monday Yapay Zekâ Not Alma Aracı — Toplantı Notlarından Proje Görevlerine

Bir sonraki adımda tam olarak ne yapılması gerektiğini bilerek bir projeden ayrıldığınız hâlde, bu konuşmayı gerçek proje işlerine dönüştürmek için 20 dakika daha harcadığınız kaç kez oldu? İş hakkında konuşmakla işi güncellemek arasındaki bu boşluk, monday Notetaker’ın kapatmaya yardımcı olmak üzere tasarlandığı noktadır.

Diyelim ki haftalık proje durum toplantınızı yürütüyorsunuz. İlerlemeyi kontrol ediyor, engelleri konuşuyor, kararlar alıyor ve ilerledikçe sonraki adımları atıyorsunuz. Normalde görüşme sona erdiğinde hâlâ yapılması gereken bazı düzenlemeler olur. Bu adımların kayda geçirildiğinden, doğru projeye eklendiğinden, sorumluluğun atandığından ve önemli hiçbir şeyin notlarınızda kaybolmadığından emin olmanız gerekir.

monday Notetaker ile bu bilgileri toplantı devam ederken yakalayabilir ve ardından toplantı sonrasında projeyi güncellemek için kullanabilirsiniz. Bunun nasıl çalıştığını adım adım göstereyim. Öncelikle monday Notetaker’ı Google veya Outlook takviminize bağlayın. Buradan, katılmasını istediğiniz toplantıları seçebilir ve belirli görüşmelere otomatik olarak katılacak şekilde ayarlayabilirsiniz.

Notetaker, monday.com’un yapay zekâ çalışma alanının bir parçası olduğu için toplantı bilgileri, ekibinizin işleri hâlihazırda yönettiği ve yürüttüğü aynı çalışma alanının parçası hâline gelebilir. Notetaker, bağlı takviminizde planlanan toplantılara katılır. Diğer toplantılar için toplantı bağlantısını yapıştırıp onu davet edebilirsiniz.

Haftalık durum toplantınız başladığında Notetaker otomatik olarak katılabilir. Toplantıyı yürütürken konuşmayı arka planda kaydeder ve yazıya döker; böylece o anda ayrıntılı notlar almaya çalışmak yerine tartışmaya odaklanabilirsiniz. Ardından toplantı sona erdiğinde kayda, döküme, özete ve Notetaker’ın konuşmadan çıkardığı eylem maddeleri listesine sahip olursunuz.

Bu noktada takip işlerini proje çalışmalarına dönüştürebilirsiniz. Eylem maddelerini gözden geçirir ve gerçekten takip etmek istediklerinizi seçersiniz. Ardından bunların gönderilmesini istediğiniz monday.com çalışma alanını ve panoyu seçersiniz. monday, toplantının adını taşıyan bir öğe oluşturur ve seçtiğiniz eylemleri alt öğeler olarak ekler.

Buradan itibaren sorumluluk atayabilir ve işleri o panoda devam eden diğer tüm çalışmalarla birlikte yönetebilirsiniz. Yani neyin takip edilmesi ve kimin sorumlu olması gerektiğine ilişkin kararı yine sizin vermeniz gerekir; ancak notlarınıza geri dönüp her şeyi tek tek yeniden oluşturmak yerine, hâlihazırda kaydedilmiş eylem maddeleri üzerinden çalışırsınız.

Ayrıca bu toplantı kaydı, acil takip işlerini tamamladıktan sonra da faydalı olmaya devam edebilir. Örneğin, iki hafta sonra bir paydaş son teslim tarihinin neden değiştiğini sorabilir. Hafızanıza güvenmek veya tüm dökümü okumak yerine, toplantı sonrası yapay zekâ sohbetine nelerin konuşulduğunu sorabilirsiniz. Daha fazla bağlama ihtiyacınız varsa toplantı öne çıkanlarını ve zaman damgalarını kullanarak kaydın ilgili bölümüne dönebilir ve ilk konuşmayı dinleyebilirsiniz.

Aynı iş akışı yalnızca planlanmış görüntülü görüşmelerle de sınırlı değildir. monday’nin masaüstü uygulamasıyla toplantıya görünür bir bot eklemeden doğrudan bilgisayarınızdan bir konuşmayı kaydedebilirsiniz. Bu özellik yüz yüze konuşmalar için de çalışır; dolayısıyla ekibiniz bir çalıştayda veya yüz yüze proje toplantısında önemli bir karar alırsa bunu yine kaydedebilir ve sonrasında o toplantı kaydı üzerinden çalışabilirsiniz.

Peki tüm bunlar bir proje yöneticisi olarak sizin için gerçekte neyi değiştiriyor? Öncelikle toplantı sonrası takip işleri ayrı bir idari görev olmaktan çıkıyor. Toplantı sırasında konuşmayı yönetmeye odaklanabilir, sonrasında ise az önce yaşanan her şeyi belgelemek yerine bundan sonra ne yapılması gerektiğine karar vermeye yönelebilirsiniz.

Bu aynı zamanda bir toplantıdan diğerine bağlamı taşıyan tek kişinin siz olmanız gerekmediği anlamına gelir. Birinin daha sonra bir kararı anlaması gerektiğinde notlarınıza veya hafızanıza güvenmek yerine başvurabileceği bir kayıt bulunur. Birden fazla toplantı ve iş akışını aynı anda yöneten bir proje yöneticisi için bu, proje ilerlerken kararları, sorumluluğu ve teslimatı birbirine bağlı tutmayı kolaylaştırabilir.

Şimdi, bunu tüm toplantılarınızda kullanmadan önce düşünmeniz gereken birkaç konu var. İlk olarak, Notetaker’ın hangi toplantılara katılmasını gerçekten istediğinize karar verin. Takviminizdeki her toplantıya katılması gerekmeyecek şekilde otomatik katılım ayarlarını kontrol edebilirsiniz. Ayrıca kayıt izinlerini ve onam gerekliliklerini de hesaba katmanız gerekir.

Notetaker botu bir görüntülü görüşmeye katıldığında toplantı sahibinin kayıt yapmasına izin vermesi gerekir. Ekibinizin de kuruluşunuz ve bulunduğunuz konum için geçerli olan tüm kayıt ve onam gerekliliklerine uyması gerekir. Konuşma hassas bir konuya dönerse toplantı sırasında Notetaker’ı kaldırabilir ve kayda devam etmeye hazır olduğunuzda tekrar davet edebilirsiniz.

Toplantılar varsayılan olarak gizlidir; bu nedenle içeriğin başkalarıyla ne zaman paylaşılacağını siz kontrol edersiniz. Notetaker, konuşmayı daha sonra incelerken kimin ne söylediğini görebilmeniz için konuşmacı tanımlamanın yanı sıra birden fazla dili de destekler. Son olarak maliyeti de göz önünde bulundurmanız gerekir. monday Notetaker kullanımı yapay zekâ kredileri üzerinden ücretlendirilir; toplantı saati başına 120 yapay zekâ kredisi gerekir ve kullanılabilirlik planınıza bağlıdır.

Bunu birden fazla projede düzenli olarak kullanmayı planlıyorsanız monday.com’un güncel fiyatlandırmasını ve kullanım sınırlarını kontrol etmenizde fayda var. monday Notetaker, monday.com’un yapay zekâ çalışma alanının konuşmaları gerçek proje işleriyle birleştirmeye nasıl yardımcı olabileceğinin yalnızca bir örneğidir. Platforma ve proje iş akışlarını nasıl desteklediğine daha yakından bakmak için The Digital Project Manager’daki kapsamlı incelememize göz atın.