PMBOKin puheenjohtaja sanoo, että projektijohtajien pitäisi lopettaa tekoälytyökalujen perässä juokseminen ja alkaa vähentää monimutkaisuutta
Projektinhallinnan kouluttaja Jesse Fewell sanoo, että projektijohtajien pitäisi käyttää tekoälyä projektityön yksinkertaistamiseen ja monimutkaisuuden vähentämiseen pitäen samalla sidosryhmäsuhteet ja johtamisen vakaasti inhimillisinä.
Jesse Fewell
Projektinhallinnan asiantuntija ja kouluttaja
Työkalujen käytettävyys: Tekoälytyökalujen helppokäyttöisyys vaihtelee; integroidut alustat tarjoavat usein suoraviivaisemman käyttökokemuksen.
Yksinkertaisuuden priorisointi: Yksinkertaista teknologiapinoja, jotta monimutkaisuutta voidaan hallita tehokkaasti, tuottavuus paranee ja henkinen kuormitus vähenee.
Tekoälyn vaikutus: Tekoäly tehostaa projektinhallintaa hoitamalla toistuvia tehtäviä ja antaa ammattilaisille mahdollisuuden keskittyä strategiaan.
Inhimilliset taidot: Sidosryhmien osallistaminen on edelleen inhimillinen osa-alue, sillä henkilökohtainen vuorovaikutus rakentaa olennaista luottamusta ja viestintää.
Roolien uudelleenarviointi: Projektipäälliköiden on sopeuduttava tekoälyn kehitykseen, kun organisaatiot integroivat tekoälyä työvoiman toimintatapoihin.
Jesse Fewell on projektinhallinnan kouluttaja, joka auttaa organisaatioita selviytymään monimutkaisista muutoshankkeista. Hän on myös teoksen Hyödyntämätön ketteryys kirjoittaja, ja hän toimi PMBOK Guide® -oppaan 8. laitoksen puheenjohtajana.
Tapasimme Jessen keskustellaksemme siitä, miten tekoäly muuttaa projektien toteutusta ja johtamista sekä projektipäälliköiden tulevaa roolia. Tässä hänen ajatuksiaan.
Projektinhallinnan tulevaisuuden muovaaminen
Hei, olen Jesse. Autan kaikilla tasoilla toimivia johtajia viemään läpi pysyviä muutoksia. Konsultointityöni ulottuu johtamistaitojen vahvistamisesta DC Public Schools -koulupiirissä Frontier Communicationsin digitaalisen muutoksen edistämiseen. Frontier Communications on 4 miljardin dollarin yritys, joka myytiin hiljattain Verizonille.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jaan näkemyksiäni myös laajemman yhteisön kanssa kirjojen ja alan artikkeleiden välityksellä, ja toimin PMBOK Guide® -oppaan 8. laitoksen puheenjohtajana. Opas on projektinhallinnan maailmanlaajuinen standardi.
Olen teoksen Hyödyntämätön ketteryys kirjoittaja, ja olen kirjoittanut "Ketterä projektipäällikkö" -nimistä kolumnia PM Network -lehteen yli kymmenen vuoden ajan.
Miten tekoäly toimii ajattelukumppanina
Vaikuttavin muutos, jonka tekoäly on tuonut työhöni, on kykyni saada aikaan enemmän vauhtia ja luottamusta omaan ajatteluuni.
Aiemmin käytin tuntikausia ideoiden tutkimiseen ja esityksen, työpajan tai tiimikokouksen rungon laatimiseen. Nyt alan kirjoittaa keskustelukehotteeseen — käytän useimmiten Copilotia ja Geminia — ja mielessäni oleva idea joutuu hyvän kysymyksen testaamaksi tai saa vahvistuksen ehdotukselle, jonka olin jo hylännyt.
Kuten kaikki muutkin, hämmästyin GenAI:n valtavasta tuotantomäärästä, kun se tuli ensimmäisen kerran markkinoille. Viime vuosien aikana olen kuitenkin palannut vuosisatoja vanhaan ajatukseen siitä, että vähemmän on enemmän. Olipa kyse puheenvuoroistani, muotoilustani tai näkemyksistäni, tekoäly auttaa minua olemaan enemmän oma itseni, ja juuri sitä arvostan eniten.
Projektityön arjessa delegoin tekoälylle työläät projektinhallinnan rutiinitehtävät, kuten kokousmuistiot, johtoryhmälle tarkoitetut yhteenvedot ja esityslistaluonnokset. Valitettavasti käytän nyt kaiken säästämäni vapaa-ajan kokeilemalla uusia PPM-työkaluja, jotka lupaavat liikoja mutta tarjoavat liian vähän.
Kokeilin esimerkiksi uutta tekoälytyökalua Monte Carlo -aikatauluanalyysin tulosten parantamiseen, mutta se ei toiminut. Luotettava tekoäly säästää aikaa, mutta sitten tuhlaan sen ajan epäluotettavaan tekoälyyn.
Mitä tekoälyn pitäisi hoitaa ja minkä pitäisi säilyä nimenomaisesti ihmisten tehtävänä
Tehtävät, jotka mielestäni sopivat parhaiten tekoälyn hoidettaviksi, ovat helposti saatavilla olevaan dataan perustuvia taktisia tehtäviä: etenemissuunnitelman luominen pääaikataulusta, riskirekisterin täyttäminen projektikuvauksen perusteella ja liiketoimintaperustelujen tiivistäminen yhdeksi kappaleeksi tilanneraporttipohjaa varten.
Sidosryhmien osallistaminen sen sijaan on edelleen täysin inhimillistä. Kaikesta nykyisestä innovoinnista huolimatta katsekontaktin säilyttävä kuunteleminen on mielestäni yhä uskottavin tapa kerätä tietoa projektia ja tuotetta varten.
Markkinoille tulee jatkuvasti uusia tekoälypohjaisia kartoitustyökaluja, jotka lupaavat säästää aikaani poistamalla "turhat" kokoukset. Projektin johtajana minun kollegoideni on kuitenkin tiedettävä, että kuulen ja ymmärrän heitä.
Eräs sponsori valitti hiljattain minulle, että hän oli joutunut toistamaan asiansa "kolme kertaa liikaa". En missään tapauksessa pyytäisi häntä sanelemaan samoja asioita uudelleen tekoälypohjaisen kokoustyökaluni hyödyksi. Sen sijaan kuuntelen hänen huoliaan hänen omilla sanoillaan. Kokouksen jälkeen käytän keskusteluistuntoa projektikuvauksen kirjoittamiseen myöhempää kontekstin suunnittelua varten; saan sponsoriltani paljon enemmän myötämielisyyttä ja päädyn silti keräämään tulevissa tehtävissä tarvittavat tiedot. Loppujen lopuksi projektit ovat edelleen ihmisten työtä, koska ihmiset vievät niitä eteenpäin.
Monimutkaisten kalentereiden hallinta tekoälyn avulla
Yksi hyödyllinen työnkulku on kalenterini hallinta. Koska hallinnoin samanaikaisesti useita asiakas- ja vapaaehtoishankkeita, minulla on useita tapahtumia ja kalentereita, jotka vaativat tarkistamista ja yhteensovittamista.
Aiemmin palkkasin virtuaaliassistentin, mutta nykyään voin hyödyntää muutamia automaatioita varmistaakseni, etteivät aikatauluni mene päällekkäin tai sovitut asiat jää hoitamatta. Myönnettäköön, että käytössä olevien lukuisten käytäntöjen ja palomuurien kanssa toimiminen eri organisaatioissa, joiden kanssa työskentelen, vaati paljon kokeiluja ja erehdyksiä. Muutamien yksinkertaisten kehotteiden avulla nopeutin kuitenkin oppimissykliäni ja hienosäädin kalenteriratkaisun, joka toimii ainutlaatuisessa tilanteessani.
Totuus tekoälytyökalujen käytettävyydestä
Tekoälytyökalujen käytettävyyden vaihtelu on yllättänyt minut. Kokeilin hiljattain yrityksen sisäistä, omistusoikeudellista LLM-mallia projektin analysointiin, mutta se ei yksinkertaisesti pystynyt suorittamaan päivämäärälaskuja, esimerkiksi vastaamaan kysymykseen: ”Kuinka monta kalenteripäivää aikataulussani on jäljellä?”
Insinööri kertoi, että kehotteeni oli heikko, mutta käyttäjänä odotin sen päättelevän tarkoitukseni projektipäällikkönä. Myös Copilot ja Gemini tarjoavat tuottavuusohjelmistopaketissani hyvin rajallisia käyttötapauksia. Tämän ei pitäisi olla yllättävää, mutta jokaisella työkalulla on oma käyttäjäkokemuksensa.
Tekoälytyökalujen käytettävyyden vaihtelu on yllättänyt minut. Tämän ei pitäisi olla yllättävää, mutta jokaisella työkalulla on oma käyttäjäkokemuksensa.
Miten teknologiapino kehittyy tekoälypohjaisten työkalujen myötä
Integroidut alustat ovat nykyään hyödyllisempiä. Koska toimistolla ja puhelimessani on paljon erilaisia sovelluksia ja työkaluja, yksinkertaistan asioita aina kun mahdollista. Esimerkiksi luovuin hiljattain rakastamistani Trello-tauluista ja siirryin Microsoft Outlookin upotettuihin tehtävienhallintatyökaluihin, joita asiakkaani käyttää, sekä Google Workspaceen, jota konsulttiyritykseni käyttää. Olen vuosien varrella kokeillut Zapieria ajoittain integroidakseni parhaat projektinhallintatyökalut automatisoitujen työnkulkujen avulla, mutta kaiken keskittäminen yhteen paikkaan on yhä houkuttelevampi vaihtoehto monimutkaistuvassa teknologiamaailmassa.
ChatGPT Plus on ensimmäinen pysähdyspaikkani useimmissa asioissa. Pidän siitä, että Gemini pääsee käsiksi kaikkiin Google-dokumentteihini. Olen kokeillut kirjaimellisesti kymmeniä puhtaasti tekoälypohjaisia PPM-työkaluja, mutta palaan jatkuvasti näiden kahden pariin.
Miksi yksinkertaisuus on ratkaisevaa teknologiapinoa valittaessa
Tutkimukset osoittavat, että ihmiskunta kohtaa muutoksen ja monimutkaisuuden eksponentiaalisen kasvun. Ensin tusina suoratoistopalveluita korvasi yhden kaapelitelevisiotilaukseni, ja nyt sähköpostin kirjoittamiseen liittyy kolme tekoälylaajennusta.
Tiede osoittaa, että ihmisaivot pystyvät käsittelemään vain tietyn määrän monimutkaisuutta kerrallaan. Siksi meidän on hallittava taito tarkentaa ja laajentaa näkökulmaa sen sijaan, että pompottaisimme huomiotamme tusinan eri asian välillä samanaikaisesti.
Teknologia-alustojen puolesta aiemmin esitetyt perustelut keskittyivät kustannustehokkuuteen, sekä lisenssimaksujen että käyttöönoton aiheuttaman lisätyön osalta. Yksinkertaisuus on kuitenkin oma palkintonsa, kun siirrymme 2030-luvulla kohti yhä pirstaloituneempaa teknologiamaailmaa.
Miten tekoäly auttaa yksinkertaistamaan projektinhallintaa
Työskennellessäni DC Public Schools -organisaation kanssa havaitsin kaksi tärkeää suuntausta.
- Jokainen esihenkilö tarvitsi projektinhallintataitoja, koska budjetti- ja henkilöstövajeet estivät ammattimaisten projektipäälliköiden palkkaamisen. Tämä tarkoittaa, että ammattimaiset projektipäälliköt tuottavat enemmän arvoa, kun he eivät ainoastaan suorita projektinhallintatehtäviä vaan myös opettavat niitä kollegoilleen ja jakavat projektinhallintavastuita heidän kanssaan.
- Operatiivinen osasto tai virasto hyötyy yksinkertaisista projektinhallintakäytännöistä. Yhdeksänkymmentä prosenttia tiimin työstä liittyy toimitilojen ylläpitoon, perheiden rekisteröintiin ja ruoan jakeluun. Tämän seurauksena tiimillä ei ole riittävästi aikaa muodollisen Scrum-viitekehyksen kaltaiseen projektinhallintakehykseen. Sen sijaan jaoimme yksisivuiset ohjeet projektinhallintakäytännöistä (esimerkiksi jokaisessa projektissa käytetään yksisivuista projektin perustamisasiakirjan työarkkia) ja projektinhallintataidoista (esimerkiksi siitä, miten myöhästyneistä tehtävistä muistutetaan diplomaattisesti).
Luodakseni nuo yhden sivun tiivistelmät tutkin ensin PM-prosessin taustalla olevia periaatteita. Kysyin GenAI:lta projektiperustamiskirjan tavoitteista ja dynamiikasta ja vertasin sen vastausta omaan kokemukseeni ja koulutukseeni. Toiseksi kehotin sitä luomaan luonnoksen yhden sivun käytännöstä. Perustamiskirjaa varten tähän sisältyi työarkki, jonka avulla tiimit saattoivat tarkastella projektin viittä peruskysymystä (esim. Miksi vanhempien pitäisi välittää tästä julkisen koulun projektista? Ketkä ovat keskeiset sidosryhmät?). Kolmanneksi jaoin työarkin luonnoksen tiimin jäsenten ja esihenkilöiden kanssa ja keräsin heidän palautteensa. Neljänneksi syötin palautteen ja oman analyysini GenAI:hin työarkin hiomista varten. Olen huomannut, että sekä tekoälylaajennukset että GenAI-chatbotit toimivat parhaiten yksinkertaisten tehtävien parissa. Usein ensimmäinen vaihe on pyytää työkalua pilkkomaan monimutkaiset PM-käsitteet toteutettaviksi tehtäviksi.
Kun tekoälytyökalut eivät kuulu työpaikalle
Usein teknologiajohtajat kokevat painetta ottaa käyttöön toimittajien työkaluja, jotka eivät yksinkertaisesti vielä tarjoa tarvittavia turvatoimia todellisten haittojen ehkäisemiseksi. Työskentelen monien riskejä kaihtavien organisaatioiden, kuten infrastruktuuri-, koulutus- ja puolustusalan organisaatioiden, kanssa. Kannustan näitä johtajia kehumaan estoitta jo käytössä olevia valmiuksia, jotka voivat usein päihittää uuden kiiltävän tekoälyn, jota kaikki haluavat.
Esimerkiksi yksi organisaatio, jonka kanssa työskentelen, kieltää tällä hetkellä kaikki agenttipohjaiset alustat, ja omasta näkökulmastani siihen on kaikki oikeat syyt. Sen sijaan sama organisaatio on aloittanut hallinnon kokonaisuudistuksen, joka vähentää projektibyrokratiaa ja antaa sille mahdollisuuden hyödyntää nykyisiä työnkulkujen automaatioita.
Ensimmäiset merkit viittaavat siihen, että projektien hyväksynnät nopeutuvat kuukausista päiviin ilman, että organisaatio ottaa käyttöön otsikoissa näkyvää kopioivaa teknologiashoppailua.
Projektinhallinnan uudelleenarviointi tekoälyllä vahvistetussa työvoimassa
Näemme jo vakavimman ennusteen toteutuvan: rekrytoivat esihenkilöt käyttävät yhä useammin tekoälyllä vahvistettua henkilöstöä uusien työntekijöiden palkkaamisen sijaan. Tämä pitää erityisesti paikkansa teknologia-alalla.
Kolme vuotta sitten elettiin miljonäärikeskitason ohjelmistosuunnittelijan aikaa. Nykyään tämä koskee vain tekoälyinsinöörejä, ja muu teknologia-alan työvoima kohtaa yhä kovempaa kilpailua. On totta, että olemme edelleen tekoälyhuuman vaiheessa ja kuplan korjausliike tapahtuu lopulta. Jokaisen PM-asiantuntijan pitäisi kuitenkin välittömästi arvioida uudelleen paikkansa tekoälyllä vahvistetussa työvoimassa.
Näemme jo vakavimman ennusteen toteutuvan: rekrytoivat esihenkilöt käyttävät yhä useammin tekoälyllä vahvistettua henkilöstöä uusien työntekijöiden palkkaamisen sijaan. Jokaisen PM-asiantuntijan pitäisi välittömästi arvioida uudelleen paikkansa tekoälyllä vahvistetussa työvoimassa.
Seuraa mukana
Voit seurata Jesse Fewelliä LinkedInissä ja hänen verkkosivustollaan. Tutustu myös hänen kirjaansa Untapped Agility.
Lisää asiantuntijahaastatteluja The Digital Project Managerilta!
