3 praktiske måder at organisere & automatisere dine e-mailopgaver i Outlook

Håndtering af e-mails: Ting, du bør overveje

E-mail er ofte blevet en sekundær kontaktmetode til personlig kommunikation, især i betragtning af instant messaging og tekstbeskeder. Men i erhvervslivet er e-mail den dominerende kommunikationsform for mange organisationer. Årsagerne varierer, hvor juridiske hensyn og arkivering står øverst på listen.

Hvis du ser på din indbakke lige nu, kan du så se mere end et dusin eller deromkring ulæste e-mails? Er alle dine e-mails blot gemt i hovedindbakken? Har du oprettet mapper, som holdt op med at blive brugt efter få uger, ja måske endda dage? Denne artikel vil føre dig gennem nogle metoder til at få styr på disse e-mails, kategorisere dem og gøre dem nemme at finde.

De tre nøgleområder for at få dette gjort er sortering, identificering og automatisering.

Trin 1: Sortering

Der er to måder at sortere post på:

• Flag: bruges til at skabe en visuel indikator for, at en e-mail skal håndteres. De har også tilknyttede påmindelser.
• Kategorier: bruges til at placere e-mails i logiske grupper og strukturere din indbakke efter emne.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Flag

Sådan indstiller du et grundlæggende opfølgningsflag:

1. Find den e-mail, du vil markere med et flag, og klik på det grå flag. Dette knytter den til opgavelisten i Outlook, men indstiller ikke en påmindelse.

2. Hvis du vil indstille en påmindelse, skal du højreklikke på flaget og vælge en ønsket tidsramme på listen.

3. Flaget skifter til farven på det indstillede flag, og en opfølgningsmeddelelse vises i e-mailens overskrift.

Sådan får du vist en liste over udestående opfølgnings-e-mails:

1. Vælg Vis > To-do-linje > Opgaver.

2. Ruden To-do-linje vises med alle flag vist i kronologisk rækkefølge.

Sådan markerer eller fjerner du flaget:

1. Højreklik på e-mailmeddelelsen.
2. Vælg Opfølgning > Markér som fuldført eller Ryd flag.

Hvis du markerer et flag som fuldført, kan du gennemgå tidligere opgaver ved at klikke på ikonet Fuldført på to-do-listen. Det vises automatisk, når to-do-ruden vises, eller du kan vælge Startside > Aktuel visning og derefter klikke på det grønne flueben.

Sådan angiver du en påmindelse:

1. Højreklik på den e-mail, som du vil angive en påmindelse for.
2. Vælg Tilføj påmindelse.

3. I feltet Brugerdefineret skal du under Markér til vælge en af indstillingerne for Markér til og angive en startdato og en forfaldsdato.
4. Markér feltet Påmindelse, indtast dato og klokkeslæt, og vælg derefter OK.
5. Der vises et ikon med en alarmklokke for påmindelsen i meddelelsen.
6. Hvis du vil ændre påmindelsen, skal du højreklikke på meddelelsen, vælge Tilføj påmindelse og derefter ændre den.

Når flagene er angivet, kan du sortere efter markerede e-mails, modtage dine påmindelser og endda anvende regler (som omtales senere i artiklen).

Kategorier

Som standard er kategorier farvekodede. Du kan redigere dem, så de repræsenterer forskellige behov, f.eks. kritisk, personlig, planlæg møde, handlingspunkt, FYI, fil osv.

Sådan ændrer du kategorinavne:

1. For at gøre kategorier nemme at identificere skal du tilføje navne og farver ved at vælge Hjem > Gruppe af mærker > Kategoriser > Alle kategorier.
2. Hvis du vil ændre en kategorifarve, skal du vælge kategorien og vælge en farve i rullemenuen i højre side. 
3. Hvis du vil omdøbe den, skal du vælge en kategori og derefter klikke på Omdøb. Skriv det ønskede navn i navnefeltet, vælg en farve og en genvejstast, og tryk på Enter.
4. Hvis du vil oprette en ny farvekategori, skal du vælge Ny, skrive et navn, vælge en farve og vælge OK.
   1. Bemærk: Du kan genbruge farver, men du kan ikke genbruge navne.

5. Når du er færdig med at tilføje navn og farve, skal du vælge OK.

Sådan tildeler du kategorien:

1. Højreklik på en e-mail.
2. Vælg Kategoriser, og vælg derefter en passende farvekategori til meddelelsen.

Nu hvor du har kategoriseret dine e-mails, kan du anvende regler til at sortere dem logisk. Ved hjælp af regler (som omtales senere i denne artikel) kan du f.eks. oprette en regel, der sorterer alle e-mails, der er kategoriseret som et handlingspunkt, i en mappe med samme navn. Det giver dig mulighed for at administrere disse e-mails ved at oprette handlingspunkterne og markere dem som fuldført, efterhånden som du afkrydser punkterne på din to-do-liste.

Trin 2: Identifikation

Søgemapper

En af de nemmeste måder at komme i gang med at automatisere din indbakke på er ved at bruge søgemapper. Søgemapper er virtuelle placeringer, der samler en liste over e-mails, som opfylder de angivne kriterier.

Du kan f.eks. have en mappe, der indeholder alle e-mails fra en bestemt afsender eller med et bestemt flag. Den samler e-mails, så du hurtigt kan navigere gennem de e-mails, der ligger i mappen.

Sådan opretter og bruger du foruddefinerede søgemapper:

1. Vælg menuen Mappe.
2. Vælg Ny søgemappe i gruppen Ny.
3. Klik på den søgemappe, der skal tilføjes, på listen Vælg en søgemappe.
4. Hvis den foruddefinerede søgemappe har tilpasningsmuligheder, vises indstillingerne under Tilpas søgemappe. Hvis du vælger Mail med bestemte ord, skal du angive de ord, der skal bruges, under Tilpas søgemappe.

Sådan opretter du en tilpasset søgemappe:

1. Vælg menuen Mappe.
2. Vælg Ny søgemappe i gruppen Ny.
3. Rul ned til bunden på listen Vælg en søgemappe, og klik derefter på Opret en brugerdefineret søgemappe.

4. Under Tilpas søgemappe skal du klikke på Vælg.
5. Skriv et navn til din brugerdefinerede søgemappe.

6. Klik på Kriterier, og vælg derefter de ønskede indstillinger.

7. Anvend ændringer via fanerne:
   1. Fanen Meddelelser indeholder kriterier for meddelelsens indhold eller egenskaber, f.eks. afsender, nøgleord eller modtagere.
   2. Fanen Flere valgmuligheder indeholder kriterier for andre meddelelsesbetingelser, f.eks. vigtighed, flag, vedhæftede filer eller kategorisering.
   3. Fanen Avanceret giver dig mulighed for at angive detaljerede kriterier. Under Definer flere kriterier skal du klikke på Felt, klikke på den ønskede kriterietype og derefter klikke på det specifikke kriterium på listen. Klik derefter på de ønskede indstillinger i felterne Betingelse og Værdi, og klik derefter på Føj til liste. 
   4. Gentag dette for hvert kriterium, du vil føje til denne søgemappe, og klik derefter på OK.
8. Klik på Gennemse, og vælg derefter de mapper, der skal søges i.
9. Klik på OK for at lukke hver åben dialogboks.

Trin 3: Automatisering

Betinget formatering: Også kendt som chefreglen

Mange kender til betinget formatering i Excel. Når en bestemt betingelse opstår, anvendes formateringen automatisk. Vidste du, at du kan gøre det samme i Outlook? Den bedste måde at demonstrere dette på er med det, jeg kalder chefreglen.

1. Først skal vi åbne Outlook. Vælg Vis > Sektionen Aktuel visning > Visningsindstillinger.

2. Vælg nu knappen med navnet Betinget formatering. 

3. Indtast et navn til reglen (f.eks. Chef), og vælg derefter Betingelse.

4. Indtast din chefs navn til højre for feltet Fra, og klik derefter på OK. Bemærk: Du skal muligvis bruge en Active Directory til at finde e-mailadressen. I så fald skal du klikke på Fra og indtaste dine søgekriterier, som om du adresserede en e-mail. 

5. Tilbage i dialogboksen Betinget formatering skal du klikke på knappen Skrifttype.

6. Her kan du vælge skrifttype, typografi, størrelse og eventuelle effekter. Hvis du får mange e-mails, skal du ikke gå helt amok. Jeg valgte blot standardskrifttypen, gjorde den en smule større og gjorde den grøn. Klik derefter på OK.

7. Tilbage i dialogboksen Betinget formatering kan du se formateringen i boksen som angivet med pilen nedenfor: 

8. Klik på OK, så kan du nu se din indbakke med din betingede formatering.

Nu bliver e-mails fra din chef fremhævet, så de er nemme at identificere. 

Makroer

I Outlook bruges makroer som scriptbaserede automatiseringer til at erstatte gentagne eller besværlige opgaver for brugerne. Makroer gemmes i moduler, som grundlæggende er “spande med kode”. Vi bruger moduler til at sortere og gemme makroerne som en måde at adskille funktioner på. 

Du har måske flere moduler, som du kan sortere dine automatiseringer i, f.eks. grupper som formatering, e-mailhåndtering, kalenderstyring osv. Det minder lidt om en filhåndtering til din kode.

Sådan opretter du en ny makro:

1. Gå til Udvikler > Visual Basic. Vinduet Visual Basic-projekt åbnes.
   1. Hvis fanen Udvikler ikke vises, skal du klikke på Filer > Indstillinger > Tilpas bånd. 
   2. Markér feltet ud for Udvikler under Hovedfaner i dialogboksen.
   3. Fanen Udvikler vises nu i hovedvinduet
2. Som standard kan makroer indsættes i modulet Microsoft Outlook-objekter, men du kan tilføje moduler ved at gå til menuen Indsæt og vælge Indsæt modul.
3. Dobbeltklik på det modul, du vil bruge til at gemme din kode, i projektvinduet.
4. Klik på Procedure i menuen Indsæt.
5. Navngiv din makro i feltet Navn. Navnet må ikke indeholde mellemrum, så der bruges typisk en understregning.
6. Klik på OK. Sektionen i projektvinduet oprettes og er klar til, at du kan oprette eller indsætte din kode:

7. Skriv den kode, du vil køre, i selve underrutinen.

Der er mange grunde til at bruge makroer i programmet. Mange er rettet mod en enkelt opgave, f.eks. arkivering af e-mails, mens andre bruges mere bredt, f.eks. til automatisk besvarelse af e-mails. En af mine første kilder til idéer og nyttige værktøjer er GitHub. På grund af den omfattende plads, der kræves til makroscripts, er her et link til mange gode eksempler.

Hurtige trin

Outlook har en funktion til skabelonbaserede aktiviteter, som mange overser, men det er en af de bedste funktioner til at automatisere din dag. Den er indbygget og kan tilpasses. Lad os først se på de indbyggede funktioner:

Du vil se en af to ting på din startskærm afhængigt af vinduets størrelse (Bemærk: De hurtige trin, der vises nedenfor, kan være anderledes på din skærm. Se skærmbilledet nedenfor).

I skærmbilledet ovenfor kan du se flere eksempler. For eksempel føjer det hurtige trin Føj til kalender e-mails til din kalender og opretter påmindelser, og det hurtige trin Team-e-mail genererer hurtigt en e-mail til en distributionsliste, du har oprettet. Hvis du bruger Opret ny, bliver du ført gennem trinnene som beskrevet nedenfor. 

Sådan opretter du et hurtigt trin:

1. Vælg fanen Hjem > gruppen Hurtige trin > Opret nyt hurtigt trin.
2. Skriv et kort navn til det nye hurtige trin i feltet Navn. Korte navne vises bedre i gruppen.
3. Vælg knappen med lynikonet ved siden af feltet Navn, vælg et ikon, og vælg OK.
4. Under Handlinger skal du vælge en handling, som det hurtige trin skal udføre. Hvis du vælger Tilføj handling, kan du tilføje flere trin efter behov. Et element med flere trin kan for eksempel være: markér som fuldført, og flyt derefter til en bestemt mappe.

5. Hvis du vil oprette en tastaturgenvej, skal du vælge den tastaturgenvej, du vil tildele, i feltet Genvejstast.

Nogle gode eksempler på hurtige trin er følgende:

• Automatisér e-mails: Hvis du opretter en ugentlig rapport, kan du have et hurtigt trin, der åbner en tom e-mail, udfylder en distributionsliste, tilføjer et emne og brødtekst. Du kan derefter tilføje vedhæftede filer eller anden brugerdefineret tekst og sende den.
• Kategorisering af e-mails: En måde at administrere din indbakke bedre på er at bruge kategorier. Jeg har flere, men for mig er de vigtigste i dag, denne uge og næste uge. Jeg har tre hurtige trin, der gør dette, og jeg føjer e-mails til en tilsvarende søgemappe, så det eneste, jeg skal gøre, er at gennemgå hver af dem efter den tidsplan.
• Flyt til bestemte mapper: Du kan sortere din indbakke, vælge nogle få e-mails og derefter vælge dette hurtige trin for at flytte filer til en bestemt mappe, f.eks. Gem til senere eller Arkivér ikke.
• Angiv forskellige flag og statusser: Handlinger som at angive flag, rydde flag eller markere dem som ufærdige kan udføres på flere e-mails samtidig. Det er nyttigt, når du rydder op på dagens opgaveliste. Sortér efter forfaldsdato i dag, og markér dem som fuldførte, efterhånden som du afslutter dem.

More Articles

• Eisenhower-matricen: Sådan prioriterer du opgaver på en smart måde
• Tips til at opbygge din Slack-profil
• Sådan mestrer du ressourcestyring i projektledelse

Regler

Der er to måder at bruge regler sammen med Outlook på:

• Power Automate: Power Automate giver dig mulighed for at oprette nogle avancerede regler, som ikke kræver, at du er logget på, for at fungere. Du kan sende e-mails, planlægge møder, tilføje kontakter og udføre mange andre funktioner, men det kræver en smule handlinger med lidt eller ingen kode for at fungere samt adgang fra din systemadministrator.
• Klient: Regler på klientsiden giver dig mulighed for automatisk at flytte, markere og besvare e-mails samt udføre visse andre handlinger på klientsiden (lokalt), men begrænsningen er, at du skal være logget på.

Da ikke alle, der læser denne artikel, vil kunne få adgang til og bruge Power Automate (se priserne for Microsoft Power Automate her), fokuserer vi på klientbaserede regler.

Sådan opretter du en grundlæggende regel:

1. Du kan begynde ved at højreklikke på den specifikke e-mail, som reglen skal påvirke, vælge Regler og derefter Opret regel:

a. Alternativt kan du fra fanen Hjem vælge gruppen Flyt, derefter rullemenuen Regler og så Opret regel.

2. Vælg kriterierne og derefter den handling, der skal udføres, i dialogboksen Opret regel.

3. Der er mange flere muligheder for at anvende på e-mailen under Avancerede indstillinger:

4. Når du har fastlagt alle de nødvendige kriterier, skal du klikke på Næste.

5. Vælg de handlinger, der skal anvendes på e-mailen, og klik på Næste eller Afslut. Afslut gemmer reglen og lukker regelguiden. Næste giver dig mulighed for at angive nogle undtagelser.

6. Vælg de undtagelser, der skal anvendes på reglen, og klik på Næste eller Afslut. Afslut gemmer reglen og lukker regelguiden. Hvis du klikker på Næste igen, kan du foretage nogle sidste justeringer og se et eksempel på reglen. 

7. Her kan du navngive den, ændre nogle regelindstillinger og vælge Afslut.

Regeltyperne er:

• Organisatoriske: flyt, slet, arkivér, besvar osv.
• Notifikationer: Disse giver dig besked, når du modtager en meddelelse, der matcher regelkriterierne
• Brugerdefinerede: Med en lang række muligheder anvender disse forskellige typer kriterier og undtagelser for automatisk at udføre en række handlinger for dig.

Få styr på indbakken!

Med disse tips kan du få styr på næsten enhver indbakke. Husk blot det grundlæggende: sortér, identificér og automatisér. Disse værktøjer er beregnet til at blive brugt i kombination med hinanden: Kategorisér og sortér, identificér og arkivér, automatisér og kategorisér.

Hvis du vil have flere tips til at automatisere din indbakke og øge din produktivitet, kan du abonnere på nyhedsbrevet fra The Digital Project Manager.