Outlook’ta E-posta Görevlerini Düzenlemenin ve Otomatikleştirmenin Gerçek Hayattan 3 Yolu

E-postaları Yönetme: Dikkate Alınması Gerekenler

E-posta, özellikle anlık mesajlaşma ve kısa mesajlaşma göz önünde bulundurulduğunda, kişisel iletişimlerde çoğu zaman ikincil bir iletişim yöntemi hâline gelmiştir. Ancak iş dünyasında e-posta, birçok kuruluş için hâlâ en önemli iletişim aracıdır. Bunun nedenleri değişiklik gösterse de yasal gereklilikler ve arşivleme listenin başında yer alır.

Şu anda gelen kutunuza bakarsanız, bir düzineden fazla okunmamış e-posta görüyor musunuz? Tüm e-postalarınız yalnızca ana gelen kutusunda mı saklanıyor? Haftalar, hatta günler içinde kullanmayı bıraktığınız klasörler mi oluşturdunuz? Bu makale, bu e-postaları yönetmeniz, kategorilere ayırmanız ve kolayca bulabilmeniz için bazı yöntemleri açıklayacaktır.

Bunu gerçekleştirmenin üç temel alanı sıralama, tanımlama ve otomasyondur.

1. Adım: Sıralama

Postaları sıralamanın iki yolu vardır:

• Bayraklar: Bir e-postanın ele alınması gerektiğini gösteren görsel bir işaret oluşturmak için kullanılır. Bunlarla ilişkilendirilmiş anımsatıcılar da bulunur.
• Kategoriler: E-postaları mantıksal gruplara ayırmak ve gelen kutunuzu konuya göre yapılandırmak için kullanılır.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Bayraklar

Temel bir Takip bayrağı nasıl ayarlanır:

1. Bayrak eklemek istediğiniz e-postayı belirleyin ve gri bayrağa tıklayın. Bu işlem, e-postayı Outlook'taki Yapılacaklar listesine ekler ancak bir anımsatıcı ayarlamaz.

2. Bir anımsatıcı ayarlamak istiyorsanız bayrağa sağ tıklayın ve listeden istediğiniz zaman aralığını seçin.

3. Bayrağın rengi, ayarlanan bayrağın rengine dönüşür ve e-posta iletisinin başlığında bir takip iletisi görünür.

Bekleyen takip e-postalarının listesi nasıl görüntülenir:

1. Görünüm > Yapılacaklar Çubuğu > Görevler'i seçin.

2. Yapılacaklar Çubuğu bölmesi, tüm bayraklar kronolojik sırayla gösterilecek şekilde görüntülenir.

Bayrak nasıl tamamlandı olarak işaretlenir veya kaldırılır:

1. E-posta iletisine sağ tıklayın.
2. Takip > Tamamlandı Olarak İşaretle veya Bayrağı Temizle'yi seçin.

Bir bayrağı tamamlandı olarak işaretlemek, yapılacaklar listesindeki Tamamlandı simgesine tıklayarak önceki görevleri gözden geçirmenizi sağlar. Bu simge, yapılacaklar bölmesi görüntülendiğinde otomatik olarak görünür veya Giriş > Geçerli görünüm'ü seçip yeşil onay işaretine tıklayabilirsiniz.

Anımsatıcı ayarlama:

1. Anımsatıcı ayarlamak istediğiniz e-posta iletisine sağ tıklayın.
2. Anımsatıcı Ekle'yi seçin.

3. Özel kutusunda, Bayrakla bölümünün altında Bayrakla seçeneklerinden birini seçin ve başlangıç ile son tarihlerini ayarlayın.
4. Anımsatıcı kutusunu işaretleyin, tarih ve saati girin ve ardından Tamam'ı seçin.
5. İletide bir alarm zili anımsatıcı simgesi görünür.
6. Anımsatıcıyı değiştirmek için iletiye sağ tıklayın, Anımsatıcı Ekle'yi seçin ve ardından değişiklik yapın.

Bayraklarınızı ayarladıktan sonra artık bayraklı e-postalara göre sıralama yapabilir, anımsatıcılarınızı alabilir ve hatta kurallar uygulayabilirsiniz (makalenin ilerleyen bölümlerinde ele alınmıştır).

Kategoriler

Varsayılan olarak kategorilere renk atanır. Bunları kritik, kişisel, toplantı ayarla, yapılacak iş, bilgi amaçlı, dosya gibi çeşitli ihtiyaçları temsil edecek şekilde düzenleyebilirsiniz.

Kategori adlarını değiştirme:

1. Kategorileri kolayca tanımlayabilmek için Giriş > Etiketler Grubu > Kategorilere Ayır > Tüm Kategoriler'i seçerek adlar ve renkler ekleyin.
2. Bir kategori rengini değiştirmek için kategoriyi seçin ve sağ taraftaki açılır kutudan bir renk seçin. 
3. Yeniden adlandırmak için bir kategori seçin ve ardından Yeniden Adlandır'ı tıklayın. Ad kutusuna tercih ettiğiniz adı yazın, bir renk ve kısayol tuşu seçin ve Enter'a basın.
4. Yeni bir renk kategorisi oluşturmak için Yeni'yi seçin, bir ad yazın, bir renk seçin ve Tamam'ı seçin.
   1. Not: Renkleri yeniden kullanabilirsiniz ancak adları yeniden kullanamazsınız.

5. Adı ve rengi eklemeyi tamamladığınızda Tamam'ı seçin.

Kategori atama:

1. Bir e-posta iletisine sağ tıklayın.
2. Kategorilere Ayır'ı ve ardından ileti için uygun bir renk kategorisini seçin.

E-postalarınızı artık kategorilere ayırdığınıza göre, onları mantıksal olarak sıralamak için kurallar uygulayabilirsiniz. Kuralları kullanarak (bu makalenin ilerleyen bölümlerinde ele alınmıştır), örneğin Yapılacak İş olarak kategorilendirilen her e-postayı aynı ada sahip bir klasöre sıralayan bir kural oluşturabilirsiniz. Böylece yapılacak işleri oluşturup yapılacaklar listenizdeki öğeleri tamamladıkça işaretleyerek bu e-postaları yönetebilirsiniz.

2. Adım: Tanımlama

Arama Klasörleri

Gelen kutunuzu otomatikleştirmeye başlamanın en kolay yollarından biri arama klasörlerini kullanmaktır. Arama klasörleri, belirlenen ölçütleri karşılayan e-postaların listesini derleyen sanal konumlardır.

Örneğin belirli bir gönderenden gelen veya belirli bir bayrağa sahip tüm e-postaları içeren bir klasörünüz olabilir. Bu klasör, içindeki e-postalar arasında hızlıca gezinmeniz için e-postaları derler.

Önceden tanımlanmış arama klasörleri oluşturma ve kullanma:

1. Klasör menüsünü seçin.
2. Yeni grubunda Yeni Arama Klasörü'nü seçin.
3. Bir Arama Klasörü Seç listesinden eklemek istediğiniz Arama Klasörü'ne tıklayın.
4. Önceden tanımlanmış Arama Klasörü'nün özelleştirme seçenekleri varsa, seçenekler Arama Klasörünü Özelleştir bölümünün altında görünür. Belirli sözcükleri içeren Posta'yı seçerseniz Arama Klasörünü Özelleştir bölümünün altında kullanılacak sözcükleri belirtin.

Özelleştirilmiş arama klasörü oluşturma:

1. Klasör menüsünü seçin.
2. Yeni grubunda Yeni Arama Klasörü'nü seçin.
3. Bir Arama Klasörü Seç listesinin en altına gidin ve Özel bir Arama Klasörü oluştur'a tıklayın.

4. Arama Klasörünü Özelleştir altında Seç'i tıklayın.
5. Özel Arama Klasörünüz için bir ad yazın.

6. Ölçütler'i tıklayın ve ardından istediğiniz seçenekleri belirleyin.

7. Sekmeler aracılığıyla değişiklikleri uygulayın:
   1. İletiler sekmesi; gönderen, anahtar sözcükler veya alıcılar gibi ileti içeriği ya da özellikleriyle ilgili ölçütleri içerir.
   2. Diğer Seçenekler sekmesi; önem, bayraklar, ekler veya kategorilere ayırma gibi diğer ileti koşullarıyla ilgili ölçütleri içerir.
   3. Gelişmiş sekmesi, ayrıntılı ölçütler oluşturmanızı sağlar. Daha fazla ölçüt tanımla altında Alan'ı tıklayın, istediğiniz ölçüt türünü tıklayın ve ardından listeden belirli ölçütü tıklayın. Daha sonra Koşul kutusunda ve Değer kutusunda istediğiniz seçenekleri tıklayın ve ardından Listeye Ekle'yi tıklayın. 
   4. Bu arama klasörüne eklemek istediğiniz her ölçüt için işlemi yineleyin ve ardından Tamam'ı tıklayın.
8. Gözat'ı tıklayın ve ardından aranmasını istediğiniz klasörleri seçin.
9. Açık olan her iletişim kutusunu kapatmak için Tamam'ı tıklayın.

3. Adım: Otomatikleştirme

Koşullu Biçimlendirme: Diğer Adıyla Patron Kuralı

Birçok kişi Excel'deki koşullu biçimlendirmeyi bilir. Belirli bir koşul oluştuğunda biçimlendirme otomatik olarak uygulanır. Aynı şeyi Outlook'ta da yapabileceğinizi biliyor muydunuz? Bunu göstermenin en iyi yolu, benim Patron Kuralı adını verdiğim yöntemdir.

1. Öncelikle Outlook'a gitmemiz gerekiyor. Görünüm > Geçerli Görünüm Bölümü > Görünüm Ayarları'nı seçin.

2. Şimdi Koşullu Biçimlendirme etiketli düğmeyi seçin. 

3. Kural için bir ad (ör. Patron) girin ve ardından Koşul'u seçin.

4. Kimden alanının sağına Patronunuzun adını girin ve ardından Tamam'ı tıklayın. Not: E-posta adresini bulmak için bir etkin dizin kullanmanız gerekebilir. Bu durumda Kimden'i tıklayın ve e-posta adresi yazıyormuşsunuz gibi arama ölçütlerinizi girin. 

5. Koşullu Biçimlendirme iletişim kutusuna geri dönün ve Yazı Tipi düğmesini tıklayın.

6. Burada yazı tipini, stilini, boyutunu ve çeşitli efektleri seçebilirsiniz. Çok sayıda e-posta alıyorsanız işi fazla abartmayın. Ben yalnızca varsayılan yazı tipini seçtim, onu biraz büyüttüm ve yeşil yaptım. Ardından Tamam'a tıklayın.

7. Koşullu Biçimlendirme iletişim kutusuna geri döndüğünüzde, aşağıdaki okla gösterildiği gibi kutuda Biçimlendirme bölümünü göreceksiniz: 

8. Tamam'a tıklayın; artık gelen kutunuzu koşullu biçimlendirmeniz uygulanmış şekilde göreceksiniz.

Artık patronunuzdan gelen e-postalar kolayca tanımlanabilmeleri için vurgulanacaktır. 

Makrolar

Outlook'ta makrolar, kullanıcıların tekrarlayan veya zahmetli görevlerini yerine getirmek için betiklerle oluşturulmuş otomasyonlar olarak kullanılır. Makrolar, temelde “kod kovaları” olan modüllerde depolanır. İşlevleri ayırmanın bir yolu olarak makroları sıralamak ve depolamak için modülleri kullanırız. 

Otomasyonlarınızı biçimlendirme, e-posta yönetimi, takvim yönetimi vb. gruplara ayırmak için birden fazla modülünüz olabilir. Bu, kodunuz için bir dosya yöneticisine biraz benzer.

Yeni bir makro oluşturmak için:

1. Geliştirici > Visual Basic'e gidin. Visual Basic Projesi penceresi açılır.
   1. Geliştirici sekmesi görüntülenmiyorsa Dosya > Seçenekler > Şeridi Özelleştir'e tıklayın. 
   2. İletişim kutusunun Ana Sekmeler bölümünde Geliştirici'nin yanındaki kutuyu işaretleyin.
   3. Geliştirici sekmesi artık ana pencerede görüntülenir
2. Varsayılan olarak makrolar Microsoft Outlook Nesneleri modülüne yapıştırılabilir; ancak Ekle menüsüne gidip Modül Ekle'yi seçerek modül ekleyebilirsiniz.
3. Proje penceresinde, kodunuzu depolamak için kullanmak istediğiniz modüle çift tıklayın.
4. Ekle menüsünde Yordam'a tıklayın.
5. Ad kutusuna makronuzun adını yazın. Bu ad boşluk içeremez; bu nedenle genellikle alt çizgi kullanılır.
6. Tamam'a tıklayın. Proje penceresindeki bölüm oluşturulur ve kodunuzu oluşturmanız veya yapıştırmanız için hazır hale gelir:

7. Alt yordamın gövdesine çalıştırmak istediğiniz kodu yazın.

Uygulama içinde makro kullanmak için pek çok neden vardır. E-postaları dosyalamak gibi birçok makro tek bir göreve odaklanırken, e-postaları otomatik olarak yanıtlamak gibi diğerleri daha geniş amaçlarla kullanılır. Fikirler ve yararlı araçlar için başvurduğum ilk kaynaklardan biri Github'dır. Makro betikleri için gereken kapsamlı alan nedeniyle burada birçok harika örneğe ulaşabileceğiniz bir bağlantı var.

Hızlı Adımlar

Outlook'ta birçok kişinin göz ardı ettiği şablonlu bir etkinlik işlevi bulunur; ancak bu, gününüzü otomatikleştirmek için en iyi işlevlerden biridir. Bu işlev yerleşik olarak gelir ve özelleştirilebilir. Önce yerleşik işlevlere bakalım:

Pencere boyutuna bağlı olarak giriş ekranınızda iki şeyden birini göreceksiniz (Not: aşağıda gösterilen hızlı adımlar ekranınızda farklı olabilir; aşağıdaki ekran görüntüsüne bakın).

Yukarıdaki ekran görüntüsünde birkaç örnek görebilirsiniz. Örneğin Takvime ekle hızlı adımı, e-postaları takviminize ekler ve anımsatıcılar oluşturur; Ekip e-postası hızlı adımı ise oluşturduğunuz dağıtım listesine hızlıca gönderilecek bir e-posta oluşturur. Yeni oluştur öğesini kullanmak, sizi aşağıda açıklanan adımlardan geçirir. 

Hızlı adım oluşturma:

1. Giriş sekmesi > Hızlı Adımlar grubu > Yeni Hızlı Adım Oluştur seçeneğini belirleyin.
2. Ad kutusuna yeni Hızlı Adım için kısa bir ad yazın. Daha kısa adlar grupta daha iyi görüntülenir.
3. Ad kutusunun yanındaki yıldırım simgesi düğmesini seçin, bir simge belirleyin ve Tamam'ı seçin.
4. Eylemler altında, Hızlı Adım'ın gerçekleştirmesini istediğiniz bir eylem seçin. Eylem Ekle seçeneğinin belirlenmesi, gerektiğinde ek adımlar ekler. Örneğin, birden çok adımlı bir öğe şu şekilde olabilir: tamamlandı olarak işaretle ve ardından belirli bir klasöre taşı.

5. Bir klavye kısayolu oluşturmak için Kısayol tuşu kutusunda, atamak istediğiniz klavye kısayolunu seçin.

Hızlı adımlara bazı iyi örnekler şunlardır:

• E-postaları otomatikleştirme: Bir haftalık rapor oluşturuyorsanız boş bir e-posta açan, dağıtım listesini dolduran, konu ve gövde metni ekleyen bir hızlı adım oluşturabilirsiniz. Daha sonra ekleri veya başka özel metinleri ekleyip e-postayı gönderebilirsiniz.
• E-postaları kategorilere ayırma: Gelen kutunuzu daha iyi yönetmenin bir yolu kategorileri kullanmaktır. Benim birkaç kategorim var; ancak benim için başlıca kategoriler bugün, bu hafta ve gelecek hafta. Bunu yapan üç hızlı adımım var ve e-postaları eşleşen bir arama klasörüne ekliyorum; böylece yapmam gereken tek şey her birini ilgili programa göre gözden geçirmek oluyor.
• Belirli klasörlere taşıma: Gelen kutunuzu sıralayabilir, birkaç e-posta seçebilir ve ardından dosyaları Daha Sonra Kaydet veya Arşivleme gibi belirlenmiş bir klasöre taşımak için bu hızlı adımı seçebilirsiniz.
• Çeşitli işaretleri ve durumları ayarlama: İşaretleri ayarlama, işaretleri temizleme veya öğeleri tamamlanmadı olarak işaretleme gibi eylemler aynı anda birden çok e-posta üzerinde gerçekleştirilebilir. Bu, gün için yapılacaklar listenizi temizlerken faydalıdır. Son tarihi bugün olanlara göre sıralayın ve tamamladıkça bunları tamamlandı olarak işaretleyin.

More Articles

• Bir Asana Uygulama Ajansında Teslimat Başkanının Kullandığı Gerçek Dünya Yapay Zekâ İş Akışları

Kurallar

Outlook ile kuralları kullanmanın iki yolu vardır:

• Power Automate: Power Automate, çalışması için oturum açmış olmanızı gerektirmeyen bazı gelişmiş kurallar oluşturmanıza olanak tanır. Posta gönderebilir, toplantılar zamanlayabilir, kişiler ekleyebilir ve daha birçok işlevi gerçekleştirebilirsiniz; ancak çalışması için biraz düşük kodlu veya kodsuz işlem bilgisi ve kullanabilmeniz için sistem yöneticinizin izni gerekir.
• İstemci: İstemci tarafı kuralları, diğer bazı istemci tarafı (yerel) işlemlerin yanı sıra e-posta iletilerini otomatik olarak taşımanıza, işaretlemenize ve yanıtlamanıza olanak tanır; ancak sınırlaması, oturum açmış olmanız gerekmesidir.

Bu makaleyi okuyan herkes Power Automate'e erişip onu kullanamayacağından (Microsoft Power Automate fiyatlandırmasını burada görebilirsiniz), istemci tabanlı kurallara odaklanacağız.

Temel kural oluşturma:

1. Kuralın etkilemesini istediğiniz belirli e-postaya sağ tıklayarak başlayabilir, Kurallar'ı ve ardından Kural Oluştur'u seçebilirsiniz:

a. Alternatif olarak Giriş sekmesinden Taşı grubunu, ardından Kurallar açılır menüsünü ve sonra Kural Oluştur'u seçin.

2. Kural Oluştur iletişim kutusunda ölçütleri ve ardından gerçekleştirilmesi gereken eylemi seçin.

3. Gelişmiş Seçenekler altında e-postaya uygulanabilecek çok daha fazla seçenek vardır:

4. Gerekli tüm ölçütleri belirledikten sonra İleri'ye tıklayın.

5. Postaya uygulanacak eylemleri seçin ve İleri veya Bitir'e tıklayın. Bitir, kuralı kaydeder ve kural sihirbazını kapatır. İleri, bazı istisnalar girmenizi sağlar.

6. Kurala uygulanacak istisnaları seçin ve İleri veya Bitir'e tıklayın. Bitir, kuralı kaydeder ve kural sihirbazını kapatır. Tekrar İleri'ye tıklamak, bazı son ayarlamalar yapmanıza ve kuralı önizlemenize olanak tanır. 

7. Burada kurala bir ad verebilir, bazı kural seçeneklerini değiştirebilir ve Bitir'i seçebilirsiniz.

Kural türleri şunlardır:

• Organizasyonel: taşıma, silme, dosyalama, yanıtlama vb.
• Bildirimler: Bunlar, kural ölçütleriyle eşleşen bir ileti aldığınızda sizi bilgilendirir
• Özel: Çok çeşitli seçenekler sunan bu kurallar, sizin için çeşitli ölçüt ve istisna türlerini uygulayarak birçok eylemi otomatik olarak gerçekleştirir.

Gelen kutunuzu düzenleyin!

Bu ipuçlarıyla hemen hemen her gelen kutusunu düzenleyebilirsiniz. Temel adımları unutmayın: sıralayın, belirleyin ve otomatikleştirin. Buradaki araçlar birbirleriyle birlikte kullanılmak üzere tasarlanmıştır: Kategorilere ayırın ve sıralayın, belirleyin ve dosyalayın, otomatikleştirin ve kategorilere ayırın.

Gelen kutunuzu otomatikleştirme ve üretkenliğinizi artırma hakkında daha fazla ipucu için The Digital Project Manager bültenine abone olun.