Bu Kadar Çok Proje Yöneticisi Ekipleri İçin Neden monday.com Kullanıyor? (Platform Genel Bakışı)

Hiçbir iki ekip işi aynı şekilde yönetmez. monday.com esnek bir yaklaşım benimser; ekiplerin platformu kendi süreçlerine göre şekillendirmesine ve aynı zamanda yapay zekâ ile aracıları bu iş akışlarına dâhil etmesine olanak tanır. Bu videoda bu yaklaşımın pratikte nasıl çalıştığına, monday.com’un öne çıktığı noktalara, göz önünde bulundurulması gereken avantaj ve ödünleşimlere ve ekibiniz için doğru seçenek olup olmadığına bakacağız.

monday.com’un merkezinde, ekiplerin projeleri, süreçleri ve devam eden işleri düzenleyebileceği özelleştirilebilir bir yapay zekâ çalışma alanı bulunur. Platform belirli bir proje yönetimi metodolojisini zorunlu kılmaz. Bunun yerine ekipler işin nasıl yapılandırılacağına, hangi bilgileri takip etmeleri gerektiğine ve farklı iş akışlarının nasıl bir araya geleceğine kendileri karar verir.

monday’in yapay zekâsı ve aracıları aynı ortam içinde çalışır. Bu, platformda zaten bulunan bilgileri kullanarak neler olduğunu anlayabilecekleri ve harekete geçebilecekleri anlamına gelir; tüm bunların başlangıç noktası ise işin nasıl düzenlendiğidir. Panolar monday.com’un temelini oluşturur. Ekipler bireysel projelerden gelen taleplere ve devam eden operasyonel süreçlere kadar her şeyi panolar üzerinde düzenler.

Sahipler, durum, son tarihler, öncelikler, bütçeler veya iş akışınızla ilgili diğer bilgiler için sütunları kullanarak takip ettiğiniz bilgileri özelleştirebilirsiniz. Tek tek öğeler konuşmaları, dosyaları, güncellemeleri ve alt öğeleri de içerebilir; böylece iş ve işle ilgili bilgiler bir arada tutulur. Ekipler bu bilgilere yalnızca geleneksel bir proje planı olarak bakmakla sınırlı değildir.

Aynı iş, farklı kişilerin görmesi gerekenlere bağlı olarak Kanban panoları, Gantt çizelgeleri, zaman çizelgeleri, takvimler ve diğer görünümler üzerinden görüntülenebilir. Bu, aynı projede farklı paydaşlar yer aldığında faydalı olabilir. Bir proje yöneticisinin bağımlılıkları anlamak için Gantt çizelgesine ihtiyacı olabilirken teslimat ekibi Kanban panosundan çalışabilir ve yöneticilerin yalnızca üst düzey bir zaman çizelgesine ihtiyacı olabilir.

Her biri ayrı proje planları tutmadan işi farklı şekilde görüntüleyebilir. Ayrıca özelleştirilebilir geniş bir şablon kitaplığı bulunur; bu nedenle ekiplerin bu iş akışlarını mutlaka sıfırdan oluşturması gerekmez. Bu esneklik, farklı ekiplerin her iş türünü tamamen aynı şekilde yönetmek zorunda kalmadan aynı temel platformu kullanabilmesini sağlar.

Ancak bu iş akışları kurulduktan sonra bile onları ilerletmek için günlük çalışmaların sürdürülmesi gerekir. monday.com; görev atama, durumları değiştirme, bildirim gönderme, takip çalışmaları oluşturma veya panolarınız arasındaki eylemleri koordine etme gibi tekrarlanabilir adımları yürütmek için kodsuz otomasyonlar kullanır. Otomasyonu başlatan olayı ve bu olay gerçekleştiğinde ne olması gerektiğini siz belirlersiniz.

Tek bir otomasyon birden fazla eylem de gerçekleştirebilir. Bir proje ekibi için bu, işin bir aşamasının tamamlanmasının bir sonraki kişiye otomatik olarak görev ataması, ilgili paydaşları bilgilendirmesi veya sonraki eylemler dizisini tetiklemesi anlamına gelebilir. Bir süreç ekipler arasında ilerlediğinde ve her adımı manuel olarak devretmekten tek bir kişi sorumlu olmadığında bu özellik daha da kullanışlı hâle gelir.

Bu, rutin koordinasyonu azaltabilir ve özellikle iş akışları birden fazla kişi veya departman içerdiğinde tekrarlanabilir süreçleri daha tutarlı hâle getirebilir. Ayrıca birden fazla proje veya ekip genelinde işi yönetmeye başladığınızda, bunlarda neler olduğunu görmenin bir yoluna da ihtiyaç duyarsınız. Gösterge panoları; çizelgeleri, zaman çizelgelerini, iş yükü görünümlerini, takvimleri ve diğer bileşenleri kullanarak birden fazla panodaki bilgileri tek bir raporlama çalışma alanında bir araya getirir.

Proje yöneticileri bu bilgileri ilerlemeyi izlemek, darboğazları belirlemek ve iş yüklerini dengelemek için kullanabilir. Yöneticiler ise her ekibin ayrı bir rapor tutmasını gerektirmeden projeler genelinde daha geniş bir görünüm elde edebilir. Örneğin, her projeyi tek tek açmak yerine birkaç projeyi tek bir gösterge panosuna getirerek ilerlemeyi, son tarihleri ve iş yüklerini karşılaştırabilirsiniz.

Gösterge panosu temel panolardan veri çektiği için proje verileri değiştikçe görünüm de güncellenebilir. Bu, ekiplerin günlük işlerini yönetme biçimlerinde esnekliğe sahip olurken önemli bilgileri raporlama ve denetim için bir araya getirmelerini sağlar. monday.com, işleri düzenleme ve takip etmenin ötesinde, iş akışları içinde gerçekleşen bazı çalışmaların yürütülmesine yardımcı olmak için de yapay zekâ kullanır.

Buna bir örnek yapay zekâ bloklarıdır. Ekipler bunları güncellemeleri özetleme, bilgileri kategorilere ayırma, metinden yapılandırılmış veri çıkarma, içerikleri yeniden yazma ve eylem maddeleri önerme gibi görevlerde kullanabilir. Pratik faydası, proje bilgilerini ayrı bir yapay zekâ uygulamasına taşıyıp sonuçları daha sonra iş akışınıza geri getirmenizin gerekmemesidir.

Örneğin bir ekip talepleri veya geri bildirimleri metin olarak topluyorsa, yapay zekâ bloğu bu gönderilerden bilgi çıkarabilir veya bunları yönlendirmeyi ve incelemeyi kolaylaştıracak şekilde kategorilere ayırabilir. Başka bir iş akışında ise bir sonraki kişinin ne olduğunu hızlıca anlayabilmesi için uzun bir güncellemeyi özetleyebilir.

Çok miktarda proje bilgisiyle ilgilenen ekipler için bu, güncellemeleri işleme ve bilgileri düzenli tutma konusunda gereken idari işlerin bir kısmını azaltabilir. Toplantılar da monday.com’un yapay zekâyı kullandığı bir başka alandır. monday Notetaker; Zoom, Microsoft Teams ve Google Meet toplantılarına katılabilir, konuşmayı kaydedip yazıya dökebilir ve toplantı sona erdiğinde zaman damgalı bir özet ile eylem maddeleri oluşturabilir.

Kararları ve takip işlerini proje planınıza manuel olarak aktarmak yerine, eylem maddelerini doğrudan monday.com panolarına bağlayabilir ve her biri için ilgili projeyi ve sorumluyu seçebilirsiniz. Toplantının kendisi de sonrasında faydalı olmaya devam eder. Ekipler, toplantı sonrası yapay zekâ sohbeti üzerinden konuşulanlar hakkında sorular sorabilir veya konuşmanın belirli bir bölümüne geri dönmek için aranabilir bir kaydı kullanabilir; üstelik bu özellik sanal görüşmelerle sınırlı değildir.

Masaüstü uygulaması, toplantı botu gerektirmeden yüz yüze toplantıları da kaydedebilir. Proje ekipleri açısından bu, toplantıda karar almak ile ortaya çıkan işi projeye aktarmak arasındaki manuel çalışmanın azalması ve daha sonra geri dönülebilecek bir konuşma kaydının tutulması anlamına gelir. monday.com’un yapay zekâyı kullanmasının bir başka yolu da monday aracılarından geçer.

Ekipler hazır aracıları kullanabilir veya özel aracılar oluşturabilir ve bunlara ilgili monday.com verilerine, araçlara ve talimatlara erişim verebilir. monday aracıları; belirlediğiniz izinler dâhilinde bilgileri analiz edebilir ve öğe oluşturma veya güncelleme, sorumlu atama, durum değiştirme, mesaj taslağı hazırlama ya da işler hakkında takip yapma gibi eylemleri gerçekleştirebilir. Bu, daha önce ele aldığımız otomasyonlardan farklıdır.

Otomasyonlar, tetikleyiciyi ve ardından gerçekleşmesi gereken eylemleri zaten bildiğinizde kullanışlıdır. monday aracıları, bilgilerin yorumlanmasını ve değişen koşullara yanıt verilmesini gerektiren daha karmaşık süreçlerle çalışabilir. Ekiplerinizle birlikte çalışarak monday.com içindeki süreçleri baştan sona yürütmek üzere tasarlanmışlardır; böylece ne yapmalarına izin verildiğini kontrol edebilir ve hangi eylemleri gerçekleştirdiklerini görebilirsiniz.

Örneğin bir aracı, projeleri zamanlama veya iş yükü riskleri açısından izleyebilir ve ardından zaman çizelgelerini güncelleyerek, işleri yeniden atayarak veya doğru paydaşları uyararak yanıt verilmesine yardımcı olabilir. monday aracıları toplantılar sırasında monday Notetaker ile birlikte de çalışabilir. Bir aracı görüşmeye katılabilir, konuşmanın bağlamını kullanabilir, toplantı sohbeti üzerinden soruları yanıtlayabilir ve erişebildiği araçları ve verileri kullanarak görevleri yerine getirebilir.

Şimdi bazı temel yetenekleri ele aldığımıza göre, monday.com’un öne çıkan yönlerine ve platformun ekibiniz için doğru seçenek olup olmadığına karar vermeden önce göz önünde bulundurmanız gerekenlere bakalım. monday.com, platformun işleri yönetmenin tek bir yolunu dayatması yerine iş akışlarını kendi süreçlerine göre şekillendirmek isteyen ekipler için özellikle uygun olabilir.

Bu esneklik, farklı ekiplerin aynı temel sistemi kullanırken farklı şekillerde çalışabilmesini de sağlar. monday.com’un yapay zekâ yaklaşımı, özellikle yapay zekâ ve aracıların iş yönetiminde giderek daha büyük bir rol oynamasını bekleyen ekipler için bir başka güçlü yönüdür. Bu özellikler ekiplerin hâlihazırda kullandığı aynı yapay zekâ çalışma alanında bulunduğundan, yapay zekâyı platformda zaten yönettikleri süreçlere dâhil edebilirler.

Bununla birlikte göz önünde bulundurulması gereken birkaç nokta da vardır. Platformun esnekliği, ekiplerin monday.com’u kullanmaya başlamadan önce nasıl kullanacakları üzerine biraz düşünmesini gerektirir. Daha fazla ekip kendi panolarını, iş akışlarını ve otomasyonlarını oluşturdukça, her şeyi yönetilebilir tutmak için ortak kurallar daha önemli hâle gelebilir.

Daha büyük kuruluşlar için bu, panoların nasıl yapılandırılacağı, adlandırılacağı ve birbirine bağlanacağı konusunda bazı ortak standartlar belirlemek anlamına gelebilir. Aksi takdirde ekipler platformu çok farklı şekillerde kullanabilir ve bu da ekipler arası raporlama ile iş birliğini zorlaştırabilir. Diğer konu ise her planla birlikte neler elde ettiğinizdir; bu da bizi fiyatlandırmaya getirir.

monday.com, en fazla iki kullanıcı için ücretsiz bir plan sunar. Bu plan, küçük ekiplerin taahhütte bulunmadan önce temel platformu keşfetmesine olanak tanır. Ücretli planlar otomasyonlar ve entegrasyonlar, ek görünümler, daha yüksek gösterge panosu kapasitesi ve diğer özellikleri ekler. Ancak yapay zekâ ekibiniz için önemliyse dikkate almanız gereken bazı ek maliyetler ve kullanım sınırları vardır.

monday Notetaker kullanımı yapay zekâ kredileri üzerinden ücretlendirilir; toplantının her saati için 120 yapay zekâ kredisi gerekir ve kullanılabilirlik planınıza bağlıdır. Bu nedenle ayrıntılar için monday.com’un güncel fiyatlandırma sayfasını kontrol edin. Artık monday.com’un nasıl çalıştığını ve ekibiniz için doğru seçenek olup olmadığını daha iyi anlamış olmalısınız. Platformu daha derinlemesine incelemek, daha ayrıntılı yetenek analizleri, karşılaştırmalar ve uygulama rehberliği görmek isterseniz The Digital Project Manager’daki kapsamlı incelememize göz atın.