Projektantagelser: Sådan opdager og udfordrer du dem

Disse antagelser opstår, fordi vi tror, at andre mennesker ved det samme som os, hvad enten det handler om et projekt, dets drivkræfter eller endda specifikke færdigheder. 

En type antagelse opstår, når vi ikke har alle oplysningerne, men er ret sikre på vejen frem. Et eksempel er, at vi måske antager, at betalingsgatewayen har en API, som vi kan bruge til at integrere med vores kundes netbutik. Det er en rimelig antagelse i dag, at de vil have API'er til rådighed. 

Denne type antagelser identificeres normalt tidligt og tilføjes til en eller flere af følgende:

• RAID-log (som bruges til at registrere projektrisici, antagelser, problemer og projektafhængigheder)
• Projektgrundlag
• Projektplan
• Specifik antagelseslog
• Projektstyringsværktøj eller projektstyringssoftware 

Den anden type projektantagelse, antagelser i kommunikationen, kan være lidt mere uhåndgribelig og svær at få øje på.

Det, der gør disse antagelser mere udfordrende, er, at de opstår på begge sider af projektet, både hos leverandøren og kunden, og at de ofte gøres ubevidst. Din kunde eller en vigtig interessent kan for eksempel antage, at en bestemt funktion var indlysende, og derfor har de ikke tænkt på at bede dig om den.

Bemærk: Disse kommunikationsstrategier inden for projektledelse kan også hjælpe med at reducere antagelser.

Hvorfor er projektantagelser vigtige?

Projektantagelser er vigtige, fordi de kan introducere en stor potentiel risiko for dit projekt. Som projektleder holder du konstant øje med projektrisici og udarbejder beredskabsplaner for dem, eftersom du beskytter projektets omfang, budget og projektets tidslinje eller tidsplan. Antagelser er risikoverdenens ninjaer; de sniger sig ofte ubemærket ind og forsvinder sporløst, efter at skaden er sket. 

Antagelser fører til misforståelser, som alvorligt kan afspore dit projekt eller forårsage udvidelse af projektomfanget. Hvis du ikke har forstået, hvad der skal leveres, og i stedet har gjort dig antagelser, vil du færdiggøre arbejdet og aflevere det for derefter at blive mødt med det frygtede “det var ikke det, jeg bad om”. Alt dette får dig til at justere din plan og udføre den del af arbejdet igen, hvilket koster dig tid og tærer på dit projektbudget. 

Der er dog en fordel ved dette. Når du først er opmærksom på disse typer antagelser, vil du opdage dem dukke op overalt, også uden for projektplanlægningsprocessen eller arbejdsgangen, hvor du normalt vil afdække de fleste projektantagelser.

Deres skjulte natur er ikke længere lige så skjult, hvilket betyder, at du kan reducere deres potentielle indvirkning og udfordre dem på ethvert tidspunkt i projektets livscyklus, før de skaber problemer.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Sådan udfordrer du projektantagelser

Du kan håndtere projektantagelser ved at stille de rigtige spørgsmål. Jeg ser spørgsmål som noget, der har to funktioner i denne sammenhæng: 

1. De hjælper os med at indsamle flere oplysninger
2. De får folk til at tænke anderledes og giver anledning til nye erkendelser

Spørgsmål er den eneste måde at udfordre og fjerne antagelser effektivt på. Jeg kan godt lide Stephen Coveys tilgang fra hans bog 7 gode vaner hos mennesker, der ændrer verden: “Søg først at forstå, derefter at blive forstået”. 

Nogle gange kan det virke, som om du stiller for mange spørgsmål eller spørgsmål, der synes at have et indlysende svar, men du må først søge at forstå, før du kan skabe en plan, der skal forstås.

Indsamling af oplysninger

Formålet med et spørgsmål er at opnå større forståelse. Når det gælder håndtering af antagelser, er det her, du beder om en afklaring. Du kan forvente flere detaljer, efterhånden som du går fra overordnede udsagn til mere specifikke detaljer. 

Hvis du til sidst stiller tilstrækkeligt mange spørgsmål, vil den person, du spørger, enten begynde at gentage sig selv eller være ude af stand til at svare. Sådan ved du, at du har fået alle de oplysninger, som vedkommende har til rådighed.

Ændring af tankegang

Denne grund til at stille spørgsmål kan virke mere fremmed for nogle, men den er meget nyttig til at få folk til at blive opmærksomme på antagelser, de gør sig, og som de ikke selv er bevidste om. 

Disse spørgsmål har en tendens til at være mere kunstfærdigt vage end dem, der bruges til at indhente oplysninger, da de er designet til at få folk til at stoppe op og tænke. Når du bruger spørgsmål til at ændre tankegangen, vil du normalt have den person, der svarer, til at stoppe op et øjeblik. Sådan ved du, at vedkommende er nødt til at lede efter svaret og derfor har ændret sin tankegang om det pågældende emne.

Håndtering af projektantagelser med spørgsmål

Du skal være opmærksom, når du stiller spørgsmål, da de kan være et tveægget sværd. Hvis du ikke passer på, kan du ende med at gøre dig yderligere antagelser ved at stille det, man i coachingverdenen ville kalde et urent spørgsmål.  

“Jeg forstår det sådan, at du mener en opfordring til handling, der linker til din butik, når der trykkes på den?” 

Dette er et godt eksempel på et urent spørgsmål. Vi har indføjet vores fortolkning af forespørgslen i stedet for at afklare den. Det er også stillet på en måde, der lægger op til et ja- eller nej-svar. Hvis kunden i dette tilfælde svarer ja, kan du ende med at have forskellige antagelser om funktionaliteten, f.eks.: 

• Om linket åbnes i en ny fane
• Om linket fører til butikkens forside eller til en specifik landingsside
• Om udformningen vil være den samme som for de andre opfordringer til handling på webstedet
• Hvor det vil blive placeret

Vi vil gerne stille rene spørgsmål, der er fri for fordomme og ledende udsagn. I eksemplet ovenfor ville et bedre spørgsmål være noget i stil med: 

“Kan du forklare mig den trin-for-trin-brugerrejse, du forestiller dig, fra en kunde besøger dit websted, til kunden når din netbutik ved hjælp af denne opfordring til handling?”

Sådan formulerer du spørgsmål, så den rigtige betydning kommer frem.

Spørgsmål, der udfordrer dine antagelser

Du vil lægge mærke til flere antagelser, efterhånden som din opmærksomhed rettes mod dem. Alligevel er det ofte værd at begynde med spørgsmål til dig selv.

• Spørg dig selv: Hvad antager du om denne forespørgsel? Du kan gå videre ved at spørge, om forespørgslen kan fortolkes på en anden måde. Forstå, hvilke antagelser der ligger i forespørgslen, og formulér derefter dine spørgsmål for at få flere detaljer. Vær klar og specifik. Prøv at holde dig til spørgsmål af typen hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor og hvordan, og undgå spørgsmål som: mente du, er det noget i stil med osv. 
• Stil ét spørgsmål ad gangen. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt et spørgsmål er rent eller ej, så undersøg, om du præsenterer en løsning. Urene spørgsmål indeholder svar, så hvis der kan svares ja eller nej på det, er det potentielt urent, medmindre det er meget specifikt, f.eks. “Er hex-koden for den farve, du ønsker, #1E4BF5”.

Ved at indhente yderligere detaljer på denne måde udfordrer du dine antagelser ved at fjerne dem fra dine spørgsmål og hjælper dig selv med at forstå mere om forespørgslen. Dette gælder både antagelser, du selv gør dig, og dem, som forespørgslen får dig til at gøre dig, fordi der ikke er tilstrækkeligt med detaljer.

Spørgsmål, der udfordrer deres antagelser

Et spørgsmål, der udfordrer en andens antagelser, vil være mere åbent end ovenstående. Det er stadig vigtigt at holde disse spørgsmål rene, men det er svært at være specifik, da du ikke nødvendigvis ved, hvilke antagelser de gør sig. Disse spørgsmål har en tendens til at være mere brede, såsom “er der noget andet, som du ikke allerede har nævnt, og som du mener, det er vigtigt for os at vide?”. 

Hold disse spørgsmål åbne og vage i den forstand, at du ikke styrer svaret. I spørgsmålet ovenfor foreslår vi ikke nogen bestemt måde at svare på eller hvilke oplysninger, der skal gives. Du kan altid følge op med mere specifikke spørgsmål for at udfordre dine antagelser om deres svar, hvis det er nødvendigt. 

Ved at stille brede, åbne spørgsmål giver du den anden person tid til at overveje sit svar, og det vil ofte føre til, at vedkommende videregiver oplysninger, som han eller hun tidligere ikke havde tænkt på at fortælle dig. 

Eksempler på projektantagelser og spørgsmål, der udfordrer dem

Her er nogle eksempler på projektantagelser sammen med gode spørgsmål, du kan bruge til at udfordre disse antagelser. Jeg synes, det er god praksis at have nogle få spørgsmål klar, der passer til dit fagområde, så du kan trække på dem, når det er nødvendigt. 

1. Antagelse: Din klient ønsker at oprette en landingsside, der skal lede kunderne til deres nye produktside. Et godt spørgsmål til at udfordre dette er: Vil du gennemgå hvert trin, du ønsker, at kunderne skal tage for at komme til den nye side? Dette er et direkte spørgsmål, der har til formål at eliminere antagelser, du måtte have om din klients tanker om deres brugerrejse.
2. Antagelse: Klientens kunder kan ikke finde deres nye produktside og har brug for hjælp til navigationen. For at udfordre denne antagelse kan du stille dette spørgsmål: Kan du forklare, hvorfor kunderne har brug for et ekstra navigationslink, og hvad du ønsker at opnå? Dette vil udfordre antagelser om det problem, kunderne står over for, og fordelene ved din løsning.
3. Antagelse: Klienten har besluttet sig for denne løsning efter at have overvejet alle mulige løsninger. Gode spørgsmål til denne antagelse er: Findes der alternative muligheder, som kunne opnå det samme resultat? Er der yderligere fordele, vi kunne opnå med denne anden tilgang? Dette spørgsmål er designet til at åbne deres tænkning og få dem til at genoverveje begrænsende antagelser, de har gjort sig, og som har skabt en risiko for at gå glip af større fordele.
4. Antagelse: Klienten har overvejet sine egne antagelser om løsningen og tager højde for dem. Et godt spørgsmål her er: Er der noget, du antager, som har ført dig frem til denne løsning? Nogle gange kan denne direkte tilgang fungere med klienter, der er åbne over for udfordringer og over for at tænke anderledes. Jeg har brugt den til at udfordre tilgangen til projektleverancen sammen med medlemmer af projektteamet. Den er effektiv til at afdække antagelser og sætte gang i en ny samtale om løsninger på problemer.

Hvad nu?

Vil du vide, hvilke teknikker andre projektledere bruger til at gøre op med antagelser og forhindre ukontrolleret udvidelse af projektets omfang? Bliv DPM-medlem, og deltag i samtalen i Slack med hundredvis af andre digitale projektledere! Du får også adgang til mere end 100 skabeloner, prøver og eksempler på projektdokumenter, som sparer dig tid og øger dine chancer for at få succes med projektet.