Proje Tahmin Sürecinizi İyileştirmenin 4 Yolu
Tahmin hakkında konuşalım.
Proje tahmini süreci, pek çok proje yöneticisinin hayatını zehir eden bir süreçtir. Bunun nedeni yalnızca yüksek baskı altında, aceleyle ve çoğunlukla masamızın bir köşesinde yapılması değildir. Ayrıca çabalarımız genellikle neredeyse hiçbir zaman doğru veya ideal olmayan bir uzlaşmaya indirgenir.
Ancak tahmin sürecinde gerçekten sevdiğim bir şey varsa, o da bazı son derece önemli konuların gündeme gelmesi için fırsat yaratmasıdır.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bu konuşmalar boyunca en iyisini hayal eder, en kötüsünden korkarız. Değişeceğini bildiğimiz planlar yapar ve henüz net göremediğimiz konularda taahhütte bulunmaya direniriz. Geçmiş projelere ve şirketin geleceğine dair vizyonumuza bakarız.
Aslında her tahmin konuşmasının süreç, kalite, vizyon ve değerler hakkında konuşmak için bir fırsat olduğuna inanıyorum.
Tahminleri toplama ve gözden geçirme sürecini yorucu ve zaman kaybettirici buluyorsanız, süreci daha tatmin edici, daha az mekanik ve hatta biraz eğlenceli hâle getirmek için şu ipuçlarını deneyin.
1. Tek başınıza tahmin yapmaya daha az, bunları tartışmaya daha fazla zaman ayırın
Maliyet tahmini, bir süre odaklanarak çalışmayı gerektirir; ancak tahminin geri kalan bağlama uymayacaksa kusursuz bir tahmin oluşturmanın hiçbir anlamı yoktur. Proje ekibinizi, tartışmalar yoluyla geliştirebilecekleri başlangıç tahminleri ortaya koymaları için eğitin. Bu, herkesin büyük resmi görmesine ve ekip üyelerinin kendi uzmanlık alanlarını daha iyi anlamasına yardımcı olur.
Ayrıca tartışmalar için bir başlangıç noktası oluşturmak üzere proje maliyeti tahmininde yapay zekâ kullanabilirsiniz.
2. Bunu yaratıcı bir sürece dönüştürün ve kimseyi baskı altına almayın
Belirsizlikle başa çıkmak, proje maliyeti tahmini oluşturması istenen kişilerin karşılaştığı en yaygın engeldir. Bir sonraki en yaygın engel ise hatalı bir tahmin üretme korkusudur. Bir PM olarak rolünüzü kullanarak varsayımları belgeleyin, kısıtları yineleyin ve zorlayıcı sorular sorun; böylece konuşmanın ne yalnızca temel ayrıntılarla sınırlı kalmasını ne de gerçekçilikten uzaklaşmasını sağlayın.
3. Müşterilerinizi ve sponsorlarınızı bilgilendirin
İster somut gerçeklerle ister ev inşa etmeyi veya kahve hazırlamayı konu alan metaforlarla olsun, proje tahmininin ne anlama geldiği konusunda aşırı vaatlerde bulunmadığınızdan emin olun. Daha fazla bilgi edinildiğinde tahminin geliştirilmesi gerekeceği, değişebileceği ve proje bütçesinin birlikte proaktif bir şekilde yönetilmesi gereken bir unsur olduğu konusunda beklentileri doğru şekilde belirleyin.
Topluluğumuzdaki bir proje yöneticisinin yüksek profilli bir proje için neredeyse hiç fonu olmaması durumuyla nasıl başa çıktığına ve paydaşlarını yönlendirerek projeyi nasıl tamamladığına dair bu gerçek örneğe göz atın.
4. Geçmiş verilerinizin işe yarar bir kestirme yol olduğunu varsaymayın
Son 5 benzer projeye ait tüm zaman çizelgelerine bakabilirsiniz; ancak geçmiş bir projeyle tamamen aynı süreci kullanmayı planlamıyorsanız ve çaba tahminini küçültecek veya büyütecek değişkenleri net bir şekilde anlamıyorsanız, bu size yalnızca sınırlı ölçüde fayda sağlar. Tahmin doğruluğunu kesinlikle artırabilir ve tahmin için harcanan zamanı azaltabilirsiniz; ancak bunun için önceden gerekli hazırlıkları yapmanız gerekir!
Sonuç
Son nokta muhtemelen en önemlisidir; çünkü birçoğunuz “Tahminlerimiz her zaman yanlışsa tahmin sürecini tatmin edici hâle getirmenin ne anlamı var?” diye soruyor olabilirsiniz.
Ben ise tahmin hakkındaki konuşmaların süreçler hakkında konuşmalara, bunların da veriler hakkında konuşmalara yol açtığını savunuyorum. Bu da daha tutarlı ve doğru tahminler için bir temel oluşturur.
Aslında veriye dayalı tahmin savunucusu Marcel Petitpas ile yaptığımız bir podcast bölümünde konuştuğumuz konu da buydu. DPM Üyeleri ayrıca Marcel ile gerçekleştirdiğimiz Her Şeyi Sor oturumunu buradan istedikleri zaman izleyebilir.
