Projektlederens guide til implementering af et complianceprogram
Jeg har arbejdet inden for B2B SaaS-området i næsten et årti, og i al den tid har mit mål været konstant at øge omsætningen. Der er mange forskellige måder at nå dette mål på, men den fælles faktor for dem alle, som er afgørende for succes, er god projektledelse.
Gennem de seneste to år har jeg talt med erfarne eksperter hos store virksomheder og konsulentbureauer som Everbridge og Mirai Security for at lære mere om denne nichebranche, der kaldes GRC, eller styring, risiko og compliance. Hvis du er landet her, har du sikkert hørt om det og overvejer måske at lære, hvordan du implementerer et complianceprogram for din virksomhed eller klient.
Jeg skrev denne korte vejledning for at fremhæve vigtige vidensområder inden for projektledelse samt bedste praksis, som eksperterne siger er afgørende for at implementere complianceprogrammer med succes i stort set enhver organisation.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er et complianceprogram?
Selvom det kan defineres på mange forskellige måder, er et complianceprogram grundlæggende et “system af processer, politikker og procedurer samt kontroller, der er udviklet for at sikre overholdelse af alle gældende regler, bestemmelser, kontrakter og politikker, som regulerer organisationens handlinger.”
Manuelle metoder vs. GRC-værktøjer
En af de første beslutninger, en projektleder skal træffe, er, om man vil benytte GRC-værktøjer eller anvende manuelle metoder. Implementering af complianceprogrammer med manuelle metoder (regneark, Word-dokumenter, e-mails osv.) har den fordel, at de indledende omkostninger er lave, at løsningen kan tilpasses virksomhedens behov, og at den potentielt kan gennemføres hurtigere end ved brug af et automatiseret system.
Ulempen ved at anvende manuelle metoder er, at de ikke kan skaleres og hurtigt kan blive uoverskuelige, efterhånden som virksomhedens compliancebehov vokser. Jo flere compliance-rammer I skal overholde, desto flere teammedlemmer og interessenter vil der være behov for til at understøtte dem.
Det betyder, at I bliver nødt til at udvide jeres complianceteam, hvilket medfører den største omkostning ved manuel compliancehåndtering: lønninger. En rapport om omkostningerne ved compliance i mellemstore banker viste, at personale står for mere end 70 % af complianceomkostningerne.
Skalerbarhed er ofte årsagen til, at projektledere vælger GRC-løsninger, når de implementerer og administrerer complianceprogrammer. Ud over omkostningsbesparelser omfatter andre fordele en øget samlet ydeevne på grund af procesautomatisering, færre tilfælde af manglende compliance og større synlighed i hele organisationen.
Uanset om I vælger at implementere complianceprogrammer med en manuel tilgang eller et GRC-værktøj, vil følgende vidensområder og bedste praksis blive anvendt på samme måde.
Relateret læsning: Hvad er StandardFusion? Overblik over funktioner og rundvisning
Hvad er vidensområder inden for projektledelse?
Du er måske allerede ret fortrolig med disse begreber, eftersom projektledere allerede bruger dem i deres daglige arbejde, men jeg vil alligevel give en kort genopfriskning.
Som med ethvert vellykket projekt kræver implementering af et complianceprogram omhyggelig planlægning, organisering og gennemførelse fra start til slut. Instituttet for projektledelse (PMI) har udviklet en ramme kaldet Viden om projektledelse (PMBOK). Den standardiserer alle de terminologier, vejledninger, bedste praksisser og processer, som projektledere følger.
I PMBOK (som nu er i sin 7. udgave) finder du begreber kaldet procesgrupper og vidensområder. Procesgrupper er de generelle faser i et projekt, og vidensområder er grupper af individuelle processer, der kan følges.
Grundlæggende opdeler disse vejledninger projektet i overskuelige faser og trin, så jeres complianceimplementering kan gennemføres med succes.
De vigtigste vidensområder ved implementering af et complianceprogram
Integration
Integration er grundlæggende for complianceprogrammer. Der er mange oplysninger, som skal nå frem til de rette interessenter på det rette tidspunkt for at sikre synlighed og ansvarlighed. Integration samler de løbende individuelle processer og opgaver, der er nødvendige for at overholde compliancebestemmelser.
Manglende kommunikation, manglende forståelse og manglende planlægning er alle blandt de førende årsager til manglende compliance. Integration kan være det sværeste at holde effektivt og rettidigt, især når complianceprogrammer skaleres.
For at reducere dobbeltarbejde, fejl, tabt arbejde og spildt tid på at forbinde trådene er det bedst at oprette et centraliseret system. Et GRC-værktøj giver organisationens medlemmer et centraliseret og tilgængeligt program til overholdelse af krav. Disse er nemmere at administrere og integreres fuldt ud i hele virksomheden. Fordel opgaverne i overensstemmelse hermed, og deleger dem til deres respektive ejere.
Vil du ikke bruge et GRC-værktøj?: Jotform er en manuel formularbygger med fremragende funktioner til overholdelse af krav.
Omfang
Det er meget nemt at falde ned i kaninhuller, der fører dig uden for projektomfanget. For at forhindre ukontrolleret udvidelse af projektomfanget, som kan føre til forsinkelser i implementeringen, bør du tage dig tid til at fastlægge et veldefineret omfang.
Når du definerer din omfangsbeskrivelse for en implementering af krav til overholdelse, er det bedst at fokusere på de mål, der er nødvendige for at opfylde kravene i din specifikke certificering. Notér alle gældende lovgivningsmæssige krav til overholdelse, som er relevante for din branche og dit land, og afstem organisationens mål, interessenternes forventninger og de tilgængelige ressourcer.
Kvalitet
Kvalitetsstyring handler ikke om perfektion, men om at levere ensartethed på tværs af dine projekter. I videnområdet om omfang talte vi om at forstå dine interessenters forventninger. Den anden side af dette er at fastsætte rimelige aftaler mellem interessenterne og dit implementeringsteam.
Der vil uundgåeligt være mangler, når man opbygger et program til overholdelse af krav for første gang. Gennemførelse af mangelanalyser samt interne og eksterne revisioner vil hjælpe dig med at identificere:
- effektiviteten af kontroller og politikker
- hvordan dine kontroller og politikker stemmer overens med dit omfang
- hvad der mangler eller ikke giver mening
Det anbefales også at bede en tredjepart om at gennemføre en uvildig vurdering.
Risiko
Risikostyring handler om at identificere, kategorisere og prioritere risici, så du kan lægge planer for, hvordan de kan begrænses. Når du implementerer programmer til overholdelse af krav, bør du fokusere på at vurdere de risici, der er relevante for den specifikke implementering.
Det betyder, at du skal se på kontroller, politikker og procedurer og dokumentere, hvad der gøres, af hvem, med hvilket formål, om det er blevet gjort, og hvordan det skal gøres ved hjælp af trin-for-trin-instruktioner. Nogle rammeværk indeholder en struktureret tjekliste til definition af kontroller til programmer for overholdelse af krav med henblik på at begrænse risici.
Efter at have defineret kontroller, politikker og procedurer skal du tildele ejere og interessenter til kontrollerne og politikkerne samt give teammedlemmer ansvaret for processen og holde dem ansvarlige for at administrere den.
En af de store fordele ved at bruge et GRC-værktøj er muligheden for at automatisere overvågningen og styringen af kontroller, især i stor skala. Det er her, manuelle metoder virkelig kan bremse arbejdsgangene og skabe mangler og manglende overensstemmelse.
Menneskelige ressourcer
Dit team er din vigtigste ressource, og ressourcestyring handler om mere end blot at tildele opgaver. Det er afgørende, at du forstår dit teams evner, arbejder inden for deres begrænsninger, identificerer mangler i viden, giver dem muligheder for at udvikle sig og følger deres fremskridt.
Uanset om det sker gennem oplæring eller værktøjer, er det dit ansvar at støtte dit team og afsætte de nødvendige ressourcer til dette. GRC-systemer kan tildele ejerskab af kontroller, så du ved præcis, hvilke ressourcer du har brug for til den del af implementeringen.
Kommunikation
Kommunikationsstyring er altafgørende blandt videnområderne. Projektledere kan bruge omkring 90 % af deres tid på kommunikation, da det holder alle involverede informeret om alle aspekter af projektet eller i dette tilfælde implementeringen.
Din plan for kommunikationsstyring er afgørende for at fastlægge, hvordan ændringer og opdateringer kommunikeres, hvem der skal vide hvad og hvornår, før implementeringen begynder. Afhængigt af hvilke rammeværk du ønsker at overholde, skal du udarbejde rapporter for at dokumentere overholdelse af krav og til interessenter.
Det slutter ikke med implementeringen: Planlæg håndtering af manglende overensstemmelse
Dette er en generel vejledning i projektledelsesvidensområder og procesgrupper, som typisk har den største indvirkning på en vellykket implementering af et complianceprogram. Men på nogle måder er implementeringen kun begyndelsen.
Du skal for eksempel oprette korrigerende handlinger og afhjælpningsplaner for de tilfælde, hvor der opstår afvigelser. Disse planer beskriver de opgaver, der skal udføres for at foretage de nødvendige rettelser.
Efter udførelsen af de korrigerende handlinger fra afhjælpningsplanen er det næste trin processen med løbende og kontinuerlig overvågning. Kontroller bør testes regelmæssigt, og opsætning af automatiserede tilbagevendende opgaver hjælper med at sikre modenheden af dit complianceprogram.
Hvis du vil vide mere om implementering og complianceprogrammer samt GRC-softwareværktøjer, kan du tilmelde dig nyhedsbrevet fra The Digital Project Manager.
Har du nogensinde hørt om selvstyrende teams? Hvis du spekulerer på, hvad det kan betyde for dig, så tag et kig på dette: Projektteams uden projektledere: En udforskning af projektlederdilemmaet (med Julia Ryzhkova fra Railsware)
