxissani, mutta en ole koskaan käyttänyt sitä. Mihin käytätte sitä?

Tucker Sauer-Pivonka:

Se on erinomainen yhteistyötyökalu. Ajattele sitä Google Docsin kaltaisena: useat ihmiset voivat työskennellä samassa asiakirjassa, kommentoida sitä ja niin edelleen, mutta käyttöliittymä on paljon intuitiivisempi.
Lisäksi se on jaettu Dropboxissa, jossa säilytämme suuren osan tiedostoistamme, joten asiakkaiden ottaminen mukaan on helppoa. Säilytämme siellä yleensä kaikki projektiasiakirjat, projektipäiväkirjat ja vastaavat. Se mahdollistaa helpon ja nopean pääsyn tietoihin.
Siinä on myös muita hyviä ominaisuuksia, kuten Markdown-tuki. Käytän kaikkiin muistiinpanoihini Bear-sovellusta, joka tukee myös Markdown-muotoilua. Nämä asiat sopivat hyvin yhteen ja helpottavat siirtymistä työkalusta toiseen.

Ben Aston:

Täytyy kokeilla sitä. Katson sitä. Hienoa.
Tucker, kiitos paljon, että liityit seuraamme. On ollut hienoa saada sinut mukaan tänään.

Tucker Sauer-Pivonka:

Kiitos kutsusta. Oli todella mukava keskustella kanssasi.

Ben Aston:

Jos haluat osallistua keskusteluun, kommentoi julkaisua ja siirry thedigitalprojectmanager.com-sivuston resurssiosioon liittyäksesi Slack-tiimiimme. Siellä käydään myös monenlaisia kiinnostavia keskusteluja.
Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelusta.