Zor Konuşmaları Daha İyi Yönetmek İçin 5 Basit Adım

Zor Konuşmalar Nasıl Yapılır?

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Nihai Hedefinizle Başlayın

Bu kulağa sezgiye aykırı gelebilir, ancak zor bir konuşmaya başlamak için en iyi yer sondur. Kendinize “Bu konuşmayı neden yapıyorum?”, “Sonunda bundan ne elde etmek istiyorum?”, “Hangi sonuçlar bu durumu çözer?” gibi sorular sorun.

Bu konuşmayı neden yaptığınız ve bundan ne elde etmek istediğiniz zihninizde gerçekten netleşene kadar konuşmayı yapmayın. Yine de devam ederseniz, o anda iyi geçebilir; ancak gerçek sorunu çözmeme ve önümüzdeki haftalarda başka bir rahatsız edici konuşmayla konuyu yeniden ele almak zorunda kalma ihtimaliniz yüksektir.

2. Doğru Ortamı Seçin

Başarılı bir zor konuşma yapmanın bir diğer önemli unsuru, açık ve dürüst bir görüşmeye elverişli bir ortam seçmektir.

Birinin sizinle zor bir konuşma yapacağını düşünün; performansınız hakkında size olumsuz geri bildirim verebilir ya da ajansınızın bir projede $150k zarar etmek üzere olduğunu söyleyebilir. Bu konuşmayı nerede yapmak isterdiniz? Herkesin 10m yarıçap içinde konuşulanları dinlediği çalışma alanında mı? Muhtemelen hayır. Bu, sizi hemen savunmaya geçirecek ve aleni bir saldırı gibi hissettirecektir.

Büyük olasılıkla, böyle bir konuşmayı özel, güvenli ve rahat bir yerde yapmak istersiniz. Özel bir toplantı odası öneririm; hatta konuşmanızla ofis arasında gerçekten mesafe oluşturmak istiyorsanız yakındaki bir kafeye bile gidebilirsiniz.

Özel bir alan seçerken bunun ne ifade ettiğini göz önünde bulundurun – tek boş oda olduğu için seçmiş olsanız bile, İK direktörünün ofisi muhtemelen yanlış bir izlenim verecektir!

3. Konuşmayı Kimin Yapacağına Karar Verin

Çoğu zaman zor konuşmayı yapan kişi siz olursunuz; bu, bir projeyi yönetmenin ve bir grup insana liderlik etmenin doğasında vardır. Hemen işe koyulmadan önce durun ve istediğiniz sonucu elde etmek için bu konuşmayı yapmaya daha uygun birinin olup olmadığını düşünün.

Bir keresinde ajansım için görünürlüğü çok yüksek, çok büyük ve baskısı çok yoğun bir projeyi yönetiyordum. Projede kalabalık bir ekibimiz vardı ve birlikte çalışması harika olan, olağanüstü bir ön yüz geliştiricisine liderlik ediyordum; proaktif, sorumluluk sahibi, hesap verebilir, eğlenceli, bilgili, geçinmesi kolay, gerçekten de üstün performans gösteren biriydi.

İlk geliştirme teslimlerimize yaklaşmaya başladığımızda huysuzlanmaya başladı; ardından giderek daha da huysuzlaştı ve davranışları proje moralini ve ekibin diğer üyelerini etkilemeye başladı. Bu ona hiç benzemiyordu ve oldukça hızlı bir şekilde sona ermesi gerekiyordu. Böylece kendimi, projemde yüksek performans göstermesine gerçekten ihtiyaç duyduğum biriyle tatsız bir konuşma yapmak zorunda kalmış hâlde buldum. Zor olan, moralini bozmadan bu konuşmayı nasıl yapabileceğimi bulmaktı. Sonunda muhtemelen bunu yapamayacağıma karar verdim. Ekibin geri kalanına, müşteriye ve iş yüküne fazla yakındım; ayrıca onun o anki ruh hâlinde, dile getireceğim her şey muhtemelen bir azarlama olarak algılanacaktı. Neler olduğunu ve kendini nasıl hissettiğini görmek için yöneticisinden onunla rahat bir şekilde görüşmesini istedim.

Böylece kendimi, projemde yüksek performans göstermesine gerçekten ihtiyaç duyduğum biriyle tatsız bir konuşma yapmak zorunda kalmış hâlde buldum. Zor olan, moralini bozmadan bu konuşmayı nasıl yapabileceğimi bulmaktı. Sonunda muhtemelen bunu yapamayacağıma karar verdim. Ekibin geri kalanına, müşteriye ve iş yüküne fazla yakındım; ayrıca onun o anki ruh hâlinde, dile getireceğim her şey muhtemelen bir azarlama olarak algılanacaktı. Neler olduğunu ve kendini nasıl hissettiğini görmek için yöneticisinden onunla rahat bir şekilde görüşmesini istedim.

Meğer bir daire satın alıyormuş. Ev satın almış olan herkes bunun ne kadar sinir bozucu ve insanı tamamen tüketen bir dönem olabileceğini bilir. Ön yüz liderinin işe gidiş geliş süresini azaltmak ve ilgilenmesi gereken evle ilgili işlere zaman ayırabilmesini sağlamak için zamanının yarısında evden çalışmasına karar verdik. Önemli toplantılarda bulunduğu ve işler tamamlandığı sürece memnun olacaktık. Bu düzenleme harika bir şekilde işe yaradı ve proje ekibine uyum geri döndü. Herkes kazandı.

Burada düşünülmesi gereken temel nokta, konuşmanın başarılı olma şansını en çok neyin artıracağıdır. Bunu öğrendikten sonra, kolaylaştırma işini sizden daha uygun birine devretmek anlamına gelse bile, bunun gerçekleşmesi için gerekli adımları atın.

4. Zor Konuşmaları İyi Yapılandırın

Zor bir konuşmayı nasıl yapılandıracağınızı bilmek, zorlu bir sohbet sırasında kendinizi daha güvende hissetmenize ve gerçekten konuyla ilgisi olmayan bir konuya sapmanızı önlemenize yardımcı olabilir.

Kullanabileceğiniz pek çok çerçeve var, ancak ben şu unsurları içeren basit bir gözlem çerçevesini seviyorum:

• Gözlemlediğiniz şeyi söylersiniz
• Bunun ekip/bütçe/proje üzerindeki etkisini açıklarsınız
• Neden özellikle bu kişiyle bunun hakkında konuşmak istediğinizi açıklarsınız
• Görüşünü istersiniz
• Bir sonuca varırsınız.

Kulağa basit geliyor ve aslında öyle olmalı. Zor bir konuşmayı yapılandırmak için Jedi zihin oyunlarına gerek yok; ne kadar basit olursa o kadar iyi. Gözlem çerçevesine biraz bağlam kazandırmaya yardımcı olacak bir örneği burada bulabilirsiniz.

Zor Konuşmaları Başarıyla Gerçekleştirmek İçin Basit Bir Rehber

Senaryo: Bütçeyi çok hızlı tüketen bir geliştirme aşaması hakkında teknik direktörünüzle konuşmanız gerekiyor. Bu hızla devam ederse ajansınız zarar edecek ve müşterinin sizinle başka bir proje yürütme ihtimali azalacak.

1. Gözleminizi belirtin:
   • Geliştirme bütçesinin %65'ini kullandığımızı, ancak işin yalnızca %30'unu ürettiğimizi fark ettim
     
2. Bunun ekip/bütçe/proje üzerindeki olası etkisini belirtin: 
   • Bu şekilde devam edersek bütçenin tamamını nisan ayına kadar kullanmış olacağız ve kapsamı daraltmak, bütçeyi aşmak ya da kalite güvence önlemlerimizi azaltmak zorunda kalacağız.
3. Özellikle bu kişinin bunu bilmesini neden istediğinizi açıklayın:
   • Bunun hakkında sizinle konuşmak istedim; çünkü ekibiniz için yüksek standartlara sahip olduğunuzu ve işlerin zamanında, bütçeye uygun ve kalite ölçütlerini karşılayacak şekilde teslim edilmesini beklediğinizi biliyorum.
4. Karşınızdaki kişiyi görüşünü paylaşmaya davet edin:
   • Mevcut gidişatı değiştirmek için ne yapabileceğimizi düşünüyorsunuz?
     
5. Taahhüt alın ve sonraki adımlarla konuşmayı sonlandırın:
   • Bu harika, o hâlde x'i sizin, y'yi de benim yapacağımız konusunda anlaştık. Siz bu geliştirme ekibine bilgi verecek ve beni de CC'ye ekleyerek onlara bir takip e-postası göndereceksiniz.

İyi yapılandırılmış bir konuşma açık, özlü ve iki yönlü bir tartışmadır.

5. Zor Konuşmaları Dostunuz Hâline Getirin

Dijital projeleri yönetirken bazen yangın söndürmekle çok fazla zaman harcıyormuşuz gibi hissedebiliriz. Geç teslimattan düşük kaliteli çalışmalara, kontrolden çıkan proje mali durumundan yavaş yavaş genişleyen kapsama, geç saatlere, tükenmiş bir ekibe veya yalnızca işin hızı, hizmet düzeyi ya da testlerdeki hata sayısıyla ilgili gerçekçi olmayan beklentilere kadar her şeyle mücadele ederken liste görünüşte sonsuz olabilir.

Zor konuşmalar bir DPM'nin hayatının kaçınılmaz bir parçasıdır, ancak bunları nasıl gerçekleştireceğinize aşina olarak bu konuşmaları başarıyla ele almaya ve projenin ihtiyaç duyduğu sonucu elde etmeye daha hazırlıklı olduğunuzu göreceksiniz.

Siz ne düşünüyorsunuz?

Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim elde edin; 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişin ve Slack'te yüzlerce başka dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.