Vigtige ting at se efter i projektkontrakter og dokumenter om projektets omfang &
Enhver projektleder ønsker at komme godt fra start, det er givet. Du vil gerne forstå præcis, hvad du forventes at levere, og derefter udarbejde en projektplan, som teamet kan følge for at nå målet.
For at kunne gøre dette skal du vide, hvordan du gennemgår salgsdokumenter. Det er et afgørende skridt i projektets opstarts- og initieringsfase, som hjælper dig med at skabe den nødvendige fælles forståelse med kunderne og dit projektteam.
Hvis du overtager et projekt og ikke var involveret i afgrænsningen af det, eller hvis du afgrænsede et nyt projekt, men kunden sendte den endelige kontrakt til dig, er der stor risiko for, at ting går tabt i oversættelsen. Ved at læse salgsdokumenterne igennem fjerner du uklarheder eller får anledning til at tage opfølgende samtaler og skabe klarhed, når du begiver dig ud på din projektrejse.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vigtigheden af salgsdokumenter
Hvorfor bør du interessere dig for at læse denne type dokumenter?
- Du skal sikre dig, at kundens version af kontrakten stemmer overens med oplysningerne i dit bureaus beskrivelse af projektarbejdet eller præsentationsdokument.
- Du var ikke involveret i afgrænsningen af projektet, så du skal sikre dig, at det, du hørte fra salgs- eller kundeteamet, stemmer overens med det, kontrakten beskriver (du kan også muligvis kontrollere det i forhold til det, der er dokumenteret i softwaren til håndtering af kunderelationer).
- Du ved ikke meget om projektet, så du bruger salgsdokumenterne til at samle oplysninger om detaljer og projektleverancer.
- Du skal sikre dig, at der ikke er nogen "overraskelseskrav", som ikke blev indregnet i din virksomheds prisfastsættelse.
- Du bør kunne demonstrere over for kunden, at du forstår projektets rammer og vil etablere en plan for at håndtere dem.
- Det er dit ansvar at begrænse projektrisici.
Enhver projektleder bør have en sund portion skepsis. Du bør ønske at identificere alle advarselstegn og håndtere dem, før det er for sent. Når du derfor er i gang med projektplanlægningen og opstarten af dit projekt, er noget af det allerførste, du bør gøre, at læse salgsdokumentationen igennem. Dokumenterne omfatter typisk:
- Kundens Anmodning om tilbud ("RFP")
- Dit bureaus projektforslag (som nogle gange kaldes en præsentation eller et salgsforslag)
- Den endelige underskrevne økonomiske kontrakt
Hvis du kan få adgang til alle tre dokumenter, er det ideelt. Hvis der kun er ét, du skal læse, er det den endelige kontrakt – den med underskrifterne. Dette dokument er juridisk bindende, og du bør sætte dig grundigt ind i alle de detaljer, det indeholder.
Uanset hvilket dokument du læser, bør du gennemgå dem med fokus på de samme oplysninger. Disse oplysninger om tidsplan, økonomi, leverancer eller procesretningslinjer vil være afgørende for, hvordan du udarbejder en tidsplan, former produktet, styrer dit budget eller involverer dine vigtigste interessenter.
Anmodninger om tilbud og kontrakter kan være meget lange og er ofte fyldt med tekniske eller juridiske projektledelsesoplysninger, som måske ikke giver meget mening for dig; det er helt okay. Fokuser på teksten med de små detaljer, og hold øje med nøgleord og formuleringer, der er vigtige for dig: tidsplan, budget, tidsfrister og logistiske begreber.
Hvilke spørgsmål bør jeg stille?
Når du læser RFP'en, præsentationsslidesene og kontraktoplysningerne igennem, er her en tjekliste over de punkter, du bør tage højde for. (Her finder du flere vigtige opstartsspørgsmål, du bør stille!)
Budgetoplysninger
- Hvad er det godkendte budgetbeløb?
- Hvad er satsen?
- Er budgettet opdelt eller på anden specifik måde fordelt efter faser eller leverancer (f.eks. omdesign versus løbende support efter lanceringen)?
- Hvor mange jobkoder skal du opsætte (f.eks. omdesign, support osv.)?
- Er der viderefakturerede omkostninger?
- Er der et depositum eller en indledende udbetaling?
- Er der et PO- eller kontraktnummer, du skal være opmærksom på?
- Hvad er faktureringsoplysningerne?
- Er dette en fast pris eller tid og materialer (eller en anden faktureringsordning)?
- Hvem skal modtage fakturaen?
- Hvad er deres kontaktoplysninger?
- Hvordan skal fakturaen leveres (e-mail, fysisk kopi osv.)?
- Hvad er betalingsbetingelserne?
- Er der specifikke bemærkninger, som kunden kræver på fakturaen?
Tidsplandetaljer
- Er der angivet en startdato eller leveringsdato et sted i dokumentet?
- Indeholder dokumentet antagelser om projektets faser eller milepæle, og hvornår de skal være gennemført?
- Er der angivet faktorer, der driver tidsplanen (f.eks. projektet skal lanceres inden starten på det akademiske skoleår)?
- Er der sanktioner eller andre forhold, der skal tages i betragtning, hvis de planlagte milepæle ikke nås?
Funktioner
- Er der en liste over obligatoriske funktioner?
- Hvad siger projektomfanget om, hvad der er en del af projektet, og hvad der skal inkluderes på det endelige websted?
- Forudsættes det, at du vil genbruge kode eller aktiver fra et andet projekt eller udvikle noget på en bestemt måde?
- Er der angivet faste forventninger eller projektmål for, hvordan projektet skal fungere eller se ud?
- Skal projektet integreres med en anden tjeneste eller platform?
- Er der angivet forventninger til overholdelse af krav vedrørende tilgængelighed eller sikkerhed?
- Er der funktioner eller krav, som du ikke er sikker på, at dine teammedlemmer kan levere?
Logistik
- Er der antagelser om teamdynamik eller beslutningstagere?
- Siger projektomfanget noget om at bruge interne ressourcer til produktionen?
- Forudsættes det, at du vil bruge bestemt projektstyringssoftware eller andre projektstyringsværktøjer til samarbejdet?
- Er der særlige gennemgange eller godkendelser, der skal medtages i din køreplan (f.eks. kommunalbestyrelsens gennemgang, en juridisk eller lovgivningsmæssig gennemgangsproces, bestyrelsens godkendelse, gennemgang hos den udøvende sponsor osv.)?
- Hvor lang tid kan disse gennemgange tage?
- Er der angivet retningslinjer for indsendelse, eller skal du følge op for at få dem?
- Er der afhængigheder på din eller kundens side, som der skal tages højde for?
- Er der angivet andre eksterne leverandører, som du muligvis skal samarbejde med?
En vigtig bemærkning er, at der kan have været en række forhandlinger under salgsprocessen, som kan betyde, at RFP'en eller præsentationsmaterialet er forældet, når det endelige budget og kontrakten er aftalt.
Koordiner med dit salgs- eller kundeteam (værktøjer til salgssamarbejde er gode til dette) for at identificere, hvilket dokument der er det seneste. Hvis du er i tvivl, skal du altid tage udgangspunkt i dokumentet med underskrifter og datoer.
Hvad nu?
Hvis du ikke allerede har etableret et forhold til dit salgs- eller kundeteam, kan du bruge denne dokumentgennemgang som en måde at få en indgang til og blive mere involveret i salgsprocessen. Hvis du har brug for mere motivation, kan du læse Galen Lows blogindlæg om hvorfor forslag er vigtige eller hans tips til at udarbejde vindende forslag.
At projektledere har godt styr på økonomiske dokumenter, gavner ikke kun dig, men hele teamet i projektplanlægningsfasen. Smøg ærmerne op, læs det med småt, og indhent alle de oplysninger, du har brug for, så du kan gå videre med tillid!
