Projektledere afslører deres bedste strategier til at tage noter
At tage præcise og koncise noter under møder er ikke nogen lille bedrift. Det er svært at få alt det værdifulde med – folk taler hurtigt, det kan være svært at afgøre, hvad der er vigtigt i øjeblikket, og mødet kan springe frem og tilbage mellem forskellige emner.
Dette blev diskuteret i en nylig Reddit-tråd i subreddittet r/projectmanagement. At tage noter og distribuere dem til de rette personer bagefter er ofte en stor del af en projektleders rolle.
Selv hvis de har en koordinator, de kan støtte sig til, har jeg aldrig mødt en projektleder uden de nødvendige evner inden for organisering, prioritering og beslutningstagning til dette.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg gennemgår nogle løsninger, der kan gøre det lettere at tage noter, som forklaret af projektledere i tråden.
Hvorfor er det så svært at tage effektive noter?
Det falder ofte i projektlederens lod at tage noter, selvom det kan diskuteres, om det bør være sådan (mere om det senere). Sådan opsummerer trådens oprindelige opslag det:
Hvordan tager du noter under møder?
afu/Tronracer iprojectmanagement
Det er dobbelt så svært, hvis du også leder mødet – du skal balancere dette med at holde styr på, hvad der er blevet sagt, og hvad handlingspunkterne er. Der findes dog nogle få strategier, der kan gøre det lettere at tage noter.
Løsning 1: Brug et AI-værktøj
Der findes masser af værktøjer, som bruger kunstig intelligens til at hjælpe med at tage noter. Ved at bruge et af disse værktøjer kan du helt fjerne denne opgave fra din to-do-liste. Disse værktøjer bliver også hele tiden mere avancerede, så det bliver stadig lettere at automatisere denne proces.
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussionen
iprojectmanagement
Otter.ai er heller ikke den eneste mulighed.
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussionen
iprojectmanagement
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussionen
iprojectmanagement
Vigtigt: Du bør undersøge din virksomheds politikker for AI og optagelse af møder. Mange brancher er underlagt regler på grund af hensyn til privatliv og sikkerhed. Du kan også komme i problemer ved at overtræde fortrolighedsaftaler eller andre aftaler.
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussionen
iprojectmanagement
Hvis du ikke kan bruge AI, kan du måske stadig optage eller automatisk transskribere dine møder (igen: undersøg din organisations politikker) for bagefter at supplere dine noter med oplysninger, du måske er gået glip af.
Det, du for enhver pris bør undgå, er at transskribere eller optage mødet for derefter at gå tilbage og tage noter ud fra det bagefter.
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussionen
iprojectmanagement
Løsning 2: Brug Microsoft OneNote
Hvis du ikke kan bruge AI, er dette din næstbedste mulighed.
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussionen
iprojectmanagement
Det er vigtigt at have en dagsorden på plads til mødet. Det sikrer ikke kun, at du holder dig til det, du skal nå igennem, men gør det også nemmere at tage noter. Tilføj dine noter direkte i den relevante del af dagsordenen – det hjælper dig med lettere at følge diskussionens forløb.
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussionen
iprojectmanagement
Du kan nemt integrere OneNote med din e-mail for at gøre det endnu nemmere at distribuere dine mødenoter (når du har ryddet op i dem).
Løsning 3: Dagsordenbaserede noter
Dette ligner ovenstående, men det er lidt vanskeligere uden OneNote.
Her er den grundlæggende proces:
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussionen
iprojectmanagement
Det er også værd at dele din skærm under mødet med dagsordenen og dine noter, medmindre der er noget andet, der skal vises (f.eks. leverancer, der afventer feedback). Det sparer dig for at skulle vende tilbage og bekræfte noter med andre deltagere – de kan se dine noter og afklare tingene med det samme.
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussionen
iprojectmanagement
Men husk: Der vil stadig være behov for at rydde lidt op, før du kan sende noterne ud.
4 Andre tips til mødenoter
Her er nogle andre tips og tricks fra tråden, som kan hjælpe dig med at strømline din proces.
Prioritér dine møder
Giv ikke alle møder samme grad af opmærksomhed – prioritér i overensstemmelse hermed.
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussionen
iprojectmanagement
Opsummér for gruppen
Inden du forlader mødet eller går videre til et nyt punkt på dagsordenen, skal du opsummere din forståelse for gruppen for at sikre, at alle er enige og er på samme side.
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussionen
iprojectmanagement
Vær ikke den, der tager noter
Hvis du kan, så udpeg en anden til at tage noter, så du kan fokusere på at lede mødet.
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussion
iprojektledelse
Her er nogle forslag til, hvem der ellers kan tage noter:
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussion
iprojektledelse
Prøv en RAID-log
På trods af en vis debat om dette kan RAID-logfiler være et effektivt værktøj til notetagning. Sørg for at oprette en, der er separat fra din projekts RAID-log (som typisk bruges til risikostyring), og husk, at du skal omformatere dine noter, før du sender dem til de nødvendige modtagere.
Kommentar
afu/Tronracer fra diskussion
iprojektledelse
Bliv medlem for at få mere indsigt i projektledelse
Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
