5 enkle trin til bedre håndtering af vanskelige samtaler
Som digitale projektledere handler en stor del af vores arbejde om vellykket kommunikation. Hvis man håndterer vanskelige samtaler godt, kan man forhindre dårlig teampræstation, økonomiske misforståelser og ganske enkelt urealistiske kunders forventninger, før de bliver til problemer, der bringer dit projekt i alvorlig fare. Men selv de mest erfarne projektledere kan blive nervøse ved at skulle have en vanskelig samtale.
Vanskelige samtaler er vanskelige af en grund. De er akavede, og det kan være svært at vide, hvad man skal sige, og hvordan man skal sige det.
Der skal findes en fin balance mellem at være professionelt venlig og være direkte nok til at få sin pointe igennem. At kunne håndtere en vanskelig samtale på en vellykket måde kan ikke blot gøre dit projekt mere håndterbart, men også mere behageligt for alle. I denne artikel gennemgår vi fem enkle trin til at håndtere vanskelige samtaler på en vellykket måde.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sådan har du vanskelige samtaler
1. Begynd med dit slutmål
Det lyder måske kontraintuitivt, men det bedste sted at begynde en vanskelig samtale er ved slutningen. Spørg dig selv: »Hvorfor har jeg denne samtale?«, »Hvad vil jeg gerne have ud af den til sidst?«, »Hvilke resultater ville løse situationen?« og så videre.
Før det står helt klart i dit sind, hvorfor du har samtalen, og hvad du vil have ud af den, skal du ikke tage den. Hvis du alligevel går videre, kan det måske gå godt på tidspunktet, men der er en god chance for, at det ikke løser det egentlige problem, og at du ender med at tage det op igen i endnu en akavet samtale i de kommende uger.
2. Vælg de rette omgivelser
Et andet vigtigt element i at have en vellykket vanskelig samtale er at vælge omgivelser, der fremmer en åben og ærlig dialog.
Forestil dig, at nogen skulle have en vanskelig samtale med dig; måske vil de give dig negativ feedback om din præstation, eller måske vil de fortælle dig, at dit bureau står til at få et tab på $150k på et projekt. Hvor ville du gerne have den samtale? På arbejdspladsen, hvor alle inden for en radius på 10 m lytter med? Sandsynligvis ikke. Det ville straks sætte dig i forsvarsposition og føles som et offentligt angreb.
Mere sandsynligt ville du ønske at have den et privat, trygt og behageligt sted. Jeg vil anbefale et privat mødelokale eller måske at gå på en nærliggende café, hvis du virkelig ønsker at skabe afstand mellem samtalen og kontoret.
Når du vælger et privat sted, skal du være opmærksom på, hvad det signalerer – HR-chefens kontor vil sandsynligvis give det forkerte indtryk, selv hvis du valgte det, fordi det er det eneste ledige lokale!
3. Beslut, hvem der skal tage samtalen
Oftest vil det være dig, der skal have den vanskelige samtale; sådan er det nu engang, når man leder et projekt og et team af mennesker. Før du tromler ind, skal du stoppe op og overveje, om der er nogen, der er bedre egnet til at tage denne samtale for at opnå det ønskede resultat.
Jeg stod engang for et meget synligt, meget stort og meget presset projekt for mit bureau. Vi havde et stort team på projektet, og jeg havde en fantastisk ledende frontendudvikler, som var fremragende at arbejde sammen med; proaktiv, ansvarlig, pligtopfyldende, sjov, vidende, nem at omgås og virkelig en toppræsterende medarbejder.
Da vi begyndte at nærme os vores første leverancer inden for udvikling, blev han irritabel, og derefter blev han mere og mere irritabel, i en sådan grad at hans adfærd begyndte at påvirke projektets moral og de øvrige teammedlemmer. Det lignede ham slet ikke, og det måtte stoppe ret hurtigt. Så her stod jeg over for en ubehagelig samtale med en person, som jeg virkelig havde brug for præsterede på højt niveau på mit projekt. Det vanskelige var at finde ud af, hvordan jeg kunne tage samtalen uden at tage modet fra ham. Til sidst besluttede jeg, at det nok ikke var muligt. Jeg var for tæt på resten af teamet, kunden og arbejdsbyrden, og i hans aktuelle sindstilstand ville alt, hvad jeg tog op, sandsynligvis blive opfattet som en skideballe. Jeg bad hans leder om at tage en uformel snak med ham for at finde ud af, hvad der foregik, og hvordan han havde det.
Så her stod jeg over for en ubehagelig samtale med en person, som jeg virkelig havde brug for præsterede på højt niveau på mit projekt. Det vanskelige var at finde ud af, hvordan jeg kunne tage samtalen uden at tage modet fra ham. Til sidst besluttede jeg, at det nok ikke var muligt. Jeg var for tæt på resten af teamet, kunden og arbejdsbyrden, og i hans aktuelle sindstilstand ville alt, hvad jeg tog op, sandsynligvis blive opfattet som en skideballe. Jeg bad hans leder om at tage en uformel snak med ham for at finde ud af, hvad der foregik, og hvordan han havde det.
Det viste sig, at han var i gang med at købe en lejlighed. Alle, der nogensinde har købt et sted at bo, ved, hvor frustrerende og altopslugende en periode det kan være. Vi besluttede, at frontendlederen kunne arbejde hjemmefra halvdelen af tiden for at forkorte transporttiden og give ham plads til de praktiske ting i forbindelse med boligen, som han havde brug for at være til rådighed for. Så længe han var til stede ved vigtige møder, og arbejdet blev færdiggjort, var vi tilfredse. Denne ordning fungerede fantastisk, og harmonien vendte tilbage til projektteamet. En sejr.
Det vigtigste at overveje her er, hvad der giver samtalen de bedste chancer for at lykkes. Når du ved det, skal du iværksætte de nødvendige tiltag for at få det til at ske, også selv om det betyder, at du må inddrage en person, der er bedre egnet end dig selv til at facilitere samtalen.
4. Strukturér vanskelige samtaler godt
At vide, hvordan man strukturerer en vanskelig samtale, kan hjælpe dig med at føle dig mere sikker under en vanskelig snak og forhindre dig i at komme ud ad en tangent, der egentlig ikke er relevant.
Der findes masser af forskellige modeller, du kan bruge, men jeg kan godt lide en enkel observationsmodel, hvor du:
- Siger, hvad du har observeret
- Forklarer, hvordan det påvirker teamet/budgettet/projektet
- Forklarer, hvorfor du specifikt vil tale med denne person om det
- Beder om input
- Når frem til en konklusion.
Det lyder enkelt, og det bør det virkelig også være. Der findes ingen Jedi-tanketricks til at strukturere en vanskelig samtale – jo enklere, desto bedre. Her er et eksempel, der kan give observationsmodellen lidt kontekst.
En enkel guide til at gennemføre vanskelige samtaler med succes
Scenarie: Du er nødt til at tale med din tekniske direktør om en udviklingsfase, der bruger budgettet for hurtigt. Med denne hastighed kommer dit bureau til at få et tab, og kunden vil sandsynligvis ikke gennemføre endnu et projekt med jer.
- Angiv din observation:
- Jeg har bemærket, at vi har brugt 65 % af udviklingsbudgettet, men kun har produceret 30 % af arbejdet
- Jeg har bemærket, at vi har brugt 65 % af udviklingsbudgettet, men kun har produceret 30 % af arbejdet
- Beskriv den potentielle påvirkning, det har på teamet/budgettet/projektet:
- Hvis vi fortsætter sådan her, har vi brugt hele budgettet inden april, og så bliver vi nødt til at reducere projektets omfang, overskride budgettet eller skære ned på vores kvalitetssikringsforanstaltninger.
- Forklar, hvorfor du specifikt ønskede, at denne person skulle vide det:
- Jeg ville tale med dig om det, fordi jeg ved, at du har høje standarder for dit team og forventer, at arbejdet leveres til tiden og inden for budgettet samt opfylder kvalitetsmålene.
- Inviter den anden person til at komme med input:
- Hvad synes du, vi kan gøre for at ændre den nuværende udvikling?
- Hvad synes du, vi kan gøre for at ændre den nuværende udvikling?
- Få en forpligtelse, og afslut samtalen med de næste skridt:
- Det lyder godt, så vi er enige om, at du gør x, og jeg gør y. Du kommunikerer til dette udviklingsteam og sender dem en opfølgende e-mail, hvor jeg sættes på som cc.
En velforberedt samtale er klar, præcis og en dialog, der går begge veje.
5. Gør vanskelige samtaler til din ven
Det kan nogle gange føles, som om vi bruger meget tid på brandslukning, når vi leder digitale projekter. Vi kæmper med alt fra forsinkede leverancer, arbejde af dårlig kvalitet, projektøkonomi i frit fald, et snigende større projektomfang, sene aftener, et udbrændt team eller ganske enkelt urealistiske forventninger til arbejdets hastighed, serviceniveauet eller antallet af fejl under test – listen kan tilsyneladende være endeløs.
Vanskelige samtaler er en uundgåelig del af en DPM’s liv, men ved at være fortrolig med, hvordan du gennemfører dem, vil du være bedre forberedt på at håndtere dem med succes og opnå det resultat, projektet har brug for.
Hvad synes du?
Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
