Sessiz Beyin Fırtınası: İçedönükleri Kolayca Sürece Dahil Etme
Computerworld Dergisi'e göre, anketler insanların yaklaşık %75'inin kendisini dışa dönük olarak gördüğünü gösteriyor; ancak anekdot niteliğindeki kanıtlar, BT çalışanlarının çoğunluğunun içe dönük olduğunu ortaya koyuyor.
Geniş kapsamlı bir genelleme olsa da, dijital proje yöneticilerinin farklı kişilikler ve tercihleri olan kişilerle etkileşim kuracağını söylemek yeterli olacaktır. Uzmanlıklarını sunabilmeleri için projelerinize dahil olduklarından emin olmak isteyeceğiniz içe dönük kişiler her zaman olacaktır.
Bu, onların seslerinin duyulmasını ve odadaki dışa dönük kişiler tarafından bastırılmamalarını sağlamak için sessiz beyin fırtınası gibi bir teknik kullanmanızı gerektirebilir. Sessiz beyin fırtınası, beyin fırtınası teknikleri araç setinize harika bir katkıdır.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ben, uzaktan çalışan ekipler ve projeleri için iş birliği deneyimleri oluşturma konusunda başarılı olan, tutkulu ve deneyimli bir proje yöneticisi ve koç olan Annie MacLeod'um. Ben aynı zamanda koyu bir içe dönüğüm!
Yıllar içinde bunun ne anlama geldiğini daha iyi anladıkça, içe dönük kişilerin bilgi birikiminden yararlanan ve onları projelerime daha fazla dahil eden iş birliği uygulamaları geliştirebildim.
İçe dönük kişiler hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, Susan Cain'in kitabı Sessizlik: Konuşmanın Durmadığı Bir Dünyada İçe Dönüklerin Gücü'nü şiddetle tavsiye ederim. Kitap, içe dönük olmanın ne anlama geldiğine dair harika bilgiler sunmanın yanı sıra bunaltıcı olabilecek durumları yönetmek için teknikler de sağlıyor.
Sessiz Beyin Fırtınası Nedir?
Beyin fırtınası oturumları, günümüzde özellikle projelerde kullanılan temel bir iş birliği tekniğidir. Dijital proje yöneticileri için grup beyin fırtınasının sorunları çözmeye, fikirler üretmeye, içerik geliştirmeye, planlama yapmaya ve geçmişe dönük değerlendirmeler gerçekleştirmeye yardımcı olmasının pek çok yolu vardır.
Sessiz beyin fırtınası oturumlarında yalnızca ‘fırtına’ kısmı ele alınır ve bu kısım, odadaki en yüksek sesin belirleyici olmasını önleyecek şekilde sessizleştirilir; böylece beyin fırtınası sürecine daha düşünülmüş katkılar sağlanır.
Sessiz beyin fırtınasının ek bir avantajı, eş zamanlı olmayan şekilde gerçekleştirilebilmesidir. Böylece insanlar hangi saat diliminde olurlarsa olsunlar katkı sağlayabilir ve özellikle zaman sınırınız olduğunda, değerli toplantı süresini beyin fırtınasından gelen katkıları derinlemesine incelemeye ayırabilirsiniz.
Neden Yapılmalı: Sessiz Beyin Fırtınası İçe Dönükleri Nasıl Sürece Dahil Eder?
mindmanager.com ekibinin şu alıntısını çok seviyorum:
Beyin fırtınası, insanların yargılanma korkusu olmadan daha özgürce düşünmesini sağlar. Beyin fırtınası, sorunları çözmek ve yenilikçi fikirler üretmek için açık ve sürekli iş birliğini teşvik eder. Beyin fırtınası, ekiplerin kısa sürede çok sayıda fikir üretmesine yardımcı olur; bu fikirler daha sonra ideal çözümü oluşturmak üzere geliştirilebilir ve birleştirilebilir.
Bu, beyin fırtınamızda ulaşmaya çalıştığımız hedefi vurguluyor: grup düşüncesinden kaçınırken çok sayıda hızlı fikir üretmek.
| Beyin Fırtınası | Mutlu İçe Dönükler | Sessiz Beyin Fırtınası Teknikleri |
|---|---|---|
| Özgürce düşünün | Alanlarına saygı gösterin | Katkı sağlayabilecekleri dijital beyaz tahta alanı |
| Yargılama yok | Yenilenmeleri için onlara zaman tanıyın | Katkı sağlayabilecekleri eş zamanlı olmayan süre |
| İş birliği | Onları derin sohbetlere dahil edin | Anonim katkı |
| Çok sayıda fikir | Yavaşlayın ve konuşmalarına izin verin | Daha fazla yazı, daha az konuşma |
Sessiz Beyin Fırtınası Nasıl Yapılır?
Beyin fırtınası yaparken uygulanabilecek bazı temel en iyi uygulamalar vardır. Başlamak için en iyi yer, oturumu çerçevelemek (yani burada ne hakkında beyin fırtınası yapmak için bulunuyoruz?) ve beyin fırtınası için bağlam sağlamaktır. Bu bağlam tamamen neden ile, yani bu çalışmayı gerçekleştirme gerekçeleriyle ilgilidir.
Örneğin:
| Tür | Nasıl Çerçevelenir? |
|---|---|
| Fikir geliştirme | Örnek: “x ürününü y hedef kitlesine satması gereken bir web sitesi oluşturuyoruz.” Müşteriden, bu siteyi başarılı kılacak diğer bilgileri de sağlayın. Beyin fırtınasını çerçevelemek için örnek bir soru şöyle olabilir: “Bu tür bir web sitesi için olmazsa olmaz ilk üç ila beş özelliğiniz ne olurdu?” |
| Sorun çözme | Örnek: “Web sitemizdeki sohbet mesajlarına yanıt verme süremizle ilgili bir sorun yaşıyoruz. Müşteri ve potansiyel müşteri geri bildirimleri berbat durumda.” Beyin fırtınasını çerçevelemek için örnek bir sorun ifadesi şöyle olabilir: “Bu tür sorunların ortaya çıkmasındaki ilk üç ila beş neden ne olabilir? İnsanları, makineleri, kullanıcıları veya sorunu etkileyebilecek başka herhangi bir şeyi düşünün.” |
| Retrospektif | Örnek: “Harika bir sprint geçirdik; ekip çalışması muhteşemdi” Beyin fırtınasını çerçevelemek için örnek bir soru şöyle olabilir: “Birlikte iyi çalışan harika bir ekip oluşturmayı sağlayacak ilk üç ila beş unsur neydi?” |
Bir sonraki adım, ekibin fikirlerine katkıda bulunabileceği bir alan sağlamaktır. Bu alan bir Google E-Tablosu, beyaz tahta veya Google Dokümanı olabilir. Kolayca erişilebilen, grubun üyeleriyle paylaşılabilen ve sonuçları kolayca bir araya getirmenize olanak tanıyan bir alanınız olmasını istersiniz.
Miro'da şöyle görünen bir alan oluştururdum:
Gördüğünüz gibi, işe net bir çerçeveleme ifadesiyle başladım ve nereden başlanacağını görsel olarak gösterdim. Ardından, beyin fırtınası oturumunun nasıl tamamlanacağına ilişkin açık talimatlar sağladım. Bu, oturumu canlı bir toplantıda veya eş zamanlı olmayan şekilde gerçekleştirmenizden bağımsız olarak geçerli olur.
İnsanlara ne yapmaları gerektiğini yeniden hatırlatmak için talimatların yazılı ve görünür olması önemlidir. Ne yapmaları gerektiğini süreç içinde unuttuklarında insanların bu talimatlara defalarca geri döndüğünü görüyorum!
Son olarak, sonraki adımların neler olduğunu onlara açıkça bildiriyoruz; bu, insanların sağladıkları katkının değerini ve girdileriyle ilgili olarak kendilerinden ne bekleneceğini anlamaları açısından gerçekten önemlidir.
Sessiz Beyin Fırtınası Uygulamada
Bu teknikleri dijital projenizde ne zaman ve nerede kullanabileceğinizi inceleyelim:
- Retrospektifler: Bu muhtemelen bir numaralı kullanım alanıdır; açık ve yapıcı geri bildirim almak, suçlamaları en aza indirmek istiyorsanız sessiz beyin fırtınası bir sonraki retrospektifiniz için başvurmanız gereken yöntem olmalıdır.
- Sorun çözme: Bir sorun ilk kez keşfedildiğinde ve bunun bir hata mı, değişiklik mi yoksa eğitim sorunu mu olduğu belirsiz olduğunda, neden konusunda herkesin görüşünü almaya çalışıyorsanız, sorunu gözlemleyen herkesten görüş toplamak etkili olabilir. Bir sorunun birden fazla yönü olduğunda ve olası çözümler geliştirirken beyin fırtınası, çözümün kapsamını geliştirmek için gereken tüm teknik uzmanlığı toplamaya yardımcı olabilir.
- Ekip normları geliştirme: Sessiz beyin fırtınası, ekibinizin çeşitliliğinden yararlanmak ve nasıl iletişim kurulacağı, sahip olmak istediğiniz kültür, ekip oluşturmayı nasıl kolaylaştırabileceğiniz ve nasıl iş birliği yapılacağı hakkında fikirler üretmek için harika bir çalışmadır.
Öyleyse yukarıdaki panoyu örnek olarak alalım ve yapacağınız adımlara ayıralım:
- Beyin fırtınası oturumunuz için bir alan oluşturun. Şu temel unsurları eklediğinizden emin olun:
- Beyin fırtınasını çerçeveleme: Bu beyin fırtınasını neden yapıyoruz? Ekip normları örneğimiz için şöyle bir şey söyleyebilirsiniz: “Bir proje ekibi üyesi olarak birlikte çalıştığınız tüm en iyi uygulamaları bize sunun ve bunları beyin fırtınası alanına ekleyin.”
- Bir talimatlar bölümü ekleyin: Katılımcılara, belirli sayıda yapışkan not almalarını ve her düşüncede bir isim ile bir fiil kullanmalarını (sıfat kullanırlarsa ekstra puan alacaklarını) söylüyorum.
- Onlara yapışkan not desteleri sağlayın; böylece yeni yapışkan notları kopyalayıp yapıştırmak yerine içeriğe odaklanabilirler.
- Sonraki adımlar: Beyin fırtınasının sonucunda ne olacağını ana hatlarıyla açıklayın. Buna, katkılarının ne zamana kadar teslim edilmesi gerektiği ve grubun sonuçları gruplandırmak ve eylemler geliştirmek üzere ne zaman bir araya geleceği de dahildir.
- Ekibi davet edin; beyin fırtınası oturumuna katılacak ekibe, oturum sırasında kendilerinden ne beklendiğine ilişkin açık talimatları ve panonun bağlantısını iletin. Ayrıca, kullandığınız teknolojiye aşina olmayan yeni ekip üyeleri için bazı eğitim veya talimat bağlantıları eklemeyi de unutmayın!
- Takip edin; katkıları için insanlara teşekkür ettiğinizi bildirin ve bir sonraki toplantıyı onaylayın. Aksi takdirde, bir dahaki sefere istek gönderdiğinizde kimse zahmet etmeyebilir!
Önemli Çıkarımlar
Peki bu yöntem içe dönük kişiler için neden bu kadar iyi çalışıyor? İşte önemli noktalar:
- Dijital beyaz tahtalar bize kendi hızımızda katılma ve iş birliği yapma özgürlüğü verir. Çalışmayı eş zamanlı olmayan şekilde yaptığınızda, insanların başkalarının onları veya yazdıklarını nasıl gözlemlediğini düşünmeden fikirlerini toplamak ve özenli bir şekilde ifade etmek için zaman ayırmasına olanak tanırsınız. Ek bir avantaj olarak bu araçlarda yazım denetimi bulunur ve tüm notları yazıya geçirmek zorunda kalmazsınız; bu da içe dönük kolaylaştırıcılar olarak bizim için bir başka avantajdır!
- Beyin fırtınası oturumunu dijital ortamda yapmak, ekibin fikirlerini toplamasına ve bunları metin olarak açıkça ifade etmesine olanak tanır; fikirleri sözlü olarak ifade etmek zorunda kalmazlar.
- Bu teknik, beyin fırtınasından elde edilen fikirleri gruplama ve bunlardan eylemler geliştirme konusundaki daha derin tartışmalar için toplantı zamanından tasarruf sağlar; çünkü insanlar toplantıdan önce tüm grubun katkılarını görebilir. Bu, bir sonraki etkinlikten önce yeniden enerji toplamalarına ve sıradaki etkinliğe hazırlanmalarına da yardımcı olur.
- Katkılar anonim olduğu için en yüksek sesle konuşanın veya en büyük unvana sahip kişinin katkısına daha fazla ağırlık verilmesi durumunu önler. Bu, dışa dönük kişilerin konuşmayı tekeline alabildiği ortamlarda çok sık yaşanır!
Daha fazla iş birliği için en iyi uygulamayı burada bulabilirsiniz. Bir sonraki projenizde beyin fırtınasına nasıl başlayacağınıza dair daha fazla fikir istiyorsanız şunlara göz atın:
- DPM üyesi olarak erişebildiğiniz diğer kaynaklara göz atın—makaleler, podcast'ler ve araç önerileri.
- Projelerin kapsamını belirlemek ve başarı kriterlerini teslimatlarla ilişkilendirmek için Miroverse'teki şablonumu deneyin.
Son olarak, The Digital Project Manager bültenine abone olursanız tüm DPM uzmanlarının katkılarından güncel olarak haberdar olursunuz.
