Sådan ved du, om dit team er klar til AI i projektstyringssoftware

Galen Low: Når organisationer leder efter projektstyringssoftware med AI-funktioner, har de så faktisk en idé om, hvad de vil opnå med dem, eller følger størstedelen af disse købere bare en målsætning om at gøre noget med AI?

Olivia Montgomery: Vi starter bestemt med lidt mere af den konkurrenceprægede FOMO, som ledere oplever. Der er masser af markedsføring, og leverandørerne skynder sig bestemt for at ride med på AI-bølgen.

Galen Low: Hvad skal være på plads, før et team eller en organisation rent faktisk kan drage fordel af AI-funktioner i projektstyringssoftware? Hvad mener du er de grundlæggende elementer, der hjælper teams og organisationer med at accelerere hen imod et afkast af AI?

Olivia Montgomery: Der er to ret store overvejelser, som jeg mener, at virksomheder af alle typer og størrelser, inden for alle brancher og på alle modenhedsniveauer bør tage i betragtning: jeres tekniske parathed og jeres kulturelle parathed.

Galen Low: Velkommen til podcasten The Digital Project Manager, programmet der hjælper ledere med leverancer med at arbejde smartere, levere hurtigere og lede bedre i AI's tidsalder. Jeg hedder Galen, og hver uge dykker vi ned i strategier fra den virkelige verden, nye værktøjer, gennemprøvede rammeværk og den lejlighedsvise krigshistorie fra projektets frontlinje. Uanset om du styrer massive transformationsprojekter, håndterer AI-arbejdsgange eller bare forsøger at holde kaos under kontrol, er du kommet til det rette sted. Lad os komme i gang.

I dag taler vi om den stigende efterspørgsel efter AI-forstærkede funktioner i projektstyringssoftware, hvad folk ønsker sig af disse funktioner, og hvad virksomheder og teams af forskellige størrelser skal have på plads for at nå deres mål. Tilbage i det virtuelle studie sammen med mig i dag er Olivia Montgomery, ledende associeret analytiker for projektstyring hos Capterra.

Olivia er tidligere PMO-leder, professionel projektleder, en flittig taler og præcis den slags nørd, man gerne vil have, når det handler om forskningsbaseret indsigt i projektstyring, teknologistrategier og den menneskelige side af ledelse. Hun har også netop udgivet sin seneste undersøgelse, Capterras undersøgelse af tendenser inden for projektstyringssoftware i 2025, som viser en ændring i, hvordan virksomheder vælger og bruger projektstyringsværktøjer. Det er præcis det, vi skal dykke ned i i dag.

Olivia, tak fordi du kom tilbage i studiet og sluttede dig til mig i dag.

Olivia Montgomery: Tak fordi du inviterede mig. Jeg er virkelig glad for at være her. Vi har nogle aktuelle emner, vi skal tage fat på.

Galen Low: Ja, i dag bliver det krydret. For dem, der har lyttet til podcasten et stykke tid, er Olivia en klar publikumsfavorit. Vi sad lige i venteværelset og talte om lingvistik. Så gik det op for os, at lingvistik, humaniora, store sprogmodeller og AI faktisk hænger sammen.

Så vi kommer rundt mange forskellige steder. Vi har en tendens til at bevæge os ned ad nogle kaninhuller, og det håber jeg, vi gør, men for en sikkerheds skyld er her den køreplan, jeg har skitseret for os i dag. Til at begynde med ville jeg have ét stort, brændende spørgsmål af vejen. Det der lidt ubehagelige, hyperrelevante spørgsmål, som alle gerne vil kende svaret på.

Derefter vil jeg zoome ud og tale om tre ting. Først ville jeg tale om, hvad der skal til, for at organisationer virkelig kan drage fordel af AI-funktioner i projektstyringssoftware. Så vil jeg gå i dybden med, hvordan AI-funktioner faktisk ser ud i praksis, og hvordan man måler, om de virker, eller hvordan de bliver brugt.

Og til sidst tænkte jeg, at vi kunne tale om den kortsigtede og langsigtede påvirkning fra nogle af AI-funktionerne i projektstyringssoftware og andre steder i den måde, vi samarbejder på, og hvordan det kommer til at påvirke projektbaseret arbejde.

Olivia Montgomery: Jeg er klar. Lad os gøre det.

Galen Low: Lad os starte med det ene varme spørgsmål.

I din seneste undersøgelse bemærker du, at 55 % af alle købere af projektstyringssoftware nu prioriterer AI-funktioner. Det kommer nok ikke som nogen overraskelse for de fleste af vores lyttere i betragtning af presset på virksomheder for at gøre mere ved hjælp af AI, men når organisationer leder efter projektstyringssoftware med AI-funktioner, har de så faktisk en idé om, hvad de vil opnå med dem, eller følger størstedelen af disse købere bare en målsætning om at gøre noget med AI?

Olivia Montgomery: Det er lidt af en blandet landhandel derude. Vi starter bestemt med lidt mere af den konkurrenceprægede FOMO, som ledere oplever. Der er masser af markedsføring, og leverandørerne skynder sig bestemt for at ride med på AI-bølgen, fordi der er en hype og en efterspørgsel, der breder sig, men vi bevæger os langsomt i retning af en mere strategisk hensigt.

Med AI er den første begejstring efterhånden aftaget lidt. Vi begynder at se mere af, hvad disse værktøjer faktisk kan, hvad de ikke kan, hvordan teams bruger dem, hvornår, hvorfor og hvor, og vi er nået frem til de sværere spørgsmål. De er stadig i høj grad drevet af denne konkurrenceprægede FOMO, og det skyldes bestemt, at AI-investeringer fylder mere og mere.

Olivia Montgomery: I sidste ende handler det om, at organisationer skal være både teknisk og kulturelt parate. Man skal have tilstrækkeligt med rene, strukturerede data, gennemgå sine eksisterende værktøjer, forstå hvor data befinder sig, og sikre, at der er klare regler for, hvad medarbejderne må dele, og hvordan de skal bruge værktøjerne sikkert.

Men teknisk parathed er ikke nok. Medarbejderne skal også vide, hvad de får, hvorfor de får det, og hvordan det forventes, at de bruger det. Det er vigtigt at skabe en kultur, hvor teams kan eksperimentere, stille spørgsmål og dele erfaringer uden frygt for straf. Et pilotprojekt i et afgrænset miljø med lav risiko er ofte en bedre start end et stort, obligatorisk udrulningsprojekt.

Galen Low: Det kan jeg virkelig godt lide. Det handler altså ikke bare om at købe værktøjet og trykke på en magisk knap. Man skal have de rigtige data, den rigtige styring og den rigtige samtale med medarbejderne på plads.

Olivia Montgomery: Præcis. AI kan hjælpe med at automatisere arbejdsgange, generere første udkast og understøtte beslutninger, men man skal stadig kontrollere resultaterne. Sprogmodeller kan overse nuancer, bløde sproget op, fjerne følelsesmæssige signaler og skabe oplysninger, der lyder overbevisende, men som er forkerte.

Derfor bør man ikke overlade hele statusrapporten til et AI-værktøj. Brug det som en assistent, der kan hjælpe med et første udkast eller tilpasse information til forskellige målgrupper, men behold det menneskelige ansvar for kontekst, vurdering og opfølgning.

Galen Low: Det er en vigtig sondring mellem at bruge data til at informere beslutninger og vejlede medarbejdere og at bruge data til at straffe og kontrollere.

Olivia Montgomery: Ja. Hvis vi bruger AI med omtanke, klare sikkerhedsforanstaltninger og en løbende dialog, kan det hjælpe projektledere med blandt andet ressourcefordeling, planlægning og arbejdsgange. Men vi skal huske, at mennesker ikke er maskiner. Den mest værdifulde del af arbejdet kan foregå under en gåtur, i en samtale eller i den tid, hvor man bearbejder et problem.

AI kan måske hjælpe os med at tage højde for disse mere menneskelige forhold, men det kræver realistiske forventninger, gode data og en organisation, der er villig til at lære undervejs.

Galen Low: Det er en stærk måde at se det på. AI handler ikke kun om at få opgaver udført hurtigere, men også om at udfordre vores antagelser om, hvad arbejde er, og hvordan vi bedst organiserer det.

Olivia Montgomery: Fremtiden bliver spændende, men vi er ikke helt i mål endnu. Agentisk AI kan på længere sigt træffe beslutninger og udføre komplekse opgaver på tværs af systemer, men man skal være kritisk over for markedsføringen og undersøge, hvad teknologien faktisk kan. Naturligt sprog og automatisering gør værktøjerne mere tilgængelige, men nuancer, bias og manglende kontekst er stadig reelle risici.

Galen Low: Det har været en fantastisk samtale. Tak, fordi du ville bruge tid sammen med mig i dag.

Olivia Montgomery: Tak for invitationen.

Galen Low: Det var alt for dagens episode af podcasten The Digital Project Manager. Hvis du nød samtalen, så husk at abonnere dér, hvor du lytter. Og hvis du vil have endnu mere praktisk indsigt, flere casestudier og spillebøger, så kig forbi thedigitalprojectmanager.com.

Indtil næste gang: Tak fordi du lyttede.