El scope creep... la frase misma evoca algo insidioso y sigiloso. Y así es como ocurre el scope creep del proyecto; se cuela de repente para golpearte a ti y a tu proyecto donde más duele.
Los directores de proyectos deben estar conscientes de los riesgos al aumentar o cambiar el alcance para evitar sorpresas desagradables.
¿Qué es el Scope Creep?
El scope creep ocurre cuando los entregables o características de un proyecto se expanden más allá de lo que originalmente se acordó, pero el cronograma o el presupuesto del proyecto no se ajustan para dar cabida al cambio.
El scope creep puede afectar a cualquier proyecto de alcance fijo. Puede ocurrir de manera intencional o no intencional, y puede originarse en cualquiera de las partes interesadas involucradas en un proyecto.
La razón por la que nos preocupamos tanto por el scope creep es que puede llevar al fracaso del proyecto. El scope creep puede provocar que no cumplas con un plazo, que te excedas (¡o sobrepases!) el presupuesto con sobrecostos y, además de eso, aún entregues algo incorrecto. ¡Caramba!
PD: ¿Está acechando un scope creep a tu proyecto?
3 Tipos de Scope Creep
El scope creep puede presentarse en varios sabores diferentes. Aquí tienes algunas causas comunes del scope creep:
- Falta de toma de decisiones y/o documentación: las partes interesadas cambian frecuentemente de opinión o no pueden llegar a un consenso sobre el alcance del proyecto debido a cambios en las prioridades organizativas.
- Estimaciones de proyecto excesivamente optimistas: el equipo subestima el esfuerzo requerido para completar las tareas del proyecto y alcanzar los hitos, y por lo tanto promete más de lo que forma parte del alcance del proyecto (en la ejecución, a veces esto puede manifestarse como una positividad tóxica).
- Dorar la píldora: agregar características innecesarias al producto que no formaban parte de los requisitos originales.
¿Quiénes Causan el Scope Creep?
Es útil examinar tu proyecto para determinar quién podría estar causando el scope creep. Identificar el scope creep temprano te ayuda a formular el mejor enfoque para abordar el problema.
Miembro del Equipo del Proyecto
A veces, los miembros del equipo del proyecto pueden causar el scope creep. Posibles razones incluyen:
1. El miembro del equipo no comprende el alcance del proyecto
Al principio del proyecto, describe cualquier requisito o entregable del proyecto en una declaración de alcance (encontrarás una plantilla en ese enlace), un plan de proyecto o una estructura de desglose del trabajo (EDT), y asegúrate de que los miembros del equipo se familiaricen con esta documentación.
Si se está estableciendo el alcance, involucra al equipo en estas conversaciones tanto como sea posible. Si eso no es factible, como mínimo, realiza una reunión de inicio de proyecto para garantizar la alineación. Durante la ejecución, realiza reuniones periódicas con el equipo para mantener a todos en la misma página.
2. El miembro del equipo quiere desarrollar lo que desea, en lugar de lo que está dentro del alcance
Involucrar a tu equipo en la definición del alcance es útil para obtener su respaldo en lo que diseñarán y construirán. Asegúrate de que todos estén trabajando como un equipo. Si alguien se desvía para producir algo fuera del alcance de manera impulsiva, crea confusión y posibles fricciones con otros miembros del equipo.
3. El miembro del equipo toma decisiones por su cuenta
A veces, un miembro del equipo elige una forma de resolver un problema que tiene un impacto en el alcance, a menudo sin darse cuenta.
Incluso agregar medio día de trabajo adicional para hacer algo ligeramente diferente podría afectar el resto de tu proyecto. Por ejemplo, si un diseñador decide incluir alguna funcionalidad en un sitio web (como una barra de búsqueda) sin discutirlo con el desarrollador, podría afectar la línea de tiempo del proyecto.
Prepárate para el éxito del proyecto construyendo una cultura de confianza y transparencia. Cuando alguien te plantea un problema directamente, compártelo de manera más amplia si hay una decisión importante que tomar. Haz que las personas trabajen juntas para encontrar soluciones a los problemas. Asegúrate de que todos estén en contacto (ya sea en persona o de manera remota) de forma regular.
La mayoría de los proyectos exitosos provienen de equipos que trabajan bien juntos.
Stakeholders Internos
Los principales stakeholders dentro de tu organización pueden influir en el alcance de un proyecto. Es posible que tengan una visión para la organización que implique entregar más para tu proyecto, o que deseen impulsar una agenda diferente.
Por ejemplo, a veces la relación con un cliente es más importante para una organización que mantenerse dentro del alcance de tu proyecto.
Asegúrate de que tus stakeholders internos entiendan lo que estás tratando de entregar y para cuándo. Si algo tendría un efecto dominó en tu proyecto, explica claramente qué impacto tendría, ya sea financiero, de reputación o de otro tipo.
Usuarios Externos
Las pruebas de usuario deberían (esperemos) ser parte de la configuración de tu proyecto o producto. La retroalimentación de los usuarios sobre un producto puede influir en el curso de eventos que finalmente aumenta el alcance. ¿Qué sucede si recibes retroalimentación de tus usuarios que muestra algo que no puedes ignorar? Incluso si eso aumenta tu alcance, debes abordarlo.
Cuando hayas recopilado los resultados de las pruebas, revísalos con tu equipo para identificar los cambios necesarios para implementar. Prioriza para comprender cuáles cambios tendrían el mayor impacto en la experiencia del usuario. Luego, define cuáles cambios puedes incorporar cómodamente sin afectar el alcance.
Si alguno de los cambios necesarios significaría un aumento en el alcance, habla con tu cliente o stakeholder. Llega preparado con una comprensión de lo que sucedería si decidieran no implementar el cambio.
Terceros
Si dependes de terceros para entregar tu proyecto, ya sea una empresa externa, una API de terceros o un proveedor de contenido, debes identificar las dependencias al inicio del proyecto. Reflexiona sobre el impacto que estas dependencias podrían tener en tu proyecto y cómo podrían afectar tu alcance.
Por ejemplo, ¿qué sucede si tu proveedor de contenido te envía contenido que no está en un formato que sea fácil de implementar o cargar en tu sitio web? ¿Agregaría tiempo adicional a tu cronograma?
No podrás cubrir todas las eventualidades, pero adoptar una mentalidad de planificación de riesgos para plantear estas dependencias al cliente al inicio de un proyecto te ayudará a comprender el impacto potencial antes de que tengas un problema entre manos.
Director de Proyecto
Nosotros, como directores de proyectos, a veces podemos causar el scope creep. Es muy tentador tratar de hacer que las cosas funcionen dentro de tu presupuesto y plazo existentes, sin informar a tu cliente.
Si tú o tu equipo identifican un problema, trabaja en posibles soluciones. Por ejemplo, si es necesario trabajo adicional, ve qué se puede eliminar del alcance en su lugar. ¿Hay algo que estás haciendo en tu proyecto que no es necesario para la primera versión?
Presenta estas opciones y una recomendación al cliente o stakeholder.
Cliente
No podemos concluir esta sección sin mencionar a un culpable clave del scope creep: tu cliente. Ten cuidado con los clientes o patrocinadores del proyecto que añaden "pequeñas" solicitudes que gradualmente aumentan el alcance original, cambian de opinión o sugieren nuevas formas de hacer las cosas que pueden afectar al nivel de esfuerzo requerido.
Sé honesto y directo con ellos si están pidiendo algo que causará el scope creep. También enmarca tus respuestas para no simplemente decir "no", sino para proponer una alternativa. Por ejemplo:
"Esta nueva solicitud va a tener este impacto específico en el tiempo/presupuesto. Hemos analizado las prioridades, ¿qué te parece si lo reemplazamos por esto otro? Logra un resultado similar porque…"
2 Ejemplos de Scope Creep
Ahora que hemos repasado los tipos y causas del scope creep, destacaremos dos estudios de caso que muestran cómo puede ocurrir el scope creep en tus proyectos.
Estudio de Caso de Scope Creep #1
Puedes pensar que serías lo suficientemente inteligente como para prevenir el scope creep antes de que suceda, pero entonces estarías subestimando lo que hace que el scope creep sea tan, bueno, espeluznante.
Imagina que estás trabajando para recopilar comentarios de los usuarios sobre cómo está funcionando tu prototipo. Habías acordado con tu cliente cuántos usuarios entrevistarías, la naturaleza de los comentarios que aceptarías y la duración del período de comentarios. También habías acordado abordar los comentarios hasta un umbral específico de horas necesarias para implementar cualquier corrección.
Una vez que se cierra el período de comentarios, el cliente recibe una llamada de alguien de alto rango que no formaba parte del grupo de pruebas y le pregunta si puedes incluir a esta persona. Habías establecido un límite en el número de comentaristas, pero, ¿cuánto daño causaría agregar a una persona más? Además, quieres dejar una buena impresión en los ejecutivos, así que aceptas la adición de última hora.
Antes de que te des cuenta, esa persona de alto rango ha agregado a todo su personal. Quieren una revisión separada de las pruebas y están molestos porque su caso de uso favorito no ha sido incluido.
Aunque logras mantener tu postura y evitar un cambio en los requisitos, el tiempo adicional en la negociación, sin mencionar las comunicaciones adicionales con las partes interesadas para alinear los objetivos del proyecto, ha consumido una semana y media en un cronograma que ya era ajustado. ¡El scope creep ataca de nuevo!
Estudio de Caso de Scope Creep #2
También es importante reconocer que el scope creep no tiene por qué derivar de una solicitud del cliente.
Imagina que eres un director de proyectos que hereda un proyecto con una configuración clásica de cascada que incluye esquemas y una fase de diseño, seguida de desarrollo.
Te involucras al comienzo de la fase de desarrollo. La tarea es sencilla: estás construyendo la parte frontal sobre una plataforma trasera con marca blanca de otra agencia.
Habías aprobado los esquemas y diseños y revisado todo con el cliente y la agencia… ¿qué podría salir mal? ¡Pues resulta que la otra agencia estaba iterando en su plataforma trasera y lanzando código nuevo con frecuencia!
De manera curiosa, no tuvieron en cuenta que tu agencia estaba construyendo sobre el código antiguo, por lo que tu código se rompía con cada lanzamiento.
Para corregir esto, decides que el equipo debe revisar el código y actualizarlo para que funcione con los cambios continuos de la otra agencia. Esto no se había tenido en cuenta, pero era necesario.
Al principio, el trabajo adicional implicaba correcciones pequeñas y ocasionales, pero empezaron a surgir más y más problemas. Aunque lo mencionaste al cliente, intentaste incorporar el trabajo adicional en tu proyecto en lugar de informar al cliente sobre la necesidad de determinar una solución conjunta antes de continuar con la construcción.
¡Ah, los beneficios de la retrospectiva! ¿Qué sucedió? Te hundiste cada vez más en la reprogramación del código existente, los plazos se extendieron, incumpliste tu fecha límite y tu agencia sufrió mucha presión hacia el final del proyecto. El equipo estaba desmotivado, el cliente no estaba contento y, al final, el proyecto se retrasó dos meses.
Cómo Evitar el Scope Creep
Aquí tienes algunas estrategias para reducir la probabilidad de que el alcance se desborde en tus proyectos:
- Define claramente el alcance de tu proyecto desde el principio, idealmente involucrando al equipo del proyecto para obtener su compromiso. Utiliza una declaración de trabajo para capturar lo que está dentro y fuera del alcance. Luego, comunica el alcance a los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto, incluido el cliente.
- Involucra a todo el equipo para crear estimaciones sólidas basadas en los requisitos. Para reducir el riesgo de estimar incorrectamente: 1) asigna tiempo para un período de descubrimiento para determinar qué construirás, 2) utiliza tiempo y materiales en lugar de un contrato de precio fijo y 3) sé menos detallado sobre las características que construirás. Enfócate en los resultados deseados.
- Crea planes de contingencia para asegurarte de asignar suficiente tiempo para el control de calidad (QA). Además, considera el uso de pruebas automatizadas para ahorrar tiempo; los artículos "Pros y contras de las pruebas manuales y automatizadas" y "Mejores herramientas de automatización" son referencias útiles.
- Crea un plan de gestión de cambios al comienzo de un proyecto que describa cómo manejarás los cambios en el alcance. Si tienes la intención de utilizar solicitudes de cambio, detalla el proceso de control de cambios que seguirás.
- Colabora estrechamente con tu cliente durante la ejecución del proyecto. Muestra el progreso del proyecto o informe de estado del proyecto, itera y involúcralos en todo el proceso para que no haya sorpresas.
- Plantea proactivamente problemas a medida que ocurren o, idealmente, antes de que ocurran (siempre que hayas trabajado en una solución para abordar el problema). Utiliza un plan de gestión de riesgos para documentar tu proceso de gestión de riesgos. Mantén y revisa un registro de riesgos que haga un seguimiento de los riesgos potenciales.
- Haz preguntas para priorizar las solicitudes entrantes. Asegúrate de que estas solicitudes no agreguen involuntariamente alcance, dupliquen el trabajo o construyan características adicionales innecesarias. Colabora con el equipo para comprender cada solicitud, su impacto en el presupuesto y el cronograma del proyecto y el resultado anticipado del usuario, para que puedas priorizar en consecuencia.
- Involucra a los usuarios desde el principio. Es tentador engañarnos pensando que nosotros (los clientes, el negocio, el equipo) conocemos lo suficientemente bien a los usuarios como para evitar interactuar con ellos. La realidad es que, si no incorporas los comentarios de los usuarios desde el principio, puedes perder mucho tiempo yendo por un camino que no agrega valor. En ese punto, tu alcance puede descontrolarse.
Cómo Hacer la Gestión del Alcance en Metodologías Ágiles
El scope creep generalmente se aplica a proyectos con un alcance fijo. ¿Qué sucede si estás utilizando una metodología ágil?
Bueno, el enfoque ágil abraza el cambio, y francamente, los directores de proyectos ágiles también deberían hacerlo. Como uno de los principios fundamentales del enfoque ágil establece:
"Recibir con agrado los cambios en los requisitos, incluso tarde en el desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan el cambio en beneficio competitivo del cliente".
Por ejemplo, si estás trabajando en la metodología Scrum, cuando surge un nuevo requisito, agrégalo al backlog para priorizarlo con el propietario del producto y el equipo. Si este requisito se incorpora durante la reunión de planificación de sprint, desprioriza algo más en su lugar.
El punto del enfoque ágil es iterar, lo que significa diseñar, construir, probar, aprender y luego repetir el ciclo. Debido a que los proyectos ágiles no detallan los aspectos por adelantado, dejan espacio para el cambio; puedes reemplazar una historia de usuario por otra que requiera el mismo nivel de esfuerzo. El cambio es lo que conduce al mejor producto posible en el tiempo disponible.
Entonces, ¿qué se considera scope creep en un proyecto ágil? El scope creep podría entrar en juego si tu propietario del producto no desprioriza las características o tareas al incorporar un nuevo requisito.
También podrían no evaluar el esfuerzo necesario entre la nueva tarea y la despriorizada, lo que podría resultar en un esfuerzo adicional en un ciclo ya demasiado ajustado.
Asegúrate de que, para cualquier función nueva que entre en el backlog, las dividas en historias y comprendas el nivel de esfuerzo para poder priorizar adecuadamente.
Por lo general, es mucho más fácil mitigar el scope creep en un proyecto ágil, precisamente porque la metodología ágil fomenta el cambio y lo incorpora en la estructura de la metodología en sí.
En un proyecto de tipo cascada, es probable que tu producto se construya paso a paso hasta que completes la nueva y brillante entrega al final. Esto podría llevar a pensar que todo es una prioridad.
Si no tienes prioridades claras entre las características, es difícil entender qué despriorizar cuando comienzan a surgir ajustes en los requisitos del proyecto (considera una herramienta de gestión de requisitos).
Cómo Abordar el Scope Creep
Si tu proyecto cae víctima del scope creep (o has heredado un esfuerzo excesivamente amplio), no entres en pánico. Todavía tienes la oportunidad de salir del aprieto.
Aquí tienes algunos pasos que he seguido al heredar un proyecto problemático que había caído víctima del scope creep:
- Comienza explicando la situación a tu cliente o partes interesadas. Explica cómo has llegado a donde estás y cuáles son tus planes de corrección para abordar la situación. No tiene sentido endulzarlo. Estás donde estás.
- Recomienda formas de recortar costos sin sacrificar valor. Esto podría significar despriorizar ciertas características o comprometerse en "buenos tener" hasta que puedas lanzar algo rápidamente como seguimiento. Prepara una presentación para tu cliente que delinee claramente las compensaciones en cada uno de tus enfoques.
- Adecua el tamaño del equipo. Esto puede significar la transición de alguien que no está rindiendo lo suficiente o la sustitución de un recurso de alto costo por un recurso de menor costo para ahorrar en el presupuesto. Pueden ser conversaciones desagradables, pero la alternativa podría ser perder a tu cliente, lo que tiene mayores repercusiones en toda la organización.
- Lidia con las consecuencias. A veces, enderezar un barco que se está hundiendo requiere que tragues tu orgullo y sacrifiques la rentabilidad general del proyecto para reparar una relación valiosa con el cliente. Puede requerir horas extras para llevar algo a la línea de meta antes de lo planeado como una forma de enmendar. La clave es limitar este dolor a un esfuerzo a corto plazo para que no se convierta en un mal hábito.
Además, ten en cuenta que a veces el scope creep puede ser beneficioso. En lugar de verlo como un enemigo astuto, simplemente puedes pensarlo como un cambio. Y, el cambio puede ser enormemente beneficioso para el producto que estás creando. Es cómo gestionas ese cambio lo que afecta al proyecto, no la solicitud de cambiarlo.
Simplemente necesitas tener cuidado de detectarlo cuando sucede, especialmente cuando no es evidente, y plantearlo antes de que avance sin ningún tipo de replanteamiento.
¿Qué Piensas?
¿Tienes ejemplos de scope creep? ¿Cómo lo abordaste? ¿O has visto cómo afecta positivamente a un proyecto en el que has incorporado un cambio en los requisitos y has obtenido un resultado mucho mejor? ¡Déjame saber en los comentarios!
El software de gestión de proyectos y otras herramientas de gestión del trabajo pueden ser útiles para realizar un seguimiento del alcance y del progreso general hacia los objetivos del proyecto, para que puedas detectar las señales de advertencia temprana del scope creep. Además, asegúrate de suscribirte a The Digital Project Manager para obtener más información sobre el alcance del proyecto.