Ressourceudligning i Monday – Fred Baker – KUN FOR MEDLEMMER

[00:00:00] Mhm.

Galen: Hej alle sammen, og velkommen til vores praktiske session om brugen af Monday til at planlægge, udligne og administrere projektteamets ressourcer. Hvis I ikke allerede kender os, er jeg Galen, og dette er den certificerede Monday-konsulent Fred Baker.

Fred, tak fordi du vil være med i dag.

Fred: Tak, Galen.

Galen: Okay. Lad os kaste os over ressourceallokering. Jeg har et lille scenarie her. Jeg ved, at du har sat din sandkasse op, så lad mig lige ridse situationen op. Jeg forestiller mig, at jeg leder et team af projektledere hos et lille digitalt bureau.

Vi har et par projektledere, der kører flere forskellige samtidige projekter, som varierer i størrelse, tidsplan og kompleksitet. Vigtigst af alt deler alle disse projekter teammedlemmer fra udviklings- og kreative afdelinger. Det, jeg virkelig gerne vil vide, er dette: Hvad er den bedste måde for mine projektledere i dette scenarie at forudsige teamets ressourcer på tværs af deres projekter ved hjælp af Monday? Mere specifikt tænker jeg: Hvordan ved jeg, om vi har overallokeret et teammedlem? Og hvis jeg har overallokeret et teammedlem, hvordan kan jeg så bruge Monday til at udligne denne ressource, så personen ikke er over sin kapacitet?

Jeg tænkte, at vi måske kunne begynde med det grundlæggende — hvis du hurtigt kunne vise mig, hvordan du ville allokere ressourcer til et par projekter — og derefter gå ind i problemområdet, hvor man tænker: Vent lige, denne person arbejder 12- eller 16-timers dage. Er det okay?

Fred: Ja, ja, ja. Det er et rigtig godt scenarie. Det første, jeg vil sige, er, at det, jeg viser dig, kun er én af 7.000 forskellige måder, man potentielt kan gøre det på. Det smarte ved Monday er, at det nærmest er som en kasse LEGO.

Du kan bygge, hvad du vil med det. Der er mange forskellige måder at gøre én bestemt ting på, og problemerne opstår som regel, når man forsøger at tilpasse Monday til sin proces eller sin proces til Monday. Arbejdsbelastningswidgetten, som jeg har åbnet her, er en af de nyere funktioner, de har lanceret inden for det seneste års tid. Det er sandsynligvis den bedste måde at få et overblik over kapaciteten på.

Som du kan se i dette eksempel, ser det ud til, at jeg i uge 25 er på 61 procent kapacitet. Man kan stable ting oven på hinanden og se, hvordan projekterne påvirker hinanden. Det ser ud til, at Fred faktisk er med på mange projekter på dette tidspunkt. Når vi tilføjer flere, kommer vi op på 93 procent kapacitet, og til sidst kan vi nå det røde område.

På den måde kan man visuelt se, hvornår folk er overbelastede, eller hvornår de ikke er så belastede, som i uge 29 her.

Arbejdsbelastningswidgetten taler sammen med et projektboard. Det kunne være et overordnet projektboard, hvor alle projekterne ligger, med en række for hvert projekt. Projekterne kan være placeret i forskellige grupper, men typisk har man en overordnet visning, som hele teamet eller projektlederen kan se på.

Derfra kan man have et detaljeret board. For eksempel kan man have alle projekterne på det overordnede board og derefter et specifikt webdesignprojekt for en stor kunde, som er forbundet med det overordnede board, men som indeholder alle detaljerne.

På det detaljerede board kan man angive projektopstart, indsamling af ressourcer, udarbejdelse af wireframe, gennemgang og alle de øvrige aktiviteter. Det overordnede board siger blot, at vi bygger et nyt websted for DPM, hvem der ejer projektet, hvem der er projektleder, og hvem der er tildelt.

Galen: Du arbejder hurtigt. Hmm. Mm.

Fred: Ja. Lad os sige, at projektet tager 100 timer. Det er det samlede antal projekttimer, og det er blot en kolonne, jeg selv har oprettet. Det er en talkolonne, som jeg har indstillet til at vise timer, men den kunne også vise noget andet — eller ingenting.

Nederst har vi en opsummering, så man kan se den samlede sum. Hvis man bruger dette til projekter, kan man se, hvor mange samlede projekttimer man har. Måske har man 375 timer i projekter. Det vigtigste er at forstå det samlede engagement.

Man kan også se projektuger, servicetype og tidsregistrering. Tidsregistreringskolonnen kan bruges ved at trykke på start og stop, eller man kan indtaste tiden manuelt. Hvis jeg for eksempel arbejdede fra klokken ni til 10.34 den 27., ville systemet registrere én time og 34 minutter.

En anden kolonne er den tildelte ugentlige forbrænding. Hvis der er 10 timer på et projekt, og projektet varer 10 uger, har man én time om ugen, der skal bruges. Det er den samlede projektforpligtelse for alle de personer, der er tilknyttet projektet.

Der findes også en planlagt ugentlig forbrænding. Projektet siger måske, at vi skal bruge seks timer om ugen, men som projektleder ved jeg, at vi i uge ét, to og tre faktisk vil bruge 10 timer om ugen. I uge fire, fem og seks bruger vi måske fem timer om ugen. Det kan man ændre manuelt.

Arbejdsbelastningsvisningen viser derefter, hvornår jeg er overbelastet. Hvis jeg er overbelastet i uge 26, 28 og 29, kan jeg flytte projektet til et tidspunkt, hvor jeg har mindre travlt, tildele det til en anden person eller tilføje en ekstra person. Hvis Fred og George begge tildeles projektet, fordeles belastningen mellem dem.

Galen: Det, jeg godt kan lide ved dette, er, at du har oprettet nogle brugerdefinerede felter for ting som timer og projektallokering, og at du bruger formler til at forstå forbruget og ressourceallokeringen. Monday lægger derefter en visning ovenpå under fanen Arbejdsbelastning, hvor man nemt kan visualisere og simulere, hvordan man udligner sine ressourcer.

Fred: Man kan også se, hvor tæt man er på sin grænse. Hvis man ønsker at holde alle på 70 procent, kan man tilføje mere arbejde til Fred eller flytte noget rundt. Fordi man arbejder med prognoser, kan man håndtere meget af dette, før det bliver et reelt problem.

Denne visning er i praksis som et personligt Gantt-diagram. Jeg kan se, hvor mange projekter Galen er tilknyttet i de næste syv uger eller det næste år. Hvis jeg kan se, at Galen bliver overvældet i april, kan jeg flytte noget, tilføje en ressource eller udskyde et projekt, der ikke har højeste prioritet.

Galen: Hvordan ville du tilføje en designer i nogle få dage midt i et projekt, når allokeringen ellers er baseret på et fast antal timer om ugen?

Fred: Man kan bruge underordnede elementer. Projektet kan have en samlet tidslinje, mens et underordnet element har en separat tidslinje for designeren. Hvis hele projektet varer fra 12. juni til 31. juli, kan designeren eksempelvis være nødvendig fra den 8. til den 18. juli. Derefter tildeler man designeren til dette underordnede element.

På den måde kan man se, hvornår designeren er allokeret. Man kan også få en opsummering af de underordnede tidslinjer på det overordnede element. Det er nyttigt, hvis projektlederen er tildelt hele projektet, mens designer, udvikler, kvalitetssikringsperson og tekstforfatter er tildelt de enkelte underordnede elementer.

Galen: I bureauer kan man være meget detaljeret i sin allokering, for eksempel når en designer kun arbejder to timer på en bestemt dag. Så arbejder man nedefra og op. Men hvis man har et fast team, kan man også blot sige, at fire personer arbejder på projektet i otte uger, eller at de kan bruge 50 procent af deres tid på projektet og 50 procent på den daglige drift.

Fred: Monday kan håndtere begge tilgange. Det er som en kasse LEGO. Hvis man forstår værktøjet og sine processer, kan man få dem til at fungere sammen det meste af tiden. Hvis der opstår problemer, findes der ofte en app eller en automatisering, der kan løse dem.

Det er også derfor, værktøjer som Monday vinder markedsandele i forhold til Microsoft Project. Monday er mere fleksibelt og langt lettere at lære. Udfordringen er, at man skal forstå, hvordan værktøjet passer til ens processer.

Galen: Værktøjerne udvikler sig hurtigt. Har du oplevet, at en kompleks løsning pludselig blev overflødig på grund af en ny funktion?

Fred: Jeg har faktisk oplevet det modsatte. Monday er god til ikke at ødelægge eksisterende løsninger. Men man kan bruge lang tid på at skabe en porteføljevisning manuelt, og så lancerer Monday et porteføljeværktøj, der gør det samme på en nemmere måde.

Det er ikke, fordi de ødelægger det, man har bygget. De giver blot en bedre og lettere måde at gøre det på.

Monday har også udviklet sig til flere produkter. Der findes et arbejdsstyringsprodukt, en CRM-platform, et udviklingsprodukt til udviklingsteams og en tjeneste til supporthenvendelser. Det er let at oprette et robust system og oplære et team i, hvordan det fungerer.

En anden nyttig visning er Gantt-diagrammet. Her kan man se projekterne mere holistisk, flytte dem rundt, oprette afhængigheder og gruppere dem efter projekt, ansvarlig eller servicetype. Man kan opdage overlappende projekter og tage samtalen, før det bliver et problem.

Man kan også oprette dashboards med resterende timer, gennemsnitlig forbrændingsrate, projekttyper, tabeller, arbejdsbelastning og andre oplysninger. Arbejdsbelastningen behøver altså ikke stå alene, men kan indgå som en del af et større dashboard.

Galen: Jeg kan godt lide tilpasningsmulighederne. Man kan have en detaljeret visning til sig selv, en visning til driftschefen eller ressourcechefen og en visning til ledelsen eller projektsponsorerne. Det gør det muligt at fortælle historien på en klar måde uden at tvinge alle til at gennemgå alle detaljer.

Fred: En sidste ting er dokumentation. Man kan dokumentere, hvordan boardet fungerer, hvad de forskellige kolonner betyder, og hvilke formler der bruges. Man kan indsætte tabeller, boards, visninger og widgets i Monday-dokumenter.

Det fungerer som en standardprocedure for boardet. Man kan også skrive projektnoter, tildele handlinger og nævne andre personer, så alting holdes samlet i den rette kontekst.

Galen: Det kan jeg virkelig godt lide. Tak, Fred, fordi du tog dig tid til at vise os ressourceallokering, forbrænding, Gantt-diagrammer og Monday generelt.

Mhm.