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Optimiere deinen Workflow: Die 10 besten Kanban-Tools 2020 (Trello Alternativen)

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Effizientes Projektmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens. Der Einsatz der besten Workflow-App oder Kanban-Tools hilft dir dabei, alles richtig zu machen. Natürlich ist jeder mit Trello vertraut, aber wenn du eine preiswerte oder kostenlose Trello-Alternative suchst, musst du wissen, welche die beste Wahl ist. Wird deshalb ein genauerer Blick auf die besten alternativen Trello-Kanban-Applikationen auf dem Markt.

Die 10 besten Kanban-Tools zur Optimierung des Projektablaufs (die besten Trello-Alternativen)

Es gibt Dutzende von großartigen Kanban-Tools – in diesem Kanban-Tool-Review werfen wir einen detaillierten Blick auf die folgende Software:

kanban tools to improve project flow

Trello ist eines der bekanntesten Kanban-Projektmanagement-Tools, das heutzutage verfügbar ist. Da es eine kostenlose Version anbietet, ist es oft auch die erste Wahl. Wenn du jedoch ein wenig mehr Schwung in deinen Kanban-Tools brauchst, wie z.B. die zusätzlichen Funktionen oder Integrationen, die nicht in der kostenlosen Version enthalten sind, wirst du für diese Power-Ups und zusätzlichen Benutzer bezahlen müssen. Bevor du dich für etwas anmeldest, das deinen Bedürfnissen nicht ganz entspricht, lohnt es sich, sich Alternativen zu Trello anzusehen und dann zu entscheiden, welche Kanban-App für deine Bedürfnisse die beste ist.

Kanban verstehen

Bevor du mit deiner kostenlosen Trello-Alternative loslegen kannst, hilft es dir zu wissen, wofür du sie benutzt. Für eine ausführliche Diskussion darüber, was Kanban ist, empfehlen wir dir, unsere detaillierte Übersicht über diese Workflow-Methodik hier zu lesen. Kurz gesagt, Kanban ist eine Projektmanagement- und Workflow-Methode, die es dir ermöglicht, Multitasking zu minimieren. Außerdem kannst du deine Effizienz bei der Durchführung von Arbeitsprozessen optimieren. Darüber hinaus kannst du die Geschwindigkeit und Qualität der Arbeit verbessern, die dein kollaboratives und selbstverwaltendes Team produziert.

Mit der richtigen Kanban-Board-Software kannst du dich auf deine Prioritäten konzentrieren, dein Team auf dem Laufenden halten, was aktuell ist und was auf dich zukommt. Außerdem kannst du einen konstanten Arbeitsablauf überwachen, besonders in leistungsintensiven Bereichen wie Produktion, Agenturen, Support und Wartung. Dies ist ein Tool, das dir hilft, agile Entwicklung zu verwalten, dank Swimlanes, Aktivitätsstreams, Diagrammen, Karten und einer Reihe von Funktionen, die dir ebenfalls helfen, deinen Workflow zu visualisieren und zu verwalten.

Was zeichnet ein großartiges Kanban-Tool aus?

Die Bedürfnisse eines jeden sind einzigartig. Der Vorteil der Kanban-Methode besteht jedoch darin, dass du, sobald du sie einmal angewendet hast, deinen Workflow relativ einfach standardisieren und optimieren kannst. Deshalb haben wir bei der Suche nach den besten auf dem Markt erhältlichen Trello-Alternativen einige spezifische Auswahlkriterien angewandt. Die Kriterien, nach denen wir diese Alternativen bewertet haben, helfen dir bei der Auswahl eines Tools, das eine optimale Kontrolle über deine Projekte ermöglicht. Dazu gehört auch die Art von Funktionalität, mit der du Kanban für dich arbeiten lassen willst.

  • Das Kanban-Board – Organisiere deine Karten mit Work-in-Progress-Limits, Swimlanes, Unterrubriken, „to do“, „In bearbeitung“ und „Fertig“ Spaltenkategorien, Aufgaben mit Checklisten, Anhängen, mehreren Mitgliedern und Zeiterfassung.
    Kanban-Karten – ordne Aufgaben mit Checklisten und Anhängen zu, bietet verschiedene Ansichten, die Möglichkeit, Aufgaben zu verknüpfen, Aufgabenhierarchie hinzuzufügen, um Karten in Karten zu definieren und Ressourcen zuzuordnen. Außerdem bietet es Kanban-Kartenvorlagen.
  • Analysen/Berichte – erstelle und verbessere Berichte.
  • Automatisierung/Geschäftsregeln/IFTTT – passe den Workflow an dein Umfeld an.
  • Integrationen – lässt sich das Tool problemlos mit anderen Projektmanagement- oder Entwicklungstools integrieren?

Top 10 kanban tools - the best trello alternative

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Hier sind ein paar der besten Kanban-Tools:

monday.com logo - Optimiere deinen Workflow: Die 10 besten Kanban-Tools 2020 (Trello Alternativen)
  • 14 days trial
  • From $17/2 users/month

1. monday.com – Best for customization features

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View tasks on a Kanban board or in lists.

monday.com, an award winning platform, is one of the few tools that prides itself in ‘not being a project management tool’! They’ve done away with a lot of the trimmings of typical tools and focused on simple structures that help clarify the sequence of work that needs to be done.

This tool is a great Trello alternative that can actually offer quite a bit more than Trello can. monday.com features include multiple views of work—view as a list, on a map, on a Kanban board, in a spreadsheet, and other views. Users can upload and attach files to cards, make comments, mention teammates, and more. It also offers a great project reporting dashboard that can collect data from multiple boards, allowing better tracking abilities of progress.

Some standout features of this tool include tools to automate certain processes, as well as customizable task boards that lets users manage tasks by cards, assignees, due dates, hours spent, etc. Overall, it’s a highly customizable tool that lets you work in whatever methodology—kanban or otherwise—that fits your project and team.

monday.com’s integrations include project management apps like Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform and many more, accessible via Zapier.

monday.com costs from $17/month for two users. The company’s customer support is available 24/7 by phone or email.

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  • 30 days free trial
  • From $14/user/month

2. Smartsheet – Best for multiple task views

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Switch between individual and team tasks to easily see what is being worked on.

Smartsheet is an entire online project management suite, but in the suite, they also offer some useful kanban tools. You start by setting up a pre-built Kanban sheet template, to which you can import any existing kanban board data from Trello, Microsoft Excel or Microsoft Project.

A useful feature of Smartsheet’s kanban tool is that you can switch between traditional, grid, Gantt, and calendar views, helping you to see tasks in different ways. It offers all the kanban essentials like attachments, custom fields, and searching for or filtering cards based on different criteria.

In many ways, Smartsheet’s kanban capabilities are comparable to Trello, but for the price, it does offer a few additional features like multiple views that are only available to Trello users through Trello’s paid powerups.

Smartsheet offers most of the integrations you’d need in a kanban tool: integrations include Microsoft and Google apps, as well as development essentials like Jira, and useful business apps like Salesforce, ServiceNow, Slack, Box, and Tableau. The platform is extensible through a REST API and webhooks.

Smartsheet costs from $14/user/month and offers a 30-day trial.

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  • freemium version
  • From $8.25/user/month

3. MeisterTask – Best for automation capabilities

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Color-coded Kanban boards ensure simple organization.

MeisterTask is a beautifully designed and incredibly intuitive Kanban tool. Its Kanban boards can be customized to fit any workflow, from software sprints to sales funnels, and from editorial calendars to your company’s onboarding process. Teams can collaborate on one simple platform, where they can communicate, work together on tasks, and easily track the time they spend on them.

With MeisterTask, you can not only visualize processes but also automate them in various ways. Creating recurring tasks, adding predefined checklists, notifying stakeholders when a task is completed, or ensuring that tasks are assigned and tagged correctly when they are moved to a specific section — all of this can be done automatically. Larger teams will find MeisterTask’s sophisticated roles and permissions management as well as the insights gained through various statistics and reports particularly useful.

MeisterTask offers an extensive online help center, free webinars for new users, and fast email support in case you need to talk to a real person. However, thanks to MeisterTask’s focus on simplicity, even companies who are just getting started on their journey to digital organization are usually able to get productive within minutes after signing up.

MeisterTask integrates with the mind mapping app MindMeister where you can brainstorm and plan with a mind map and then export it onto a Kanban board. MeisterTask comes readily integrated with popular tools such as Slack, Microsoft Teams, GitHub, Zendesk, Harvest, and various email apps. In addition to these native integrations, you can use Zapier or IFTTT to connect your projects with hundreds of other tools.

MeisterTask costs from $8.25/user/month. They also offer a free plan with limited functionality.

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  • 30 days free trial
  • From $15/user/month

4. ProjectManager – Well-rounded PM tool marketed as the

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Marketing itself as the “Ultimate Kanban Board Tool”, ProjectManager.com delivers just about everything you need in a Kanban board, along with real-time reporting, collaboration, and time and expense management features. If you’re looking only for a Kanban board, this software provides way more than you need. However, if you want a whole project management ecosystem around your Kanban board, ProjectManager.com is a great choice.

ProjectManager.com’s Kanban features the ability to attach files to cards, make comments, assign tasks, assign work-in-progress limits, and get an overview of your progress in the dashboard view.

The reporting feature is above average, letting you pull various types of pre-set reports with just a click or create your own custom reports. The only thing it doesn’t do as well as other tools is to build automated workflows. However, it does provide a really useful viewing feature which can help you visualize your workflow, as you can toggle easily between different task views (Gantt chart, list, board).

ProjectManager.com comes with integrations with GoogleApps (like Drive, Gmail, and Calendar), Microsoft Office and Microsoft Project. For other integrations, you can use Zapier.

ProjectManager.com pricing starts at $15/user/month, with their basic “Personal” plan requiring a minimum of 5 users. They offer a 30-day free trial (a credit card is required).

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  • 10 days free trial
  • From $18/month for 6 users

5. Zoho Projects – Project management tool with Kanban, Gantt or list views you can easily switch between anytime you like

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Zoho Projects is an award-winning project management and collaboration tool from Zoho. It offers flexibility and customizations to suit the needs of traditional project managers as well as agile teams.

Drag and drop kanban cards towards completion. The cards can be sorted as per status, priority, completion percentage or even across task lists.

The dashboard can be fully customized according to user preferences. And with Zoho’s Analytics integration, these capabilities can be extended – users can generate 50 plus charts and reports with this integration.

All aspects of the UI from theme colors to arrangement and visibility of the various modules can be changed to suit a user’s preferences. By converting projects into templates, users can reuse previously created timelines and assignees for future projects. Zoho projects also offers free onboarding for its customers, free support and a comprehensive online help guide for all users.

Being part of the Zoho’s ecosystem allows Projects to connect to several of Zoho’s own services such as Zoho Books, Zoho CRM and Zoho’s finance suite. The new Zoho marketplace allows 3rd party integrations as well. Integrations via Zapier and Zoho Flow are also supported.

Starts from $18 for 6 users. Free 10 day trial available. No credit card information required.

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  • 30 days free trial
  • From $6.60/user/month

6. Kanbanize – Best for agile project management

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Divide your workflow into multiple Kanban boards to visualize all tasks at once.

Kanbanize is a Kanban software for agile project management. Kanbanize help companies visualize work, track projects, and optimize workflows to achieve organizational transparency increase efficiency.

To bring simplicity, productivity, and efficiency to the way you work, their features include initiatives and timeline workflows for planning, customizable Kanban boards, business automation rules, a powerful analytics module, and more.

Within the system, users can structure and visualize their daily work – plan initiatives and projects, break them down into manageable tasks, visualize dependencies, and create multiple workflows for cross-functional teams.

Work and project progress is shown in real-time to eliminate the need for constant status updates and reporting. As a result, project delivery becomes transparent and more predictable and you can increase your efficiency by spending time on the work that brings value.

Having the ability to integrate with multiple other systems such as Google Drive, Dropbox, GitHub, Jira, and other tools (and you can also connect through Zapier), Kanbanize brings more agility to your business processes.

Kanbanize costs from $99/month for 1-15 users (so, that’s anywhere between $99 to $6.60 per user per month).

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  • freemium version
  • From $5 per user monthly, $4.17 if paid annually

7. Hubstaff – Best project management software for agile capabilities

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A task card in Hubstaff Tasks with comments, due dates, checklists, and more options for task visibility.

Hubstaff Tasks is a visual project management tool with several features that simplify team collaboration and accomplishing tasks. It uses Kanban-style boards with tasks represented as Kanban cards and project stages represented as columns.

Hubstaff Tasks lets you move tasks from one project stage to another with a drag-and-drop mechanism. You can create checklists within tasks for easy progress tracking, as well as attach files and add tags to them. Mentioning team members in comments on task cards will send notifications to them, ensuring your team stays on top of all updates.

The tool’s Agile Sprints feature allows users to organize and prioritize tasks and projects into sprints. You can see all assigned tasks in current and future sprints as well as tasks in the backlog. As a result, you’ll be able to meet deadlines and avoid workflow impediments more easily. Users can also set up custom workflows and automations that automatically assign tasks to team members and move projects forward.

Hubstaff Tasks has a free plan for up to 5 users and 10 projects. The premium plan costs $5 per user per month or $4.17 per user per month for an annual plan.

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  • freemium version
  • Free forever with paid plans starting at $5/month

8. ClickUp – Best free plan for a Trello alternative

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Organize tasks and projects on Kanban boards customized to your workflow.

ClickUp is a project management software and Kanban tool with powerful features for managing and completing all your team’s projects in one platform. Users can plan projects, schedule tasks, and manage resources in a centralized workspace on Kanban boards, as well as calendars, Gantt charts, timelines, and more.

Task management features include task checklists, subtasks, and task templates, as well as the ability to filter, sort, search for, easily reorder, and view tasks in the manner most convenient for the team. Users can also create Gantt charts, calendars, and timelines to visualize tasks.

ClickUp also includes features for creating, sharing, and collaborative editing for Wikis and documents. Users can comment on documents and tasks, assign comments, and chat with other team members for increased communication and collaboration. Reporting features include the ability to create custom dashboards, as well as six built-in report types for team reporting.

ClickUp offers native integrations with Slack, G Suite, Dropbox, and many more tools, as well as over 1,000+ integrations through Zapier.

ClickUp’s free plan is robust and includes all primary features. The unlimited plan starts at $5 a month per user and offers additional functionality.

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  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $9.80/user/month

9. Wrike – Best Trello alternative for team collaboration

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Along with Kanban boards, Wrike also offers table views, list views, and chart views for displaying priorities.

Wrike is an award-winning, easy-to-use project management software trusted by 20,000+ organizations worldwide. The tool is suitable for teams with anywhere from five to an unlimited number of team members. Wrike includes Kanban board features and is highly configurable, allowing users to customize workflows, dashboards, reports, request forms, and more.

Wrike’s simple interface enables users to switch between customizable, shareable Kanban boards, one-click Gantt charts, and traditional workload views, allowing them to choose how to visualize their priorities. Wrike also features task lists, subtasks, calendars, shared workflows, file sharing, and real-time collaboration.

Wrike has an easy-to-use, intuitive interface and navigation with distinct spaces, folders, and tasks. Users can toggle between the home screen and timesheets, dashboards, calendars, reports, and the notification stream.

Wrike offers 400+ pre-built native integrations, including integrations with the most popular file management software from Microsoft, Google, and Dropbox, along with sales and marketing software from Salesforce and Marketo.

Pricing for Wrike starts at $9.80 per user per month. There are four different price points, including a free version and plans which offer the ability to invite free external collaborators to a paid account.

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  • freemium version
  • From $9.99/user/month

10. Trello – Best for integration options

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Trello has an easy-to-use interface for visualizing workflow.

As one of the best Kanban tools in the market, we couldn’t leave Trello out of this list. So even if you’re looking for a Trello alternative, you can use this review of Trello as a point of comparison as you scope out the options.

This tool enjoys widespread use and has integrations with Salesforce, Slack, GitHub, Google Drive, Evernote, and many other apps and platforms, made available through upgrades called “Power-Ups”. You can configure your own automated flows by integrating Trello with IFTTT (for example, every time a new GitHub bug is detected, Trello automatically creates a card).

This configurable approach has the advantage of being lightweight and highly customizable. On the flipside, it does require you to have the ability to clearly think through and set up your automated process as opposed to choosing from a list of pre-configured business rules.

The only thing that we consider a downside of this tool is the lack of expenses and time tracking, although an integration can solve this shortcoming.

All around, this is a great tool and has the added advantage of popularity—onboarding Trello is that much simpler because many of your team members are probably familiar with it.

Trello costs from $9.99/user/month. There’s also a free version with limited functionality.

Zusammenfassung von The Best Kanban Tools:

SoftwareOverviewFree OptionPriceSite
monday.commonday.com logo Read monday.com features & functionality

14 days trial

From $17/2 users/month Check out monday.com
SmartsheetSmartsheet logo Read Smartsheet features & functionality

30 days free trial

From $14/user/month Check out Smartsheet
MeisterTaskMeisterTask logo Read MeisterTask features & functionality Freemium version From $8.25/user/month Check out MeisterTask
ProjectManagerProjectManager logo Read ProjectManager features & functionality

30 days free trial

From $15/user/month Check out ProjectManager
Zoho ProjectsZoho Projects logo Read Zoho Projects features & functionality

10 days free trial

From $18/month for 6 users Check out Zoho Projects
KanbanizeKanbanize logo Read Kanbanize features & functionality

30 days free trial

From $6.60/user/month Check out Kanbanize
HubstaffHubstaff logo Read Hubstaff features & functionality Freemium version From $5 per user monthly, $4.17 if paid annually Check out Hubstaff
ClickUpClickUp logo Read ClickUp features & functionality Freemium version Free forever with paid plans starting at $5/month Check out ClickUp
WrikeWrike logo Read Wrike features & functionality Freemium version

14 days free trial

From $9.80/user/month Check out Wrike
TrelloTrello logo Read Trello features & functionality Freemium version From $9.99/user/month Check out Trello

Oder probiere eine andere Trello-Alternative:

Es gibt so viele Alternativen zu Trello – wenn die oben genannten nicht in Frage kommen – probiere eine davon aus:

  1. ZenkitUmfassende Verwaltungssuite, die als Kanban-Board, CRM, Planungs-Tool, Collaboration-Tool, Bug-Tracker und mehr fungiert
  2. LeanKitKanban-Software speziell für schlankes Projektmanagement
  3. WimiTool-Suite für Zusammenarbeit und Verwaltung, die kostenlose persönliche Kanban-Software bietet
  4. TaskworldLangjähriges Tool mit Kanban-basierten Funktionen zum Verwalten von Projekten, Zeiten, Dateien, Kommunikationen, Zeitplänen und mehr
  5. Hygger
  6. KanbanflowEinfache und erschwingliche Trello-Alternative (keine Benutzerbegrenzung für den kostenlosen Tarif und nur 5 USD / Monat für den Premium-Tarif)
  7. Pivotal TrackerEinfaches Tool für die Verwaltung agiler Softwareentwicklungsprojekte mit über 140 vorgefertigten Integrationen
  8. KanboardDiese kostenlose Trello-Alternative ist Open Source. Kein Schnickschnack: selbst gehostet und einfach zu installieren
  9. RestyaPoliertes, Trello-ähnliches Kanban-Board, das Open Source ist, mit den zusätzlichen Vorteilen der Offline-Synchronisierung und einer mobilen App
  10. OraSehr anpassbares, agiles PM-Tool mit einer großartigen Benutzeroberfläche
  11. ProggioCollaborative PM-Software mit zahlreichen Projektansichten wie Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen, Aufgabenlisten und vielem mehr
  12. RindleSoftware für die Entwicklung von Teams zur Automatisierung von Aufgaben und Prozessen bei gleichzeitiger Konsolidierung von Projektdaten in nützlichen Berichten
  13. AssemblaEnterprise-Softwareentwicklungsplattform mit robusten Funktionen für das Projekt- und Programmmanagement, mit denen Sie Projekte mit verschiedenen Methoden wie Kanban, Scrum und SAFe ausführen können
  14. KantaskEinfache Kanbansoftware für Transparenz, Koordination und Ausrichtung in multidisziplinären Teams
  15. NuvroEinfach zu verwendende Projektmanagement-Software mit Funktionen für das Aufgabenmanagement auf Unternehmensniveau

Möchtest du die Optionen eingrenzen?

Dieses Tool ist ziemlich nützlich. In Zusammenarbeit mit Crozdesk haben wir uns bemüht, dir Zugang zu dem „Software-Finder“ zu geben.

Wenn du einige der Details über dein Projekt und die Funktionen, die du in einem Projektmanagement-Tool suchst, eingibst, wird eine Liste von Tools erstellt, die deinen Präferenzen entsprechen. Du gibst deine E-Mail an das Team weiter und es schickt dir einen nützlichen PDF-Leitfaden mit einer Zusammenfassung deiner besten Übereinstimmungen.

So wählst du die richtigen Kanban-Tools für dein Team aus

Wie bei allem, was mit Projektmanagement zu tun hat, gibt es ein paar Dinge zu beachten, bevor du deine Wahl zwischen Workflow-Anwendungen triffst. Berücksichtige bei deiner Entscheidung diese wichtigen Überlegungen:

Die Größe deines Teams

Welche App passt am besten zu deinem Team? Kann sie im Laufe der Zeit richtig skaliert werden, um einem wachsenden Team gerecht zu werden?

Welche Tools es integrieren soll

Vielleicht nutzt du GitHub, Slack, Asana oder andere Team-Management-Tools, oder du brauchst es, um auf mehreren Geräten, einschließlich Mobilgeräten, zu arbeiten. Achte darauf, dass das von dir gewählte Tool alle deine Anforderungen erfüllt – oder so anpassbar ist, dass es später aktualisiert werden kann.

Projekt-Workflow

Nicht alle Tools können das Projektvolumen einiger Unternehmen bewältigen. Prüfe daher, wie viele Projekte du leicht auf einmal verwalten kannst.

Einrichtzeit und -kosten

Wie schnell kann es installiert werden bzw. ist es sofort in der Cloud verfügbar? Wie sieht es mit der ständigen Kundenbetreuung aus? Handelt es sich um eine gehostete Anwendung oder muss die IT-Infrastruktur gewartet werden?

Einfachere Integration in das System

Wie einfach ist es, die Plattform sofort zu nutzen? Und wie viel Training wird benötigt, um alle auf den neuesten Stand zu bringen?

Was denkst du darüber?

Welche sonstigen Aspekte berücksichtigst du bei der Suche nach einer Trello-Alternative? Hast du Empfehlungen für eine gute Projektmanagement-Software? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.

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Ben Aston

About Ben Aston

Ich bin Ben Aston. Ich bin ein digitaler Projektmanager. Seit über 10 Jahren bin ich in der Branche tätig und arbeite in Großbritannien bei den renommiertesten Londoner Medienagenturen wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB. Ich habe alles Mögliche realisiert, von viralen Videos über CMS', Flash-Spiele, Bannerwerbung und eCRM bis hin zu E-Commerce-Seiten. Ich hatte das große Glück, für eine Vielzahl von großen Unternehmen zu arbeiten: Automobilmarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda, Energieversorger wie BT, British Gas und Exxon, FMCG-Marken wie Unilever und Marken aus der Unterhaltungselektronik wie Sony.

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