Wie Sie ein Projektmanagement-Portfolio nutzen, um einen neuen Job zu bekommen
Ein Projektmanagement-Portfolio ist ein nützliches Werkzeug, um Ihren Lebenslauf zu ergänzen und Ihre beeindruckenden Fähigkeiten als Projektmanager nachzuweisen. Aber wie nutzen Sie Ihr erstelltes Portfolio, um sich den nächsten Job, das nächste Projekt oder die längst überfällige Gehaltserhöhung zu sichern?
Worauf Entscheider bei einem Projektmanagement-Portfolio achten
In den vorherigen Teilen dieser Serie haben wir das Thema Projektmanagement-Portfolio ausführlich aus Ihrer Sicht als Projektmanager behandelt. Nun ist es Zeit, noch tiefer zu gehen und Ihre Zielgruppe in den Blick zu nehmen. In vielen Fällen werden Sie Ihr Portfolio nutzen, um eine neue Position oder einen neuen Kunden zu erhalten.
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- Wie gehen Sie mit Konflikten, Problemen, Eskalationen und den weniger schönen Seiten der Projektumsetzung um?
- Können wir Ihnen den Kundenkontakt anvertrauen?
Natürlich beantwortet Ihr Projektmanagement-Portfolio diese Fragen nicht einfach platt. Wenn es das täte, gäbe es für Ihr Publikum keinen Grund, Ihnen Ihre Aussagen zu glauben. Ihr Portfolio muss vielmehr eine Geschichte erzählen, die zu einem vertieften Gespräch einlädt.
So bereiten Sie Ihr Portfolio für den Bewerbungsprozess vor
Ihr Portfolio aus der Sicht Ihrer Zielgruppe zu überprüfen, ist ein guter erster Schritt, um sich Ihre nächste Chance zu sichern. Im nächsten Schritt gilt es, Ihr Portfolio gezielt für den Bewerbungsprozess vorzubereiten. Hier ein paar Tipps, die Sie beachten sollten:
- Erzählen Sie eine Geschichte. Wenn Leute einfach eine Liste Ihrer Erfolge lesen wollten, könnten sie Ihren Lebenslauf anschauen. Ihr Portfolio sollte vielmehr die Geschichte Ihrer Karriere als Projektmanager in einem leicht verständlichen Format erzählen. Prüfen Sie, ob die ausgewählten Beispiele und deren Reihenfolge für einen Entscheider Sinn ergeben.
- Passen Sie den Inhalt Ihres Portfolios an die Stellenbeschreibung an. Grundsätzlich wird Ihr Portfolio ein statisches Dokument sein, das sich nicht von Bewerbung zu Bewerbung radikal verändert. Dennoch sollten Sie zeigen, dass Sie die Anforderungen an die Stelle verstanden haben. Nutzen Sie Ihr Portfolio, um Beispiele für Projektmanagement-Kompetenzen zu präsentieren, die sich nicht so leicht mit einem Aufzählungspunkt im Lebenslauf abbilden lassen (z. B. Verhandlungsführung, Stakeholder-Management, Problemlösung).
- Stimmen Sie Lebenslauf und Portfolio aufeinander ab. Die beiden Dokumente dürfen sich zwar nicht einfach wiederholen, aber sie sollten eine konsistente Geschichte erzählen.
- Nennen Sie in beiden Dokumenten die gleichen Erfahrungen?
- Wenn Sie mit Kennzahlen oder Statistiken arbeiten, stimmen diese überein?
- Ergänzt das Portfolio die Informationen aus Ihrem Projektmanagement-Lebenslauf um nützliche Details?
So passen Sie Ihr Projektmanagement-Portfolio an die jeweilige Gelegenheit an
Neben der Vorbereitung Ihres Portfolios für den Bewerbungsprozess sollten Sie dessen Inhalt auch je nach Gelegenheit anpassen – sei es für ein Projektmanagement-Vorstellungsgespräch, eine Projektpräsentation oder eine Gehalts- beziehungsweise Beförderungsverhandlung. Ihr Portfolio kann sogar als Argumentationshilfe dienen, um den Wert von Projektmanagement innerhalb einer Organisation zu vermitteln.
Wie nutzen Sie Ihr Portfolio in einem Vorstellungsgespräch?
Stellen Sie sich ein typisches Bewerbungsgespräch vor. Sie werfen Ihren Lebenslauf in ein schwarzes Loch, bekommen dann vielleicht einen Screening-Call vom Recruiter, und durchlaufen anschließend mehrere Gesprächsrunden, in denen das Gegenüber jeweils maximal eine Stunde Zeit hat, Sie wirklich kennenzulernen.
Sie laufen Gefahr, diese wertvolle Face-to-Face- (oder Zoom-to-Zoom-) Zeit mit oberflächlichen Gesprächen zu verbringen, bei denen Sie sich kaum von anderen Bewerbern abheben können.
Um dieser Falle zu entgehen, sollten Sie Ihr Portfolio als Lektüre zur Vorbereitung auf das Gespräch einsetzen. Lassen Sie absichtlich manche Fragen offen, um Spannung zu erzeugen und das Bedürfnis Ihres Gegenübers nach mehr Informationen zu wecken. Beispielsweise können Sie einige ansprechende Visualisierungen zusammen mit überzeugenden Projektergebnissen präsentieren, die Neugier – und ein Gespräch – hervorrufen.
Und vergessen Sie nicht, dass Ihr Portfolio auch nach dem Gespräch erneut angesehen werden könnte. Nach Ihrem Meeting könnte die entscheidende Person Ihr Portfolio erneut aufrufen, um Beispiele für das zu sehen, worüber Sie gesprochen haben. Sie könnten Ihr Portfolio sogar nutzen, um andere im Team davon zu überzeugen, Sie bei der Einstellungsentscheidung zu unterstützen.
So nutzen Sie Ihr Portfolio, um ein neues Projekt vorzustellen
Ein neues Projekt vorzuschlagen, ähnelt einem Vorstellungsgespräch für einen neuen Job. Man wirft seinen Vorschlag in ein schwarzes Loch, erhält Rückfragen per E-Mail oder Telefon und bekommt dann vielleicht die Gelegenheit, seine Idee ein oder zwei Stunden lang vorzustellen und Fragen von Leuten zu beantworten, die versuchen, sich ein Bild zu machen.
Strukturieren Sie Ihr Portfolio so, dass es zu Ihrem geplanten Pitch passt – und umgekehrt. Wenn Sie zum Beispiel als kollaborativer Servant Leader wahrgenommen werden wollen, schildern Sie das in Ihren Geschichten. So können Sie ganz natürlich auf Ihre Erfahrungen verweisen, ohne hölzern oder gekünstelt zu wirken (zum Beispiel: „Mein Führungsstil ist mehr der eines Servant Leaders als der sprichwörtliche Elefant im Porzellanladen. Das beste Beispiel dafür ist das Landwirtschaftsprojekt, das ich in mein Portfolio aufgenommen habe, bei dem ich…“)
So nutzen Sie Ihr Portfolio, um eine Gehaltserhöhung oder Beförderung zu erreichen
Sie können Ihr Projektmanagement-Portfolio auch nutzen, um für eine Gehaltserhöhung oder eine Beförderung einzutreten. Gewöhnen Sie sich an, Ihr Portfolio nach jedem erfolgreich abgeschlossenen Projekt zu aktualisieren. So haben Sie eine fertige Präsentation zur Hand, die Sie mit Ihrem Vorgesetzten teilen können, sobald es an die Leistungsbewertung geht.
Bedenken Sie, dass Ihr Vorgesetzter wahrscheinlich ebenfalls bei seinen Vorgesetzten für Sie eintreten muss. Wenn Sie ihm das Portfolio an die Hand geben, machen Sie ihm die Arbeit leicht – statt eine Beurteilung komplett neu zu verfassen, kann er die Datei einfach weiterleiten und mit ein bis zwei Sätzen aus seiner Sicht kommentieren.
Beachten Sie diese Do's and Don'ts, wenn Sie Ihr Projektmanagement-Portfolio nutzen, um für eine Gehaltserhöhung oder Beförderung zu plädieren:
Do:
Heben Sie Ergebnisse hervor (z. B. Anzahl der gelieferten Projekte, eingesparte Stunden/Geldbeträge)
Benutzen Sie Kundenreferenzen oder Lob von Kollegen
Zeigen Sie Ihren individuellen Beitrag auf (z. B. ohne Ihre Führung hätte das Unternehmen eine X% höhere Fluktuation gehabt)
Stellen Sie Weiterbildungen oder Bereiche heraus, in denen Sie sich externes Wissen angeeignet haben, um Ihre Leistung zu verbessern
Don't
Rechtfertigen Sie eine Beförderung nicht mit geleisteten Arbeitsstunden – bei Gehaltsempfang zählen Arbeitsstunden nur, wenn sie auch in Ergebnisse münden
Nennen Sie keine privaten Gründe für eine Gehaltserhöhung, z. B. weil Sie Ihre Miete zahlen müssen
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