24 spørgsmål til afklaringssessioner, som projektledere bør stille
En almindelig årsag til, at et projekt mislykkes, eller at en kunde er utilfreds ved projektets afslutning, er, at kunden ikke fik det, de troede, de ville få. Hvordan kan vi sikre, at vi alle er på samme side?
På den indledende workshop til afdækning af projektet skal vi stille de rigtige spørgsmål for at give kunderne mulighed for at fortælle os alle de vigtige ting, vi har brug for at vide, så vi kan levere projektet med succes.
Hvad er en workshop til afdækning af et projekt?
En session eller workshop til afdækning af et projekt er et møde mellem kunden og projektlederen på et meget tidligt stadie i et projekt. Et specifikt projekt er måske endnu ikke blevet identificeret – kunden ved, at de har brug for noget, men de er ikke sikre på, hvad det præcist er.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Formålet med afdækningssamtalen er, at projektlederen skal forstå kundens forretningsmodel, drift, beslutningsproces samt overordnede forretningsmål & strategi for at hjælpe dem med at definere den rigtige løsning eller det rigtige projekt til at løse et specifikt problem. Det er også en god mulighed for at opbygge en god relation til kunden.
Den adskiller sig en smule fra projektets opstartsmøde, hvor projektlederen og projektteamet allerede har en ret god idé om, hvilke specifikke leverancer og opgaver de skal arbejde med. Afdækningsmødet er en del af den bredere proces for projektets opstart og projektinitiering.
24+ spørgsmål, du kan stille under afdækningen af et projekt
Her er de vigtigste spørgsmål, du skal stille under afdækningen af projektet. Jeg har opdelt dem i følgende 6 typer afdækningsspørgsmål:
- Strategiske spørgsmål
- Spørgsmål om brugeroplevelse
- Spørgsmål om indhold
- Kreative spørgsmål
- Tekniske spørgsmål
- Spørgsmål om projektledelse
Denne liste er ikke beregnet til at blive brugt som et spørgeskema, som kunderne skal udfylde, men som en ramme, der kan hjælpe os med at forstå vores kundes eller potentielle kundes behov og deres forretningsproblem, så vi kan udforme en passende løsning korrekt.
Alle disse spørgsmål er åbne spørgsmål, som giver dig mulighed for virkelig at gå i dybden og forstå, hvorfor den nuværende løsning ikke fungerer, og hvad der er nødvendigt i den potentielle løsning.
Strategiske spørgsmål
1. Mål
Hvorfor gør vi dette? Hvad er målene for dette website? Hvad er KPI'erne og målingerne? Hvordan måler og evaluerer vi succes? Hvordan vil det hjælpe jeres bundlinje? Hvad skal det opnå fra et forretningsmæssigt perspektiv? Hvad skal det udrette? Hvordan stemmer forretningsmålene overens med forbrugernes udækkede behov?
2. Budskaber
Hvilke centrale budskaber skal kommunikeres? Hvad er det ene, vi gerne vil have folk til at tænke/føle/gøre? Hvad kan vi sige for at få dem til at gøre det? Hvordan passer dette ind i den bredere markedsførings- og kommunikationsstrategi? Hvordan klarer dette sig sammenlignet med konkurrenternes positionering? Hvad kommunikerer vi, som er anderledes; hvad er vores unikke salgsargument (USP)?
Spørgsmål om brugeroplevelse
3. Målgruppe
Hvem forsøger vi at kommunikere til? Hvem er jeres primære/sekundære/tertiære målgrupper? Hvorfor? Er det anderledes end jeres ønskede målgruppe? Hvad er deres demografiske profil? Hvorfor skulle de komme på besøg? Hvornår kommer de på besøg? Hvorfor skulle de vende tilbage?
4. Brugerrejser
Hvem er websitets brugere? Hvilke forskellige behov har de? Hvad ønsker vi, at de skal gøre? Hvilke aktuelle barrierer findes der? Hvordan kan vi øge kundetilfredsheden? Hvordan kan vi skabe loyalitet? Hvordan kan vi øge konverteringen?
5. Funktionalitet
Hvilke typer funktionalitet ud over statiske indholdssider er nødvendige? Detektering af browser? Geo-IP-detektering? Flersproget understøttelse? Indkøbskurv eller e-handel? Dataindsamling? Formularer? Skærmudskrift? Cookies? Dynamisk indhold? Interaktive kort? Butiksfindere? Blogs? Eventkalender? Jobopslag? Et feed til indhold, der opdateres ofte? Et fotogalleri? Integration med sociale medier? Hvorfor er det nødvendigt? Hvordan vil denne funktionalitet hjælpe os med at nå vores forretningsmål?
6. Brugervenlighed
Hvilke krav skal vi opfylde for at gennemføre brugertests? Hvilke enheder understøtter vi? Hvilke browsere understøtter vi? Hvilke platforme udvikler vi til? Hvad er den mindste skærmstørrelse, vi bør udvikle til for hver af dem? Hvilke krav og standarder gælder for overholdelse af tilgængelighedskrav?
Spørgsmål om indhold
7. Indholdstyper
Hvilket indhold vil vi lægge på webstedet? Er det genanvendelse af gammelt indhold eller skabelse af nyt indhold? Hvor mange sektioner med indhold vil der være? Hvilke sider er nødvendige? Hvilke forskellige indholdstyper skal vi understøtte? Hvorfor er det nødvendigt? Hvad skal det opnå? Hvordan skal indholdet hænge sammen? Hvordan relaterer indholdet sig til andet indhold?
8. Administration
Hvem skal skrive det? Hvornår vil det være klar? Hvem skal lægge indhold på webstedet? Hvem skal vedligeholde det? Hvilket workflow, hvilke tilladelsesniveauer og godkendelser er nødvendige?
9. Lokalisering
Hvor mange markeder skal understøttes? Hvor mange forskellige sprog inden for disse markeder? Hvad er forskellene i indhold mellem de forskellige markeder? Hvornår skal de forskellige markeder lanceres? Hvilke andre markedsspecifikke krav skal vi være opmærksomme på?
Kreative spørgsmål
10. Udtryk og udseende
Hvilket kreativt arbejde har du set, som du kan lide? Hvad kan vi ikke lide? Hvorfor?
11. Materialer
Hvilket brandingarbejde er allerede udført? Hvor populært er det internt og eksternt blandt kunderne? Hvor kan vi finde brandmaterialer—logoer, brandretningslinjer, fotografier?
12. Brandretningslinjer
Hvor veldefinerede er brandretningslinjerne? Hvor stram er den eksisterende designmanual? Hvilke trin kan vi tilføje til processen for det kreative workflow for at sikre en ensartet brandidentitet?
13. Tone
Findes der eksisterende websteder, som du kan lide, og som kan give kreativ indsigt i det ønskede udseende og udtryk? Er der en ønsket følelsesmæssig sluttilstand, som vi gerne vil have, at vores målgruppe går derfra med?
Tekniske spørgsmål
14. URL
Hvad er URL'en til dette websted? Hvem er den nuværende domæneregistrator? Hvordan understøtter vi flersprogede markeder?
15. Hosting
Hvem hoster webstedet? IIS eller Apache Linux eller Windows eller andet? Hvad er den aktuelle belastning på serveren? Anvendes der databaser, og i så fald hvilken type? Er der præferencer for databaser? Hvilke sikkerhedskopieringsmekanismer er nødvendige? Vil der være trafikstigninger, som kræver et netværk til levering af indhold (CDN) som AWS, Akamai eller Edgio?
16. Integration med ældre systemer
Hvilke eksisterende systemer skal dette websted kunne oprette forbindelse til?
17. Sikkerhed
Har vi brug for at oprette brugerkonti? Vil kryptering være nødvendig? Vil der være adgangskodebeskyttede områder? Hvilke personoplysninger skal vi opbevare og sikre?
18. Udviklingspræferencer
Bygger vi på et indholdsstyringssystem (CMS) som WordPress, Drupal eller Sitecore? Er der et udviklingsframework, vi skal bruge? Hvilke enheder, browsere og platforme skal understøttes?
19. Sporing
Hvordan vil vi spore KPI'er? Vil vi spore ved hjælp af analyseværktøjer som Webtrends eller Google Analytics eller andre måleteknologier som ClickTale eller noget mere omfattende som Adobe SiteCatalyst?
Spørgsmål om projektledelse
20. Proces
Hvordan relaterer dette projekt sig til andre igangværende projekter? Hvad er projektplanen? Hvad skal vi gøre (SoW)? Hvad er rækkefølgen for aktiviteterne (metode)? Hvornår (tidsplan)? Hvor meget vil det koste (budget)?
21. Kommunikation
Hvilke kommunikationskanaler er bedst at bruge? Hvem skal involveres, og hvornår? Hvilke værktøjer skal vi bruge til at kommunikere, samarbejde og dele?
22. Styring
Hvordan skal vi styre processen? Hvem er interessenterne? Hvem er ansvarlig, hvem står til ansvar, hvem skal konsulteres, og hvem skal informeres? Hvordan håndterer vi ændringer i kravene?
23. Godkendelsesproces
Hvordan styrer vi effektivt projektteamet og interessenterne gennem hele projektets livscyklus?
24. Projektledelse
Hvordan følger vi fremskridtene for at sikre, at vi opfylder de definerede krav, holder tidsplanen og overholder budgettet? Hvornår er fristen for lanceringen? Hvorfor? Hvad driver kravet om at overholde denne dato?
Hvad er det næste?
Efter afklaringsprocessen skal du sørge for at sende en opfølgende e-mail med en liste over de næste skridt og handlingspunkter. Du bør også gå i gang med de næste skridt i projektets opstartsproces – begynd at definere dine leverancer, udarbejd en projektbeskrivelse, og planlæg dit opstartsmøde.
Hvad synes du, jeg mangler? Hvad er der ellers i forbindelse med at definere idéen, som PM'er bør tænke over, når de indleder afklaringsfasen i et projekt? Jeg vil meget gerne høre, om du har flere tips – del dem i kommentarerne nedenfor!
