7 daglige opgaver for projektledere: Hvad projektledere gør hver dag
At være projektleder kan til tider være overvældende, men i dette praktiske indlæg guider vi dig gennem projektlederens daglige rutine – bliv klogere på, hvad du bør tænke på og gøre hver dag for at være en fantastisk projektleder og få mest muligt ud af din dag.
Jeg vil gerne indlede dette indlæg med at sige, hvor fantastisk det er at have en daglig rutine, der gør dig klar til succes. Den slags rutine, hvor du vågner tidligt (mindst to timer før du skal hjemmefra) og har styr på tingene. Jeg mener virkelig have styr på tingene: drikke lidt grøn te, lave yoga, måske tage en hurtig løbetur – den slags rutine.
Men det er ikke rigtig noget, jeg kender godt nok til at prale af.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I stedet vil jeg tale om den succesfulde daglige rutine, der begynder efter kl. 9.00.
7 ting til din daglige projektledelsesrutine
Her får du et indblik i, hvad du kommer til at lave hele dagen som projektleder. Få mere at vide om hvordan du bliver projektleder, især hvis du ikke har tidligere erfaring.
1. Tjek status på dit projekt: Så du kan optimere projektets kritiske veje
Som Beyoncé ville sige, er det vigtigt at tjekke op på det, før du arbejder videre med det.
Selvom det er usandsynligt, at du har et team bestående af helte, der registrerer tid (og indtaster timer dagligt), er det en god idé at få et overblik over dine projekter fra dag til dag og se, hvordan de klarer sig. Især hvis teamet arbejder aktivt på flere leverancer.
Ting har en tendens til at hobe sig op og snige sig ind i løbet af natten, så for at undgå overraskelser er det en god idé at starte dagen med at holde øje med fremdriften. Det hjælper dig også med at håndtere de uundgåelige spørgsmål, der dukker op i løbet af dagen.
2. Gennemgå Slack-/værktøjsindbakken: Så du har styr på dit teams behov og undgår at blive en blokering
Jeg vil vædde med, at du troede, jeg ville sige, at du skulle tjekke din e-mail nu. Nej! Du er der for dit team, og det er deres behov, der vil have en umiddelbar indvirkning på din dag. Uanset hvilket værktøj du bruger til intern kommunikation, bør det prioriteres om morgenen. Det er mere sandsynligt, at du bliver en blokering for projektet, hvis du ikke har overblik over, hvor dit team har brug for dig.
Afhængigt af kontorets indretning bliver det at tjekke dit kommunikationsværktøj ofte erstattet af, at nogen bare kommer hen til dit skrivebord og fortæller, hvad de har på hjerte.
3. Forbered møder: Så du er proaktivt informeret, og tiden forbliver produktiv og planmæssig
Selvom projektledermanifestet lyder “Hver dag er anderledes” – så er hver dag nogle gange faktisk ikke så dramatisk anderledes. Der er nogle ret konstante søjler i vores kalendere, og det er teammøder og statusmøder med kunder. Hvert af disse møder bør være noget, du som projektleder er forberedt på i god tid.
Det er dit ansvar at være den, der holder styr på viden og ved alt. Det er værd at afsætte tid i din morgenplan til at udarbejde og dele dagsordenerne for disse møder med dine kunder og dit interne team.
4. Tjek dine e-mails: Så du kan se, hvilke spørgsmål og anmodninger der venter på dine kunder
I modsætning til hvad mange tror, bør det ikke være det første, du gør på dagen, at tjekke dine e-mails. Grundlæggende projektledelsestips. *Der er en tendens til, at hektiske e-mails fuldstændig overtager dagens opgaver og ændrer rundt på dine prioriteter. *Du kan også tjekke dine e-mails som det første, men lad dem ikke være de eneste, der afgør dine prioriteter.
5. Deltag i møder: Så handlingsplaner bliver færdiggjort, og beslutninger for dine projekter bliver fastlagt
Det kan ikke undgås – du er forbindelsen mellem kundens team og dit bureaus team. Rutinemøder har typisk det ene formål at give opdateringer og indsigt i igangværende projekter. De har også det underliggende mål at opbygge relationer; tillid og kommunikation er afgørende i alle muligheder, hvor du møder kunder.
Hvis det ligger inden for din magt at bestemme, hvornår kundemøder finder sted, anbefaler de fleste projektledere, at kundemøder afholdes om morgenen. Der er flere grunde til dette, herunder:
- Tidszoner:
- På vestkysten (PST) arbejder du nogle gange med en kunde, der befinder sig på østkysten, 3 timer foran (EST). Vores morgener er østkystkundens eftermiddage. Derfor slutter tidsgrænsen for et møde med en kunde fra østkysten normalt senest kl. 13.30 (PST).
- Der er opstået færre problemer i løbet af kundens dag inden mødet – hvilket betyder færre ting, du skal reagere på! (Vi kan kun sige “Det er en ændringsanmodning” så mange gange, før det mister sin charme).
- Du får mere tid om eftermiddagen til rent faktisk at handle på det, du drøftede med kunden, før de stiller de uundgåeligt presserende spørgsmål: “Hvorfor er det ikke blevet gjort endnu? Vi talte om det i går..”
6. Kom i gang: Så du får fat i det, du har brug for, for at holde fremdriften i dine projekter
Formiddagene er typisk mere strukturerede og styrer normalt dine aktiviteter og næste skridt frem til arbejdsdagens afslutning. Eftermiddagene er mere fokuserede på at sikre, at du har et godt overblik over det, der skete den dag.
Det er det tidspunkt på dagen, som du har afsat til dig selv , hvilket betyder, at du grundlæggende skal tage dig af:
- Forberedelse til i morgen / resten af ugen
- Gennemgang af indkommende arbejde og opgaver
- Besvarelse af kunde-e-mails
- Kommunikation med det interne team for at få tingene gjort!
More Articles
7. Kom i gang med at læse: Så du er den klogeste i rummet
En af de sværeste, men mest effektfulde ting at gøre om eftermiddagen eller på et tidspunkt i løbet af dagen er sandsynligvis at bruge ti minutter på at undersøge verden og branchen omkring dig.
Som aktive kræfter inden for den digitale verden er det en fordel for dig at holde dig ajour med din branches jargon og projektledelsesbegreber. Det kan hjælpe dig med at bringe idéer til teamet og dine kunder. Her er nogle ressourcer, du kan tjekke ud:
- First Round Review: Indsigt i produkt, mennesker og kultur samt tips til ledelse
- Uxdesign.cc: Om brugeroplevelse, brugervenlighed og produktdesign.
- Google Design: Se, hvem der er foregangsfigurer på Googles designradar
- Vancouver Tech Journal: En e-mail, der udsendes hver søndag (du kan bruge dine arbejdseftermiddage på at læse den), og som fortæller dig, hvad der foregår i Vancouver-området i British Columbia – specifikt inden for teknologi.
- Fastcodesign.com: Altid en klassiker.
- OG SELVFØLGELIG THE DIGITAL PROJECT MANAGER !
Og når alt det ovenstående er taget hånd om, er klokken pludselig over 17, og er du så den sidste person på kontoret, igen?
Men det betyder i det mindste, at der er mindre sandsynlighed for, at du tager arbejdet med hjem!
….Ikke?
En sidste bemærkning – denne rutine kan se en hel del anderledes ud, hvis du er ny i en organisation, så gå ikke i panik, hvis du ikke er begyndt på nogle af disse punkter på listen. Hvis det lyder som dig, anbefaler vi, at du arbejder sammen med din leder om at udarbejde en 30-60-90-dagesplan, der bedre afspejler dit ansvar.
Hvad er det næste?
Leder du efter kolleger, du kan netværke med og skabe kontakt til? Bliv medlem af DPM, få adgang til vores Slack-fællesskab, og deltag i diskussionen sammen med hundredvis af andre digitale projektledere.
