Sådan får du webstedsindhold fra kunder (med James Rose fra Content Snare)

Læs transskriptionen:

Vi prøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Tilgiv venligst eventuelle tastefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Ben Aston:

Venter du stadig på, at dit webprojekt går live? Lad mig gætte: Du venter på indholdet, eller måske har kunden sendt dig indholdet, men nu venter du på, at de sender det indhold, der passer til webstedet. Det er en udfordring for alle, der arbejder med webudvikling. Bureauer kender alt for godt til dette problem, men det er et problem, der kan løses. Ja, der findes en bedre måde at gøre det på, så lyt videre til denne podcast for at forstå, hvordan du kan slippe for endeløse e-mailtråde, enorme vedhæftede filer og rodede Google Docs, samle indhold og filer ét sted og få automatiske påmindelser om indhold ved hjælp af et værktøj, som vi skal tale om i dag.

Tak, fordi du lytter med. Jeg hedder Ben Aston og er grundlægger af Digital Project Manager. Velkommen til DPM-podcasten. Uanset om du er en erfaren projektleder, en digital producent eller noget helt andet – måske er du på en eller anden måde endt med ansvaret for at styre projekter – skal du vide, at du i dag har tusindvis af andre i samme båd med i hovedtelefonerne. De gør deres bedste for at starte, planlægge og levere bedre projekter. Vi hos DigitalProjectManager.com er her for at hjælpe dig med at blive mere selvsikker og dygtig som projektleder. Og vi er her for at forbinde dig med andre, der også styrer og leder projekter.

Hvis du virkelig vil op på næste niveau og forbedre dine evner som projektleder, så tjek vores DPM-skole ud, og husk at tilmelde dig vores pro-medlemskab for at få adgang til alle vores nøje udvalgte ressourcer. Mens du lytter til programmet, må du også meget gerne abonnere og tilmelde dig vores mailingliste på DigitalProjectManager.com, så du kan holde dig opdateret om alt det, der sker.

I dag har jeg besøg af James Rose. James er medstifter af Content Snare, som vi skal tale om, og af Aktura Technology. Han var engang webdesigner, og nu forsøger han at hjælpe designere og udviklere med at få deres liv tilbage, arbejde mindre og få bedre kunder. Hej, James.

James Rose:

Ben, det er fantastisk at være her. Bortset fra at jeg i øjeblikket bliver angrebet af patogener, som jeg fik fra en Uber-chauffør forleden.

Ben Aston:

Godt, at du kunne være med. Fortæl os, hvad du laver nu. Du driver dit eget SaaS-produkt, og du driver også et udviklingsbureau. Kan du fortælle lidt om dem?

James Rose:

Ja, vi har arbejdet med software i meget lang tid. Jeg tror, vi grundlagde vores virksomhed i 2010, så vi byggede vores softwareprodukt dengang, og bagefter endte vi med at udvikle software for andre – som et typisk bureau. Det er vores udviklingsbureau, Aktura Technology. Vi bygger grundlæggende specialløsninger for folk.

I den proces byggede vi også mange websteder, og som din introduktion antydede, er indhold et stort problem for mange mennesker. Det var det også for os. Jeg netværkede meget med webdesignere, og det virkede som et stort problem for alle. På det tidspunkt forsøgte vi at finde et nyt problem at løse, fordi software er det, vi brænder for, og så faldt tingene på plads. Jeg tænkte: “Vi må bygge noget, der kan hjælpe med vores egen proces for indsamling af indhold, for alle de andre webdesignere og for andre bureauer.” Sådan begyndte Content Snare. I dag har vi en SaaS-platform, der hjælper folk med at indsamle indhold fra kunder til tiden og uden alle forsinkelserne, de rodede vedhæftede filer og alt det andet, der normalt følger med processen.

Ben Aston:

Lad os tale om Content Snare om lidt. Først vil jeg dog gå tilbage til, hvordan du nåede frem til at bygge et SaaS-værktøj, der hjælper bureauer. Hvad er din baggrund fra bureauverdenen?

James Rose:

Det handler egentlig bare om vores egen virksomhed. I modsætning til dig begyndte jeg ikke i et stort bureau. Jeg var ingeniør og arbejdede med styringssystemer og automatisering. På et tidspunkt skrev vi grundlæggende kode til industrielle processer. Senere bevægede det sig over i udvikling af softwareprodukter. Content Snare er faktisk vores tredje produkt. De tidligere blev solgt eller lukket ned, men det var dér, vi begyndte.

Webstederne kom kun til, fordi alle antager, at man ved alt om computere, hvis man arbejder med computere. Man fortæller folk, at man arbejder med software, og så spørger de, om man kan bygge et websted, gendanne data fra en harddisk eller lave en Uber-klon til hvalpe for 2.000 dollar.

Sådan kom vi ind i websteder. Vi havde tidligere bygget vores egne websteder, dengang man lavede websteder for at få dem til at rangere på Google og tjene penge på annoncer. Vi havde derfor lidt erfaring og tænkte, at vi ville lave gode websteder for folk, fordi mange ikke havde gode forhold til deres webudviklere. Hvis vi gjorde et godt stykke arbejde, burde vi kunne skabe et ordentligt bureau. Det var sådan, det skete. Vi begyndte med websteder, lavede derefter Facebook- og Google-annoncer og bevægede os ind i digital markedsføring, før vi vendte tilbage til kun at lave websteder, fordi vi ville fokusere på at være gode til én ting.

Ben Aston:

Og I er et bureau uden kontor, ikke?

James Rose:

Mm-hm (bekræftende).

Ben Aston:

Hvordan får man fjernarbejde til faktisk at fungere? Især når man arbejder med udviklere, som kan være svære at få fat på. Hvad er dine råd?

James Rose:

Det er helt sikkert en løbende udfordring, og vi er ikke færdige med den endnu. Men der er et par ting. Jeg oplever, at mange problemer med udviklere, der forsvinder eller ikke svarer, skyldes, at man ansætter freelancere. Da vi skiftede til hovedsageligt at ansætte på fuld tid, gjorde det en stor forskel. De møder ind, når deres arbejdsdag begynder, og går hjem, når den slutter. Vi er fleksible, men forventer en hel arbejdsdag hver dag, medmindre de fortæller os, at der er noget andet. Det gør en enorm forskel, og vi har stort set ikke længere problemer med, at folk bare forsvinder.

Ben Aston:

Heldige jer.

James Rose:

Vi har bestemt haft fuldtidsansatte, der forsvandt. Jeg husker én, der forsvandt i fire dage midt i et stort projekt. Han sagde, at han var taget op i bjergene, stadig arbejdede på projektet, men ikke havde adgang til Slack. Jeg sagde, at det ikke var i orden, og at han i det mindste skulle have fortalt os det. Han arbejder ikke længere for os.

Så mit svar er: Hvis du har brug for adgang til folk og vil have, at de er der hver dag, men de ikke er det, så afslut samarbejdet hurtigt.

Ben Aston:

Du nævnte Slack som kommunikationskanal for dit fjernteam. Hvilke andre værktøjer bruger du til at styre jeres projekter internt?

James Rose:

I dag er det stort set kun Jira. Da vi lavede websteder, brugte vi Teamwork Projects. Vi har faktisk lukket webstedsdelen af virksomheden, fordi vi lavede for mange forskellige ting. Softwarebureauet og Content Snare er rigeligt. Teamwork Projects var et rigtig godt system til mindre projekter, men alt vores større arbejde kører gennem Jira på en klassisk Kanban-tavle, hvor man kan oprette sprints, tildele folk og få interessenter til at gennemgå arbejdet.

Når funktioner bevæger sig gennem processen, kan der være et stadie med fagfællebedømmelse, hvor en anden udvikler skal gennemgå arbejdet. Der er indbygget forretningslogik, så hvis koden ikke bliver kontrolleret, kan arbejdet ikke gå videre til interessentgennemgang. Kunden skal derefter trykke på en knap for at godkende, før det kan rulles ud på testserveren. Efter test kan det flyttes til produktionsserveren. Det er en ret dyb proces for software, og Jira er et af de få værktøjer, hvor man kan indbygge alle disse regler.

Ben Aston:

Det kan være irriterende.

James Rose:

Jira er et frygteligt værktøj. Jeg siger ikke, at det er fantastisk.

Ben Aston:

Nej, men du har ret. Folk beslutter sig for, at de vil bruge Jira, og bagefter tænker de: “Hvem kan sætte det op?” Det samme sker, når man opretter nye tavler eller projekter. Normalt er der én person, der ved, hvordan det skal gøres, men vedkommende er væk. Det gode og det dårlige ved Jira er arbejdsgangene. Man kan definere regler, som forhindrer folk i at springe trin over. Det er frustrerende som projektleder, men det kan være meget effektivt til at sikre, at alle trin bliver gennemført.

James Rose:

Det er et konstant balancearbejde, især når man styrer fjernudviklere.

Ben Aston:

Du er også meget optaget af produktivitetshacks. Hvilke af dine automatiseringer kan vi kopiere? Hvad er dine favoritter, og hvad automatiserer du for at øge produktiviteten?

James Rose:

Et eksempel er en automatisering i Jira, der overvåger, når nogen flytter en funktion eller en fejlrettelse fra én kolonne til en anden. Når noget rulles ud til vores forproduktionsmiljø, samler den funktionerne i en liste og lægger den i mit Trello. Jeg bruger Trello til min personlige huskeliste og til at styre mit liv. Kortet indeholder alle de funktioner, der er blevet rullet ud i løbet af den seneste uge. Jeg kan hurtigt gennemgå dem og lave en video om dem. Det sparer mig for at logge ind i Jira og finde ud af, hvad der er blevet rullet ud.

Et andet eksempel er at oprette dokumenter. Når nogen booker en plads i min podcast, besvarer de en række spørgsmål om sig selv og emnerne, vi kan tale om. Ved hjælp af Zapier kan jeg oprette et dokumentskabelon, udfylde oplysningerne og have det klar som reference under podcasten.

Når man indtaster de samme oplysninger i flere værktøjer, er det et oplagt sted at automatisere. Det samme gælder, når en handling i ét værktøj kræver en ændring i et andet, for eksempel når en e-mail sendes, og en kontakt derefter skal flyttes til stadiet “tilbud sendt” i et CRM-system.

Ben Aston:

Ja, helt sikkert. James, lad os tale om Content Snare. Bureauer har ofte svært ved at få det rigtige indhold fra kunderne til tiden og i det rigtige format. Kunderne har måske ikke tekstforfattere internt, eller også har de en million andre ting at gøre. Content Snare er et værktøj til indholdsarbejdsgange, men hvad betyder det helt præcist?

James Rose:

Den oprindelige idé var ganske enkelt at slippe for e-mailtrådene. Man beder kunden om indholdet til forsiden, og så sender kunden måske en tredjedel af det, et billede, der er for lille, og et logo på 16 pixel. Alt kommer som vedhæftede filer, som man skal downloade, lægge i en kundemappe og derefter bede kunden om at rette. Til sidst sender kunden noget med rød markering og en besked om, at et bestemt ord skal linke til en bestemt side.

Vi endte med e-mailtråde, der var så lange, at de fik Gmail til at fryse. Jeg ville bare have alt samlet ét sted, så vi kunne se, hvad der var færdigt, hvad der skulle revideres, og om indholdet opfyldte kravene. Hvis en overskrift var for lang eller for kort, skulle vi kunne afvise den og bede kunden rette den. Vi skulle også kunne fastsætte en maksimal længde.

Den første version var derfor nærmest en formular. Kunden får et link, kan vende tilbage, når det passer, og fortsætte, hvor vedkommende slap. Alt gemmes automatisk, mens kunden skriver. Den vigtigste funktion var automatiske opfølgningsmails. I stedet for at bruge tid hver uge på at finde ud af, hvem vi ventede på, sender Content Snare selv påmindelser.

Ben Aston:

Påmindelsesfunktionen er meget stærk. Projektledere kan følge op igen og igen uden at få indholdet. Når systemet sender en e-mail om, at materialet skal afleveres i morgen, fungerer det ofte bedre.

James Rose:

Nogle vil stadig sende e-mails manuelt, fordi de vil bruge deres egen formulering. Andre synes, det er godt for kunderelationen, fordi de kan give værktøjet skylden. Kunden har ikke udført arbejdet, men værktøjet sender automatisk en besked.

Ben Aston:

Hvad står der på værktøjets køreplan, og hvordan ser du det udvikle sig?

James Rose:

Vi opdager, at større bureauer og virksomheder har brug for flere arbejdsgangsfunktioner. Der kan være flere samarbejdspartnere i en organisation, som har ansvar for forskellige dele af indholdet, forskellige sider eller forskellige afsnit på hver side.

Den næste store udgivelse handler om at ændre den måde, kunder indtaster indhold på. I stedet for at vise en traditionel formular vil vi fokusere på én ting ad gangen, fordi lange formularer kan virke overvældende. Derefter kommer funktioner som kommentarer og muligheden for at tagge personer i bestemte dele af indholdet, lidt som i Google Docs.

Det hele handler om samarbejde, arbejdsgange og om at få flere personer involveret. Godkendelsesprocesser er også vigtige. I fremtiden kan indholdet måske først skulle godkendes af en leder, derefter en direktør og til sidst en marketingmedarbejder.

Ben Aston:

Det kan være noget af det mest frustrerende som projektleder. Man har gjort sin del, sat webstedet op med pladsholdertekst, og så venter man bare på, at kunden sender det, man skal bruge. Det kan være tekst, billeder eller video, men uden indholdet er arbejdet ikke færdigt.

Hvordan understøtter Content Snare indholdsstrategi, informationsarkitektur og beslutningen om, hvilket indhold der skal være på hvilke sider?

James Rose:

Lige nu er det forholdsvis enkelt. Strategien udarbejdes et andet sted. Content Snare handler om at definere siderne og det indhold, der skal være på hver side. Man kan gemme sider, sektioner eller hele indholdsforespørgsler som skabeloner. Nogle bruger også Content Snare til briefinger, fordi briefinger kan være omfattende. Kunden kan udfylde dem over flere omgange i stedet for at skulle gøre det hele på én gang.

Nogle sidder sammen med kunden og bygger de forskellige dele i Content Snare. Senere kan kunden vende tilbage og udfylde dem. Vi overvejer også et værktøj til sitemaps, så man kan planlægge et hierarki af sider. Når det gælder wireframes, bør Content Snare nok ikke være selve wireframe-værktøjet, fordi der allerede findes gode værktøjer til det. Derfor ser vi på integrationer.

Ben Aston:

Content Snare udfylder et hul i processen. Du har brug for materiale fra kunden for at kunne gøre noget live, og hvis du vil undgå endeløs e-mailudveksling, utallige Google Docs og bortkomne oplysninger, så prøv contentsnare.com og se, hvordan det fungerer i dine projekter. James, mange tak, fordi du var med i dag.

James Rose:

Ben, det har været fantastisk. Mange tak.

Ben Aston:

Jeg er nysgerrig efter at vide, hvad du bruger til at styre indhold. Hvis du bruger et værktøj eller har en fremragende proces, vil jeg gerne høre om det. Skriv en kommentar til indlægget nedenfor, og fortæl os, hvad du bruger, og hvordan du styrer det. Gå også til thedigitalprojectmanager.com og bliv medlem. Her finder du 3.000 mennesker i vores Slack-team, som har interessante samtaler om indhold, udvikling og projektstyring med forskellige værktøjer.

Kom og bliv en del af teamet. Hvis du kunne lide det, du hørte i dag, må du meget gerne abonnere og bruge et par minutter på at skrive en anmeldelse. Vi vil gerne vide, hvad folk synes. Indtil næste gang: Tak, fordi du lyttede.