Myyntimenestyskirjailija ja PMO-johtaja Peter Taylor tekoälyn viestintävallankumouksesta
Dayforcen globaali PMO-johtaja Peter Taylor kertoo, kuinka tekoäly tekee projektinhallinnasta strategisemman tehtävän automatisoimalla rutiinityötä. Hänen tärkein painopistealueensa? Tekoälyn hyödyntäminen viestinnän, koordinoinnin ja päätöksenteon mullistavaan parantamiseen maailmanlaajuisissa tiimeissä.
Peter Taylor
Myyntimenestyskirjailija, kokenut puhuja ja Dayforcen globaali PMO-johtaja
Urapainotus: Peter Taylor korostaa viestintää keskeisenä tekoälyn käyttöönottokohteena projektinhallinnassa.
Tekoälyn muutosvaikutus: Tekoäly siirtää projektinhallintaa toteutuksesta kohti strategisen johtamisen rooleja.
Automaation periaatteet: Kymmenen periaatetta ohjaa tekoälyn integrointia, mukaan lukien itsenäisesti hallinnoitavat projektit ja sidosryhmien näkyvyys.
Tehokkuushyödyt: Tekoäly tehostaa projektinhallintaa automatisoimalla tehtäviä ja parantamalla päätöksentekoprosesseja.
Valmistautuminen muutokseen: Projektipäälliköitä kannustetaan panostamaan koulutukseen ja kokeiluihin tekoälyohjautuvaa tulevaisuutta varten.
Peter Taylor on bestsellerkirjailija, kokenut puhuja ja Dayforcen PMO-johtaja globaalisti. Hän kirjaimellisesti kirjoitti kirjan siitä, miten olla ”laiska” — mutta menestyvä — projektipäällikkö. Eikä siihen ole parempaa tapaa kuin tekoälyn avulla.
Keskustelimme hänen kanssaan siitä, mihin hän keskittää tekoälyyn liittyvät ponnistelut globaalissa organisaatiossaan. Lyhyt vastaus: viestintään. Näin hän kertoi meille.
Ura tuottavassa laiskuudessa
Olen johtanut joitakin maailman suurimmista PMO-organisaatioista. Toimin tällä hetkellä Dayforcen globaalina PMO-, muutos- ja asiakasorganisaation johtajana, ja valvon satojen asiakasprojektien toteutusta eri puolilla maailmaa. Valvon ja mahdollistan myös monia sisäisiä muutoshankkeita.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Olen kansainvälinen puhuja kaikissa ”projekteihin” ja ”tuottavaan laiskuuteen” liittyvissä aiheissa. Olen pitänyt yli 500 luentoa 28 maassa, ja minua on kuvailtu näin: ”Ehkä tämän päivän viihdyttävin ja inspiroivin puhuja projektinhallinnan maailmassa.”
Vuonna 2021 olin huolissani siitä, etteivät projektipäälliköt tuntuneet puhuvan tekoälystä ja siitä, mitä se voisi merkitä ammatille. Niinpä kirjoitin kirjan nimeltä ”Tekoäly ja projektipäällikkö: miten tekoälyn nousu muuttaa maailmaasi”.
Nyt vuonna 2026 tuo tulevaisuus on jo täällä.
Miten tekoäly muuttaa projekti- ja tuotehallinnan rooleja
Täysin automatisoitu projektinhallinta on nyt mahdollista. Meillä on:
- Laskentakapasiteetti
- Tekoäly, joka tulkitsee tietoa ja toimii sen perusteella ilman ennalta kirjoitettua koodia
- Järjestelmät, jotka valvovat ja koordinoivat työtä automaattisesti
- Kulttuurinen valmius luottaa projektinhallinnan automaatioon
Tämän seurauksena tekoäly muuttaa sekä projekti- että tuotehallinnan toteutuspainotteisista rooleista strategisiksi, oivalluksiin perustuviksi johtotehtäviksi.
Tekoäly muuttaa sekä projekti- että tuotehallinnan toteutuspainotteisista rooleista strategisiksi, oivalluksiin perustuviksi johtotehtäviksi.
Vaikka inhimilliselle harkinnalle ja ihmissuhteille on aina paikkansa, rutiinitehtävät, kuten raportointi, aikataulutus, seuranta, riskianalyysi ja asiakaspalautteen käsittely, voidaan tehdä ilman ihmistä projektipäällikön roolissa. Tekoäly tarjoaa myös arvokkaita ennakoivia näkemyksiä ja päätöksenteon tukea, jotka auttavat johtajia ennakoimaan ongelmia ja priorisoimaan tehokkaasti.
Kymmenen periaatetta määrittää tätä muutosta:
- Projektit voivat ja niiden pitäisi hallinnoida itse itseään. Tekoäly hallinnoi, ihmiset ajattelevat. Tarvittavan ajattelun tulisi olla mahdollisimman vähäistä.
- Valvonta on historiaa, näkyvyys on tätä päivää. Sidosryhmillä tulisi olla jatkuva näkyvyys projektin tilanteeseen koontinäyttöjen kautta.
- Hallinnointi on sisällytettävä toimintaan sen sijaan, että sitä valvottaisiin ulkopuolelta. Sen tulisi toteutua automaation sisällä tarkastusten ja hyväksyntöjen sijaan.
- Tiimien tulisi johtaa itse itseään. Hajautettu johtaminen on mahdollista oikean rakenteen, selkeyden ja työkalujen avulla.
- Kokoukset tulisi nähdä epäonnistumisen oireena. Niillä paikataan puutteellisia työnkulkuja ja epäselvää vastuunjakoa.
- Tulokset ovat toimintaa tärkeämpiä. Mikromanageerausta tulisi olla vähemmän ja vaikuttavuutta enemmän.
- Inhimillistä panosta tarvitaan, mutta sen tulisi keskittyä innovointiin. Hallinnolliset tehtävät kuuluvat algoritmeille.
- Sidosryhmäkeskeinen vuorovaikutus on tärkeämpää kuin koskaan. Viestinnän tulisi olla ennakoivaa. Sen tulisi myös olla automaattisesti yksilöityä ja vaikuttavuuden perusteella mukautettua.
- Edistymistä ohjaa dynaaminen ja mukautuva suunnittelu. Tekoälyn on päivitettävä suunnitelmia jatkuvasti projektin olosuhteiden mukaan.
- PMO-organisaatioiden ja tekoälyn on aina opittava ja kehityttävä. PMO-organisaatiot kehittyvät valvontatorneista oppimiskeskuksiksi. Tekoäly oppii jokaisen projektin suoriutumisesta.
Viestinnän osalta tekoäly tarjoaa merkittävän mahdollisuuden säästää aikaa kokousmuistioiden, toimenpiteiden ja suositusten laatimisessa kaikille projektitiimin jäsenille. Itse pidän kielten kääntämiseen liittyviä valmiuksia merkittävänä hyötynä yhteisen ymmärryksen lisäämisessä ja projektiviestinnän ongelmien vähentämisessä, koska ääntä ja/tai paikallisella kielellä laadittuja litterointeja voidaan kääntää reaaliaikaisesti — erityisen tärkeää tämä on, koska projektihenkilöstöä on eri puolilla maailmaa.
Tekoäly tarjoaa merkittävän mahdollisuuden säästää aikaa kokousmuistioiden, toimenpiteiden ja suositusten laatimisessa kaikille projektitiimin jäsenille.
Missä tekoäly tuottaa suurimmat automaation hyödyt projektinhallinnassa
Työskentelyorganisaatiossani GPMO on yksi monista tiimeistä, jotka etsivät tapoja ottaa tekoäly käyttöön ja saada arvoa siihen tehdystä investoinnista. Toimimme ihmisten parissa — henkilöstöpääoman hallinnan parissa — ja siksi lähestymistapamme on aina "ihmiset etusijalla". Keskitymme kuitenkin selkeästi tekoälyn tarjoamiin mahdollisuuksiin, joiden avulla voimme parantaa toimintaamme ja edetä nopeasti.
Keskeiset painopistealueemme ovat:
- Viestinnän tehostaminen automaation, raportoinnin analytiikan, tiimikokousten ja kielituen avulla
- Asiakkaiden tarpeita ja odotuksia koskevien keskustelujen monien kanavien koordinointi yhdeksi yhtenäiseksi näkemykseksi tarpeista
- Projektivaatimusten kerääminen
- Tiedon jakaminen ja oivallukset yhteisen älyalustan kautta hyödyntämällä tuhansia projektejamme ja projektien retrospektiivejä
- Sisäiseen käyttöön tarkoitettu koulutussisältö
Viestintä ja vaatimusten kerääminen ovat tärkeimmät osa-alueet.
Myös laajuuden määrittely on keskeinen toimintatapa, jossa voidaan saavuttaa hyötyjä. Tekoälyn avulla voimme yhdistää satoja tunteja keskusteluja, neuvotteluja, muistiinpanoja, laajuuden määrittelyyn liittyviä työpajoja ja muuta aineistoa yhdeksi yhtenäiseksi tuotokseksi.
Miten tekoäly parantaa projektinhallinnan tehokkuutta ja päätöksentekoa
Saimme äskettäin päätökseen projektinhallinnan tehokkuutta koskevan selvityksen. Tekoälyä käytettiin apuna data-analyysissä ja projektinhallinnan elinkaaren keskeisten kohtien tunnistamisessa. Näissä kohdissa hyötyjä voitaisiin saavuttaa prosessien automatisoinnin, teknologian tuen sekä projektitiimien parempien prosessien ja koulutuksen avulla.
Kaikki ei ollut tekoälyä. Mukana oli myös manuaalisia vaiheita, kuten useiden projektien seurantatietojen kerääminen resurssi-intensiivisten "kuormitushuippujen" tunnistamiseksi sekä projektipäälliköiden haastattelut tuottavuushyötyjä tuottavien muutoskohtien löytämiseksi.
Kun aineisto oli koottu, käytimme organisaation sisäistä ChatGPT-toteutusta prosessimuuttujien arviointiin, jotta ehdotettujen parannusten paikkansapitävyys voitiin varmistaa ja investointitoimet asettaa tärkeysjärjestykseen.
Tämä oli hyvin äskettäinen selvitys, joten minulla ei ole jaettavia tuloksia, mutta se näyttää lupaavalta.
Miten tekoäly muovaa nykyaikaisten PMO:iden keskeisiä toimituskäytäntöjä
Suunnittelemme keskeiset toimituskäytäntömme uudelleen siten, että tekoäly osallistuu täysipainoisesti tiimin jäsenenä:
- Tekoäly laatii nyt alustavat rajaukset, tuo riskit esiin ja yhteensovittaa lähtötiedot jo ennen kuin ihmiset tapaavat.
- Toteutuksen aikana se kokoaa päivitykset yhteen, ilmoittaa linjaamattomuuksista ja ennustaa ongelmia, jotta keskustelumme keskittyvät päätöksiin – eivät tietojen keräämiseen
- Validointia varten tekoäly mallintaa skenaarioita ja testaa oletuksia varhaisessa vaiheessa, mikä antaa meille nopeammin varmuuden suunnan muuttamiseen tai etenemiseen.
Suunnittelemme keskeiset toimituskäytäntömme uudelleen siten, että tekoäly osallistuu täysipainoisesti tiimin jäsenenä.
Loppujen lopuksi tekoäly poistaa järjestelmästä hälyn, jotta tiimimme voivat keskittyä arvoon, tuloksiin ja viisaaseen johtamiseen. Tämän ansiosta tulevaisuuden projektit pystyvät aloittamaan tulosten tuottamisen paljon nopeammin.
Miltä yksinkertainen tekoälyvalmis projektinhallinnan teknologiapino näyttää
Useimmat organisaatiot toteuttavat projekteja, joissa teknologia tuottaa projektipäälliköille vain vähän arvoa. Teknologia ei toimi digitaalisena kumppanina. Tekoälyn aikakauden pitäisi olla erilainen.
Projektipäälliköt työskentelevät parhaimmillaan, kun heidän käyttämänsä järjestelmät ovat yksinkertaisia ja yhteensopivia ja tarjoavat heille ohjausta sen sijaan, että ne olisivat vain raportointijärjestelmiä.
Tässä on yksinkertainen projektinhallinnan teknologiapinomme:
- Certinia (PSA) yhdessä Smartsheetin kanssa
- EnterpriseGPT – organisaation sisäinen ChatGPT-toteutus
- MS Teams Premium
Useimmat organisaatiot toteuttavat projekteja, joissa teknologia tuottaa projektipäälliköille vain vähän arvoa. Teknologia ei toimi digitaalisena kumppanina. Tekoälyn aikakauden pitäisi olla erilainen.
Miten PMO:t voivat koordinoida tekoälykokeiluja maailmanlaajuisissa organisaatioissa
Olen ollut iloisesti yllättynyt siitä, kuinka innostuneesti monet ihmiset suhtautuvat tekoälyn tarjoamiin mahdollisuuksiin. Vastustus tätä muutosta kohtaan on ollut vähäistä, mikä ei ollut alun perin odotettavissa.
Keskeistä tässä on ollut liiketoiminnan merkittävä panostus tekoälykoulutukseen. Tämä on johtanut tarpeeseen koordinoida organisaation eri henkilöiden tekoälykokeiluja, jotta voimme tunnistaa, missä ja milloin aika- ja työpanoksiin tehdyt investoinnit ovat hyödyllisimpiä.
Tätä varten GPMO on perustanut lokin kaikista tekoälyideoista omalla vastuualueellamme. Hyväksymme ja rahoitamme pieniä kokeiluja. Sen jälkeen vertailemme historiallisia projektitietoja uusiin prosesseihin ja automaatioihin.
Miten valmistautua tekoäly ensisijaisena toimijana etenevään tulevaisuuteen projektinhallinnassa
Tässä neuvoni projektipäälliköille: pidä mielesi avoimena ja valmistaudu kouluttautumalla. Lue, kuuntele, keskustele, kokeile ja osallistu aktiivisesti!
Tässä on neuvoni projektipäälliköille: Pidä mielesi avoimena ja kehitä itseäsi kouluttautumalla. Lue, kuuntele, keskustele, kokeile ja osallistu yleisesti!
Pysy mukana
Voit seurata Peter Taylorin työtä, kun hän jatkaa projektipäälliköiden kouluttamista siitä, miten työskennellä globaaleissa, tekoälyn tehostamissa ympäristöissä LinkedInissä, X:ssä ja hänen verkkosivustollaan thelazyprojectmanager.comissa. Älä myöskään jätä väliin hänen kirjaansa Laiska projektipäällikkö: Kuinka olla kaksi kertaa tuottavampi ja silti lähteä toimistolta aikaisin.
Lisää asiantuntijahaastatteluja on tulossa Digitaalisen projektipäällikön sivustolle!
