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Wie man auf einfache Weise ein Lastenheft schreibt (+ Vorlage)

By 13/08/2019 No Comments
 

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Die SoW (Lastenheft oder Arbeitsumfang) ist eine der besten und schlimmsten Waffen im Tool-Arsenal eines Projektmanagers. Diese kann sich lohnen, denn ein Lastenheft (SoW) ist oft die einzige Dokumentation, die dir eine Welt voller Probleme erspart. Und ein Lastenheft kann das Schlimmste sein, denn sie erfordert eine Menge Arbeit – und schon ein winziger Fehler kann massive Auswirkungen haben.

In diesem Leitfaden werden wir dir helfen, ein Lastenheft zu erstellen, die deine stärkste Waffe sein kann. Wir stellen dir eine Vorlage und ein Beispiel für ein Lastenheft zur Verfügung, so dass du mit allem ausgestattet bist, was du brauchst, um deine eigenen Lastenheften zu erstellen.

Lies weiter, um unsere Definition des Arbeitsumfangs und des Lastenhefts sowie die Unterschiede zwischen den beiden zu verstehen. Wir stellen dir ein Beispiel für einen Leistungsumfang zur Verfügung, mit dem du deine eigene Lastenheft erstellen kannst. Hier findest du eine vollständige Anleitung zum Verfassen einer funktionierenden Lastenheft.

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Was ist ein Lastenheft? Die Definition von SoW

Beginnen wir mit den Grundlagen. Was ist ein Lastenheft? Und warum wechseln wir immer wieder zwischen diesen verschiedenen Begriffen – Lastenheft, Leistungsumfang und SoW?

Im Projektmanagement ist SoW ein Akronym für Statement of Work. Alternativ kann SoW (manchmal auch SOW oder sow geschrieben) auch als Akronym für den Leistungsumfang verwendet werden.

Einfach ausgedrückt, ist ein SoW oder ein Lastenheft eine Vereinbarung zwischen einem Kunden und einer Agentur, die definiert, was in einem Projekt enthalten ist und was nicht.

Die Lastenheft ist der Projektvertrag. Die Lastenheft setzt und entspricht den Erwartungen. Dabei kann diese alle Arten von Details enthalten, die bei der Abstimmung helfen, einschließlich Details zu den Ergebnissen, Prozessen, der Definition, was akzeptabel ist und was nicht. Außerdem können Preis, Zeitplan, Rechnungsplan und vieles mehr geklärt werden. Tatsächlich könnte man alle möglichen Dinge in eine Arbeitserklärung einbringen, wenn man will – es ist einfach das Beste, sie so kompakt wie möglich zu halten.

Eine Lastenheft definiert die zu erledigende Arbeit

SoW’s bieten die zusätzliche Detailschicht, die Kostenschätzungen und Projektpläne normalerweise nicht beinhalten. Es wird genau beschrieben, was getan und geliefert wird – und was nicht. Die Lastenheft (SoW) liefert übergreifende Projektinformationen auf hohem Niveau und definiert detaillierte Leistungen, Standards, Kriterien und Anforderungen für jede Phase.

Hier wird das Projekt auf die Beine gestellt und du hast die Möglichkeit, die Details dessen, was du in deinem Projekt liefern wirst, zu konkretisieren.

Es ist eine Menge Arbeit. Aber das ist nicht unbedingt eine schlechte Sache, denn das wird dazu beitragen, deine Vorgehensweise zu perfektionieren. Bei der Erstellung einer Lastenheft wirst du wahrscheinlich am Ende deine Schätzung und deine Zeitleiste anpassen müssen, wenn du dich an Dinge erinnerst, die du hättest hinzufügen sollen, aber vergessen hast.

Diese Detailgenauigkeit gibt dem Kunden die Gewissheit, welche Leistungen erbracht werden und sorgt dafür, dass es tatsächlich ein gemeinsames Verständnis darüber gibt, was das Projekt leisten und erreichen wird.

Als Projektmanager kannst du dem Beruf des Anwalts kaum näher kommen! Sowohl für die Agentur als auch für den Kunden wird das Lastenheft zur Bibel, wenn es darum geht, zu bestimmen, was “im Umfang” und was “außerhalb des Umfangs” ist.  Das ist wichtig, denn letztendlich dient das Lastenheft als Anhaltspunkt dafür, was in den Projektkosten enthalten ist und was nicht. Wenn du in der Lage bist, dein Lastenheft (SoW) richtig zu formulieren, erspart dir das später in einem Projekt eine ganze Menge Mühen.

Die Lastenheft enthält alle Projektdetails in einem Dokument zusammengefasst. Wenn du bereits einen Projektplan oder -zeitplan und einen Kostenvoranschlag erstellt hast, dann ist das Lastenheft das i-Tüpfelchen. Diese enthält alle pikanten Details und verknüpft alles miteinander.

Was ist ein Projektumfang und warum ist er so wichtig?

Der Projektumfang beschreibt, was getan wird und zwar entscheidend – wie viel. Der Projektumfang ist der Umfang, die Bandbreite, die Reichweite, die Grenzen, die Dimension, die Ausmaße, die Ausdehnung, die Länge, die Tiefe, der Bereich, der Umfang, das Spektrum oder die Verteilung der zu leistenden Arbeit.

Um zu veranschaulichen, warum dies wichtig ist, nehmen wir als Beispiel die Erstellung einer Website. Angenommen, du vereinbarst mit einem Kunden, dass du ihm eine neue Website für 100.000 $ erstellen wirst. Das ist großartig, aber was genau wird der Kunde für seine 100.000 Dollar bekommen? Ist es nur eine einseitige Website oder gibt es 100 Seiten? Wer erstellt die Inhalte für die Website? Und wer belädt sie? Wer hostet es und wem gehört der Code? Der Projektumfang definiert all diese Fragen und mehr, so dass ein gemeinsames Verständnis von einem Projekt besteht.

Lastenheft oder Leistungsumfang – Worin besteht der Unterschied?

Lasst uns das klären. Worin besteht der Unterschied zwischen einer Lastenheft und einem Leistungsumfang – ist das dasselbe? So ziemlich genau – ein Lastenheft bezieht sich in der Regel auf das Dokument selbst, während der Leistungsumfang der Umfang der Arbeit ist, den das Dokument definiert und kodifiziert.

So können die Begriffe SoW, Lastenheft und Arbeitsumfang synonym verwendet werden. Sie alle beschreiben die Vereinbarung der zu erbringenden Leistungen. Im Folgenden werden wir aus Gründen der Einfachheit den Begriff Lastenheft verwenden.

Brauchst du wirklich ein Lastenheft?

Bitte, erstelle eine. Das erspart dir später eine Menge Ärger. Letztendlich geht es in einer Lastenheft darum, Erwartungen zu managen und zu dokumentieren. Und wie bei jeder Vereinbarung ist es immer das Beste, wenn diejenigen, die die Vereinbarung treffen, genau wissen, worauf sie sich einlassen.

Ich verstehe schon. Es ist verlockend, sich nicht mit einer Lastenheft herumzuschlagen. Wer mag schließlich Papierkram? Insbesondere wenn du dich für eine agile Herangehensweise in Bezug auf die Dokumentation entscheidest. So wenig wie möglich und nur wo wirklich nötig…. heißt das nicht, dass die Zeiten vorbei sind, in denen ein Lastenheft erstellt wurde?

Schön wäre es, aber nein.

Als Projektmanager ist es zu deinem Besten, etwas zu haben, das es dir ermöglicht zu sagen: “Aber das haben wir vereinbart…”. Z.B wenn du mit einem Kunden darüber diskutierst, ob dein Kostenvoranschlag für eine Bannerwerbekampagne auch eine Kampagne-Landingpage beinhaltet.

Das Nichtschreiben (oder das ordnungsgemäße Verfassen) einer Lastenheft ist allzu oft der Grund, warum Kunden und Agenturen in einen Konflikt geraten. Wenn es Unsicherheit oder Unklarheit gibt, erzeugt es Spannungen, weil es das Potenzial schafft, dass es eine Lücke im Verständnis darüber gibt, was vereinbart wurde. Der Zweck einer Lastenheft ist es nicht, einen Kunden zu begeistern, sondern genau festzulegen, was getan wird, wie, wann und wie viel es kosten wird.

Wenn du also ein Lastenheft brauchst, wann solltest du sie erstellen?

Die Erstellung einer Lastenheft ist eine Menge Arbeit. Daher solltest du sie nicht vorzeitig verfassen, wenn ein Kunde immer noch versucht zu entscheiden, ob er ein Projekt durchführen möchte. Aber auch, wenn der Kunde deinen Kostenvoranschlag genehmigt hat, solltest du noch nicht anfangen, ein Lastenheft (SoW) zu schreiben. Du wirst das Projekt verzögern und viele Details vergessen.

In unserem letzten Leitfaden zur Schätzung von Projekten haben wir über drei Phasen der Schätzung gesprochen: Ungefähre Schätzung, Budget und SoW-Schätzung. Es ist ratsam, sich Notizen für das Lastenheft in der Schätzungsphase zu machen und dann mit der Dokumentation zu beginnen. So hast du bis zur Erstellung der endgültigen Lastenheft alle Informationen, die du brauchst, um diese schnell an den Kunden zur Freigabe zu senden.

Was sollte ein Lastenheft enthalten?

Während die Erstellung einer Lastenheft recht einfach klingen mag, ist es jedoch nicht so einfach, sie richtig zu formulieren. Wenn das Lastenheft zu vage, zu umfassend oder zu allgemein ist, kann sie Raum für mehrere Interpretationen lassen, was später in einem Projekt zu Problemen führt. Und wenn es zu detailliert ist, kann es das Projekt künstlich einschränken, so dass du am Ende nur so tust, als ob du Arbeit erledigst, die nicht wirklich nötig ist, nur weil du gesagt hast, dass du es erledigen wirst.

Was sollte also ein Lastenheft enthalten? Welche Teile einer Lastenheft sind wichtig? Und was ist wirklich Zeitverschwendung und überflüssig? Es gibt keine einheitliche Möglichkeit, ein Lastenheft (SoW) zu erstellen. Aber egal, ob es sich um fünf oder fünfzig Seiten handelt, es geht um die gleichen Dinge, indem die Parameter des Projekts festgelegt werden, so dass jeder die Grenzen des Projekts kennt.

Sie sollte zumindest klar und deutlich sein:

  • Was das Projekt ist, warum es stattfindet und was es erreichen soll (Überblick)
  • Wer hat die Genehmigung (Governance)
  • Wie das Projekt abgeschlossen wird (Ansatz + Phasen + Aufgaben)
  • Was produziert wird (Ergebnisse)
  • Wann es geliefert wird (Zeitleiste + Meilensteine)
  • Was es kosten wird (Kostenvoranschlag + Zahlungsplan)
  • Was beinhaltet das Ganze und was nicht (Annahmen)?

Solltest du einen Rahmenvertrag (Master Services Agreement, MSA) oder ein Lastenheft (Statement of Work, SoW) nutzen?

Dies hängt davon ab, welche früheren rechtlichen vertraglichen Vereinbarungen du mit dem Kunden getroffen hast. Es ist wichtig, daran zu denken, dass, wenn dies das erste Projekt mit einem Kunden ist, es wahrscheinlich ist, dass es einen begleitenden MSA (Master Services Agreement) geben muss, auf den du in deiner Lastenheft hinweisen musst.

Der MSA ist ein Vertrag zwischen einer Agentur und einem Kunden, in dem beide Parteien die Bedingungen vereinbaren, die zukünftige Transaktionen oder zukünftige Vereinbarungen regeln. Der Zweck eines MSA besteht darin, einige grundlegende Bedingungen zu vereinbaren, damit zukünftige Transaktionen schneller abgewickelt werden können. Der MSA bietet eine solide Grundlage für zukünftige Projekte und definiert so viele Sammelbegriffe wie möglich, damit diese nicht wiederholt neu verhandelt werden müssen. Es genügt, nur Details des Projekts auszuhandeln.

Ein Rahmenvertrag befasst sich in der Regel mit hochrangigen Themen wie:

  • Allgemeine Dienstleistungen – Die Art der Arbeit, die du für den Kunden erledigen wirst (Strategie, Servicedesign, Webdesign, Inhaltsstrategie, Medieneinkauf usw.).
  • Zahlungsbedingungen – Wie du bezahlt wirst, wann du bezahlt wirst, zu welchem Preis du bezahlt wirst, welche Ausgaben gedeckt sind und welche nicht.
  • Audits – Wie der Kunde dich bitten kann, zu beweisen, dass du deine Arbeit erledigst, wie z.B. das Überprüfen von Zeiterfassungsberichten.
  • Vertraulichkeit – Was du über die Arbeit, die du tust, sagen kannst und was nicht, mit wem du darüber reden kannst und welche Auswirkungen es hat, wenn du etwas sagst, das du nicht sagen solltest.
  • Eigentumsrechte – Wer besitzt was, wenn die Arbeit erledigt ist (normalerweise ist der Knackpunkt, wer die mehrschichtigen Designdateien und den Code besitzt)?
  • Laufzeit und Kündigung – Wie lange die Vereinbarung dauert, wer die Vereinbarung beenden kann, aus welchem Grund und zu welchen Auswirkungen oder Kosten das führen wird.
  • Vertretungen – Damit wird sichergestellt, dass du die Arbeit erledigen kannst und nicht mit anderen Vereinbarungen in Konflikt gerätst.
  • Garantien – Was du beheben wirst, wenn das, was du machst, nicht mehr funktioniert und es deine Schuld ist.
  • Entschädigung – Zur Absicherung gegen Schäden, die einem anderen entstehen könnten.
  • Versicherung – Die Art und Höhe des Versicherungsschutzes, den du für die Ausführung der Arbeiten benötigst.
  • Projektmanagement – Welche Rollen werden die Projektmanager auf beiden Seiten haben?
  • Support/Bereitstellung- Welche Unterstützung bietest du dem Kunden bei der Einführung und welche zusätzliche Unterstützung gibst du ihm in Zukunft?

Während also ein MSA das maßgebliche Dokument für die gesamte Beziehung ist, befasst sich die SOW in der Regel mit den Besonderheiten eines einzelnen Projekts. Wenn du keinen Rahmenvertrag hast, solltest du die oben beschriebenen Details in dein Lastenheft aufnehmen. Wenn du eine MSA hast, kannst du diese natürlich aus dem Lastenheft herauslassen.

Beispiel für ein Lastenheft

Beispiele für den Leistungsumfang

Eine Lastenheft sollte also Folgendes enthalten: einen Überblick, Governance-Details, die Vorgehensweise, Phasen und Aufgaben, Ergebnisse, Zeitleiste und Meilensteine, Schätz- und Zahlungsplan und Annahmen. Wenn du aber nach einem Beispiel für ein Lastenheft suchst, fragst du dich wahrscheinlich, wie du all diese Informationen strukturieren sollst, damit sie nicht völlig unüberschaubar werden?

Muster einer Lastenheft für ein digitales Projekt

Für die meisten Projekte sollte dein Lastenheft also zwei verschiedene Teile haben. Der erste Abschnitt beschreibt die übergreifenden Projektinformationen (die du oft aus einem früheren Projekt übernehmen kannst), der zweite Abschnitt definiert die Details jeder Phase des Projekts.

Hier ist eine exemplarische Aufstellung des Lastenhefts:

Projektinformationen

  • Projektübersicht
  • Projektablauf
  • Projekt-Meilensteine
  • Gesamtprojektleitung
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen
  • Allgemeine Prämissen

Phasenaufteilung

  • Phase[n]: [Phasenname]
  • Phasenbeschreibung
  • Leistungen und Prämissen
  • Meilensteine + Zeitplan
  • Budget + Zahlung
  • Genehmigungen
  • Anhang A: Lieferumfang Beschreibungen

Wie detailliert sollte ein Lastenheft sein?

Die herausfordernde Frage für Projektmanager beim Verfassen des Lastenhefts ist die Entscheidung, wie viele Details berücksichtigt werden müssen.

Wenn du zu wenig Details hast, lässt es viel Spielraum für Interpretationen. Es gibt also Flexibilität beim Manövrieren und Schwenken, aber auch die Möglichkeit für einen Kunden, sein Glück zu versuchen, Dinge in den Projektumfang aufzunehmen, die nicht berücksichtigt wurden.

Aber wenn du zu viele Details in das Lastenheft (SOW) aufnimmst, wirst du feststellen, dass du an einem starren Prozess und Ergebnissen festgefahren bist. Diese werden möglicherweise nicht zum Gesamtwert des Projekts beitragen. Wir wissen selten genau zu Beginn eines Projekts, wie ein Projekt ablaufen wird. Daher dauert es nicht nur lange, bis es geschrieben und genehmigt ist, sondern du wirst auch feststellen, dass es schwierig ist, das Projekt bei Bedarf zu verlagern, da du jede Flexibilität ausgeschlossen hast.

Du musst also die Balance finden, um sicherzustellen, dass das Lastenheft schnell unterschrieben wird. Gleichzeitig musst du sicherstellen, dass du alle Fragen stellst und mögliche Problembereiche abdeckst.

Natürlich gibt es viele andere Dinge, die du in einen Leistungsumfang einbringen könntest. Dazu gehören Definitionen, Projektteam, Ressourcenpläne, Lieferanten- und Kundenverantwortung, Abnahmekriterien, spezifische Leistungsstufen, Berichte und das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Also, wie detailliert musst du vorgehen? Wenn du der Meinung bist, dass es irgendwelche Bedenken oder Meinungsverschiedenheiten über irgendetwas in deiner Lastenheft geben könnte, musst du vielleicht klären, wie es weitergehen soll. Wenn Projekte nicht erfolgreich sind, ist der erste Punkt, auf den der Kunde Bezug nimmt, das Lastenheft. Wenn sie also nicht detailliert genug ist, solltest du die Details nachtragen. Du solltest die Arbeitserklärung nicht immer vorbringen, aber wenn du es tust, ist es sinnvoll, sie richtig gemacht zu haben.

Wie man ein Lastenheft (SoW) in 7 einfachen Schritten schreibt

how to write a statement of work - infographic

1. Teile das Lastenheft auf

Plane nicht das, was du nicht weißt. Anstatt zu versuchen, ein Lastenheft für ein ganzes Projekt zu erstellen, teilst du das Projekt in Phasen auf und entwickelst für jede Phase im Laufe des Projekts separate Lastenheften.

2. Einen Plan erstellen

Entscheide, was du tust und wie. Definiere die Ergebnisse und den Prozess, der zu der Erstellung erforderlich ist, damit du klar artikulieren kannst, was in und was außerhalb des Projektumfangs liegt.

3. Im Kontext positionieren

Erkläre, warum du die Sache durchführst. Stelle den Zweck des Prozesses klar, so dass selbst wenn sich die Besonderheiten des Plans ändern, das Lastenheft klar ist. So weißt du, ob der Prozess ein Erfolg war.

4. Sei konkret

Setze die Grenzen des Projekts. Minimiere das Risiko von Fehlinterpretationen seitens deines Kunden. Definiere den Umfang der geleisteten Arbeit und quantifiziere sie, wo immer möglich, damit er nicht mehr erwartet, als er bezahlt.

5. Vermutungen anstellen

Leg die Grundregeln fest. Mit Hilfe von Projektumfang-Erklärungen kannst du gemeinsame Erwartungen darlegen und erklären. Was muss stimmen, um das Projekt ordnungsgemäß auszuführen? Dabei musst du dir darüber im Klaren sein, was im Projekt inbegriffen ist und was nicht.

6. Halte das Ganze so einfach wie möglich

Halte die Dinge klar und prägnant. Schreibe den Text so kurz wie möglich, vermeide Wörter mit mehreren Interpretationen und stelle sicher, dass er leicht verständlich ist.

7. Teile das Dokument

Sorg dafür, dass alle Bescheid wissen. Behalte das Lastenheft im Auge und kenne sie selbst. Stelle sicher, dass dein Kunde und dein Team wissen, was enthalten ist und was nicht, indem du während des gesamten Projekts hilfreiche Hinweise gibst.

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Wie man ein Lastenheft einsetzt

Endlich wurde dein Lastenheft (SoW) unterschrieben – jetzt beginnt der eigentliche Spaß daran, das Projekt mit dem Lastenheft auf Kurs zu halten. Wenn du dich nicht an das Lastenheft hältst, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass du die Projektziele oder das, was der Kunde brauchte, nicht ganz einhältst. Auch kann es zu Verspätungen und Überschreitungen des Budgets kommen. Wie hält man sich also daran und hält sein SoW auf Kurs?

Kenne dein Lastenheft

Ob du das Lastenheft geschrieben hast oder sie von einem deiner Kollegen übernommen hast, du musst sie gut kennen. Wenn nicht, wie kannst du dir sicher sein, dass dein Team das Richtige tut? Und es ist immer peinlich, wenn der Kunde etwas erwähnt, das du im Lastenheft geschrieben hast, was du völlig vergessen hast. Druck es aus und speichere Kopien davon.

Achte darauf, dass du eine Kopie davon zur Hand hast. Vielleicht solltest du das Lastenheft sogar ausdrucken und Notizen machen. Was auch immer du tust, stelle sicher, dass du es abrufen kannst, wenn du gerade einen Anruf hast oder in einer Besprechung bist. Denn wenn es darum geht, wird jeder bei dir nach Antworten suchen.

Fang damit an, die Verantwortung dafür zu übernehmen und die Übergabe zu übernehmen. Druck es aus, habe es auf deinem Schreibtisch, so dass du es schnell wiederfinden kannst. Du musst der beste Freund deiner Lastenheft sein. Du bist der Hüter des Projekts, wenn du also nicht 100% sicher bist, was geliefert wird, wie soll es dann jemand anderes wissen? Mach dich damit so vertraut, dass du die Details kennst, ohne dich auf das Lastenheft berufen zu müssen. Diese Eigenverantwortung wird das Vertrauen im Team und beim Kunden wecken und es dir ermöglichen, dich an die Arbeit zu machen.

Die Botschaft verbreiten

Es ist jedoch nicht gut genug, dass nur du das Lastenheft (SoW) kennst. Als digitale Projektmanager sind wir selten diejenigen, die die Arbeit tatsächlich erledigen, so dass auch unser Team dies wissen muss. Selbst wenn sie an der Erstellung des Lastenhefts beteiligt waren, hat sich diese zwangsläufig geändert und weiterentwickelt. Deshalb solltest du sicherstellen, dass sie sich darüber im Klaren sind, wie der Erfolg auszusehen hat und die Aktivitäten, Ergebnisse und Annahmen verstehen. Wenn du die Details des Projekts nicht richtig mit deinem Team kommunizierst, wirst du feststellen, dass sie teilweise unschuldig aus dem Ruder laufen. Also verbreite das SoW, drucke Kopien für das Team, klebe es an die Wände deines “Kriegszimmers”, mache ihn sichtbar und sorge dafür, dass alle damit vertraut sind.

Alle an Bord bringen

Sei nicht zu dogmatisch. Die Chancen stehen gut, dass das Team, das dir geholfen hat, das SoW zu erstellen, nicht das Team ist, das jetzt an dem Projekt arbeitet. Wenn dein Projektteam also der Meinung ist, dass etwas keinen Sinn macht oder letztendlich den Erfolg des Projekts nicht vorantreiben wird, gib ihnen die Möglichkeit, zusammenzuarbeiten, um das Lastenheft zu präzisieren. Wenn es gut für das Projekt ist, dann solltest du in der Lage sein, dem Kunden ein Argument zu liefern. Es ist nie sinnvoll, Arbeit zu leisten, nur weil das Lastenheft es vorschreibt. Es sollte immer Wert auf das Projekt gelegt werden.

Bleibe am Ball

Fürchte dich nicht davor, das Lastenheft in deinen Kundengesprächen zu veröffentlichen. Mach sie sogar zu einem Gesprächsthema in deinem wöchentlichen Status-Meeting. Diskutiere, ob das SoW noch aktuell ist und ob die Dinge nach Plan laufen. Wenn es Dinge gibt, die angepasst werden müssen, dann korrigiere sie. Stelle sicher, dass alle über die Änderungen informiert sind. Aber Vorsicht – erinnerst du dich an die ganze Arbeit, die du in deinen Plan gesteckt hast? Lass nicht alles den Bach runtergehen, weil du jedem neuen Wunsch nachgibst oder dich an jeder neuen Idee orientierst.

Achte auf Scope Creeps

Erstens, was ist Scope Creep? Eine einfache Definition von Scope Creep könnte wie folgt aussehen: Wenn der Umfang eines Projekts zu wachsen beginnt und zwar scheinbar schleichend. Typischerweise ist es der Zeitpunkt, an dem ein solches Feature als eine Sache beginnt, sich aber irgendwie langsam entwickelt oder in etwas viel Größeres verwandelt, das mehr kostet, als ursprünglich vorgesehen.

Kunden sind immer voller guter Ideen und haben oft keine Ahnung von den Auswirkungen dessen, was sie verlangen. Klassische Scope Creep-Beispiele sind, wenn ein Kunde eine zusätzliche Runde kreativer Verbesserungen wünscht, die nicht berücksichtigt wurden. Oder wenn ein Kunde nach einer “Gefälligkeit” fragt, die nicht vorgesehen war, wie ein zusätzliches Format für eine Bannerkampagne.

Achte auch auf die Vergoldung; denn dann ist das Scope Creep eine Fehlerquelle. Jemand in deinem Team will einen fantastischen Job machen und so beginnt er, mehr zu liefern und dem Kunden mehr zu geben, als er bezahlt hat. Das wäre toll, wenn nicht die Tatsache wäre, dass es ähnlich wie beim Scope Creep nicht berücksichtigt wurde, also übernimmt das Projekt das Budget.

Aber zurück zum Scope Creep, wie kann man das vermeiden? Der erste Schritt zur Vermeidung von Scope Creep ist, sicherzustellen, dass du es identifizierst – benenne es so schnell wie möglich nach dem, was es ist. Um Scope Creep zu identifizieren, musst du deinen Projektumfang gut genug kennen, damit du weißt, was im Lastenheft steht und was nicht.

Achte darauf, wenn ein Kunde anfängt, Sätze wie -‘Können wir einfach…’,’Eine kleine Sache…’,’Würde es dir was ausmachen, mir einen Gefallen zu tun…’ – wenn er solche Dinge sagt, bedeutet das, dass er weiß, dass es nicht wirklich im Projektumfang enthalten ist und du ihn daran erinnern musst. Verweise auf das Lastenheft und hilf dem Kunden zu verstehen, dass das, wonach er fragt, nicht mit einbezogen wurde.

Nachdem du den Scope Creep identifiziert hast, versuche, die Situation mit dem Kunden durchzugehen und ihm einige Optionen zu geben. Kannst du ihre Anfrage für ein neues Feature eintauschen, indem du etwas ähnlich großes herausnimmst? Führt die Verlängerung der Frist zu Effizienzsteigerungen? Kannst du den Antrag auf neue Funktionen in ein neues Projekt aufnehmen?

Angenommen, es ist mehr Arbeit. Dann solltest du eine Änderungsanfrage stellen – im Grunde genommen eine Aktualisierung des Lastenhefts, die detailliert beschreibt, was du mit dem überarbeiteten Konzept machen wirst. Erkläre, inwieweit du mit dem überarbeiteten Konzept vorgehen wirst (und erkläre, was du anders machst als bei dem ursprüngliche Projektumfang), sowie die Auswirkungen auf Budget und Zeitrahmen.

Wie du beginnen musst, um fertig zu werden

Schließlich solltest du daran denken, dass Projekte, die aus der Reihe tanzen, dies oft schon in den allerersten Phasen des Projekts tun. Die Folgen einer zu hohen Flexibilität in den ersten Wochen eines Projekts können enorm sein.

Es bedeutet nicht nur, dass du viel nachholen musst, sondern es erweckt auch die Erwartung, dass der Arbeitsumfang flexibler ist, als er wirklich ist. Die erste Version deines Plans ist deine Ausgangsbasis und beschreibt jeden Schritt, den du ausführen musst, um vom Anfang bis zum Ende deines Projekts zu kommen. Du überlegst dir diese Dinge nicht einfach so!

Vorlage für ein Lastenheft

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Weiterführende Literatur zu Lastenheften (SoW)

Wenn du nach noch mehr Informationen darüber suchst, wie man Lastenhefte verfasst, dann schau dir einige andere großartige Artikel an, die wir über die Erstellung eines Arbeitsumfangs (SoW) gefunden haben.

 

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Ben Aston

About Ben Aston

Ich bin Ben Aston. Ich bin ein digitaler Projektmanager. Seit über 10 Jahren bin ich in der Branche tätig und arbeite in Großbritannien bei den renommiertesten Londoner Medienagenturen wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB. Ich habe alles Mögliche realisiert, von viralen Videos über CMS', Flash-Spiele, Bannerwerbung und eCRM bis hin zu E-Commerce-Seiten. Ich hatte das große Glück, für eine Vielzahl von großen Unternehmen zu arbeiten: Automobilmarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda, Energieversorger wie BT, British Gas und Exxon, FMCG-Marken wie Unilever und Marken aus der Unterhaltungselektronik wie Sony.

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