Profitable projects as easy as G Suite.
Book a demo.

Our friend and supporter

Wenn es als Projektmanager eine Sache gibt, die wir alle sicher wissen, dann ist es, dass nichts sicher ist. Das Management von Änderungen und unerwarteten Variablen ist mit dem Thema verbunden. Aber möglicherweise wird eine der größten Herausforderungen, vor denen du als Projektmanager stehst, in ein Projekt geworfen zu werden, das bereits angefangen hat. Vielleicht hast du gerade einen neuen Job angefangen und du wirst in ein laufendes Projekt einbezogen. Oder ein anderer PM ist plötzlich gegangen und du nimmst seinen Platz ein.

Nachfolgend habe ich 10 Projektmanagement Fragen skizziert, die jeder Projektmanager stellen muss. Diese Liste ist nur ein Ausgangspunkt und kein Ersatz für eine offizielle PM-Schulung. Aber diese grundlegenden Fragen können dazu dienen, dich zu einem reibungslosen Ablauf zu führen. Natürlich können diese Fragen auf jedes einzelne Projekt oder jeden Kunden zugeschnitten werden. Die Fragen können persönlich in einem Meeting, virtuell per E-Mail oder am Telefon gestellt werden.

Unabhängig davon, wie du es machst. Dokumentiere die Antworten, damit du später auf sie zurückgreifen kannst. Oder teile sie bei Bedarf mit dem Team/Stakeholder.

project management questions to ask before starting a project - new pm

10 Projektmanagement Fragen vor Beginn eines Projekts

1. Was werden wir eigentlich umsetzen?

Ein Projekt kann ein übergreifendes Ergebnis haben. Eine Website, ein Programm, eine Veranstaltung oder ein Markendesign. Die meisten Projekte bestehen jedoch aus mehreren oder mehreren Phasen oder Elementen. Diese sollen in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden. Alle deine Unterlagen, einschließlich Umfang/Angabe von Arbeits-, Vertrags- und Projektplan, sollten eine übersichtliche Liste aller Elemente enthalten. Wenn du zum Beispiel eine Website erstellst, kann die Liste Folgendes enthalten:

  • Kickoff
  • Content-Strategie
  • Wireframes
  • Entwurf Runde 1
  • Entwurf Runde 2
  • Entwurf Runde 3
  • Entwicklung
  • Content-Eingabe
  • Prüfung
  • Launch
  • Support

Auch wenn es sich bei dem Projekt um eine “Website” handelt. Es liegt in deiner Verantwortung als Projektleiter, über alle Leistungen und bewegten Elemente informiert zu bleiben. Dadurch wird sichergestellt, dass diese in der richtigen Reihenfolge, pünktlich und nach Vorgaben ausgeführt werden. Bitte deinen Vorgesetzten, dein Team oder deinen Kunden, zu bestätigen, dass du die vollständige Liste der Ergebnisse hast und nichts fehlt. Achte auch darauf, was erledigt ist, was im Gange ist und was noch kommen wird.

2. Was werden wir NICHT umsetzen?

Genauso wichtig ist es, was NICHT Teil des Projekts ist. Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um Umfangsschwankungen, Verwirrung und zusätzliche Arbeit zu vermeiden. Z.B. bei der einfachen Website von #1 bietet dein Unternehmen eine Inhaltsstrategie an. Bedeutet das aber auch, dass du die komplette Textfassung schreibst? Und Fotos, Videos oder Illustrationen/Visuals zur Verfügung stellst, um damit Schritt zu halten? Achte darauf, dass du deine Stakeholder fragst, ob sie diese Art von Elementen bereitstellen. Ebenso, ob sie sie in den Umfang aufnehmen wollen.

Es gibt natürlich auch einen Mittelweg, bei dem du vielleicht eine andere Firma oder ein Partnerunternehmen empfehlen kannst. Damit du z.B einige zusätzliche Dienstleistungen erbringen kannst. So oder so, es ist unglaublich wichtig, frühzeitig zu bestimmen, wer für alle Elemente des Projekts verantwortlich sein wird. So hast du 2 Wochen vor dem Start keinen Kunden, der erklärt, dass er dachte, dass du die Kopie bereitstellst. Wenn der vorherige PM des Projekts dies bereits mit dem Kunden besprochen hat, könnte eine erneute Anfrage eine gute Gelegenheit sein. Dort kann man sich informieren, ob der Kunde seine Meinung geändert hat. Es kann auch eine Gelegenheit sein, mehr Dienstleistungen zu verkaufen.

project management questions to ask before starting a project - what are we not delivering

Weil wir auch nicht alles können.

3. Gibt es eine Deadline?

Die meisten Projekte haben Fristen. Ob du es glaubst oder nicht, das ist eine gute Sache. Eine konkrete Zeitspanne, innerhalb derer du ein Projekt abschließen musst, hilft deinem Team, konzentriert zu bleiben. Es sorgt hoffentlich auch dafür, dass der Kunde konzentriert bleibt. Außerdem hilft es dir, die Zeit- und Budgetzuteilung zu ermitteln. Wenn du an einem neuen Projekt arbeitest, frage deine Stakeholder nach ihren Fristen. Möglicherweise gibt es einen festen Termin aufgrund einer Produkteinführung, einer Veranstaltung oder eines begrenzten Budgets. (Ich nenne das eine “Drop-Dead-Deadline”.) Manchmal wird man feststellen, dass die Deadlines etwas flüssiger sein können, d.h. “wir möchten, dass dies irgendwann in diesem Sommer erledigt wird.” So oder so, solltest du als PM bestimmen, wann der wahre Termin ist. So oder so, damit du von dort aus rückwärts planen kannst. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um den Fortschritt anhand deiner Zeitachse zu überprüfen. Wenn du erst vor Ort angekommen bist, ist dein Team dann auf dem richtigen Weg, um innerhalb der Frist fertig zu werden? Sollte das der Fall sein, dann toll! Wenn nicht, dann ist hier deine Gelegenheit, zu beurteilen, was falsch ist und es zu reparieren, um wieder auf den richtigen Weg zu kommen.

4. Was ist der Maßstab für den Erfolg?

Dies ist eine der wichtigsten Fragen des Projektmanagements, die zu Beginn eines jeden Projekts zu stellen sind. Ein Ziel mag einfach erscheinen. Zum Beispiel: Erstellen und Starten einer neuen Website. Aber fürchte dich nicht, ein wenig tiefer zu graben. Befrage deine Kunden und Stakeholder, was sie wirklich mit dieser Arbeit erreichen wollen. Wollen sie mehr Markenbekanntheit gewinnen? Sicherstellung einer erfolgreichen Produkt- oder Programmeinführung? Mehr Benutzer akquirieren? Den Umsatz steigern? Bringe deinen Kunden dazu, offen mit dir darüber zu sprechen, warum er mit diesem Projekt beginnt. Halte dieses Ziel an der Spitze deiner Diskussionen. Zu wissen, wie der Erfolg wirklich aussehen wird, kann deinem Team helfen, sich zu konzentrieren. So kannst du wichtige Entscheidungen während der gesamten Lebensdauer des Projekts treffen.

Wenn du mitten in der Projektlaufzeit in das Projekt einsteigst, ist dies auch ein guter Zeitpunkt für dich. Frag die Stakeholder, ob sich ihre Vision/Ziele seit dem Start überhaupt verändert haben. Außerdem kannst du ihnen am effektivsten helfen, alle ihre Ziele zu erreichen.

5. Wer ist der Kunde…. wirklich?

Wenn du in einer Agentur arbeitest, bin ich sicher, dass dir das auch schon passiert ist. Ich weiß, dass es mir öfter passiert ist, als ich zählen kann! Während du ein Projekt gewinnst, hast du es mit einem oder vielleicht ein paar Einzelpersonen zu tun. Aber wenn die Arbeit erst einmal begonnen hat, kommen plötzlich andere Leute aus der Ecke, um Feedback zu geben und Entscheidungen zu treffen. Ich nehme es den Kunden nicht übel, wenn sie viele Köche in die Küche bringen. Das könnte eine Frage der Politik sein. Vielleicht möchte der erste Mitarbeiter eine zweite (oder dritte, vierte oder fünfte) Meinung über die Arbeit einholen. So müssen sie nicht allein für den Erfolg des Endprodukts verantwortlich sein. Schließlich dürfen wir nicht vergessen, dass deine Kunden in vielen Fällen viel Zeit und Vertrauen in dein Team investieren und Anspruch auf eine gewisse Beteiligung an der Arbeit haben. Was auch immer der Grund ist, ich persönlich glaube, dass du dieses manchmal frustrierende Phänomen der “Multiplikation von Kunden” bewältigen kannst, indem du einfach von Anfang an fragst. “Wessen Meinung ist wichtig? Gibt es zusätzliche Stakeholder, die einbezogen werden, um Feedback auf der ganzen Linie zu geben?”. Auf diese Weise kannst du nicht nur auf den Wahnsinn vorbereitet sein im Falle eines Falles. Du kannst auch deinen primären Kunden sanft daran erinnern, dass sie zugestimmt hat, dass du nur Notizen von 2-3 Personen machen würdest. Und jetzt, da 10 Leute ihre 2 Cent einbringen, könnte es sein, dass es zu einer Umfangsverschiebung kommt.

6. Wer ist der Ansprechpartner?

Diese Frage mag überflüssig erscheinen, wenn du bereits mit einem scheinbar engagierten Projektteam arbeitest. Aber es ist äußerst wichtig, festzustellen, wer der Hauptansprechpartner für ein Projekt ist, der im Notfall die endgültige Entscheidung trifft. Und eine Bonusfrage des Projektmanagements: Erkundige dich, was die bevorzugte Art der Kommunikation ist. E-Mail? Bürotelefon? Handy?  Die letzte Sache, um die du dich sorgen willst, wenn etwas bei einem Projekt aus den Fugen gerät. Es geht darum, an wen du dich wenden solltest und ob sie sogar deine E-Mails lesen werden.

7. Wer macht die Arbeit?

Die meisten der Projektmanagement-Fragen auf dieser Liste sind Fragen, die du deinen Kunden/Stakeholdern stellen wirst. Aber diese Frage ist extrem wichtig und es geht nur um dein internes Team. Möglicherweise trittst du einem Projekt bei, bei dem du die Designer, Entwickler usw. bereits kennst. Oder vielleicht hast du gerade erst bei einer neuen Firma angefangen, bei der du keine Seele kennst! So oder so, sobald du mit dem Projekt vertraut bist, solltest du sicherstellen, dass du die richtigen Leute am Arbeitsplatz hast. Verfügt jeder über die notwendigen Fähigkeiten, um die Arbeiten termingerecht und budgetgerecht abzuschließen? Braucht jemand im Team zusätzliche Schulungen oder Unterstützung? Hast du alle benötigten Positionen besetzt und Auftragnehmer/Freiberufler gefunden, wenn du zusätzliche Hände an Deck brauchst?

8. Wer ist das Publikum für das Werk?

Im Projektmanagement denken wir oft daran, dass jedes Projekt zwei verschiedene Interessengruppen hat. Der Kunde oder die Person, die die Arbeit anfordert, sowie das Team oder die Personen, die die Arbeit erledigen. Aber es gibt in der Regel eine dritte und manchmal stille Gruppe von Stakeholdern. Es handelt sich um das Publikum/Verbraucher/Empfänger/Benutzer. Sie werden mit der Arbeit interagieren, sie kaufen oder sie ansehen, wenn sie fertig ist. Das Publikum für deine Arbeit ist extrem wichtig. Einige Projekte ermöglichen es, Umfragen oder Recherchen durchzuführen, um mehr über den Verbraucher am anderen Ende deiner Projektarbeit zu erfahren. Aber wenn nicht, kannst du immer noch diese Frage an den Kunden, dein Team und dich selbst stellen: Für wen entwickeln wir das und was ist wichtig für sie? Die Antworten auf diese Projektmanagementfragen werden dir zweifellos helfen, dich auf das zu konzentrieren, was du wirklich zu erreichen versuchst.

project management questions to ask before starting a project - who is the audience

Es ist wichtig, das Publikum zu kennen, um sie für sich zu gewinnen.

9. Wurde das schon mal gemacht?

Selbst die innovativste, einzigartigste und bemerkenswerteste Arbeit in unserer Branche baut in der Regel auf etwas auf oder lässt sich von etwas inspirieren. Es ist keine Schande zu beobachten, was es sonst noch gibt oder von ähnlichen Organisationen gegeben hat, wenn du deinem neuen Projekt zugewiesen wirst! Wenn du deine Stakeholder (Kunden UND internes Team) fragst, welche anderen Projekte bereits durchgeführt wurden, von denen dein Team Inspiration/Lernen kann, ist das eine großartige Möglichkeit, alle für die kommende Arbeit zu begeistern. Ich mag es, Kunden zu bitten, mir Beispiele von Produkten/Projekten zu zeigen, die sie inspirieren. So weiß mein Team, worauf es ankommt und kann hoffentlich die Erwartungen übertreffen.

10. Was könnte im Weg stehen?

Ob du es glaubst oder nicht, ich denke, das könnte meine Lieblingsfrage sein, die ich stellen sollte, wenn ich ein neues Projekt beginne. Es mag ein wenig chaotisch erscheinen, sich mit all den potenziellen Problemen zu befassen, mit denen du als Team, das mit dieser Arbeit beginnt, konfrontiert sein könntest. Aber ich denke, dass das Zusammenkommen, um potenzielle Hindernisse für den Erfolg verantwortungsbewusst zu identifizieren, nicht nur eine Übung zur Demut ist. Ich hoffe, du hast dich bereits gegen gängige Gefahren versichert. Personal, Zeitleiste, Budget, technische Daten usw., aber was könnte sonst noch alles verhindern, was planmäßig passiert? Verbünde dich mit deinem Team und frage deine Stakeholder, was sie als potenzielle Hindernisse für den Erfolg voraussehen. Oder was bereits sogar geschehen ist. Dann stelle sicher, dass du als PM über diese Probleme informiert bist und bereit bist, sie anzugehen, falls sie wieder auftauchen.

project management questions to ask before starting a project - what might get in the way

Weil dir vielleicht ein paar Dinge im Weg stehen…?

Des denkst du über das ganze?

Gibt es eine wichtige Frage, die wir nicht erwähnt haben? Lasst es uns in den Kommentaren wissen.

 

Our friend and supporter:

Profitable projects as easy as a G Suite.

BOOK A DEMO
Joanna Leigh Simon

Joanna Leigh Simon

Joanna Leigh Simon ist Produzentin bei den Heads of State, einem Design- und Markenstudio in Philadelphia, PA. In den letzten 7 Jahren hat sie in kleinen, arbeitsintensiven Agenturen gearbeitet und Hunderte von Projekten in verschiedenen Medien realisiert, darunter Websites, Videos und Filme, Werbung, Markenzeichen und Grafikdesign. Als Frau aller Fachrichtungen und Meisterin der Branche wechseln Joannas Rollen täglich von reinem Projektmanagement und Traffic-Monitoring zu Kundenservice, Strategie, Texterstellung, Vendor-Akquisition, Business Development und Prozessimplementierung. Zu den Kunden gehören Johnson & Johnson, The Greater Philadelphia Tourism & Marketing Corporation (GPTMC), Interboro Spirits & Ales, New Balance, Conan on TBS und Penguin Books.

Kommentar verfassen